5.1.Šta je instrukcija?
Uputstvo je pravni akt koji se donosi ili odobrava radi utvrđivanja pravila koja uređuju organizacione, naučne, tehničke, tehnološke, finansijske i druge posebne aspekte rada ustanova, organizacija, preduzeća (njihovih odjeljenja i službi), funkcionera i građana. Osnovna svrha nastavne dokumentacije je podučavanje niza radnji ili pružanje pomoći u kvaliteti referentne informacije na obuci.
Uputstva se izdaju i radi objašnjenja i utvrđivanja postupka primjene zakonskih akata i upravnih akata (npr. naredbi). Uputstva za popunjavanje i vođenje knjigovodstvenih dokumenata se stalno izdaju.
Za svakog zaposlenog u ustanovi (organizaciji) sastavlja se opis poslova. Opis poslova ima jedinstvenu formu i istu strukturu teksta za sva radna mjesta: opšte odredbe, funkcije, radne obaveze, prava, odgovornosti, službeni odnosi.
Instrukcijska dokumentacija može biti predstavljena i opisom operativni sistem računar, uputstva za obavljanje posla ili specijalnog zadatka ili softverski priručnici.
Koji su osnovni principi za izradu nastavne dokumentacije??
Dobra uputstva su precizno formulisana, jasna, potpuna, dosledna i delotvorna. Svaka od ovih karakteristika je smjernica za autora uputstva.
Prvi princip: izbjegavajte neizvjesnost. Što su upute konkretnije, to bolje. Bolje je reći: "skrenite lijevo kod velikog hrasta gdje je kuća sa zelenim krovom od crepa sa natpisom 'na prodaju'", nego samo reći: "Skrenite lijevo kod velikog drveta." Kada jasno opisujete, izbjegavajte riječi koje imaju više značenja ili su besmislene. tačnost - važan aspekt jasnoća.
Drugi princip: budite jasni. Uputstva treba pripremiti za određene primaoce. Usmjerite svoju poruku na ciljanu publiku. Ako pripremate dokumentaciju za kompjuterski sistem, morate uzeti u obzir nivo svijesti vaše publike o sistemu. Upotreba žargona i akronima može biti prihvatljiva u nekim učionicama, ali neprihvatljiva u drugim. Osim toga, upute mogu biti jasnije korištenjem kratkih rečenica, uobičajenih riječi i dobrih veziva.
Treći princip: obezbediti pune informacije. Instrukcije mogu biti jasne i razumljive, ali i dalje ne uspijevaju ako su nepotpune. Ako propustite neki važan korak u opisivanju tehnike, to može dovesti do nemogućnosti izvršenja zadatka. Pored definisanja svih glavnih radnji ili elemenata vaših uputstava, predvidite mogućnost da razne probleme ili pitanja. Kao jedan od načina da provjerite kompletnost instrukcija, postavite sebi sljedeća pitanja: Ko? Šta? Kada? Gdje? Kako? Zašto?
Četvrti princip: budite dosljedni. Date upute će biti lakše implementirati ako su dosljedne i konzistentne. Razlikujte strukturne nivoe u svojim uputstvima i učinite ih očiglednim primaocu. Na primjer, u pisanim uputama svaki osnovni korak tretiraju isto, svaki korak na sljedećem nivou je također dosljedan, itd. Poželjno je započeti svaki osnovni korak sa nova stranica, koristite isti font i formate i počnite s kratkim sažetkom.
Peti princip: budi efikasan. Efikasnost znači svesti tekst instrukcija na minimum uz održavanje četiri prethodna principa. Efikasnost nije lako postići jer će jasne, nedvosmislene, razumljive, konzistentne upute vjerovatno biti dugačke. Međutim, trebali biste potražiti načine da smanjite svoje upute. Na primjer, započinjanje svake od sedam radnji frazom “Vaš sljedeći korak u dovršavanju zadatka...” je neučinkovito. Umjesto toga, jednom upotrijebite ovakvu frazu, a zatim, nakon dvotačke, navedite svih sedam radnji.
Efikasnost se često postiže upotrebom kratkih sažetaka koji opisuju sadržaj uputstava, na primjer: „Instaliranje ovog softver uključuje tri glavna koraka i traje osam minuta. Međutim, prije instalacije morate saznati svoj serijski broj i količinu RAM-a na vašem računalu." Kratki sažeci (sažeci predloženih radnji) pomažu da se izbjegne neefikasnost prolaska kroz dio puta opisanog u uputama do trenutka kada vam postane jasno da nemate dovoljno opreme ili informacija da izvršite zadatak.
Gdje da počnem pripremati upute?
Prilikom kreiranja dokumenata sa smjernicama, pored primjene osnovnih principa, trebali biste uzeti u obzir i način na koji bi vaša publika mogla koristiti informacije. Pilot aviona konsultuje listu neophodnih radnji i uslova svaki put pre poletanja. Računarski tehničar se okreće uputstvima kako bi zapamtio kombinaciju tipki za rijetko korištenu komandu. Novi zaposlenik slijedi upute koje je pripremio njegov prethodnik kako bi se nosio s teškim zadatkom. Kandidat za poziciju pregleda opise poslova kako bi procijenio svoj nivo interesovanja za poziciju.
Svaki od ovih dokumenata ima jasnu svrhu i karakteristike vezane za njegovu namjenu. Prilikom pripreme instrukcija pomoći će vam sljedeća lista pitanja na koja biste trebali pronaći odgovore prije nego što počnete pisati dokumentaciju:
5.2 Kako treba formatirati formalna interna uputstva kompanije?
Uputstvo se izdaje na opštem obrascu. Odobrava se posebnim upravnim aktom ili neposredno od rukovodioca, što se dokazuje odgovarajućim pečatom odobrenja. Pečat odobrenja ima dvije mogućnosti dizajna:
ODOBRIO sam
Predsjednik akcionarskog društva Olympus
potpis V.L. Plotnikov
30.03.2011
ODOBRENO
Naredba ministra zdravlja Rusije
15.11.2011 № 287
Uputstvo se može označiti kao prilog administrativnom dokumentu. Kada je uputstvo odobreno administrativnim dokumentom (npr. naredbom), on određuje rok za uvođenje uputstva, navodi potrebne organizacione mere i navodi odgovorna lica.
Skup uputstava treba da pomogne čitaocu da brzo, efikasno i uspješno završi zadatak. Važno je predvidjeti svaki detalj. Propusti ili greške mogu frustrirati čitaoca. Koristite naše smjernice da napišete skup uputa.
Dio 1
Priprema za pisanje uputstavaIstražite svoju ciljnu publiku. Ovo je prva stvar koju treba učiniti kada pišete upute. Za koga pišeš? Jesu li ti ljudi stručnjaci ili početnici? Poznavanje vaše publike pomaže vam da odaberete prave riječi, koristite potrebnu razinu detalja i koristite tehnike za strukturiranje informacija.
Navedite sve potrebne alate. Prije nego što počnete, morate jasno navesti šta je potrebno da biste uspješno završili instrukciju. Ovo može biti lista sastojaka ili potrebne opreme.
Dovršite zadatak. Najbolji način napišite korisna uputstva - sami prođite kroz proces dovršavanja zadatka. Na taj način ćete zapisati sve detalje. Ako proces rekonstruišete iz memorije, možda se nećete sjetiti svih detalja. Zatim pronađite nekoga da izvrši zadatak na osnovu vaših bilješki. Neka komentarišu sve čudne ili zbunjujuće radnje navedene u tekstu.
Koristite akcijske riječi. Instrukcije treba da budu ispunjene akcijama i opisima. Počnite s radnjim glagolima. Istovremeno, čitalac dobija jasan poziv na akciju. Svaki korak treba da zvuči kao naredba, koristite imperativno raspoloženje.
Dodajte samo potrebne informacije. Kada dodajete dodatne informacije, pazite da koristite samo ono što je potrebno. Zapitajte se: “Da li čitatelj treba da zna ovu definiciju da bi razumio upute?” ili „Da li je čitaocu potreban ovaj savet da bi uspešno sledio uputstva?“
Koristite žalbe. Tekst uputstva treba pisati kao razgovor sa čitaocem. Da biste to učinili, koristite riječ "vi". Pomoću njega ćete lično voditi čitaoca kroz sve tačke.
Budite konkretni. Uputstva moraju biti krajnje konkretna. Napišite samo ono što trebate znati. Označite na koji način da okrenete ključ, koliko nogu koristiti prilikom hodanja ili kako bi gotov kolač trebao izgledati.
Rasporedite radnje uzastopno i koristite priloge vremena. To će vam pomoći da povežete korake zajedno, a vaše će misli izgledati koherentnije. Uputstva se uglavnom sastoje od sekvencijalnih radnji i uvodnih riječi. Ovo pomaže čitaocu da razumije upute korak po korak.
dio 3
Struktura instrukcijaNapišite uvodni dio. Prije nego počnete detaljna uputstva, potrebno je ukratko upoznati čitaoca sa situacijom. Uvod objašnjava šta čitalac može da uradi nakon što pročita uputstva. Također pruža pregled svih aktivnosti. Trebalo bi da bude kratko i jasno.
Rasporedite svoje upute prema potrebi. Instrukcije se sastoje od uzastopnih međusobno povezanih radnji. Prije nego što sjednete da napišete upute, morate odlučiti koji su koraci potrebni. Odnosno, morate odabrati nešto bez čega ne možete započeti izvršavanje zadatka.
Podijelite upute u zasebne zadatke. Većina uputstava zahtijeva da izvršite nekoliko zadataka kako biste uspješno dovršili cijeli proces. Organiziranje uputstava u zasebne paragrafe za svaki korak olakšat će čitanje i razumijevanje.
Jasno označite svaki zadatak. Kako biste pomogli čitaocu da razumije upute, označite svaki odjeljak jasnim riječima. Naslov zadatka treba da sadrži o čemu se radi u konkretnom zadatku ili njegovom dijelu. Čitalac mora razumjeti zadatak koji će obavljati prije nego što ga započne.
Stavite svaki korak u jednu rečenicu. Ove rečenice treba da budu kratke; svaki prijedlog mora sadržavati samo jedan korak. Ovo osigurava da zadatak podijelite na pojedinačne aktivnosti, umjesto da svaki korak raščlanite na više aktivnosti.
Omogućite praćenje uspjeha prekretnica. Važna karakteristika korisna uputstva je da pomogne čitaocu da prati svoj napredak. To bi moglo izgledati ovako: "Kada ___________, vidjet ćete _________."
Molimo navedite bilo koju alternativu ako je moguće. Ponekad se ista stvar može uraditi na više načina. Obavezno objasnite sve mogući načini, s kojim se radnja može izvesti.
Po potrebi koristite podkorake. Neke radnje će možda morati da se razdvoje na male korake. Ove korake treba koristiti samo ako su premali da bi se smatrali samostalnom tačkom instrukcija. Mali koraci će vam pomoći da razbijete veliki korak na zasebne dijelove ili naglasite niz radnji.
Stavite upozorenja i uslove na početak. Ako postoje stvari koje čitatelj treba da zna, uradi ili razumije prije nego započne zadatak, obavezno započnite opis koraka s tim stvarima.
Predvidjeti probleme. Razmislite o mjestima gdje bi vaši čitaoci mogli naići na poteškoće. Zatim ponudite preporuke za rješavanje problema. Također možete navesti primjere šta bi moglo poći po zlu ako čitalac napravi grešku u ovoj fazi.
Postoje samo dva načina za poboljšanje produktivnosti zaposlenih. Prvi je da se poveća njihov interes za rezultat rada i kompetencije; drugi je smanjenje potencijalnih kvarova i grešaka, stvaranje algoritama i tehnologija za obavljanje određenog zadatka. U oba slučaja potrebni su nam standardi ili uputstva ili opisane tehnologije kao jedan od alata.
U suštini, to je dokument koji opisuje KAKO izvršiti funkciju. Najčešći tip ovog dokumenta su korporativni standardi, koji se sastoje od niza uputstava manjeg reda.
Podijelit ću svoja zapažanja o tome kako najbolje sastaviti takve upute tako da funkcioniraju. Rad – ovo je realno, pomaže da se garantuje željeni rezultat u procesu praćenja uputstava; procjenjiv.
Ako je osoba za koju smo smatrali da je pogodna za ovaj posao mogla, nakon što je prvi put u životu primila upute, ovaj posao obaviti sa čvrstim B, onda su upute dobre.
Važno je shvatiti da su standardi i uputstva potrebni za zadatke koje zaposleni možda neće moći obaviti na početku. Odnosno, dolaskom u kompaniju sa drugog radnog mjesta, možda neće biti vješt u nekoj tehnologiji.
Obično postoje dvije grupe funkcija:
Specifične funkcije kompanije, odnosno specifičan način rješavanja problema. Na primjer, vaša kompanija ima svoju poseban način sortiranje robe u magacinu. Da li vam je potrebno da se to uradi na određeni način? Onda su vam potrebne upute.
Ključne funkcije koje zavise od lične kompetencije zaposlenog. To su zadaci koji nemaju strogi algoritam radnji i zaposleni odlučuje kako će ih obaviti uz određeni stepen slobode. Na primjer, prodajna funkcija. Da imam opšti principi dobra prodaja, ali i visok udio lično iskustvo i poznavanje karaktera. U ovoj grupi funkcija ili moramo odabrati ljude s određenim nivoom kompetencije i istim razumijevanjem zadatka kao i mi, ili ujediniti funkciju u instrukcije.
Prilikom kreiranja “kostura” standarda, preporučujem podjelu koncepta proces - procedura - operacija. Proces je skup aktivnosti usmjerenih na neki cilj. Proces prodaje, proces proizvodnje obuće, proces pripreme radnje za otvaranje. Procedura je niz radnji unutar procesa. Na primjer, postupak uspostavljanja kontakta sa kupcem; postupak okretanja pete; postupak čišćenja polica. Operacija – radnja/e unutar procedure. Na primjer, u postupku čišćenja polica bit će radnje - sipati vodu, nanositi sredstvo za čišćenje itd.
Uputstva su napisana na nivou otkrivanja radnji u okviru svake važne procedure. Uputstva za rad– ovo je strukturirani niz operacija koje vam omogućavaju da završite proceduru.
Standardi i pravila ne bi trebali biti podložni dvosmislenosti. To nije uvijek lako, budući da mnogi pojmovi kao što su „prijateljstvo“, „srdačnost“ i „želja za pomoći“ često budu pogrešno shvaćeni. Pravila koja deklarišete moraju biti određena i konkretna. Morate definirati specifične dijelove usluge, krećući se od općih do specifičnih. Nije dovoljno reći da morate pozdraviti kupca. To se može učiniti na potpuno različite načine. Stojeći ili sedeći? “Dobar dan” ili “Zdravo”? Rukovati se ili poljubiti? Da biste izbjegli kasnije nesuglasice, morate biti vrlo konkretni kada opisujete pravila. Na vama je da odaberete nivo detalja koji vam je potreban. Naravno, ne biste trebali ići tako daleko do mjerenja širine osmijeha, ali što je opis konkretniji, vašim zaposlenicima će biti lakše da shvate šta tačno od njih tražite.
Tekstovi koji imaju strukturu lakše se čitaju, razumiju i pamte. Ako tvrdimo da će naš slijed akcija dovesti do rezultata, onda sam slijed mora postojati. I mora postojati jasno povjerenje da će ovi koraci dovesti do rezultata. Na primjer, da bi kupac u hali uspostavio kontakt, morate mu prvo prići, zatim se nasmiješiti, pa reći „dobar dan“, pa reći „šta vas zanima?“ U mnogim zadacima sam slijed je dvosmislen, a vi sami trebate odabrati koja vam se opcija radnje čini najispravnijom.
Primjer algoritma. Procedura administracije kupovine.
1. Odnesite odabrane artikle na blagajnu.
2.Zapakujte robu i podržite odluku kupca"Dobar izbor!"
3. Raspitajte se o dostupnosti kartice za popust/Recite o programu popusta ako nemate karticu.
4.Navedite sve kupljene proizvode.
5. Obratite pažnju na pravila za njegu proizvoda. Podsjetite kupca kako da se brine o odabranom proizvodu ili obratite pažnju na etiketu. "Molimo vas da pratite uputstva za njegu proizvoda."
6. Jasno navedite iznos kupovine.
7.Provjerite kod kupca način plaćanja
8. Prihvatite novac od kupca. Prebrojite novac pred kupcem, provjerite autentičnost novčanica
9.Navedite iznos primljen od kupca, iznos kusur. "Hvala, tvoja hiljadu rubalja, kusur je 50 rubalja."
10. Izračunajte kusur pred kupcem.
11. Dajte kusur zajedno sa računom i torbom sa kupovinama.
12. Dajte reklamne i informativne brošure kompaniji"Molimo ponesite ovu knjižicu s našim novim proizvodima, mislim da ćete biti zainteresirani"
13. Recite zbogom i pozovite kupca da ponovo dođe"Sve najbolje, vraćajte se često!"
Svaka instrukcija ili standard ima drugi dio - mjerač. Ako smo se dogovorili da radimo na određeni način, onda nam je potreban alat koji će nam omogućiti da procijenimo da li se instrukcije poštuju. Na primjer, imam upute za pečenje pite, a mjera je veličina, težina i ukus standardne pite.
Prisustvo i korištenje mjerača je jedini uslov za praćenje uputstava. Metoda poređenja proizvoda/radnje dobijenog kao rezultat praćenja uputstava sa standardom je mehanika mjerenja.
Stoga su nam potrebne dvije stvari - standard (opis rezultata radnji) i alat za usporedbu „standardnih činjenica“. Na jednostavnom nivou: postoji referentni dio - postoje upute za njegovu proizvodnju i automatska mašina koja mjeri odstupanja. Na nivou standarda rada isto se koristi. Postoji željeno ponašanje - to je standard. Na primjer, kada dobije prigovor od klijenta, predstavnik prodaje ostaje miran, slaže se s pravom klijenta da tako misli i postavlja pojašnjavajuća pitanja o razlozima prigovora. Postoji stvarno ponašanje zabilježeno u nekom trenutku. I postoji skala za poređenje standarda sa činjenicom. Najtipičniji alat za poređenje je kontrolna lista ili skala gradacije ponašanja. Poenta je da ponašanju dodajemo mjerljive indikatore, kao što su bodovi. I dobijamo skalu ocjenjivanja.
Primjer skale na kontrolnoj listi:
U standardima rada nije važan samo blok KAKO to učiniti, već i blok ZAŠTO i ZAŠTO to učiniti. Ovaj princip funkcionira za upute drugog tipa. Kada svaki zaposleni može imati vlastito razumijevanje kako pravilno obaviti ovaj posao. Svaka odrasla osoba ima svoju viziju svijeta i svoje poimanje dobrog rada. I često mu se njegova vlastita vizija čini istinitijom od vaše. Stoga, složeni ili važni standardi zahtijevaju motivirajući blok. Ovo kratko objašnjenje– zašto predlažete baš ovo rješenje. To pomaže da se prevaziđe mogući otpor zaposlenika i još jednom vas podsjeti na ključne principe vašeg rada.
Primjer: Standardna trgovina. Blok proširenja prodaje.
Zašto je važno proširiti ček?
Da smo uvijek prodavali samo ono što kupac traži, institucija prodavaca više ne bi postojala! Svaka prodavnica bi imala mašinu u koju bi kupac unosio svoj zahtev i roboti bi mu donosili robu.
U stvarnom životu, kupac često ne kupuje ono što traži; kupuje više od planiranog; kupuje ono što je zapamtio zahvaljujući prodavcu. Nama je bitno da prodamo, pa kupcu uvijek ponudimo nešto drugo, dodatne artikle po njegovom izboru.
Postoji jednostavan zakon prodaje: mnogo je lakše i brže prodati nekome ko je već kupio nešto od vas nego novom kupcu. Zašto? Zato što vam vaš kupac vjeruje i već se pomirio sa činjenicom da je izgubio određenu svotu novca. Slikovito rečeno, “novčanik mu je već otvoren”. Također, već imate neke informacije o ovom kupcu i već ste uspostavili kontakt sa njim. Kada počnete da radite sa novim kupcem, trošite vreme na „ulazak“ u dijalog, rešavanje njegovih osnovnih potreba itd. Zbog toga je važno zapamtiti da proširite redoslijed. Za prodavca nije vredno prodati ono što je kupac već želeo i tražio, već ono što mu je prodavac ponudio.
Ne možete pokušati izbjeći nešto. Naše razmišljanje je tako strukturirano da je jednostavno nemoguće krenuti "ka izbjegavanju". Ne mogu smisliti "bez pritužbi kupaca." Reci mi šta da radim, a ne šta ne bi trebalo da se desi. To je kao da stavite tim na teren sa ciljem da "ne izgubite". Ne pobijediti ili čak remizirati, ali ne izgubiti. Ako sam fudbaler, znam da igram da bih dobro prošao ili postigao gol, ali kako da igram sa ciljem da "ne izgubim"!? Pravilo „ne budi nepristojan“ može implicirati opcije implementacije kao što su šutnja, ljubaznost, šala itd. Šta želiš? Pozitivno formulirajte zadatak!
Primjer pozitivnog izraza:
Kada demonstriramo proizvod, mi
Uklonite model sa nosača ili police;
Robu držimo pažljivo i uredno..
Malo je vjerovatno da ćete imati želju da čitate višetomnu knjigu napisanu fontom 10, bez razmaka, slika ili zadataka. Ako želimo da naši prodavci NIKAD NE ČITAJU standarde, hajde da ih napišemo na jeziku "knjige", na obične papire formata A4, stavimo ih u fasciklu "BUSINESS No" i zaboravimo na njih. Ako želimo da kreiramo radni dokument, onda moramo zapamtiti da je bolje jednom videti nego čitati više puta. Pojednostavite svoja uputstva uz pomoć a) stripova; b) dijagrami c) crteži d) izjava o tezi e) video uputstva f) igrališta itd. Pokušajte dokument učiniti čitljivim, razumljivim i prezentativnim.
“Nijedan klijent ne smije ostati bez pažnje!” Slogan koji se često sreće. Jeste li sigurni da je to moguće? Čak i tokom špica? Čak iu visokoj sezoni? Da li biste zaista bili spremni da primenite sankcije ako vidite da prodavac, rastrgan između kupaca, nema vremena da kaže „Zdravo“ nekom od kupaca? Ili ovaj standard nije uvijek dostižan? Hoćete li, kao menadžer, biti spremni da donesete odluku o dovođenju dodatnog osoblja u salu u vrijeme "špica" kako bi se ispunio standard? Ako postavite zahtjeve čija je izvodljivost upitna, možete pretpostaviti da oni ne postoje. Takvi zadaci demotivišu zaposlene više nego što podrazumevaju. Svaka instrukcija mora biti izvodljiva i adekvatna procesu rada. Ako se neki korak može izostaviti i rezultat se neće promijeniti, zašto ga pišemo? Ako i sami shvatimo da ovaj zahtjev neće uvijek svi ispuniti, onda ponovo razmišljamo o tome da li je vrijedno pisati ga.
1. Svrha i rezultat instrukcije. Zašto to učiniti i šta bi se trebalo dogoditi kao rezultat akcija.
Primjer. Upute za montažu (za trgovinu)
Svrha ove faze je organiziranje uklapanja odabranih proizvoda i zajednički odabir najprikladnijih modela.
Zašto vam je potrebna oprema? Samo isprobavanjem proizvoda kupac ga može stvarno ocijeniti. Stoga je veoma važno zainteresovati kupca i „uvesti ga“ u prostoriju za merenje. Kada se kupac nađe u prostoriji za merenje, verovatnoća kupovine se naglo povećava, pod uslovom da je prodavac tačno identifikovao njegove potrebe i da će ga maksimalno usluživati........
2. “Početak i završetak.” Događaj pokretača za početak rada na ovoj instrukciji i događaj koji opisuje granice kraja instrukcije.
Primjer. Pokrenite - ako je ekran na vašem tabletu potamnio - pogledajte algoritam 1
Završetak ili granica - Ako vaš kupac ne napusti prostoriju za promociju duže od 15 minuta i ne odgovori na vaša pitanja, prestanite birati robu i počnite saznavati što se dogodilo))
3. Algoritam, opis radnji za postizanje željenog rezultata. KAKO to radimo? Bolje je biti apstraktan.
Ako govorimo o komunikaciji zaposlenika s nekim, bolje je uz nekoliko (2-5) primjera odgovarajućih fraza. Za prikaz primjera potrebni su govorni moduli u nekoliko varijanti, a varijabilnost primjera štiti od učenja "ispravne fraze"
4. Opis nekoliko tipičnih grešaka. Kako da to NE uradimo?
5. Dijagram ili opis nekoliko ključnih opcija za razvoj situacije sa mogućim rješenjima. Posebno ga preporučujem za standarde prodaje.
6. Po potrebi dijagram interakcije prema važećim uputstvima; granice nadležnosti i potrebni kontakti.
primjer: ako se kasa pokvari potrebno je zvati A.P., tel.....
Svaka instrukcija ili standard zahtijeva instrukciju B – list za procjenu pomoću kojeg će se ocjenjivati njegova implementacija. To će omogućiti specijalistu, prvo, da shvati da je sve ozbiljno. I drugo, procijenite učinkovitost svog ponašanja prema uputama.
Primjer. Kriterijumi za procenu efektivnosti u fazi „prilagođavanja“.
7. Ako je instrukcija napisana za funkciju transportera, onda postupak završetka kako, kada i kome zaposlenik obavještava da je posao završen i njegovi rezultati se mogu prikupiti.
8. Kriterijumi ili obrazac za samotestiranje.
Ovdje je princip isti - ne treba ga pisati onaj ko ZNA, nego onaj ko MOŽE i, prema pokazateljima, radi bolje od bilo koga drugog. Ali pošto obično najbolji izvođač nije uvek u stanju da formuliše tekst, onda postoje 2-3 izvođača. To su nosioci tehnologije - najbolji stručnjaci i kompajler (onaj koji zna pisati).
Instrukcije u poslovima upravljanja (od latinskog instructio - uputstvo, uređenje) je pravni akt koji se donosi radi utvrđivanja pravila koja uređuju organizacione, naučne, tehničke, tehnološke, finansijske i druge posebne aspekte delatnosti ustanova, organizacija, preduzeća, njihovih podela, službe, službena lica i građani.
Uputstvom se utvrđuje postupak obavljanja djelatnosti ili postupak primjene odredaba zakonskih i drugih propisa.
Uputstva su sastavljena na opštem obrascu organizacije. Naslovna stranica uključuje sljedeće detalje:
· naziv kompanije,
· mjesto i godina izdanja.
Naslov uputstava ukazuje na predmet ili opseg pitanja na koja se primjenjuju njeni zahtjevi, na primjer: UPUTSTVO o dokumentacionoj podršci menadžmenta
Tekst uputstva sastoji se od odeljaka sa naslovima i podeljen na paragrafe i podstavke, koji su numerisani arapskim brojevima. U tekstu Uputstva koriste se sljedeće riječi: mora, treba, potrebno, nije dozvoljeno, zabranjeno i tako dalje.
Instrukcije potpisuje upravnik strukturna jedinica ko ga je razvio. Uputstvo odobrava posebnim upravnim aktom ili neposredno rukovodilac organizacije.
Na uputstvu se može staviti napomena da je dodatak administrativnom dokumentu. Kada je uputstvo odobreno administrativnim aktom (naredbom, uredbom), u njemu se utvrđuje rok za uvođenje uputstva, nabrajaju se potrebne organizacione mjere i navode se odgovorni izvršioci. Ukoliko rok za uvođenje uputstva nije naveden u tekstu upravnog dokumenta, smatra se danom potpisivanja i registracije dokumenta.
Vrste uputstava su uputstva za kancelarijski rad (dokumentaciona podrška menadžmentu) i opisi poslova.
Upute za kancelarijski rad (DOW) je pravni akt koji uređuje pravila, tehnike, procese izrade dokumenata i tehnologiju rada sa dokumentima. Drugim riječima, uputstvo konsoliduje sistem kancelarijskog upravljanja koji se razvio u organizaciji. Za efikasan rad službe predškolske obrazovne ustanove i svih odjela organizacije, za jasno razumijevanje i prezentaciju svih faza rada sa dokumentima, svaka organizacija mora izraditi uputstva za kancelarijski rad, uzimajući u obzir specifičnosti svojih aktivnosti ( 9).
Uputstva se izrađuju na osnovu relevantnih zakonodavnih akata Ruske Federacije, nacionalnog karaktera regulatorni dokumenti: Osnovna pravila za rad resorne arhive, državni standardi za objedinjene dokumentacione sisteme, normativno-metodološke materijale Saveznog arhiva, resorna pravila. Trenutno sami odjeli izrađuju standardna uputstva za kancelarijski rad općenito ili za bilo koji njegov dio za cijelu grupu sličnih preduzeća ili institucija u industriji.
Uputstva za predškolske obrazovne ustanove dijele se na standardna, ogledna i individualna.
Standardne upute razvijaju se za podređene institucije istog tipa od strane ministarstava i odeljenja pojedinih sektora nacionalne privrede.
Primer uputstva sastavlja se uzimajući u obzir zahtjeve standardnih uputstava, ali bez uzimanja u obzir karakteristika određene organizacije.
Na osnovu standardnih i uzoraka uputstava, organizacija se razvija individualna uputstva u odnosu na uslove svoje delatnosti.
Uputstva moraju sadržavati opšte odredbe, tematske dijelove i dodatke.
U poglavlju Opće odredbe Prije svega, utvrđuje se obim Uputstva (npr. „Uputstvo se odnosi na sve dokumente“, „... na administrativne dokumente“, „... osim na povjerljive dokumente“ itd.). Opšte odredbe treba da utvrde odgovornost za nepoštovanje odredbi Uputstva.
Glavni dio Uputstva čine dva tematska dijela: „Dokumentacija“ i „Organizacija rada sa dokumentima“.
U poglavlju Dokumentacija određuju se:
· pitanja aktivnosti organizacije koja su predmet obavezne dokumentacije;
· vrste dokumenata koji se koriste za dokumentovanje organizacionih, administrativnih, informativnih i referentnih aktivnosti;
· opšta pravila dokumentacija;
· pravila pripreme pojedinačne vrste dokumente, uključujući proceduru potvrđivanja, odobravanja, potpisivanja i odobravanja;
· postupak izrade i umnožavanja dokumenata;
· pravila za registraciju i ovjeru kopija i priloga;
· postupak korišćenja i čuvanja obrazaca, pečata i štambilja;
· postupak za izvođače za rad sa dokumentima.
U poglavlju Organizacija rada sa dokumentima su instalirani:
· postupak za prijem, obradu i distribuciju ulaznih dokumenata;
· postupak prenosa dokumenata unutar organizacije;
· postupak pripreme i obrade izlaznih dokumenata;
· postupak evidentiranja broja dokumenata;
· opšta pravila za evidentiranje ulaznih, odlaznih i internih dokumenata;
· karakteristike registracionih obrazaca;
· opis usvojene tehnologije i procedure indeksiranja dokumenata;
· principi izgradnje informacionog i referentnog rada u organizaciji;
· postupak sistematizacije i klasifikacije referentnih informacija;
· postupak stavljanja pod kontrolu;
· tehnologija upravljanja;
· tipični rokovi;
· opšta pravila za čuvanje dokumenata u službi predškolskog vaspitanja i obrazovanja i u strukturnim podjelima;
· postupak sastavljanja spiska poslova organizacije;
· pravila za formiranje pojedinih kategorija dokumenata u dosijeima;
· postupak sistematizacije i indeksiranja pojedinih kategorija dokumenata;
· organizacija ispitivanja naučne i praktične vrijednosti dokumenata;
· pravila za evidentiranje predmeta za predaju na čuvanje;
· zahtjevi za opis dokumenata trajnog i privremenog čuvanja;
· postupak ustupanja predmeta u arhivu ustanove.
Prijave Uputstva trebaju sadržavati najviše referentnog i ilustrativnog materijala. Prijave moraju sadržavati:
· dijagrami toka dokumenata;
· otisci pečata i pečata;
· uzorci obrazaca;
· uzorci popunjavanja obrazaca dokumenata;
· spisak dokumenata koji ne podliježu registraciji;
· Obrasci nomenklature predmeta itd.
Dakle, Uputstvo mora da odražava čitav proces rada sa dokumentima, sve tehnološke operacije u njihovom logičnom slijedu.
Izradu Uputstva vrši služba predškolskog vaspitanja i obrazovanja uz učešće arhive i pravne službe. Uputstvo, koje potpisuje rukovodilac službe za upravljanje kancelarijama, odobrava rukovodilac organizacije i njegovim nalogom se primenjuje, nakon čega se šalje svim strukturnim jedinicama na korišćenje u radu.
Opis posla- ovo je organizacioni i pravni dokument koji jasno definiše mesto i značaj određene pozicije u strukturi preduzeća i sadrži potpunu listu njegovih inherentnih radne funkcije, obrasci i rokovi prijavljivanja, uslovi zarada, kao i obim prava i odgovornosti zaposlenog na ovom konkretnom radnom mestu (10).
Ispravno sastavljeni opisi poslova omogućavaju svakom zaposleniku da jasno zamisli opseg radnih obaveza, potrebne unutar- i vanorganizacijske funkcionalne veze i pomaže im u efikasnijem planiranju radno vrijeme, doprinose ravnomjernijoj raspodjeli opterećenja između zaposlenih u odjelu.
Opisi poslova u cijeloj organizaciji služe za racionalnu raspodjelu ovlaštenja i odgovornosti među svim zaposlenima i eliminaciju dupliranja posla. Koriste se u određivanju kriterijuma za ocjenu radnog učinka (certifikacije) zaposlenih, za razvoj sistema napredovanja i programa razvoja kadrova. Oni sadrže jasne informacije neophodne za efikasan odabir kandidata za određenu poziciju.
Kako regulatorni dokument, opisi poslova služe kao osnova za reviziju kadrovskog rasporeda, rješavanje radnih i proizvodnih sukoba, utvrđivanje zakonitosti pojedinih oblika administrativnih kazni itd.
Za svako radno mjesto predviđeno u kadrovskoj tabeli izrađuje se opis posla. Ako u odjeljenju postoji više identičnih radnih mjesta, a zaposleni na tim radnim mjestima obavljaju iste funkcije, onda se izrađuje jedan opis posla.
Ako zaposleni na istim pozicijama obavljaju različite dužnosti, potrebno je nekoliko opisa poslova, od kojih će svaki sadržavati niz radnih obaveza koje odgovaraju njihovoj stvarnoj distribuciji među zaposlenima.
Stvarna raspodjela odgovornosti se ogleda u tekstu samog opisa posla, a može se odraziti i u naslovu, na primjer: Opis posla sekretarica direktora; ...sekretar prijema.
Opis posla mora sadržavati vizu za upoznavanje sa dokumentom onih zaposlenika čije su aktivnosti njime obuhvaćene.
Struktura i sadržaj opisa poslova trenutno nisu striktno regulisani, što omogućava da se kreira pojedinačno za svako preduzeće, uzimajući u obzir njegove specifičnosti.
Opis posla može se sastojati od sljedećih dijelova:
1) "Opće odredbe" - naznačiti naziv radnog mjesta sa oznakom strukturne jedinice u skladu sa kadrovskom tabelom; kome zaposleni direktno odgovara; postupak za imenovanje i razrješenje sa funkcije; spisak regulatornih, metodoloških i drugih dokumenata koji usmjeravaju zaposlenika koji obavlja ovu funkciju; kvalifikacioni uslovi za zaposlenog (nivo obrazovanja, veštine, radno iskustvo); zahtjevi za posebnim znanjima i vještinama.
2) "funkcije" - utvrđuje se glavna svrha pozicije. Funkcije zaposlenika su uvijek formulirane kao lista vrsta poslova ili pitanja koja treba riješiti. Funkcije zaposlenika određuju sastav radnih obaveza. Odjeljak "Funkcije" možda neće biti uključen opis posla, ako je u odeljku „Opšte odredbe“ formulisano opće namjene pozicije.
3) "Poslovne obaveze" - utvrđuje se konkretan sadržaj aktivnosti zaposlenog: navode se vrste poslova koje zaposleni obavlja na ovoj poziciji, priroda radnji koje obavlja („upravlja“, „priprema“, „odobrava“, „razmatra“, „obavlja “, “pruža” itd.) .
Ovaj odeljak može biti spisak specifičnih operacija koje obavlja zaposleni u sprovođenju funkcija koje su mu dodeljene. Na primjer, ako funkcije zaposlenika uključuju "kontrolu izvršenja dokumenata", tada će odgovornosti, shodno tome, biti:
· stavljanje dokumenata pod kontrolu,
· kontrola izvršenja dokumenata,
· uklanjanje dokumenata iz kontrole,
· analiza izvedbene discipline,
· obavještavanje menadžmenta o rezultatima izvršenja dokumenta.
4) "prava" - utvrđena su ovlašćenja zaposlenog radi obezbeđenja ispunjenja zadataka koji su mu dodeljeni:
· pravo na donošenje odluka u fazi preliminarnog razmatranja dokumenata (navođenje pitanja o kojima može samostalno odlučivati);
· pravo davanja instrukcija o određenim pitanjima;
· pravo na samostalno potpisivanje dokumenata u okviru nadležnosti koja mu je data;
· pravo kontaktiranja menadžera sa prijedlozima;
· pravo predstavljanja u ime jedinice ili institucije u drugim organizacijama;
· pravo da učestvuje na sastancima na kojima se raspravlja o pitanjima iz njegove nadležnosti;
· pravo da zahtijeva određene radnje od drugih zaposlenih,
· pravo na vize određene vrste dokumenata;
· pravo na vraćanje dokumenata na reviziju;
· pravo na primanje informacija neophodnih za rad (statističkih, ekonomskih, itd.), uključujući i povjerljive informacije;
· pravo pristupa regulatornim dokumentima; u informativni fond organizacije, arhivu, elektronske baze podataka;
· pravo na primanje potrebne periodike;
· pravo da koristite i imate na raspolaganju rečnike, priručnike, programe kompjuterskog prevodioca itd.
Po potrebi se u tekst odjeljka mogu dodati univerzalna prava koja su zajednička svim zaposlenima (a ne samo prava vezana za posao):
· pravo na sve vrste utvrđene naknade za vaš doprinos za rad;
· pravo na udobne uslove;
· pravo na usavršavanje;
· pravo na maksimalno ostvarivanje svojih profesionalnih potreba.
Jasna formulacija prava zaposlenika omogućava da se formuliše njegova odgovornost, koja je izdvojena u posebnom odjeljku.
5) "odgovornost" - utvrđuju se kriterijumi evaluacije učinka i mjere lične odgovornosti zaposlenog.
Odgovornost zaposlenog utvrđuje se u skladu sa važećim zakonodavstvom i može biti disciplinska, materijalna, administrativna ili krivična.
Ovaj odjeljak formuliše sadržaj i oblike odgovornosti službenika za:
· neprihvatanje blagovremene mjere ili radnje u vezi sa njegovim dužnostima;
· neusklađenost tehnologije sadržane u regulatornim i tehničkim dokumentima;
· kršenje rokove za završetak radova predviđenih standardima;
· odbijanje od upotrebe naprednih metoda rada i raspoloživih tehničkih sredstava;
· odbijanje izvršavati pismene i usmene instrukcije od rukovodioca.
Prilikom sastavljanja odjeljaka "Prava" i "Odgovornosti", glavna stvar je osigurati zaposleniku prava u mjeri u kojoj je to potrebno za obavljanje radnih obaveza. Uobičajena greška, koji dozvoljavaju sastavljači opisa poslova, jeste da se zaposleniku dodijele obaveze, ali ne i da mu se daju prava da ih sprovodi. Isto važi i za odgovornost. Prava na obavljanje određenih radnji su prije svega neophodna kada se obavljaju poslovi vezani za druge radnike ili na osnovu rezultata rada drugih radnika.
6) "veze" - utvrđuje se postupak interakcije između zaposlenog i drugih strukturnih jedinica i službenika.
Sekcija ima koordinirajući značaj i posebno je važna za uspostavljanje i regulisanje veza između različitih strukturnih podjela, utvrđivanje njihove hijerarhije i međusobnih obaveza.
7) Tekst opisa radnog mjesta može sadržavati dio "Uslovi naknade" , koji kaže:
· koja je plata zaposlenom utvrđena u skladu sa ugovorom ili kadrovskim rasporedom;
· koje bonuse može dobiti;
· koje bonuse može dobiti;
· kako može povećati svoju platu (pod kojim uslovima i kojom učestalošću);
· da li zaposleni može kombinovati profesije (pozicije) itd.
8) U metodološkoj literaturi se predlaže da se opis posla upotpuni sekcijom “Evaluacija posla” (Indikatori evaluacije posla), u kojima se mogu fiksirati i opšti indikatori procene učinka i specifični koje su uspostavili neposredni i viši menadžeri, kao i oni koji su sadržani u internim regulatornim i tehnološkim dokumentima organizacije.
Uobičajeni indikatori uključuju:
· potpuna realizacija zadataka dodijeljenih zaposleniku, radnih obaveza i dodijeljenih prava;
· kvalitet pripreme i izvođenja dokumenata;
· odsustvo grešaka i kršenja usluga;
· odsustvo pritužbi, zahtjeva i kritika od strane menadžera;
· kvalifikovanu primjenu zahtjeva uputstava i drugih regulatornih dokumenata;
· blagovremeno izvršavanje službenih dužnosti, poštovanje rokova za izvršenje dokumenata.
Opis poslova potpisuje rukovodilac službe predškolske obrazovne ustanove, a odobrava ga rukovodilac organizacije. Pored toga, zaposleni je dužan da uz potpis pročita opis posla. Viza za upoznavanje nalazi se ispod potpisa rukovodioca predškolske obrazovne ustanove (izrađivača opisa posla) i sastoji se od riječi „Pročitao sam upute“, potpisa zaposlenika, njegovih inicijala, prezimena i datuma.
20.7. Pravila. Pravila kao vrsta organizacionog dokumenta
Pravila je pravni akt kojim se uređuje postupak upravljanja organizacijom, kolegijalnim ili savjetodavnim tijelom. Tekst pravilnika sastoji se od odjeljaka koji imaju samostalne naslove i podijeljeni su na stavove i podstavke, koji su numerisani arapskim brojevima.
Pravilnici se sastavljaju na opštem memorandumu organizacije. Obavezni detalji su:
· naziv kompanije,
· naziv kolegijalnog ili savjetodavnog tijela,
· Ime vrsta dokumenta,
datum i broj dokumenta,
· mesto sastavljanja,
· potpis,
· pečat odobrenja.
Pravilnik donosi rukovodilac organizacije ili rukovodilac kolegijalnog organa.
U procesu pripreme propisi prolaze kroz fazu rasprave na sastanku članova kolegijalnog ili savjetodavnog tijela, kao i koordinaciju sa zainteresovanim odjelima i pravnom službom.
Pravila(u množini) kao vrsta organizacionog dokumenta izrađuju se kada je potrebno utvrditi kako i kojim redosledom treba da se obavlja posao.
Prema obimu primjene, pravila se mogu podijeliti na
1) imati opšte značenje za sve djelatnosti (propisi o sigurnosti; osnovna pravila za rad organizacionih arhiva),
2) sektorske, vezane samo za jednu industriju (pravila za prijem na visokoškolske ustanove; pravila za potrošačke usluge za stanovništvo).
Svaki zaposlenik primljen u organizaciju podliježe Pravilniku o internom radu.
Pravila unutrašnjeg poretka- lokalni podzakonski akt kojim se detaljno uređuje organizacija dnevnih aktivnosti ustanove, međusobne obaveze zaposlenih i administracije, davanje odsustva, upućivanje zaposlenih, unutarobjektni režim i druga pitanja.
Dokument se sastavlja na opštem memorandumu organizacije, s naznakom vrste dokumenta, potpisuje ga zamjenik šefa, a odobrava čelnik organizacije.
Interni propisi o radu su jasno strukturirani i sadrže sljedeće dijelove:
· opšte odredbe,
· postupak prijema, premještanja i otpuštanja radnika,
· glavne dužnosti zaposlenih,
radno vrijeme i njegovo korištenje,
· nagrade za uspjeh na poslu,
· kazne za kršenje administrativne i radne discipline.
Uzimajući u obzir specifičnosti aktivnosti organizacije, Pravila mogu sadržavati odjeljke „Unutarobjektni režim“, „Organizacija rada“ itd.
Za kreiranje proizvodnje instrukcije, potrebno je proučiti i detaljno opisati proizvodne ili tehnološke procese. Takođe može opisati fizičke i hemijske pojave, pravila rada za opremu ili rad na podešavanju. Autor uputstva ima veliku odgovornost i treba detaljno razumeti proces proizvodnje.
Trebaće ti
standardna uputstva
sigurnosnih zahtjeva
Instrukcije
1 Napišite uvodni dio uputstva za proizvodnju. Ovdje odražavaju obim i svrhu dokumenta.
2 Odrazite zahtjeve zaštite na radu u glavnom dijelu dokumenta, prije opisa posla. Ovdje možete dati linkove na postojeće upute o zaštiti na radu, sanitarni standardi i pravila, ili sastaviti tekst posebnih zahtjeva. Ovdje navedite korištenu ličnu zaštitnu opremu, sigurnosne zahtjeve za komponente, montažne jedinice i materijale.
3 Opišite tehnološki slijed radnji i operacija. Opišite procese jednostavnim frazama koje označavaju radnju na objektu, uz navođenje parametara (ako je potrebno). Zabilježite informacije o potrebnom načinu procesa, tj. parametri temperature, pritiska, snage itd. potrebnih tokom rada.
4 Navedite o kojoj se opremi radi tehnološki proces. Navesti nazive uređaja, alata i mjernih instrumenata u skladu sa tehnološkom dokumentacijom za njih. Dodeljivanjem slovnog koda alatima i priboru, možete skratiti tekst opisa operacija.
5 Napišite opis rada opreme u obliku liste ili redoslijeda radnji osoblja koje je servisira. Mogu postojati klauzule o odgovornosti osoblja tokom pripreme opreme za rad, tokom njenog rada, kvara i vanrednih situacija, kao i po završetku radova na opremi. Osim toga, potrebna je odgovornost osoblja prilikom servisiranja i rada na mehanizmima.
6 Podijelite veliki tekst na dijelove i pododjeljke. Označite paragrafe i podstavke. Dajte tabele ili grafičke ilustracije ako je potrebno.
7 Na prvom listu uputstva navedite naziv (na vrhu), industriju kojoj pripada proizvodnja. Ispod sa desne strane treba da stoji potpis kojim se potvrđuje odobrenje uputstva, pozicija i datum davaoca saglasnosti. Zatim postavite glavni tekst uputstava, koji se, ako je potrebno, prebacuje na sljedeće stranice. Desno i ispod, u posebnom polju, navedite sastav njegovih izvođača i prezime, ime programera i kontrolora.
POZICIJA
O izradi Uputstva za proizvodnju
Uvod
Ova Uredba je izrađena na osnovu zahtjeva Jedinstveni sistem tehnološku dokumentaciju (ESTD), ECTS, GOST 12.0.004 i uzimajući u obzir dopis Federalne službe za rad i zapošljavanje od 24. novembra 2008. N 6234-TZ « O uputstvu za rad i rad" i utvrđuje postupak izrade, odobravanja i primjene proizvodnih uputstava za stručna zanimanja DOO "" (u daljem tekstu organizacija).
Opće odredbe
1.1. Uputstva za proizvodnju- ovo je organizaciono-pravni dokument koji definiše glavne funkcije, dužnosti, prava i odgovornosti zaposlenog prilikom obavljanja djelatnosti u određenoj profesiji.
Uputstva za proizvodnju- ovo je dokument koji definira proceduru kojom osoblje može upravljati bilo kojom opremom: prijem i primopredaja smjene (ako je potrebno), puštanje u rad, uključivanje, gašenje, uklanjanje radi popravke, radnje u slučaju nesreće itd.
1.2. Proizvodno uputstvo za zaposlene u svakoj strukturnoj jedinici izrađuje rukovodilac strukturne jedinice na osnovu „Pravilnika o strukturnoj jedinici“. Uputstva za rad moraju biti konkretna i činjenično opisivati poslove.
1.3. Uputstva za proizvodnju se revidiraju na jedinstven način u skladu sa promjenama u strukturi i kadrovskom sastavu Organizacije, kao i nakon certifikacije.
1.4. Značaj proizvodnog uputstva kao organizacionog dokumenta je sledeći:
Osigurava pravni status i mjesto zaposlenog u sistemu upravljanja;
Definiše zadatke, funkcije, prava i odgovornosti zaposlenog;
Omogućava vam da razumno ocijenite rezultate svojih aktivnosti;
To je pravni osnov za sertifikaciju zaposlenog, utvrđivanje njegovog disciplinskog i finansijske obaveze;
Uspostavlja organizacionu osnovu pravne delatnosti.
1.5. Uputstva za proizvodnju pregledavaju se svakih 5 godina.
1.6. Rok trajanja proizvodnih uputstava u Organizaciji je 45 godina nakon njihove zamjene.
1.7. Čuvanje originalnih proizvodnih uputstava vrši odgovorna osoba By kadrovski rad Organizacije. Po potrebi, ovjerene kopije mogu čuvati rukovodioci strukturnih jedinica i koristiti u tekućem radu strukturnih jedinica.
2. Postupak izrade i izdavanja Uputstva za proizvodnju
2.1. Uputstva za proizvodnju razvijena su na osnovu kadrovske tabele organizacije, Sveruskog klasifikatora radničkih zanimanja, pozicija zaposlenih i tarifnih kategorija OK 016-94 (OKPDTR), uputstva za rad za proizvodne pogone za opremu, alate i uređaje koji se koriste u radno mesto radnika određene struke od strane rukovodioca strukturne jedinice u čijem se podređenom radno mesto nalazi.
2.2. Prije izrade uputa za proizvodnju potrebno je:
Proučavanje tehnološkog (proizvodnog) procesa, identifikacija potencijalnih opasnih i štetnih faktora proizvodnje koji nastaju u njegovom normalnom toku iu slučaju odstupanja;
Definicija sigurne metode i metode rada, njihov redoslijed, kao i
tehničke i organizacione mjere koje treba uključiti u uputstva;
Utvrđivanje usklađenosti sa sigurnosnim zahtjevima opreme koja se koristi,
uređaji i alati;
Studiranje karakteristike dizajna i efikasnost zaštitne opreme koja
može se koristiti prilikom obavljanja relevantnih poslova.
2.3. Zahtjevi uputstava moraju biti postavljeni u skladu sa redoslijedom tehnološkog (proizvodnog) procesa, uzimajući u obzir vrste opreme, pribora i alata.
2.4. Tekst uputstva mora sadržavati samo one zahtjeve koji se odnose na sigurnost određene vrste rada i koje ispunjavaju sami radnici.
2.5. Proizvodno uputstvo za radnike ne bi trebalo da sadrži nikakve reference na druge regulatorne i tehničke dokumente (osim linkova na druga uputstva za radnike). Izrađivači uputstava moraju uzeti u obzir osnovne zahtjeve ovih dokumenata. Ako je potrebno, zahtjeve ovih dokumenata treba uključiti u uputstva.
2.6. Zahtjevi uputstava moraju biti sažeti i jasni, uzimajući u obzir specifične uslove i specifičnosti obavljenog posla i ne dozvoljavaju različite interpretacije. Termini koji se koriste u uputstvima moraju odgovarati terminologiji usvojenoj u regulatornim dokumentima. Kada se koriste termini koji nisu utvrđeni u ovim dokumentima, njihove definicije ili objašnjenja treba dati u tekstovima uputstava.
Zamjena riječi u tekstu uputstva slovnim skraćenicama (skraćenicama) je dozvoljena pod uslovom da je skraćenica u potpunosti dešifrovana prilikom prve upotrebe.
2.7. U uputstvu ne treba koristiti kolokvijalni govor, kao ni stručne i tehničke kolokvijalne termine.
U tekstu treba izbjegavati predstavljanje zahtjeva u vidu zabrane, a ako to nije moguće, treba objasniti šta je uzrok zabrane. Pojedine tačke uputstva ne treba pojačavati rečima „kategorički”, „posebno”, „strogo obavezno”, „bezuslovno” itd., jer su sve tačke uputstva podjednako važne i obavezne. Pojedine odredbe uputstava mogu biti ilustrovane crtežima, dijagramima, fotografijama koje objašnjavaju značenje ovih zahtjeva.
Obrazac za predstavljanje zahtjeva mora biti propisan: uradi, rotiraj, pomjeri, registriraj, itd.
2.8. Uputstva moraju sadržavati zahtjeve koje mogu ispuniti sami zaposleni i ne sadrže organizacione ili tehnički zahtjevi, čija implementacija nije neophodna da bi se osiguralo sigurno obavljanje poslova i stvaranje normalnih sanitarnih uslova na radnom mjestu.
2.9. Uputstva ne bi trebalo da sadrže odgovornosti šefova odjeljenja, jer znanje o njima je nepotrebno za zaposlenog.
2.10. Uputstva moraju odrediti proceduru i zahtjeve kako bi se osiguralo sigurno obavljanje posla. Ako je sigurnost rada određena određenim standardima, onda oni moraju biti naznačeni (veličina praznina, udaljenosti, visina, napon, koncentracija itd.).
2.11. Tekst uputstva podeliti na odeljke (ako je potrebno, na pododeljke) i paragrafe i numerisati arapskim brojevima: delovi - unutar uputstva, pododeljci - unutar odeljka, paragrafi unutar pododeljaka (ako ih nema - unutar odeljaka ).
Pošto „Uvod“ ne sadrži uputstva, nema potrebe da ga numerišete.
2.12. U nazivu uputstva treba navesti vrstu zanimanja za koju je namenjena. Izrađeni nacrt uputstva, sa listom korišćene regulatorne i tehničke dokumentacije, uputiti na razmatranje nadležnim službama i strukturnim odeljenjima. Nakon razmatranja i sumiranja komentara i sugestija, izrađuje se konačni nacrt uputstva za zaposlene.
2.13. Svim uputstvima se dodjeljuje broj (slovna skraćenica - oznaka vrste nastave, arapski brojevi - broj odjeljenja (po potrebi), redni broj prema Listi, godina izrade)
Na primjer: PI 01.01-2012 – Uputstvo za proizvodnju ________ ( naziv profesije)
2.14. Uputstva za proizvodnju moraju biti pripremljena u skladu sa obrascem datim u Dodatku 1
3.2. Okvirni sadržaj poglavlja Uputstva za proizvodnju:
Uvod
1. Opšte odredbe
2. Karakteristike rada
4. Odgovornost
5. Opis radnog mjesta i vrste opreme koja se koristi
6. Opis postupka rukovanja opremom, mehanizmima, alatima i uređajima.
6.1. Definicija i svrha
6.2. Tehničke specifikacije
6.3. Opis proizvodni proces
6.4. Uslovi za vođenje proizvodnog procesa i (ili) rad opreme, mehanizama, alata i uređaja
6.5. Priprema za popravku
6.6. Rutinsko održavanje
6.7. Proizvodni problemi i metode za njihovo otklanjanje
7. Spisak lokalnih regulatornih dokumenata čije zahtjeve radnik mora poznavati i poštovati.
Naziv i sadržaj dijelova Uputstva za proizvodnju mogu se mijenjati u zavisnosti od specifičnih uslova radnog mjesta i obavljanja posla.
3.3. U odjeljku "Uvod".
3.4. Odjeljak „Opšte odredbe“ treba da odražava:
Puni naziv profesije (tačan naziv u skladu sa tabelom osoblja, sa naznakom kategorije zaposlenika u skladu sa Sveruskim klasifikatorom radničkih profesija, pozicija zaposlenih i tarifnih razreda;
Kome je zaposleni direktno podređen (pored kome je podređen u odsustvu nadređenog);
Postupak prijema i razrješenja, po preporuci koje osobe se prima u radni odnos, sa kojim službenikom se dogovara imenovanje;
Kako se organizuje rad - samostalno od strane zaposlenog, u skladu sa planom rada strukturne jedinice ili prema fleksibilnom ili drugom rasporedu rada koji odobrava direktor Organizacije;
Da li je zaposlenom određen neredovni radni dan ako je njegova profesija uvrštena na listu radnih mjesta, specijalnosti i zanimanja sa neredovnim radnim vremenom odobrenu nalogom direktora Organizacije;
čije usmene i pismene naloge zaposleni izvršava - pored naloga neposrednog rukovodioca ili u njegovom odsustvu;
Kvalifikacioni uslovi za obrazovanje i radno iskustvo izrađuju se na osnovu ECTS;
Šta zaposleni treba da zna?
3.5. Odjeljci „Karakteristike rada“, „Prava“, „Odgovornost“ treba da odražavaju zahtjeve definisane ECTS-om za datu profesiju i dodatno navode specifične vrste poslova koje odredi poslodavac koji nisu obuhvaćeni ECTS-om, ali su neophodni za sprovođenje proizvodnih aktivnosti odjeljenja organizacije (kombiniranje zanimanja, posebne vrste poslovi koji zahtijevaju dodatnu obuku i sl.).
3.6. U odeljku „Opis radnog mesta i vrste korišćene opreme“
Dato Kratki opis radno mjesto sa definisanjem konkretnih granica ili naznakom područja jedinice ili teritorije na kojoj radnik obavlja posao, vrste opreme koja se koristi, mehanizama, alata i uređaja koji služe i koje radnik koristi prilikom obavljanja poslova u u skladu sa odeljkom “Karakteristike rada”.
3.7. U odeljku „Opis postupka za rukovanje opremom, mehanizmima, alatima i uređajima“
Uzimajući u obzir zahtjeve Priručnika ili Uputa za upotrebu za opremu, mehanizme, alate i uređaje proizvođača, Pravila projektovanja i siguran rad i opisani su specifični uslovi rada koje je odredila organizacija:
Definicija i namena opreme, mehanizama, alata i uređaja kojima se rukuje i koriste, odnosno upućivanje na druge lokalne regulativne dokumente kojima se definiše postupak za siguran rad određenih mehanizama, alata i uređaja;
Specifikacije oprema, mehanizmi, alati i uređaji koji su uključeni u uslužni objekat na radnom mestu radnika navedeni su u posebnim priručnicima ili uputstvima za upotrebu opreme, mehanizama, alata i uređaja proizvodnih pogona;
Izrađuje se opis procesa proizvodnje koji ukazuje na potrebne parametre za vođenje procesa, interakciju sa drugim proizvodnim procesima ili radnje drugih radnika;
Uslovi za obavljanje proizvodnog procesa i (ili) rada opreme, mehanizama, alata i uređaja određeni su zahtjevima Priručnika ili Uputa za upotrebu opreme, mehanizama, alata i uređaja proizvođača, Pravilima za projektovanje i siguran rad i specifičnim uslove rada koje utvrđuje organizacija;
Prilikom pripreme za popravku opreme utvrđuje se postupak isključivanja opreme (isključivanje, isključivanje, isključivanje i sl.), oslobađanje opreme od proizvoda i ulja i sl. akcije;
Prilikom redovnog održavanja opreme, mehanizama, alata i uređaja utvrđuje se postupak pregleda, podmazivanja, održavanja, određuju se periodi održavanja, dijagrami podmazivanja i dr. operacije;
Proizvodni problemi i metode za njihovo otklanjanje obično se prikazuju u obliku tabele u skladu sa preporukama uputstava ili uputstava za upotrebu opreme proizvođača i specifičnim uslovima rada koje određuje organizacija.
3.8. U odeljku „Spisak lokalnih regulatornih dokumenata čije zahteve radnik mora da poznaje i da se pridržava“ navodi se posebna Uputstva o zaštiti rada po struci, Uputstva o zaštiti na radu i bezbednom radu i druge vrste Uputstava, zahtevi koje radnik mora znati i pridržavati se pri obavljanju poslova u skladu s ovim uputama za proizvodnju
