Koha e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit në organizatë përcaktohet me akt mbi kontabilitetin dhe një listë të veçantë. Nga artikulli ynë, ju do të mësoni për kohëzgjatjen e periudhës së ruajtjes së tyre, si dhe në veçoritë e përcaktimit të kohës së ruajtjes së dokumenteve individuale në situata të ndryshme.
Çdo kontabilist e di se çdo dokument i zbukuruar në kompani ose i marrë nga palët e kundërparjeve ka vlerën e tij dhe duhet të ruhet. Bazuar në informacionin e përfshirë në dokumentet primare, është kryer kontabiliteti dhe është hartuar llogaridhënia. Verifikimi i të dhënave të kontabilitetit dhe llogaridhënies nga të gjitha rastet kontrolluese kryhet në dokumentet primare.
Të gjitha kontabilitetin primar dhe raportimin duhet të ruhen gjatë afateve ligjore legjislative.
Koha e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit rregullohet me ligjin "Për kontabilitetin" nga 12/06/2011 nr. 402-FZ dhe një listë të miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse të 25 gushtit 2010 Nr. 558 .
Krahasimi i kohës së ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit të specifikuara në listën dhe ligjin nr. 402-FZ, konkluzionet e mëposhtme mund të nxirren:
Kështu, zgjidhja e fatit të faturës, bilancit ose certifikatës së kontabilitetit, është e nevojshme të vazhdohet kryesisht nga afatet e shënuara në listë. Në të njëjtën kohë, periudha e ruajtjes së tyre nuk mund të jetë më pak se 5 vjet.
Shfshti i dokumenteve të kontabilitetit të specifikuara në Art. 29 të Ligjit Nr. 402-FZ Shqetësimet duke përfshirë politikat kontabël dhe standardet e kompanisë, duke përfshirë dokumentet ekzistuese në formë elektronike. Kjo e fundit gjithashtu nuk mund të shkatërrohet për një periudhë 5-vjeçare. Numërimi i magazinimit fillon nga viti pas vitit të përdorimit të tyre të fundit (paragrafi 2 i nenit 29 të Ligjit nr. 402-FZ).
Për mënyrën se si eds duhet të abonohen një primar elektronik, ju do të mësoni nga materiali "Dokumentet elektronike elektronike duhet të nënshkruhen nga UEP" .
LTD " Dizajn i peizazhit"Edukuar disa vite më parë, të vendosura në mënyrë të qëndrueshme në segmentin e saj të tregut. Pjesa kontabël e punës ka kryer një ekip prej 4 personash. Për çdo specialist, rajonet specifike të kontabilitetit u mishëruan, dhe raportimi dhe ndërveprimi me kontrollorët ishte i angazhuar në kokat.
Gjatë periudhave të kaluara të punës së kontabilitetit në kabinete dhe dhomat e shërbimeve Numri i panumërueshëm i dosjeve me dokumentacionin ka akumuluar. Është koha t'i kuptojmë ato.
Shumica e akteve kryesore ishin veprimet e punës të kryera - në bazë të tyre, të ardhurat e kompanisë u përcaktuan rregullisht, të pasqyruara në pasqyrat financiare të saj.
Rreth regjistrimit të akteve të punës të kryera në këtë artikull .
Vëllime të konsiderueshme të depozitave të letrës ishin më të mëdha se materialet e fituara, pagesat, deklaratat e pagave dhe llogaritjet përkatëse.
Një raft i veçantë u bllokua plotësisht me llogaridhënien, deklaratat, raportet në fondin e pensioneve dhe Sokratin, si dhe format statistikore.
Çdo kontabilist përbën një listë të rasteve me dokumentacionin e kontabilitetit në zonën e tij dhe Glavbuch sistematizoi të gjithë informacionin në një tabelë të vetme, një nga grafikun e të cilit i kushtoi afateve rregullatore për ruajtjen e dokumenteve të marra nga lista.
|
Dokumenti LLC "Dizajn i Landscap" |
Jeta e raftit sipas listës, miratuar me urdhër Nr. 558 |
|
Veprat e punës të kryera në kontrata teknike |
Brenda 5 viteve pas afatit për të cilin përfundoi kontrata |
|
Kontratat dhe marrëveshjet shtesë për ta |
Brenda 5 viteve pas datës së skadimit (përveç nëse specifikohet ndryshe në nenet e tjera) |
|
Prokurori për të marrë para dhe TMT |
Të paktën 5 vjet |
|
Vedomosti për lëshimin e pagës, përfitimeve ndihma materiale dhe pagesa të tjera |
Jo më pak se 5 vjet, dhe në mungesë të llogarive të fytyrës, më pak se 75 |
|
Regjistri i informacionit për të ardhurat e individëve |
Të paktën 75 vjet |
|
Kontratat e punës dhe kartat e punonjësve personalë |
Për 75 vjet |
|
Tabel, regjistrat e kontabilitetit të kohës së punës |
Të paktën 5 vjet (të paktën 75 vjeç me kushte të rrezikshme, të rënda dhe të dëmshme të punës) |
|
Informacioni i të ardhurave amatore |
Jo më pak se 5 vjeç, dhe nëse nuk ka llogari personale ose paga të pagave, të paktën 75 vjet |
|
Raportimi vjetor i kontabilitetit (financiar) |
Vazhdimisht * |
|
Politika e kontabilitetit, plani i llogarisë, format e dokumenteve kryesore të kontabilitetit |
Të paktën 5 vjet |
|
Libri në shtëpi, qarkullimi Vedomosti, kartat e llogarisë, etj. |
Të paktën 5 vjet |
|
Asetet fikse |
Jo më pak se 5 vjet pas eliminimit të objektit |
|
Deklaratat e TVSH-së, transporti, toka, fitimi |
Të paktën 5 vjet |
|
Raportimi në FSS. |
Llogaritjet vjetore vazhdimisht *, dhe tremujore për 5 vjet |
|
Raportimi i fondit të pensioneve |
Të paktën 5 vjeç, dhe nëse organizata nuk ka llogari personale dhe deklarata akruale të pagave, atëherë të paktën 75 vjet |
|
Informacion individual në FIU për punonjësit |
Të paktën 75 vjet |
|
Raportimi në statistikat: |
Vazhdimisht *. |
|
Korrespondencë rreth imponuar në rimëkëmbjen e kompanisë, gjobat |
Të paktën 5 vjet |
Ju nuk duhet të lini shenjën * në tavolinë. Ajo nënkupton që dokumenti kërkohet të mbahet për të gjithë kohën, ndërsa kompania kryen aktivitete.
I gjithë dokumentacioni i specifikuar në tabelë lidhet drejtpërdrejt ose tërthorazi në lidhje me kontabilitetin, prandaj periudhat që tejkalojnë periudhën 5-vjeçare të magazinimit të parashikuar me ligjin nr. 402-FZ, Kryetarët e LLC "Dizajni i Peizazhit" u rrit në kufijtë e shënuar në listë.
Duke pasur parasysh se kompania ende nuk ka vërejtur përvjetorin 5-vjeçar që nga dita e fillimit të punës, asnjë nga dokumentet e paraqitura në tabelë nuk mund të shkatërrohet. Për çlirimin e letrës më të afërt, lokalet e kontabilitetit u ndanë një zyrë të veçantë, ku ata vendosën skadimin e periudhës së ruajtjes së dokumenteve.
Në veprimtarinë praktike të Dizajnit të Landshaftit të LLC, ka pasur raste të aseteve fikse me një humbje. Për qëllime të kontabilitetit të kontabilitetit dhe taksave në asetet fikse, zbatohen të njëjtat dokumente. Dallimi po njeh vetëm shpenzimet që lidhen me deponimin e tyre. Ky fakt duhet gjithashtu të merret parasysh gjatë përcaktimit të kohës së ruajtjes së dokumenteve.
Për shembull, 2 vjet më parë firma bleu një makinë Vaz-21102 (kodin Okof 15 3410010). Bazuar në faktin se sipas klasifikimit të OS i referohet 3-të grupi i ZhvlerësimitJeta e dobishme (PS) u vendos në 5 vjet. Për shkak të ndarjeve të vazhdueshme, makina u vendos të zbatojë me çdo çmim sugjerimesh. Fondet e vëna nga shitja doli të jetë më e vogël se vlera e mbetur e pronës dhe humbja nga zbatimi i standardeve të kontabilitetit tatimor për 3 vjet (PS e mbetur) do të merret në mënyrë të barabartë gjatë llogaritjes së tatimit mbi të ardhurat.
E rëndësishme! Kontabiliteti tatimor Nuancat Humbja nga zbatimi i OS reflektohen në paragrafin 3 të Art. 268 Kodi Tatimore.
Rreth tipareve të grupimit të shpenzimeve për qëllime të llogarisë tatimore të lexuara në këtë material .
Kështu, të gjitha dokumentet që lidhen me formimin e vlerës fillestare dhe të mbetur, afatin e gjumit, kontratat dhe aktet e zbatimit, si dhe certifikatat dhe llogaritjet për llogaritjen e një humbje nga shitja e OS duhet të mbahen për të paktën 4 vite pas përfundimit të humbjes së treguar në bazën tatimore. Kjo është për shkak të faktit se autoritetet tatimore kanë të drejtë të mësojnë dokumente për 3 vjet para verifikimit. Kështu, dokumentet mbi mjetet primare të përcaktuara do të duhet të ruhen së paku 9 vjet.
Çështja e konsideruar nuk është e vetmja kur dokumentet e kohës së ruajtjes zgjaten. Në seksionin e ardhshëm, ne japim situata të tjera.
Nëse Dizajni i Landscap LLC ka punuar me një humbje, dhe pastaj do të duhej në konsideratë kur llogaritja e tatimit mbi të ardhurat, për të mbajtur dokumentet do të kishte të gjithë periudhën e humbjes plus 4 vjet pas shlyerjes së tij të plotë. Në të njëjtën kohë, është e pamundur të heqësh qafe primarin që konfirmon humbjen që rezulton, as nga referencat dhe llogaritjet e tjera, në bazë të të cilave është transferuar kjo humbje.
Për shembull, dokumentet e kontabilitetit dhe të depozitave tatimore të marra në vitin 2018 dhe të përgjegjshëm gjatë 10 viteve të ardhshme do të duhet të ruhen deri në fund të vitit 2032.
Rritja e jetës së dokumenteve të kontabilitetit do të vijë gjithashtu në rastin e mëposhtëm. Dizajni i Landscap LLC siguroi shërbimet për konsumatorin që nuk paguan për punën në kohë dhe nuk iu përgjigj letrave dhe kërkesave. Nga regjistri shtetëror, kompania nuk ishte e përjashtuar, por edhe borxhi nuk pagoi. Dizajni i Landscap LLC ka qenë në gjendje të marrë parasysh debitorin e pashpresë në vitin 2018, dhe të gjitha dokumentet që lidhen me këtë situatë do të duhet të mbahen deri në fund të vitit 2022.
Lart, aktet e punës së kryer, pagesat e pagave, raportet - këto dhe shumë dokumente të tjera të kontabilitetit Tatimpaguesit janë të detyruar të ruajnë gjatë afateve të përcaktuara me listën e veçantë. Është e pamundur të reduktohet këto afate, por është e nevojshme të rritet në disa raste (kur transferon humbjet, të shkruani debitorët e pashpresë, shitjen e humbjes së OS).
Dokumentet e kontabilitetit përbëjnë deri në 80% të menaxhimit të përgjithshëm të dokumenteve të organizatës. Storage, si dhe shkatërrimin në kohë të dokumenteve të kontabilitetit - një detyrë urgjente për shumë kontabilistë. Më shpesh, vëmendje e veçantë i kushtohet kërkesave të legjislacionit në aspektin e rendit dhe kohës së ruajtjes së dokumentacionit të kontabilitetit. Këto janë këto dy pyetje që do të përpiqen të zbulojnë ekspertin e arkivit arkivor Delis.
1. Rendi i ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit - Pse të mbash dokumentet?
Procedura për ruajtjen e dokumenteve rregullohet nga dokumentet e mëposhtme kryesore:
Procedura për ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit përcaktohet në ligjin federal të 21 nëntorit 1996 N 129-FZ "mbi kontabilitetin", si dhe në Kodin Tatimor të Federatës Ruse.
Neni 17 i Ligjit Federal nr. 129-FZ "Për kontabilitetin" thotë se organizatat janë të detyruara të mbajnë dokumentacionin e kontabilitetit (dokumentet primare kontabël, në bazë të të cilave një kompani kryen regjistrat kontabël, regjistrat kontabël, raportet e kontabilitetit) kushtet e përcaktuara në përputhje me rregullat e organizimit të një rasti arkivor shtetëror, por në të njëjtën kohë periudha minimale e ruajtjes nuk mund të jetë më pak se pesë vjet.
Një kërkesë e ngjashme përcaktohet nga paragrafi 98 i dispozitave të kontabilitetit dhe kontabilitetit dhe raportimi i kontabilitetit Në Federatën Ruse, miratuar me urdhër të Ministrisë së Financave të Rusisë të datës 29 korrik 1998 n 34n.
Kodi Tatimor i Federatës Ruse i detyron tatimpaguesit për katër vjet për të siguruar sigurinë e kontabilitetit dhe kontabilitetit tatimor dhe dokumenteve të tjera të nevojshme për llogaritjen dhe pagimin e taksave. Kjo vlen edhe për dokumentet që konfirmojnë marrjen e të ardhurave, koston e shpenzimeve, si dhe pagesën (zbritjen) e taksave. Sipërmarrësit individualëPërdorimi i UPN-së duhet të përputhet me këtë standard, nëse termat e tjerë nuk parashikohen me ligj.
Vëmendje e veçantë duhet të paguhet Lista e dokumenteve arkivore të menaxhimit tipikParaqitur në procesin e veprimtarisë së organeve shtetërore, qeverive lokale dhe organizatave, duke treguar kohën e ruajtjes, të miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse të 25 gushtit 2010 n 558 (në tekstin e mëtejmë: lista).
Kjo listë përfshin dokumente arkivore tipike të menaxhimit të formuara në procesin e veprimtarisë së organeve shtetërore, qeverive lokale dhe organizatave në zbatimin e funksioneve të njëjta (të zakonshme ose më të shumta), pavarësisht nga pronësia, duke treguar kohën e ruajtjes. Lista përmban dokumente të grupuara sipas seksioneve të përpiluara kur faktet e jetës ekonomike të organizatave dhe udhëzimet për përdorimin e saj. Ndër seksionet e alokuara në listë, në veçanti, seksioni 4 "kontabiliteti dhe raportimi" që përmban nënseksionet 4.1. "Kontabiliteti dhe raportimi" dhe 4.2 "Kontabilitet statistikor dhe raportimi".
Për të përcaktuar automatikisht kohën e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit, ne rekomandojmë përdorimin e shërbimit online të arkivimit të lirë, i cili kërkon dokumente për tre lista kryesore, duke përfshirë listën e dokumenteve arkivore të menaxhimit tipik të miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse të Federatës 25 gusht 2010
Duhet gjithashtu të theksohet se në përputhje me nenin 5 të Ligjit Federal të 10/22/2004 Nr. 125-FZ "mbi Qarkun Arkivor në Federatën Ruse" Për dokumentet arkivore përfshijnë të gjitha dokumentet, pavarësisht nga lloji i transportuesit të tyre. Kjo do të thotë që dokumentet e ruajtjes lidhen me dokumentet në letër dhe në mediat elektronike.
Ju lutem vini re se nga 1 janari 2013, ligji federal i 6 dhjetorit 2011 vjen në fuqi nr. 402-FZ "në kontabilitetin" në nenin 29 të të cilave është treguar se primare dokumentet e kontabilitetit, Regjistrat e kontabilitetit, deklaratat kontabël (financiare) janë subjekt i ruajtjes nga një subjekt ekonomik gjatë afateve të përcaktuara në përputhje me rregullat e organizimit të rastit arkivor shtetëror, por të paktën pesë vjet pas vitit raportues. Që rezulton në normat e operimit të mëparshëm të legjislacionit të taksave dhe kontabilitetit.
Dokumentet e politikave kontabël, standardet e subjekteve ekonomike, dokumentet e tjera që lidhen me organizimin dhe kontabilitetin e kontabilitetit, duke përfshirë fondet që ofrojnë riprodhimin e dokumenteve elektronike, si dhe një autentifikim elektronik të nënshkrimit që do të ruhet nga një entitet ekonomik për të paktën pesë vjet pas vitit në të cilën ata përdorën për të hartuar raportimin e kontabilitetit (financiar) në herën e fundit.
2. Përgjegjësia për ruajtjen e pahijshme të dokumenteve të kontabilitetit
Para së gjithash, përgjegjësia për organizimin e ruajtjes së dokumenteve të organizatës, duke përfshirë dokumentet kryesore të kontabilitetit, është përgjegjës. Përgjegjësia për sigurinë e dokumenteve të kontabilitetit primar, kontabilitetit dhe regjistrave të kontabilitetit gjithashtu mbart kontabilistin kryesor të institucionit.
Dokumentacioni mund të humbet si rezultat i fatkeqësive natyrore ose veprimeve të paligjshme të palëve të treta. Nëse dokumentet u zhdukën si rezultat i dikujt veprime të paligjshme (Për shembull, përvetësim), ky fakt duhet të konfirmohet nga agjencitë e zbatimit të ligjit. Dokumentet e humbura si rezultat i fatkeqësive natyrore lëshohet gjithashtu nga autoritetet përkatëse. Në rast zjarri, kjo mund të jetë një certifikatë e mbikëqyrjes së zjarrit.
Në rastin e humbjes së dokumenteve primare të kontabilitetit, kreu i organizatës, në përputhje me paragrafin 6.8, dispozitat për dokumentet dhe menaxhimin e dokumenteve emërojnë një komision për të hetuar shkaqet e humbjes sipas urdhrit të tij.
Mungesa e dokumenteve primare që justifikojnë kryerjen e ndonjë operacioni ekonomik, sipas Art. 120 Kodi Tatimor i referohet shkeljeve të rënda të kontabilitetit dhe shpenzimeve të të ardhurave, sipas të cilave kuptohet:
Sa i përket përgjegjësisë për mos përmbushjen e rregullave për ruajtjen e dokumenteve kontabël, mund të jetë administrative dhe tatimore. Siç u përmend më lart, mungesa e dokumenteve primare, regjistrat kontabël janë një shkelje e rëndë e rregullave të kontabilitetit të të ardhurave, shpenzimeve, objekteve tatimore dhe përfshin një gjobë prej 5.000 deri në 15,000 rubla. (Art 120 Kodi Tatimore i Federatës Ruse).
Një dënim administrativ mund të emërohet si shkelje e kërkesave arkivore për ruajtjen e dokumenteve (neni 13.20 të Kodit Administrativ - 300-500 rubla) dhe për shkeljen e madhe të rregullave të kontabilitetit, nëse për shkak të mungesës së dokumenteve, kontabilitetit Raportimi (Neni 15.11 Kodi - 2000-3000 mijë rubla.).
Shkatërrimi i dokumenteve pa përmbushur kohën e tyre të ruajtjes është i paligjshëmdhe nënkupton përgjegjësinë administrative. Në përputhje me artin. 13.20 Kodi i Kodit Administrativ të Federatës Ruse është vendosur sanksione administrative për shkeljen e rregullave të magazinimit, blerjes, kontabilitetit ose përdorimit të dokumenteve në formën e një paralajmërimi ose vendosjeje të një gjobe administrative.
3. Shkatërrimi i dokumenteve në bazë të kohës së ruajtjes së tyre
Në përputhje me paragrafin 1.1 të Rregullores shembullore për Komisionin e Përhershëm të Ekspertëve të Institucionit, Organizatës, ndërmarrjeve të miratuara me urdhër të Rosarhivës të datës 19 janar 1995 N2 për shqyrtimin e vlerës së dokumenteve të krijuara gjatë organizimit, përzgjedhjes dhe Përgatitja e tyre në transferimin e magazinimit të shtetit Arkivat e organizatës krijon një komision të përhershëm të ekspertëve.
Ai përfshin specialistët më të kualifikuar nga të gjitha ndarjet strukturore ekzistuese të kompanisë, të cilat mund të vlerësojnë vlerën e llojeve të caktuara të dokumenteve. Përbërja e komisionit të ekspertëve miratohet nga kreu i organizatës. Është komisioni i ekspertëve në organizatën që është lëshuar nga përzgjedhja e dokumenteve për ruajtje të vazhdueshme dhe të përkohshme, ajo gjithashtu vendos për shkatërrimin e dokumenteve, koha e ruajtjes së të cilave ka skaduar.
Ky komision ekspert kryen një ekzaminim të vlerës së dokumenteve në fazën e përgatitjes për të arkivuar ruajtjen dhe përzgjedh dokumentet e organizatës për ruajtje dhe shkatërrim të mëtejshëm. Prandaj, Komisioni i Likuidimit duhet të krijojë një komision ekspert dhe të kryejë një ekzaminim të të gjitha dokumenteve të disponueshme të organizatës.
Sipas rezultateve të ekzaminimit të dokumenteve të Komisionit të Likuidimit, është e nevojshme të organizohet procedura për shkatërrimin e dokumenteve, periudha e ruajtjes së të cilave ka skaduar. Parimet e shkatërrimit fizik të dokumenteve janë themeluar në P.9.9. Standardi Kombëtar i Federatës Ruse "Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekë dhe botim. Menaxhimi i dokumenteve. Kërkesat e përgjithshme. GOST R ISO 15489-1-2007, i miratuar me urdhër të rostechregulimit nga data 12.03.2007 n 28-art.
Sipas ligjit federal të 10/22/2004 n 125-FZ "në rrethin e arkivit në Federatën Ruse" në likuidimin e organizatave jo-shtetërore të formuara në procesin e aktiviteteve të tyre dhe të përfshira në fondin e arkivuar të Federatës Ruse, Dokumentet arkivore, dokumentet për personelin, si dhe dokumentet arkivore, koha e ruajtjes së përkohshme të të cilave nuk është skaduar, transmetohen nga Komisioni i Likuidimit në një kusht të zakonshëm për ruajtjen në arkivin përkatës shtetëror ose komunal në bazë të një marrëveshjeje midis Komisioni i Likuidimit dhe Arkivi Shtetëror ose Komunal. Në të njëjtën kohë, Komisioni i Likuidimit organizon riorganizimin e dokumenteve arkivore të organizatës së likuiduar.
Rrjedhimisht, nëse jeta e raftit të dokumenteve nuk ka skaduar, Komisioni i Likuidimit duhet të organizojë riorganizimin dhe transferimin e tyre në arkivin shtetëror ose komunal për kontratën përkatëse.
Nëse një organizatë nuk është një burim i rekrutimit të shtetit, arkivave komunale, shkatërrimi i dokumenteve është bërë pa koordinim me autoritetet arkivore.
Në organizatat që nuk i transmetojnë dokumente arkivit shtetëror, dokumentet që do të shkatërrohen përcaktohen vetëm pas vendimeve të seksioneve vjetore të përshkrimit të rasteve të ruajtjes së vazhdueshme dhe personelit - vetëm pas miratimit nga kreu i organizatës.
Shkatërrimi i dokumenteve me periudha të skaduara të magazinimit është e detyrueshme lëshohet si një akt, i cili po përgatit një komision ekspertësh dhe miraton kreun e organizatës. Nuk ka formë të unifikuar të një akti të tillë, kështu që organizata duhet të zhvillojë formën e tij (në akt duhet të paraqitet të gjitha detajet që i atribuohen ligjit n 129-FZ në përbërjen e detyrueshme) dhe të konsolidojë përdorimin e saj në politikën kontabël të kompanisë . Ne ju kujtojmë edhe një herë se në formën e zhvilluar në mënyrë të pavarur të një akti duhet të jetë i pranishëm të gjitha detajet që i atribuohen me ligjin n 129-FZ në të detyrueshme.
Dokumentet janë shkatërruar vetëm nën kushtin për periudhën e inventarit të specifikuar. Nëse periudha që mbulon dokumentet nuk është vërejtur, ato nuk mund të shkatërrohen. Fillimi i periudhës së magazinimit të dokumenteve konsiderohet të jetë më 1 janar i vitit pas vitit në të cilin ata janë hartuar (ose janë marrë në llogari). Për shembull, llogaritja e periudhës së ruajtjes së rasteve të hartuara në vitin 2010, fillon më 1 janar 2011.
Duhet gjithashtu të theksohet se pavarësisht nëse organizata është burimi i blerjes së arkivave shtetërore apo jo, alokimi i rasteve të shkatërrimit mund të kryhet nga kompania e specializuar (arkivore). Kjo qasje lejon:
Për të ruajtur dokumentet, një organizatë mund të përdorë shërbimet e një kompanie arkivore të specializuar (ruajtje jo-kërkuese të dokumenteve), ose krijon arkivin tuaj. E drejta e organizatës për të krijuar një arkiv është e mishëruar në ligjin federal të 22 tetorit 2004 N 125-FZ "për arkivimin e biznesit në Federatën Ruse".
Nëse organizata mban dokumentacionin në vetvete, atëherë për këto qëllime, një dhomë e veçantë duhet të ndahet për këtë qëllim, e cila zakonisht është e pajisur me rafte të veçanta ose racks. Nëse ka dritare në arkiv, ato duhet të ruhen ose të vendosen blinds, përndryshe nuk do të jetë e mundur të mbrohen dokumentet nga efektet e dritës dhe për këtë arsye venitje e tyre nuk përjashtohet. Përveç kësaj, për këto qëllime, në vend të racks, ju mund të përdorni kabinete të shurdhër.
Hapjet e dritareve janë të këshillueshme për të pajisur lattices metalike, veçanërisht nëse dhoma e magazinimit është e vendosur në të parën ose në bodrumin e ndërtesës, përveç kësaj, është më mirë të instaloni në arkiv dhe dere metalike. Masat e tilla do të lejojnë organizatën të shmangë hyrjen e paautorizuar në dhomën e arkivit.
Për të mos shpenzuar shumë kohë për të gjetur dokumentet e nevojshme, organizatat duhet të zhvillojnë një nomenklaturë të rasteve, një kopje e të cilave duhet të vendoset në vetë arkivin e brendshëm.
Ju lutem vini re se zakonisht nuk lejohet lëshimi i dokumentacionit të kontabilitetit nga kontabiliteti, si dhe nga arkivi i shoqërisë për punonjësit e njësive të tjera strukturore të organizatës, zakonisht nuk lejohet. Në disa raste, dokumentacioni mund të lëshohet, por vetëm me lejen e kontabilistit kryesor.
Ruajtja jo konkurruese e dokumenteve të përmendura më lart është metoda efektive Organizimi i arkivit të kontabilitetit, i cili parashikon transferimin e dokumenteve kontabël për ruajtje në një arkiv profesional të pajisur me pajisje moderne (raftet arkivore, kuti të specializuara, sistemet e kontrollit të qasjes dhe sigurinë nga zjarri). Avantazhet kryesore të kësaj teknologjie janë:
Siç tregon praktika, në pothuajse çdo ndërmarrje moderne vendase, vëllimi më i madh i dokumentacionit gjeneron kontabilitet. Kuptimi: Është në këtë departament që punojnë me para, dhe çdo operacion i tillë ka nevojë për fiksim zyrtar në letër. Përveç kësaj, periudha e ruajtjes së dokumenteve primare në organizatë është e themeluar ligjërisht, prandaj nuk do të jetë e mundur të heqësh qafe "copa", nuk do të jetë aq e mundur, ata do të duhet t'i mbajnë ato të paktën disa vite dhe vetëm pas që shkatërrojnë. Nga rruga, procesi i heqjes së mbeturinave është gjithashtu e lehtë, ka një numër karakteristikash specifike. Për të gjithë këtë - më tej.
Nëse ju sjellni statistika për numrin e dokumenteve të prodhuara, rezulton se në pothuajse të gjitha ndërmarrjet moderne të kontabilitetit - ky është një burim prej 80-90% të dokumenteve të letrës. Nuk është e nevojshme për t'i ruajtur ato. Kufizimet përcaktojnë jo vetëm atë që është koha minimale e departamentit të dokumenteve të kontabilitetit primar (zakonisht ndryshon nga pesë vjet në një dekadë), por edhe në cilat kushte duhet të jenë këto objekte. Në të njëjtën kohë, duhet të mbahet mend se ekziston një ndarje e dokumentacionit për ruajtje të përkohshme dhe të përhershme.
Megjithatë, siç tregon praktika, jo në secilën menaxherët e shoqërisë janë të interesuar të merren me ndërlikimet e kohës së ruajtjes për dokumentet primare. Për të hequr qafe veten nga dhimbje koke, ju mund të përdorni shërbimet e kompanive arkivore të specializuara. Në një firmë të tillë, ata e dinë saktësisht se çfarë lloji të dokumenteve sa kohë duhet të ruhet, në cilat kushte, subjekt i asaj që rregullohet. Përveç kësaj, një organizatë e tillë ka kapacitete teknike për të shkatërruar të besuar për ruajtjen e dokumentacionit, kur afati kohor është skaduar. Është me të vërtetë i përshtatshëm, por me vlerë të parave. Nëse dëshironi të kurseni, atëherë do të duhet të theksoni një dhomë të veçantë nën arkivin dhe do të gërmoni në atë që është termi për ruajtjen e dokumenteve primare të kontabilitetit në organizatën me ligj.
Problemi, nga rruga, nuk lind nga e para. Ligjet aktuale përcaktojnë kohën e ruajtjes së dokumenteve primare të kontabilitetit dhe brenda kuadrit të çdo ndërmarrjeje që duhet të respektohen. Nga ligji rrjedh se çdo person ekzistues juridik i ka caktuar detyrat për të ruajtur dokumentacionin. Kjo do të thotë se nuk luan rolin e veprimtarisë - nëse është një sipërmarrës privat, vetëm duke udhëhequr ose një shqetësim i madh, ende duhet të kujdeset për ruajtjen e raportimit të kontabilitetit dhe dokumentacionit tjetër. Është e rëndësishme të studiohet legjislacioni për subjektin e afateve të përcaktuara për ruajtjen e dokumenteve primare elektronike, letrës, në mënyrë që në rast të një situate konflikti me kontraktorin ose kur të kontrollohet autoriteti kontrollues, nuk është i shqetësuar. Përveç kësaj, mosrespektimi i intervaleve kohore të përcaktuara me ligj mund të provokojë një gjobë të konsiderueshme kur kontrollon. Legjislacioni aktual përmban rregullore që rregullojnë jetën minimale të dokumenteve të kontabilitetit primar. Është e rëndësishme që biznesi të jetë i sigurt dhe sjellja e çështjeve në vendin tonë u dallua nga ligjshmëria, duke respektuar rregullat e përcaktuara.
Cili është termi për ruajtjen e dokumenteve primare elektronike, tani është themeluar dokumenti, tregon ligjin 125 federal, të miratuar në tetor 2004. Bazuar në titull, është e përkushtuar për arkivat dhe biznesin e duhur. Është në këtë dokument zyrtar që veçoritë e magazinimit të dokumenteve zyrtare të prodhuara nga Departamenti i Kontabilitetit. Këtu mund të gjeni të dyja tiparet që ju lejojnë të dalloni në mes të dokumentacionit të ruajtjes së përkohshme dhe konstante dhe afateve karakteristike të një ose një lloj tjetër letrash.
Përgjegjësitë për respektimin e kohës minimale të ruajtjes së dokumenteve primare janë caktuar për:
Vëzhgoni ligjin do të duhet të aplikohet në dokumentacionin arkivor, duke përfshirë personelin në lidhje me personelin. E gjithë intervali i letrës i specifikuar në ligj duhet të jetë në një vend të sigurt. Përveç ligjeve federale, veçoritë e ruajtjes së dokumenteve primare dhe regjistrave të kontabilitetit ndikohen në një numër dokumentacioni rregullatorduke vepruar si në territorin e vendit si një e tërë dhe në çdo rajon individual. Megjithatë, dokumenti më i rëndësishëm është ligji i 125-të i përmendur më lart, i cili siguron një listë të plotë të dokumentacionit që rregullon kohëzgjatjen e ruajtjes së dokumenteve kontabël.
Në vitin 1996 u lëshua një ligj federal i dedikuar specifikave të kontabilitetit. Kjo tregon se kontabiliteti mund të formojë dokumentacionin e tij në letër, si dhe duke përdorur mjete të ndryshme të makinës. Në të njëjtën kohë, firma duhet domosdoshmërisht të bëjë kopjet e dokumentacionit në letër, në mënyrë që të gjithë pjesëmarrësit në operacione të kenë qasje në të dhëna për to. Nëse njësia e kontrollit kërkon qasje në dokumentacion, përfaqësuesit e shoqërisë janë të detyruar të ofrojnë. E drejta për këtë është të dy punonjësit e prokurorisë dhe nga përfaqësuesit e gjykatës.
Krijimi, magazinimi në përputhje me kohën e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit primar, dispozita sipas kërkesës duhet të jetë në përputhje me format e përcaktuara në rregullore. Dokumentet duhet të drejtohen tek personi kërkues në formë letre. Nëse kjo lejon aftësitë e përdorura në punën e makinave, nëse të gjithë pjesëmarrësit pajtohen, raportimi mund të dërgohet në formë elektronike. Gjithashtu lejohet nga ligjet aktuale të vendit tonë.
Ligji Federal i 129-të përmban një përmendje të detyrimit për të përmbushur kohën e ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit primar. Në veçanti, në artikullin e 17-të, përmendet se çdo person juridik duhet domosdoshmërisht të ruajë dokumentacionin e ngjashëm, duke përfshirë regjistrat dhe raportet. Koha e intervalit kohor përcaktohet nga rregullat që rregullojnë rastin arkivor në nivel shtetëror. Kohëzgjatja e kësaj periudhe nuk mund të jetë më pak se 5 vjet.
Një kohë e veçantë për ruajtjen e dokumenteve primare është themeluar për rregullimin e politikave kontabël të dokumentacionit dhe disa kategorive të tjera (programe të përdorura në informacionin e përpunimit të makinave, planin e punës së llogarive). Natyrisht, kohëzgjatja këtu është gjithashtu pesë vjet (në disa raste, kjo periudhë mund të instalohet më shumë), por periudha fillon të llogarisë poshtë nga momenti kur ndërmarrja iu drejtua këtij dokumenti për herë të fundit. Kreu i personit juridik është personi i cili, sipas ligjit, i është besuar ruajtjen e të gjithë dokumentacionit të nevojshëm në përputhje me intervalet kohore. Kjo do të thotë që çdo shef i arsimuar dhe i përgjegjshëm duhet të njohë jetën e dokumenteve primare në kontabilitet, nëse dëshiron ta mbajë situatën në firmë nën kontrollin e tij.
Siç tregon praktika, në shumë organizata rregullisht kryejnë një inventar të dokumentacionit zyrtar dhe aktet rregullatore lokale krijojnë përgjegjësi për ruajtjen e dokumenteve të personave me të cilët instancat e inspektimit në të vërtetë po ndërveprojnë kur monitorojnë pajtueshmërinë me rregullat e biznesit arkivor.
Bazuar në legjislacionin aktual, kontabilistët mund të formojnë dokumentacionin primar dhe të konsolidohen jo vetëm në letër, por edhe në formë elektronike; Në të njëjtën kohë, detyrimet për të krijuar kopje letre u caktohen një personi juridik dhe kur kërkohet nga personi i interesuar që verifikon autoritetin, firma është e detyruar sa me shpejt te jete e mundur Dokumentet e drejtpërdrejta të letrës në. Përpilimi dhe ruajtja duhet të kryhen në formën e përcaktuar me aktet ekzistuese rregullatore.
Cili është termi për ruajtjen e dokumenteve primare në kontabilitet, rendi i këtij procesi, tregon listën e dokumentacionit, duke marrë parasysh letrat tipike të menaxhimit që po dalin gjatë punës së çdo ndërmarrjeje. Të tilla janë themeluar në vitin 2010 në dokumentin e miratuar nga Ministria e Financave dhe Rosarhiv. Përveç kësaj, është e nevojshme të merren parasysh kërkesat e Kodit Tatimor, i cili rregullon që në çdo qytetar të vendit tonë i është besuar një ruajtje katërvjeçare të dokumentacionit të kontabilitetit. Kjo vlen për letrat që lidhen me komponentën e konsumueshme, të të ardhurave, si dhe për të konfirmuar pagesën e taksave.
Organizimi i saktë i procesit me respektimin e magazinimit të dokumenteve të kontabilitetit primar përfshin qasje profesionale, duke tërhequr personel përgjegjës për dokumentacionin e kontabilitetit, përpunimin e informacionit arkivor në lidhje me organizimin e rrjedhës së punës direkt. Aktualisht, praktikisht nuk ka vende të të mësuarit të specializuar në rastin arkivor, kështu që gjetja e një specialisti me të vërtetë me cilësi të lartë shpesh nuk është e lehtë. Nga ana tjetër, legjislacioni progresiv kërkon që afatet për ruajtjen e dokumenteve primare të kontabilitetit të përballojnë, përndryshe ne mund të përballemi me gjoba kategorike të pakëndshme. Opsion optimal Me një rrjedhë të dokumenteve të mjaftueshme voluminoze, krijimi në Departamentin e Departamentit të Departamentit përgjegjës për ruajtjen arkivore dhe sigurimin e trajnimit të rregullt përgjegjës për burimet e brendshme të dokumentacionit të personelit. Kjo do t'ju lejojë të mbani nën kontrollin e inovacioneve të vendosura në ligje dhe të pajtoheni me të gjitha kërkesat.
Një alternativë, e cila gjithashtu ju lejon të merrni parasysh jetën e dokumenteve primare dhe të pajtoheni me të në aktivitetin e saj të punës është bashkëpunimi me ndërmjetësin që merr përsipër të ruajë letrat me vlerë të klientit. Megjithatë, zgjidhni një kompani arkivore për veten tuaj - kjo nuk është edhe detyra më e lehtë. Është e nevojshme të analizoni me kujdes të gjitha opsionet e disponueshme për t'i dhënë përparësi një kompani të besueshme dhe mos u shqetësoni se mund të mbyllet dhe ndërtesa po digjet.
Si vijon nga legjislacioni aktual, arkivi duhet të transmetojë dokumentacionin primar, si dhe regjistrat, raportet dhe bilancet. Të gjitha këto kategori të dokumentacionit zyrtar duhet të mbahen në ambientet e kontabilitetit në arkivin e arkivit të arkivit, ndërsa personi juridik është i detyruar të sigurojë të gjitha kushtet për sigurinë e dokumenteve: kabinetet duhet të jenë të mbyllura, zjarrfikës dhe siguri të tjera. Brenda kompanisë, një dokument i veçantë i është caktuar një person përgjegjës për sigurinë e dokumentacionit.
Nëse kompania përdoret, sipas ligjit, këto dokumente duhet të mbahen në një kabinet të sigurt ose të veçantë, një dhomë që mbyll dhe garanton sigurinë e dokumentacionit. Dokumentacioni primar i intervalit aktual të përkohshëm, i përpunuar me dorë, duhet të mblidhet duke marrë parasysh kronologjinë në regjistrat, të cilat pastaj dërgohen në arkiv për ruajtje të përhershme.
Kur ruan deklaratat bankare, urdhrat e parave të gatshme dhe raportet e avancimit, është e nevojshme të mbahen të gjithë dokumentacionin me kronologjinë dhe të ndërsjellë për ruajtje të përbashkët të sistemuara. Disa kategori të veçanta të dokumenteve (raportet e ndërrimeve, punëtorive) mund të ruhen, jo të detyrueshme, por të vendosura në dosjet në mënyrë që asgjë nuk ka humbur dhe nuk është përdorur me qëllime të pandershme.
Ruajtja e dokumentacionit, si dhe drejtimi në kohë i tij në arkiv, është kryesisht zona e përgjegjësisë së kontabilistit kryesor, edhe pse nëse është e nevojshme, rregulloret lokale mund të përmbajnë delegim të autoritetit për një person tjetër. Lëshim dokumentacioni primarRaportimi, dokumentet e bilancit janë të mundshme vetëm në disa raste në prani të urdhrit zyrtar të kontabilistit kryesor. Në përgjithësi, njësitë strukturore nuk kanë qasje në dokumentet e kontabilitetit. Konfiskimi i dokumentacionit është i mundur vetëm nëse ka një kërkesë të specializuar nga organet parashkollore, anijet ose rastet e tjera që kanë kompetenca përkatëse me ligj. Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të sigurohet një dekret zyrtar i përpiluar në përputhje me legjislacionin. Kur tërheqja, është e nevojshme të përpiloni një protokoll, një nga kopjet e të cilit raportojnë tek përfaqësuesi i organizatës nën pikturë.
Jeta e rafteve të dokumenteve primare reflektohet në tabelën më poshtë.
Termi "fluksi i dokumenteve" përdoret për një kompleks faktorësh që lidhen me lëvizjen e dokumentacionit që nga krijimi i letrës përpara se të transferohet në një biznes arkivor. Zhvillimi i një tabelore është fusha e përgjegjësisë së kontabilistit kryesor, edhe pse në disa ndërmarrje delegohen në një specialist të rrjedhës së dokumenteve. Megjithatë, siç tregon praktika, përfshirja e një grafiku të tillë në politikën e kontabilitetit të organizatës është më e saktë, e cila pastaj miratohet me urdhër të publikuar posaçërisht të nënshkruar nga zyrtari kryesor i kompanisë.
Me ndihmën e grafikut, ju mund të koordinoni dhe thjeshtoni detyrën e planifikimit në ndërmarrje. Orari i menaxhimit të dokumenteve të dokumentacionit primar është një listë e interpretuesve, intervale të përkohshme, brenda kuadrit të të cilave dokumentet duhet të drejtohen nga kontabiliteti, si dhe afatet për të cilat përpunohen kontabilistët. Periudhat e raportimit të përkuljes janë përshkruar domosdoshmërisht, duke përfshirë raportet e bilancit. Shpesh, politikat e kontabilitetit përmbajnë rregullimin e afateve për ruajtjen e dokumenteve primare, dhe kësaj periudhe ose të barabartë me ligjin e përcaktuar, ose është i ngarkuar i madh nëse kërkohet specifika e kompanisë. Kur dorëzohet raportimi për vitin, dokumentacioni përgatitet me procedurën e përcaktuar dhe transmetohet në ruajtjen arkivore. Në të njëjtën kohë, merret parasysh që në të ardhmen mund të ketë nevojë për nxjerrjen e të dhënave të dobishme nga vëllimi i transferuar në ruajtje. Për ta bërë këtë, është e zakonshme të ndani rastet në dosje, grupimi shpjegohet nga përmbajtja. Sigurohuni që të caktoni një kokë relevante.
Të gjitha dokumentet e formuara gjatë aktiviteteve të ndërmarrjes, siç u përmend më lart, ndahet në qëllim të ruajtjes së përkohshme dhe të përhershme. Kur transferoni letrat me vlerë në arkiv, secila nga këto kategori duhet të kalojë veçmas, pa përzierjen e letrave zyrtare në disa dosje. Në të njëjtën kohë, kopjet duhet të ruhen veçmas nga origjinali. Gjithashtu në dosje të veçanta do të duhet të rendit dokumentacionin, duke treguar raporte, plane për vitin dhe lagjet, në muaj. Një gjë duhet të përmbajë një pjesë të dokumentacionit.
Për të grupuar një rast, ju mund të përdorni dokumentet e krijuara në një periudhë (tremujor, vit, muaj). Përjashtim është i ashtuquajturat kategoritë e përkohshme - për shembull, çështjet personale, mbyllja e të cilave nuk është në kohën e duhur në vitin kalendarik. Nëse rasti përmban dokumentacionin e gjeneruar për disa muaj, është e nevojshme të ndahet çdo muaj nga fletët e tjera të veçanta çdo muaj, duke fiksuar atë, cila periudhë e bën bllokun që shkon përtej tij. Në të njëjtën kohë lejohet të grupojë në një gjë deri në 250 fletë. Dosja në trashësi mund të jetë 4 cm dhe më pak.
Siç mund të shihet nga rregullat e arkivit, nëse dokumentacioni ka një kërkesë, të tilla (pavarësisht se kur janë kompozuar) duhet të bashkohen me dokumentacionin që ata shoqërojnë. Në përgjithësi, sekuenca për arkivin e dokumentacionit të kontabilitetit është shumë e rëndësishme, kështu që duhet të vërehet në mënyrë strikte. Si rregull, ata së pari vendosin raportimin, pastaj shënimet shpjeguese, pas së cilës bilanci, plotësohet nga dokumentet e bashkangjitura.
Kur organizon ruajtjen e llogarive personale të punonjësve të kompanisë, është e nevojshme të ndajë një rast të veçantë për këtë, në të cilin dokumentacioni shpërndahet gjatë viteve me respektimin e rreptë të kronologjisë. Një korrespondencë vjetore formohet në dosjet me një tregues të vitit kalendarik dhe gjithashtu sistematizohet në përputhje me datat. Çdo kërkesë duhet të ndjekë përgjigjen për të.
Koha e ruajtjes e përshkruar në Kodin Tatimor mund të ndryshojë nga ato standarde që tregohen në ligjet që rregullojnë aktivitetet e kontabilitetit. Kur vëzhgoni një mospërputhje të tillë, rekomandohet kryesisht të vëzhgoni atë interval kohor, i cili do të na lejojë ta përdorim nëse është e nevojshme, për ta përdorur atë, edhe nëse një nga rregullat ekzistuese tashmë janë liruar. Përveç kësaj, autoritetet dëgjimore nuk do të duhet të ankohen. Është gjithashtu e nevojshme të mbani mend listën e posaçme të botuar në vitin 2000, duke treguar kohëzgjatjen e ruajtjes së disa grupeve specifike të dokumentacionit. Kjo listë është përditësuar dhe plotësuar rregullisht, kështu që shefi i kontabilitetit të ndërmarrjes dhe departamentit përgjegjës për rrjedhën e punës duhet të ndjekin informacionin aktual.
Nëse koha e magazinimit është shkelur, përgjegjësia për të është caktuar në krye të kompanisë, pavarësisht faktit se çështja e ruajtjes është përfshirë kryesisht në zonën e përgjegjësisë së kontabilistit kryesor. Nëse rendi, kohëzgjatja e magazinimit është shkelur, firma përshkruhet një gjobë. Për një zyrtar, dënimi ndryshon normalisht brenda dy ose tre mijë rubla. Por nëse dokumentacioni primar nuk është kryer fare, ata mund të ndëshkojnë një gjobë prej pesë mijë rubla për këtë dhe më shumë.
Për kontabilitetin, tatimin, personelin dhe dokumentet e tjera, kohë të ndryshme të ruajtjes. Nëse nuk keni dokumentet e kërkuara të IFTS, inspektorët detajoni taksat me shkume dhe do të zbulojnë një gjobë.
Vëmendje! Pa pagesë Shkarko dokumentin Storage Tabela në 2019, ju mund të lidhni:
Puna me dokumente është e përshtatshme. Është i përshtatshëm për organizatat dhe IP. Programi gjeneron automatikisht dhe tregon të gjithë primarin e nevojshëm për të printuar. Ajo gjithashtu përfshin shkarkimin e instalimeve elektrike në 1C, formimin automatik të çdo llogaridhënie dhe shumë më tepër.
Ruajtja e kohës së kontabilitetit dhe dokumentet tatimoreUrdhri i shkatërrimit dhe përgjegjësisë së tyre për shkeljen e magazinimit dhe shkatërrimit është e mishëruar me ligj. Rregullat kryesore janë përcaktuar në Kodin Tatimor të Federatës Ruse, Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse të 25 gushtit 2010 Nr 558 dhe dy ligjet federale. Këto janë ligje prej 10/22/2004 nr. 125-FZ "në rrethin e arkivit në Federatën Ruse" dhe nga 12/06/2011 Nr. 402-фЗ "në kontabilitet". Ata janë më mirë të mos shkelin. Nën këtë lidhje, lista e dokumenteve më të rëndësishme që duhet të jetë në çdo kompani \u003e\u003e\u003e.
Tryezë. Detajet e ruajtjes së dokumenteve në vitin 2019
|
Dokument |
Sa për të ruajtur |
|
Dokumentet e kontabilitetit |
|
|
Dokumentet e blerjes dhe zbatimit |
5 vite |
|
Rrugaç |
|
|
Dokumentet në bankë |
5 vite |
|
Dokumentet e parasë së gatshme (Libri Cash, Raporti paraprak, PKO, Pranimi në RKO) |
|
|
Inventari Card OS. |
5 vite Pas daljes në pension |
|
Politika e Kontabilitetit |
5 vite |
|
Informacion i kontabilitetit |
|
|
Urdhra në aktivitetin kryesor |
Para mbylljes së kompanisë |
|
Regjistri i kontabilitetit (qark qark, wavy, libër në shtëpi) |
5 vite |
|
Pasqyrat financiare |
Para mbylljes së kompanisë |
|
Raporti i Auditimit |
Para mbylljes së kompanisë |
|
Dokumentet tatimore |
|
|
Regjistrat e kontabilitetit të taksave |
5 vite |
|
Raportimi i taksave |
|
|
Dërgimi i RECEPT raportimi i taksave elektronik |
|
|
Inventari i bashkëngjitjeve dhe njoftimi i pranimit gjatë dërgimit të një dokumenti në IFTS me postë |
|
|
Faturë |
4 vite |
|
Librat Shopping dhe Shitjet me Sheets Extra |
4 vite |
|
Libri i Kontabilitetit për të Ardhurat dhe Shpenzimet e Cudirit në USN |
Para mbylljes së kompanisë |
|
Të dhënat me IPS |
|
|
Dokumenti i humbjes dhe shuma e tatimit të reduktimit të taksave |
gjatë periudhës së reduktimit të bazës tatimore Shuma e humbjeve të mëparshme |
|
Primet e sigurimit |
|
|
Pagesa e kontributeve |
6 vjet |
|
Llogaritja e 4-FSS |
Tremujor - 5 vite Nga data e pranimit të raportit në Fondin e Sigurimeve Shoqërore Vjetore - para mbylljes së kompanisë |
|
Informacion SZV-M |
6 vjet |
|
Përgjigja vjetore ndaj NJIF-së (Szv-Studio, EDA-1 \u200b\u200bdhe marrja e dërgimit të tyre në NjIF) |
Para mbylljes së kompanisë |
|
Dokument për dërgimin e një raporti në fond (marrja e pranimit të raportit në formë elektronike, një inventar të bashkëngjitjeve dhe njoftimit të pranimit gjatë dërgimit të një dokumenti me postë) |
Dyqan me raportin |
|
Dokumentet e Personelit |
|
|
Dokumenti origjinal i punonjësve (Libri i Punës) |
Për të kërkuar nga punonjësi (Por jo më shumë se 50 vjet, dhe nëse punonjësi është zbukuruar deri në vitin 2003, atëherë jo më shumë se 75 vjet) |
|
Karta personale dhe kopja e dokumenteve të punonjësve * |
- 50 vjet, në një punonjës të deklaruar që nga viti 2003 dhe më vonë; - 75 vjeç, në një punonjës, të zbukuruar deri në vitin 2003. |
|
Kontrata e Punësimit dhe Shtesa për të |
|
|
Urdhra për personelin |
|
|
Tabela e kontabilitetit të kohës së punës |
|
|
Fletë spitali dhe llogaritja në të |
5 vite |
|
Orari i punëtorëve të pushimeve |
1 vit pas përdorimit |
|
Orari i rregullt |
Para mbylljes së kompanisë |
* Për të ruajtur kopjet e dokumenteve të punonjësve, është më mirë të kesh pëlqimin me shkrim të këtij punonjësi për të përpunuar të dhënat e tij personale. Kjo do të ndihmojë në shmangien e mosmarrëveshjeve me kontrollorët dhe gjobën.
Dokumentet S. i skaduar Të marrë shkatërrim. Për të shkatërruar dokumentet, për të bërë një akt në të cilin ju shtyni emrin dhe numrin e rasteve me dokumente që është koha për të shkatërruar. Shenjë Ky akt duhet të jetë një komision i posaçëm, përbërja e së cilës cEO do të miratojë në rendin e saj.
Për mungesën e regjistrave primar, të faturave dhe taksave, punonjësit e IFTS mund të finf nga LLC në shumën e 10 000 deri 30 000 rubla(Art 120 Kodi Tatimore i Federatës Ruse).
Përveç kësaj, pa dokumente që konfirmojnë operacionet ekonomike, duke kontrolluar kostot e fitimeve (ose një taksë të vetme) dhe zbritjet e TVSH-së. Ose, konsideroni shumën e tatimit për të paguar metodën e parashikuar (nën. 1 të paragrafit 7 të nenit 31 të Kodit Tatimore të Federatës Ruse).
Përshëndetje! Sot do të flasim për rregullat për ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit.
Sot ju do të mësoni:
Dokumentet e kontabilitetit mund të krahasohen me fosilet e lashta që ruajnë printimet e kafshëve të zhdukura. Anijeve, blerjeve, transaksioneve të shitjeve, llogaritjet e kompanisë kanë qenë prej kohësh në të kaluarën dhe askush nuk i kujton ato, dhe dokumentet e kontabilitetit vazhdojnë të mbajnë me kujdes hapin jetik të secilës kompaninë.
Pa pritur për disa "arkeolog" nga inspektimi i inspektimit "spaced" të shkeljeve, ne do të analizojmë rregullat për ruajtjen e dokumentacionit të ndërmarrjes, të rregulluar në mënyrë strikte me ligj.
Vëzhgoni ligjet për ruajtjen e dokumentacionit, është e rëndësishme kryesisht për shkak se ju mund të argumentoni kostot tuaja në rast të verifikimit. Në shkatërrimin e hershëm të letrave ose humbjes së tyre, ju nuk do të jeni në gjendje të provoni të paktën faktin e ekzistencës së tyre. Dhe inspektimet do të kenë të drejtë të mos marrin parasysh shpenzimet tuaja dhe, ato janë gjoba dhe taksa të shkëputura.
Kjo është arsyeja pse në ruajtjen e dokumenteve ju duhet të jeni të përsosur - ju ruani veten dhe organizatën nga trazirat e panevojshme dhe procedurat.
Koha e ruajtjes së dokumenteve kontabël përcaktohet nga tre dokumente themelore:
Pse ka disa dokumente ligjore në vend të një? Kontabiliteti është shumëfishuar, ndikon në raportimin, marrëdhëniet e punës, Zgjidhje të personelit dhe shumë më tepër.
Dokumentet rregullatore mund të përmendin të njëjtat dokumente dhe të vendosin një urdhër të ndryshëm të magazinimit. Kështu, ka një lloj "Nailestone". Kur dy kohën e ruajtjes është e humbur, termi që duhet të udhëhiqet më gjatë.
Numërimi i magazinimit të dokumentit nuk fillon me datën e datës, por që nga fillimi i vitit të ardhshëm.
Shembull. Ju keni marrë një faturë nga furnizuesi i datës 1 shkurt 2019. Ju e dini se ky lloj dokumentacioni i kompanisë suaj ruan pesë vjet. Bazuar në këtë, ju keni të drejtë të shkatërroni letrën pas 1 shkurtit 2024, pasi që është në këtë datë që dokumenti juaj do të ruhet zyrtarisht për pesë vjet.
Më shpesh, formulimi tingëllon në dokumentet zyrtare: "Dyqani jo më pak se çdo numër vitesh". Kjo është, vetë kompania zgjedh për vete, duke u konsultuar me aftësitë e saj (nëse ka dikush për t'u angazhuar në arkiv, lejon dhomën). Kushtet e përzgjedhura për dokumentet kryesore bëhen dhe më së miri për t'u regjistruar në dokumentet e brendshme, për shembull, në aspektin e "Rregulloreve të Arkivës".
Nëse rrjedha e dokumentit të kompanisë është e vogël, dokumentet lejohen të ruhen në të njëjtën dhomë ku zhvillohet puna kryesore. Me një qarkullim të madh të dokumenteve të dokumenteve të kompanisë ndajnë një dhomë të veçantë nën arkivin.
Dhoma duhet të plotësojë disa rregulla të ruajtjes:
Nëse organizata nuk mund të ndajë dhomën nën arkivin e dokumenteve të kontabilitetit, të lejuara të ruhen në një kompani që specializohet në arkivat.
Çdo lloj dokumenti ka kohën e vet të ruajtjes - nga minimumi në një periudhë të tillë, e cila mund të akomodojë jetën njerëzore.
Tabela me një listë të kohës së ruajtjes.
|
Lloji i dokumentacionit |
Jeta minimale e raftit ( Është e mundur kur bën një zgjidhje të përshtatshme brenda kompanitë) |
|
Orari i pushimeve |
|
|
Gazeta nga Komisioni Mjekësor |
|
|
Urdhra për pushime |
|
|
Kopje të dokumenteve ose tarifave për pranimin e parave të gatshme |
|
|
Dokumentet e politikave të kontabilitetit |
|
|
Konkluzionet e auditorëve |
|
|
Kartat e inventarit për fondet në pension |
|
|
Dokumentet primare dhe regjistrat |
|
|
Kontratat e menaxhimit |
|
|
Dokumentacioni CT |
5 vjet (numërimi fillon të kryejë pasi ajo ka pushuar të përdorë) |
|
Pasaportat në CKT. |
Deri sa të skaduar |
|
Gazeta e shkurtër e sigurisë |
|
|
Vepron në proceset që janë kryer në kompani (duke përfshirë aksidentet) |
|
|
Historia e punes |
50 vjet (nëse punonjësi ndaloi punën, por zyrtarisht nuk e la) |
|
Libri mbi lëvizjen e punës dhe kontabilitetit të boshllëqeve të zbrazëta |
|
|
Marrëveshjet e Punës |
|
|
Urdhra për punësim, shkarkim, përkthim |
50 vjeç (75 vjet, nëse është i punësuar deri në vitin 2003) |
|
Punëtorët e kartës personale |
50 vjeç (75 vjet, nëse është i punësuar deri në vitin 2003) |
|
Udhëzime zyrtare |
i pacaktuar |
|
Dispozita për trajnim dhe zhvillim profesional të të punësuarve |
i pacaktuar |
|
Udhëzime për Mbrojtjen e Punës |
i pacaktuar |
Arkivi është dhënë dokumente për ruajtjen afatgjatë (më shumë se dhjetë vjet) me një probabilitet minimal që ata do të kenë nevojë për momentin ose në të ardhmen e afërt. Siç kemi parë nga tryeza, disa kategori të dokumenteve janë subjekt i ruajtjes tepër afatgjatë - deri në 75 vjet.
Transferimi i dokumenteve në arkiv është bërë sipas orarit, i cili miratohet nga kreu i kompanisë në formimin e porosisë së arkivit. Mund të jetë një herë në muaj ose një herë në vit - në varësi të menaxhimit të dokumenteve të ndërmarrjes.
Dispozita të tilla duhet të paraqiten dhe të shpjegohen:
Arkivi nuk duhet të përmbajë fotokopjen. Nëse origjinali për arsye objektive nuk mund të vendoset në arkiv, një kopje e vërtetuar është marrë me qira atje.
Në mënyrë ideale, dokumentet e dorëzuara në arkiv duhet të hiqen më pas nga çdo shenjë dhe janë të listuara - për të përmirësuar nivelin e sigurisë. Nëse dokumenti flash temat sipas rregullave, është e padukshme për të zëvendësuar një fletë tek të tjerët pothuajse e pamundur.
Kur këto veprime bëhen, një broshurë ka një informacion identifikues mbi mbulesën, përkatësisht: vit, numrin e sekuencës, numrin e fletëve të fletëve, zonën e kontabilitetit, llojin e dokumenteve të mitur dhe të dhëna të tjera.
Për sigurinë e letrave të duhura, kreu i kompanisë është plotësisht përgjegjës dhe plotëson plotësisht. Përkundër faktit se bosët gjithmonë delegon shqetësimin për arkivin për punonjësit e saj.
Madhësia e gjobave është drejtpërsëdrejti proporcionale me rëndësinë e dokumentit të humbur. Për shkelje të lehta ka një përgjegjësi administrative në formën e një gjobe prej 300 - 500 rubla. Nëse mungesa e letrës nënkupton një shtrembërim të raportit të kontabilitetit, kreu dhe kontabilisti kryesor mund të gjobitet për 2000 - 3000 rubla.
Zhdukja më e rrezikshme mund të jetë dokumentet kryesore, regjistrat dhe faturat. Ato përdoren kur marrin kontabilitetin e taksave, dhe është një evazion i mundshëm fiskal që është rreptësisht i dënueshëm me një gjobë prej 10,000 deri në 30,000 rubla.
Me një zell të madh, në mungesë të dokumenteve, ju mund të shihni veprime mashtruese dhe të aplikoni një artikull nga Kodi Penal. Ky version më i keq kërcënon person përgjegjës gjobë deri në një milion rubla dhe burgim deri në gjashtë vjet.
Nëse vetë stafi zbuloi zhdukjen e dokumenteve, është e nevojshme që menjëherë ta raportosh këtë tek menaxheri. Sipas rregullave të kontabilitetit, kreu duhet të emërojë një komision për të vendosur shkaqet e humbjes.
Rezultati i Komisionit duhet të jetë të hartojë një akt mbi rezultatet e hetimit. Edhe nëse akti nuk shpjegon humbjen e letrave me vlerë, do t'u tregojë autoriteteve dëgjimore vullnetin për të marrë informacion.
Ka një numër rrethanash që mund të shpjegohen me humbjen e letrave dhe të mos jenë të pabesueshme për të. Në raste të tilla përfshijnë forcën madhore në formën e fatkeqësive natyrore ose hacking, zjarrvënie premium. Udhëheqja duhet të marrë një certifikatë nga instancat e zjarrit ose agjencitë e zbatimit të ligjit që shpjegojnë humbjen e dokumenteve.
Në rast se arkivi është ndërtuar logjikisht (datat në raftet dhe dosjet janë të shikuara lehtësisht, qasja në dosje nuk është e vështirë, dokumentet janë të vendosura në mënyrë rigoroze sipas llojit), me procedurën për riciklimin e dokumenteve nuk do të ketë sherr të madh.
Me kusht, mund të ndahet në dy faza:
Fazë e parë sugjeron që kompania përmes themeluar rregullat e Brendshme Periudha merr për letrat e grumbulluara dhe largon ato dosje nga raftet, përmbajtja e të cilave nuk mund të ruhet.
Në kompanitë e mëdha me një rrjedhje të madhe të dokumenteve, një datë specifike zgjidhet për një ngjarje ose një sërë datash, një komision ekspertësh mblidhet nga disa njerëz që shpenzojnë shumë orë në arkiv, duke zbuluar se çfarë të heqin qafe. Këta njerëz duhet të kenë nivele të larta Kualifikimet për të qenë në gjendje të dallojnë dokumentet e rëndësishme nga të parëndësishme.
Së pari, këto veprime mbështeten me një urdhër për inventarin në një formë të lirë, e cila publikon kokën. Liston pjesëmarrësit, qëllimet, datat janë të listuara.
Së dyti, vetë pjesëmarrësit përbëjnë aktin e dokumenteve të zgjedhura në të cilat ato janë shënuar shkurtimisht. Detajet e secilit letër nuk tregojnë - kjo nuk është e nevojshme, përveç kësaj, për vëllime të mëdha, veprime të tilla do të "hanë" kohën e pjesëmarrësve të Komisionit.
Shembull. Nëse keni nevojë të shkruani dokumentet homogjene të kontabilitetit, është e mjaftueshme për të treguar: "Tabela e kontabilitetit në tavolinë për periudhën nga 1 janari 2013 deri më 31 dhjetor 2013 - 1 kuti".
Në rast se vëllimet janë me të vërtetë të mrekullueshme, kompania mund të punësojë arkivistët profesionistë. Ata jo vetëm që nuk do të lënë të shkatërrojnë dokumentet e kërkuaraPor ata do të lëshohen inventarizimi zyrtar i shkatërruar.
Në kompanitë e vogla, detyra e shkatërrimit të letrave është besuar vetëm në të punësuarit arkivor, ose nga një kontabilist. Në të njëjtën kohë, për ligjshmërinë e procedurës, urdhri dhe akti duhet të hartohen gjithashtu.
Faza e dytë parashikon që në mungesë të punësimit të arkivistëve nga ana, punonjësit e kompanisë ose shkatërrojnë letrat me ndihmën e shredder, ose t'i grisnin me duart e tyre. E dyta është e mundur vetëm me sasi shumë të vogla letrash.
Është e papranueshme të përdorësh anën e rishikimit të dokumenteve që i nënshtrohen likuidimit, si draftet. Magazinimi i detyrueshëm i letrës mund të përmbajë sekretin e të dhënave personale ose sekreteve tatimore.
