5.1.คำสั่งคืออะไร?
คำสั่งเป็นการกระทำทางกฎหมายที่ออกหรืออนุมัติโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างกฎเกณฑ์ที่ควบคุมด้านองค์กร วิทยาศาสตร์ เทคนิค เทคโนโลยี การเงิน และด้านพิเศษอื่น ๆ ของกิจกรรมของสถาบัน องค์กร วิสาหกิจ (แผนกและบริการ) เจ้าหน้าที่และพลเมือง วัตถุประสงค์หลักของเอกสารการเรียนการสอนคือเพื่อสอนลำดับของการกระทำหรือเพื่อให้ความช่วยเหลือในด้านคุณภาพของ ข้อมูลอ้างอิงในการฝึกอบรม
มีการออกคำแนะนำเพื่อวัตถุประสงค์ในการอธิบายและกำหนดขั้นตอนในการใช้กฎหมายและเอกสารการบริหาร (เช่นคำสั่ง) มีการออกคำแนะนำในการกรอกและบำรุงรักษาเอกสารทางบัญชีอย่างต่อเนื่อง
รายละเอียดงานถูกร่างขึ้นสำหรับพนักงานแต่ละคนของสถาบัน (องค์กร) รายละเอียดงานมีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียวและโครงสร้างข้อความเดียวกันสำหรับทุกตำแหน่ง: ข้อกำหนดทั่วไป หน้าที่ ความรับผิดชอบในงาน สิทธิ ความรับผิดชอบ ความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ
เอกสารการเรียนการสอนสามารถแสดงได้ด้วยคำอธิบาย ระบบปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ คำแนะนำในการทำงานหรืองานพิเศษ หรือคู่มือซอฟต์แวร์
หลักการพื้นฐานในการสร้างเอกสารประกอบการสอนมีอะไรบ้าง??
คำแนะนำที่ดี ใช้ถ้อยคำถูกต้อง ชัดเจน ครบถ้วน สม่ำเสมอ และมีประสิทธิภาพ คุณลักษณะแต่ละอย่างเหล่านี้เป็นแนวทางสำหรับผู้เขียนคำแนะนำ
หลักการที่หนึ่ง: หลีกเลี่ยงความไม่แน่นอน ยิ่งคำแนะนำเฉพาะเจาะจงมากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น เป็นการดีกว่าที่จะพูดว่า "เลี้ยวซ้ายที่ต้นโอ๊กใหญ่ซึ่งมีบ้านที่มีหลังคากระเบื้องสีเขียวและมีป้าย 'ขาย' อยู่" ดีกว่าพูดว่า "เลี้ยวซ้ายที่ต้นไม้ใหญ่" เมื่ออธิบายให้ชัดเจนควรหลีกเลี่ยงคำที่มีความหมายหลากหลายหรือไม่มีความหมาย ความแม่นยำ - ด้านที่สำคัญความชัดเจน
หลักการที่สอง: มีความชัดเจน ควรเตรียมคำแนะนำสำหรับผู้รับโดยเฉพาะ กำหนดเป้าหมายข้อความของคุณไปยังผู้ชมเป้าหมายของคุณ หากคุณกำลังจัดเตรียมเอกสารสำหรับระบบคอมพิวเตอร์ คุณต้องพิจารณาระดับการรับรู้ของผู้ชมเกี่ยวกับระบบ การใช้ศัพท์เฉพาะและคำย่ออาจเป็นที่ยอมรับในบางห้องเรียน แต่ไม่เป็นที่ยอมรับในห้องเรียนอื่นๆ นอกจากนี้ คำแนะนำยังทำให้ชัดเจนขึ้นได้โดยใช้ประโยคสั้นๆ คำทั่วไป และการเชื่อมโยงที่ดี
หลักการที่สาม: จัดหา ข้อมูลครบถ้วน- คำแนะนำสามารถชัดเจนและเข้าใจได้ แต่ยังคงล้มเหลวหากไม่สมบูรณ์ หากคุณพลาดขั้นตอนสำคัญในการอธิบายเทคนิค อาจส่งผลให้ไม่สามารถทำงานให้สำเร็จได้ นอกเหนือจากการกำหนดการกระทำหลักหรือองค์ประกอบทั้งหมดของคำสั่งของคุณแล้ว ให้ระบุความเป็นไปได้ด้วย ปัญหาต่างๆหรือคำถาม วิธีหนึ่งในการตรวจสอบคำแนะนำของคุณเพื่อความครบถ้วน ให้ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้: ใคร? อะไร เมื่อไร? ที่ไหน? ยังไง? ทำไม
หลักการที่สี่: มีความสม่ำเสมอ คำแนะนำที่ให้ไว้จะนำไปปฏิบัติได้ง่ายขึ้นหากสอดคล้องและสม่ำเสมอ แยกแยะระหว่างระดับโครงสร้างภายในคำแนะนำของคุณและทำให้ผู้รับเข้าใจได้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น ในคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษร ให้ถือว่าแต่ละขั้นตอนพื้นฐานเหมือนกัน แต่ละขั้นตอนในระดับถัดไปก็สอดคล้องกันเช่นกัน เป็นต้น ขอแนะนำให้เริ่มแต่ละขั้นตอนพื้นฐานด้วย หน้าใหม่ใช้แบบอักษรและรูปแบบเดียวกัน และเริ่มต้นด้วยการสรุปสั้นๆ
หลักการที่ห้า: มีประสิทธิภาพ ประสิทธิภาพหมายถึงการรักษาข้อความการสอนให้น้อยที่สุดโดยยังคงรักษาหลักการสี่ประการข้างต้นไว้ การบรรลุประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องง่าย เนื่องจากคำแนะนำที่ชัดเจน ไม่คลุมเครือ เข้าใจได้ และสม่ำเสมอมีแนวโน้มที่จะมีความยาว อย่างไรก็ตาม คุณควรมองหาวิธีที่จะลดคำแนะนำของคุณให้เหลือน้อยที่สุด ตัวอย่างเช่น การเริ่มต้นการกระทำทั้ง 7 ประการด้วยวลี “ขั้นตอนต่อไปของคุณในการทำงานให้สำเร็จ…” จะไม่ได้ผล ให้ใช้วลีแบบนี้แทนรายการการกระทำทั้งเจ็ดครั้งหลังเครื่องหมายทวิภาค
มักจะได้รับประสิทธิภาพโดยการใช้บทสรุปสั้นๆ ที่อธิบายเนื้อหาของคำสั่ง เช่น “การติดตั้งสิ่งนี้ ซอฟต์แวร์ประกอบด้วยสามขั้นตอนหลักและใช้เวลาแปดนาที อย่างไรก็ตาม ก่อนการติดตั้ง คุณต้องค้นหาหมายเลขประจำเครื่องและจำนวน RAM ในคอมพิวเตอร์ของคุณ" บทสรุปโดยย่อ (บทสรุปของการดำเนินการที่เสนอ) ช่วยหลีกเลี่ยงความไร้ประสิทธิภาพของการผ่านส่วนหนึ่งของเส้นทางที่อธิบายไว้ในคำแนะนำจนถึงช่วงเวลาที่ชัดเจนสำหรับคุณว่าคุณไม่มีอุปกรณ์หรือข้อมูลเพียงพอที่จะทำงานให้สำเร็จ
ฉันควรเริ่มเตรียมคำแนะนำที่ไหน?
เมื่อสร้างเอกสารคำแนะนำ นอกเหนือจากการใช้หลักการพื้นฐานแล้ว คุณควรพิจารณาด้วยว่าผู้ชมของคุณอาจใช้ข้อมูลอย่างไร นักบินเครื่องบินจะปรึกษารายการการกระทำและเงื่อนไขที่จำเป็นในแต่ละครั้งก่อนเครื่องขึ้น ช่างเทคนิคคอมพิวเตอร์หันไปใช้คำแนะนำเพื่อจดจำการกดคีย์ผสมสำหรับคำสั่งที่ไม่ค่อยได้ใช้ พนักงานใหม่ปฏิบัติตามคำแนะนำที่เตรียมไว้โดยบรรพบุรุษเพื่อรับมือกับงานที่ยากลำบาก ผู้สมัครเข้ารับตำแหน่งจะตรวจสอบรายละเอียดงานเพื่อวัดระดับความสนใจในตำแหน่งนั้น
เอกสารแต่ละฉบับมีวัตถุประสงค์และคุณลักษณะที่ชัดเจนที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานตามวัตถุประสงค์ เมื่อเตรียมคำแนะนำ รายการคำถามต่อไปนี้ที่คุณควรค้นหาคำตอบก่อนเริ่มเขียนเอกสารจะช่วยคุณ:
5.2 คำสั่งภายในบริษัทอย่างเป็นทางการควรจัดรูปแบบอย่างไร?
คำแนะนำจะออกในรูปแบบทั่วไป ได้รับการอนุมัติโดยพระราชบัญญัติการบริหารพิเศษหรือโดยหัวหน้าโดยตรง โดยมีหลักฐานการประทับตราอนุมัติที่เกี่ยวข้อง ตราประทับอนุมัติมีสองตัวเลือกการออกแบบ:
ฉันอนุมัติแล้ว
ประธานบริษัท Olympus Joint Stock Company
ลายเซ็นต์ วี.แอล. พล็อตนิคอฟ
30.03.2011
ที่ได้รับการอนุมัติ
คำสั่งของรัฐมนตรีว่าการกระทรวงสาธารณสุขของรัสเซีย
15.11.2011 № 287
คำแนะนำอาจถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นภาคผนวกของเอกสารการบริหาร เมื่อคำสั่งได้รับการอนุมัติโดยเอกสารการบริหาร (เช่น คำสั่งซื้อ) จะกำหนดเส้นตายในการแนะนำคำสั่ง แสดงรายการมาตรการขององค์กรที่จำเป็น และระบุผู้รับผิดชอบ
ชุดคำสั่งควรช่วยให้ผู้อ่านทำงานให้เสร็จได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และประสบความสำเร็จ สิ่งสำคัญคือต้องจัดเตรียมทุกรายละเอียด การละเว้นหรือข้อผิดพลาดอาจทำให้ผู้อ่านหงุดหงิด ใช้หลักเกณฑ์ของเราในการเขียนชุดคำแนะนำ
ส่วนที่ 1
กำลังเตรียมเขียนคำแนะนำวิจัยกลุ่มเป้าหมายของคุณนี่เป็นสิ่งแรกที่ต้องทำเมื่อเขียนคำแนะนำ คุณเขียนเพื่อใคร? คนเหล่านี้เป็นผู้เชี่ยวชาญหรือมือใหม่? การรู้จักผู้ฟังช่วยให้คุณเลือกคำที่เหมาะสม ใช้รายละเอียดในระดับที่ต้องการ และใช้เทคนิคในการจัดโครงสร้างข้อมูล
ระบุเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดก่อนที่คุณจะเริ่มต้น คุณต้องระบุอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่จำเป็นในการทำตามคำแนะนำให้สำเร็จ นี่อาจเป็นรายการส่วนผสมหรืออุปกรณ์ที่จำเป็น
ทำงานให้เสร็จ วิธีที่ดีที่สุดเขียนคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ - ทำตามขั้นตอนการทำงานให้สำเร็จด้วยตนเอง วิธีนี้คุณจะเขียนรายละเอียดทั้งหมด หากคุณสร้างกระบวนการขึ้นใหม่จากหน่วยความจำ คุณอาจจำรายละเอียดได้ไม่ทั้งหมด จากนั้นหาคนมาทำงานให้เสร็จตามบันทึกย่อของคุณ ให้พวกเขาแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับกิจกรรมแปลก ๆ หรือน่าสับสนที่กล่าวถึงในเนื้อหา
ใช้คำพูดการกระทำคำแนะนำควรเต็มไปด้วยคำและคำอธิบายการกระทำ เริ่มต้นด้วยกริยาการกระทำ ในขณะเดียวกัน ผู้อ่านก็จะได้รับคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน แต่ละขั้นตอนควรฟังดูเหมือนเป็นคำสั่ง ใช้อารมณ์ที่จำเป็น
เพิ่มเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้นเมื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม ต้องแน่ใจว่าใช้เฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ถามตัวเองว่า: “ผู้อ่านจำเป็นต้องรู้คำจำกัดความนี้เพื่อทำความเข้าใจคำแนะนำหรือไม่” หรือ “ผู้อ่านต้องการคำแนะนำนี้เพื่อปฏิบัติตามคำแนะนำได้สำเร็จหรือไม่”
ใช้การอุทธรณ์ข้อความคำแนะนำควรเขียนเป็นการสนทนากับผู้อ่าน เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้คำว่า "คุณ" คุณจะแนะนำผู้อ่านผ่านทุกประเด็นเป็นการส่วนตัว
มีความเฉพาะเจาะจงคำแนะนำจะต้องเฉพาะเจาะจงอย่างยิ่ง เขียนเฉพาะสิ่งที่คุณต้องรู้ ระบุว่าต้องหมุนกุญแจทางไหน เดินกี่ขา หรือเค้กที่เสร็จแล้วควรมีลักษณะอย่างไร
จัดเรียงการกระทำตามลำดับและใช้คำวิเศษณ์บอกเวลานี่จะช่วยเชื่อมโยงขั้นตอนต่างๆ เข้าด้วยกัน และความคิดของคุณก็จะดูสอดคล้องกันมากขึ้นด้วย คำแนะนำโดยทั่วไปประกอบด้วยการกระทำตามลำดับและคำเกริ่นนำ ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจคำแนะนำทีละขั้นตอน
ส่วนที่ 3
โครงสร้างคำสั่งเขียนส่วนเกริ่นนำ.ก่อนที่คุณจะเริ่ม คำแนะนำโดยละเอียดจำเป็นต้องแนะนำผู้อ่านให้รู้จักกับสถานการณ์โดยย่อ บทนำจะอธิบายถึงสิ่งที่ผู้อ่านสามารถทำได้หลังจากอ่านคำแนะนำแล้ว อีกทั้งยังมีภาพรวมของกิจกรรมทั้งหมดอีกด้วย ควรสั้นและชัดเจน
จัดเรียงคำแนะนำของคุณตามลำดับความต้องการคำแนะนำประกอบด้วยการดำเนินการที่เชื่อมโยงถึงกันตามลำดับ ก่อนที่คุณจะนั่งลงเพื่อเขียนคำแนะนำ คุณต้องตัดสินใจว่าขั้นตอนใดที่จำเป็น นั่นคือคุณต้องเลือกบางสิ่งโดยที่คุณไม่สามารถเริ่มทำงานให้เสร็จได้
แบ่งคำแนะนำออกเป็นงานแยกกันคำแนะนำส่วนใหญ่กำหนดให้คุณต้องทำงานหลายอย่างให้เสร็จสิ้นเพื่อให้กระบวนการทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์ การจัดคำแนะนำออกเป็นย่อหน้าแยกกันสำหรับแต่ละขั้นตอนจะช่วยให้อ่านและทำความเข้าใจได้ง่าย
ระบุแต่ละงานให้ชัดเจนเพื่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจคำแนะนำ ให้ติดป้ายกำกับแต่ละส่วนด้วยถ้อยคำที่ชัดเจน ชื่องานควรระบุถึงงานเฉพาะหรือส่วนของงานนั้นเกี่ยวกับอะไร ผู้อ่านจะต้องเข้าใจงานที่เขาจะต้องปฏิบัติก่อนที่จะเริ่มงาน
ใส่แต่ละขั้นตอนไว้ในหนึ่งประโยคประโยคเหล่านี้ควรสั้น แต่ละข้อเสนอจะต้องมีเพียงขั้นตอนเดียวเท่านั้น เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะแบ่งงานออกเป็นกิจกรรมต่างๆ แทนที่จะแบ่งแต่ละขั้นตอนออกเป็นหลายกิจกรรม
ให้ความสามารถในการติดตามความสำเร็จของเหตุการณ์สำคัญ คุณสมบัติที่สำคัญ คำแนะนำที่เป็นประโยชน์คือการช่วยให้ผู้อ่านติดตามความก้าวหน้าของพวกเขา อาจมีลักษณะดังนี้: “เมื่อคุณ ___________ คุณจะเห็น _________”
โปรดระบุทางเลือกอื่นหากเป็นไปได้บางครั้งสิ่งเดียวกันสามารถทำได้หลายวิธี ให้แน่ใจว่าคุณอธิบายทุกอย่าง วิธีที่เป็นไปได้ซึ่งสามารถดำเนินการได้
ใช้ขั้นตอนย่อยหากจำเป็นการกระทำบางอย่างอาจต้องแบ่งออกเป็นขั้นตอนเล็กๆ ขั้นตอนเหล่านี้ควรใช้เฉพาะในกรณีที่ขั้นตอนเหล่านี้เล็กเกินไปที่จะถือเป็นจุดคำแนะนำแบบสแตนด์อโลน ก้าวเล็กๆ จะช่วยแบ่งขั้นตอนใหญ่ออกเป็นส่วนๆ หรือเน้นลำดับของการกระทำ
วางคำเตือนและเงื่อนไขไว้ที่จุดเริ่มต้นหากมีสิ่งที่ผู้อ่านจำเป็นต้องรู้ ทำ หรือทำความเข้าใจก่อนเริ่มงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเริ่มคำอธิบายขั้นตอนด้วยสิ่งเหล่านั้น
คาดการณ์ปัญหาคิดถึงสถานที่ที่ผู้อ่านของคุณอาจประสบปัญหา จากนั้นเสนอคำแนะนำในการแก้ไขปัญหา คุณยังสามารถยกตัวอย่างสิ่งที่อาจผิดพลาดได้หากผู้อ่านทำผิดพลาดในขั้นตอนนี้
มีเพียงสองวิธีในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ประการแรกคือการเพิ่มความสนใจในผลงานและความสามารถ ประการที่สองคือการลดความล้มเหลวและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น สร้างอัลกอริทึมและเทคโนโลยีสำหรับการดำเนินงานเฉพาะ ในทั้งสองกรณี เราต้องการมาตรฐานหรือคำแนะนำหรือเทคโนโลยีที่อธิบายว่าเป็นหนึ่งในเครื่องมือ
โดยพื้นฐานแล้ว มันเป็นเอกสารที่อธิบายวิธีการปฏิบัติหน้าที่ เอกสารประเภทนี้ที่พบบ่อยที่สุดคือมาตรฐานองค์กร ซึ่งประกอบด้วยชุดคำสั่งที่มีขนาดเล็กกว่า
ฉันจะแบ่งปันข้อสังเกตของฉันเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการเขียนคำแนะนำดังกล่าวเพื่อให้ได้ผล การทำงาน – เป็นไปตามความเป็นจริง ช่วยรับประกันผลลัพธ์ที่ต้องการในกระบวนการปฏิบัติตามคำแนะนำ ประเมินได้
หากบุคคลที่เราเห็นว่าเหมาะสมกับงานนี้สามารถทำงานนี้ด้วย B ที่มั่นคงได้หลังจากได้รับคำสั่งเป็นครั้งแรกในชีวิตแล้ว คำสั่งนั้นก็ดี
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าจำเป็นต้องมีมาตรฐานและคำแนะนำสำหรับงานที่พนักงานอาจไม่สามารถทำได้ตั้งแต่เริ่มต้น คือเมื่อมาบริษัทจากที่ทำงานอื่นเขาอาจไม่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีบางอย่าง
โดยปกติจะมีฟังก์ชันสองกลุ่ม:
หน้าที่เฉพาะของบริษัท หรือวิธีการเฉพาะในการแก้ปัญหา ตัวอย่างเช่น บริษัทของคุณมีบริษัทเป็นของตัวเอง วิธีพิเศษคัดแยกสินค้าในคลังสินค้า คุณจำเป็นต้องทำด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งหรือไม่? ถ้าอย่างนั้นคุณต้องมีคำแนะนำ
หน้าที่หลักที่ขึ้นอยู่กับความสามารถส่วนบุคคลของพนักงาน งานเหล่านี้เป็นงานที่ไม่มีอัลกอริธึมการดำเนินการที่เข้มงวดและพนักงานตัดสินใจว่าจะดำเนินการอย่างไรให้เสร็จสิ้นอย่างมีอิสระ เช่น ฟังก์ชั่นการขาย ใช่ฉันมี หลักการทั่วไปขายดีแต่ส่วนแบ่งยังสูง ประสบการณ์ส่วนตัวและความรู้เกี่ยวกับตัวละคร ในกลุ่มฟังก์ชันนี้ เราต้องเลือกบุคคลที่มีความสามารถในระดับหนึ่งและมีความเข้าใจในงานเหมือนกับที่เราทำ หรือรวมฟังก์ชันเข้ากับคำสั่ง
เมื่อสร้าง “โครงกระดูก” ของมาตรฐาน ผมแนะนำให้แบ่งแนวคิดของกระบวนการ - ขั้นตอน - การปฏิบัติงาน กระบวนการคือชุดของกิจกรรมที่มุ่งเป้าไปที่เป้าหมายบางอย่าง ขั้นตอนการขาย, ขั้นตอนการผลิตรองเท้า, ขั้นตอนการเตรียมร้านเพื่อเปิดร้าน ขั้นตอนคือลำดับของการกระทำภายในกระบวนการ ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนการสร้างการติดต่อกับผู้ซื้อ ขั้นตอนการพลิกส้นเท้า ขั้นตอนการทำความสะอาดชั้นวาง การดำเนินการ – การดำเนินการภายในขั้นตอน ตัวอย่างเช่นในขั้นตอนการทำความสะอาดชั้นวางจะมีการดำเนินการ - การเทน้ำ ทาสารทำความสะอาด ฯลฯ
คำแนะนำเขียนไว้ในระดับการเปิดเผยการดำเนินการภายในขั้นตอนสำคัญแต่ละขั้นตอน คำแนะนำในการทำงาน– นี่คือลำดับการดำเนินงานที่มีโครงสร้างซึ่งช่วยให้คุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนได้สำเร็จ
มาตรฐานและกฎเกณฑ์ไม่ควรมีความคลุมเครือ นี่ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป เนื่องจากแนวคิดหลายอย่าง เช่น "ความเป็นมิตร" "ความจริงใจ" และ "ความปรารถนาที่จะช่วยเหลือ" มักจะถูกเข้าใจผิด กฎที่คุณประกาศจะต้องชัดเจนและเฉพาะเจาะจง คุณต้องกำหนดส่วนบริการเฉพาะ โดยย้ายจากส่วนทั่วไปไปสู่ส่วนเฉพาะ การบอกว่าคุณต้องทักทายผู้ซื้อนั้นไม่เพียงพอ ซึ่งสามารถทำได้ในรูปแบบที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ยืนหรือนั่ง? “สวัสดีตอนบ่าย” หรือ “สวัสดี”? จับมือหรือจูบ? เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในภายหลัง คุณจะต้องระบุกฎให้เจาะจงมาก ขึ้นอยู่กับคุณที่จะเลือกระดับรายละเอียดที่คุณต้องการ แน่นอนว่า คุณไม่ควรวัดความกว้างของรอยยิ้มมากนัก แต่ยิ่งคำอธิบายเจาะจงมากขึ้น พนักงานของคุณก็จะเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าคุณต้องการอะไรจากพวกเขา
ข้อความที่มีโครงสร้างจะอ่าน เข้าใจ และจดจำได้ง่ายกว่า หากเราอ้างว่าลำดับการกระทำของเราจะนำไปสู่ผลลัพธ์ ลำดับนั้นก็ต้องมีอยู่จริง และต้องมีความมั่นใจชัดเจนว่าขั้นตอนเหล่านี้จะนำไปสู่ผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น เพื่อให้ผู้ซื้อในห้องโถงสามารถติดต่อได้ คุณต้องเข้าหาเขาก่อน แล้วยิ้ม จากนั้นพูดว่า “สวัสดีตอนบ่าย” แล้วพูดว่า “คุณสนใจเรื่องอะไร” ในหลาย ๆ งานลำดับนั้นมีความคลุมเครือและคุณต้องเลือกตัวเลือกการดำเนินการที่เหมาะกับคุณมากที่สุด
ตัวอย่างอัลกอริทึม ขั้นตอนการบริหารจัดซื้อ
1.นำสินค้าที่เลือกไปชำระเงิน
2.แพ็คสินค้าและสนับสนุนการตัดสินใจของผู้ซื้อ"ทางเลือกที่ดี!"
3. สอบถามความพร้อมของบัตรส่วนลด/แจ้งโปรแกรมส่วนลดหากไม่มีบัตร
4.รายการสินค้าที่ซื้อทั้งหมด
5.ใส่ใจกฎเกณฑ์ในการดูแลสินค้า เตือนผู้ซื้อเกี่ยวกับวิธีการดูแลผลิตภัณฑ์ที่เลือกหรือใส่ใจกับฉลาก -โปรดปฏิบัติตามคำแนะนำในการดูแลผลิตภัณฑ์"
6.ระบุยอดซื้อให้ชัดเจน
7.ตรวจสอบรูปแบบการชำระเงินกับผู้ซื้อ
8. รับเงินจากผู้ซื้อ นับเงินต่อหน้าผู้ซื้อตรวจสอบความถูกต้องของตั๋วเงิน
9.ตั้งชื่อจำนวนเงินที่ได้รับจากผู้ซื้อ, จำนวนการเปลี่ยนแปลง -ขอบคุณพันรูเบิลของคุณ การเปลี่ยนแปลงของคุณคือ 50 รูเบิล”
10.นับการเปลี่ยนแปลงต่อหน้าผู้ซื้อ
11.แจกเงินทอนพร้อมกับใบเสร็จรับเงินและถุงซื้อสินค้า
12.มอบโบรชัวร์โฆษณาและข้อมูลต่างๆ ให้กับบริษัท”กรุณานำหนังสือเล่มนี้มาพร้อมกับผลิตภัณฑ์ใหม่ของเรา ฉันคิดว่าคุณจะสนใจ "
13.บอกลาและเชิญชวนผู้ซื้อให้กลับมาอีกครั้ง"ดีที่สุด กลับมาบ่อยๆ!”
คำสั่งหรือมาตรฐานใด ๆ มีส่วนที่สอง - หนึ่งเมตร หากเราตกลงที่จะดำเนินงานในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง เราก็จำเป็นต้องมีเครื่องมือที่จะช่วยให้เราประเมินได้ว่าปฏิบัติตามคำแนะนำหรือไม่ เช่น ผมมีคำแนะนำในการอบพาย โดยวัดขนาด น้ำหนัก และรสชาติของพายมาตรฐาน
การมีอยู่และการใช้มิเตอร์เป็นเพียงเงื่อนไขเดียวในการปฏิบัติตามคำแนะนำ วิธีการเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์/การกระทำที่ได้รับจากการปฏิบัติตามคำแนะนำกับมาตรฐานคือกลไกของการวัด
ดังนั้นเราจึงต้องการสองสิ่ง - มาตรฐาน (คำอธิบายผลลัพธ์ของการกระทำ) และเครื่องมือเปรียบเทียบ "ข้อเท็จจริงมาตรฐาน" ในระดับง่ายๆ: มีส่วนอ้างอิง - มีคำแนะนำสำหรับการผลิตและเครื่องอัตโนมัติที่วัดความเบี่ยงเบน ในระดับมาตรฐานการทำงานก็ใช้เช่นเดียวกัน มีพฤติกรรมที่ต้องการ - นี่คือมาตรฐาน ตัวอย่างเช่น เมื่อได้รับการคัดค้านจากลูกค้า ตัวแทนฝ่ายขายจะรักษาน้ำเสียงที่สงบ เห็นด้วยกับสิทธิของลูกค้าที่จะคิดเช่นนั้น และถามคำถามเพื่อชี้แจงเกี่ยวกับเหตุผลของการคัดค้าน มีการบันทึกพฤติกรรมจริง ณ จุดใดจุดหนึ่ง และมีมาตราส่วนในการเปรียบเทียบมาตรฐานกับข้อเท็จจริง เครื่องมือเปรียบเทียบทั่วไปที่สุดคือรายการตรวจสอบหรือระดับการไล่ระดับพฤติกรรม ประเด็นก็คือ เราเพิ่มตัวบ่งชี้ที่วัดผลได้ให้กับพฤติกรรม เช่น คะแนน และเราได้รับระดับคะแนน
ตัวอย่างมาตราส่วนในรายการตรวจสอบ:
ในมาตรฐานการทำงาน ไม่เพียงแต่บล็อก HOW to do it เท่านั้นที่มีความสำคัญ แต่ยังรวมไปถึง WHY และ WHY ที่ต้องบล็อกด้วย หลักการนี้ใช้ได้กับคำสั่งประเภทที่สอง เมื่อพนักงานแต่ละคนมีความเข้าใจในการทำงานนี้อย่างถูกต้องแล้ว ผู้ใหญ่ทุกคนมีวิสัยทัศน์เกี่ยวกับโลกและมีความเข้าใจในงานที่ดีเป็นของตัวเอง และบ่อยครั้งที่วิสัยทัศน์ของเขาดูเหมือนจริงสำหรับเขามากกว่าของคุณ ดังนั้นมาตรฐานที่ซับซ้อนหรือสำคัญจึงจำเป็นต้องมีอุปสรรค นี้ คำอธิบายสั้น ๆ– เหตุใดคุณจึงเสนอวิธีแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ สิ่งนี้จะช่วยให้ผ่านการต่อต้านที่เป็นไปได้ของพนักงานและเตือนคุณถึงหลักการสำคัญในการทำงานของคุณอีกครั้ง
ตัวอย่าง: มาตรฐานร้านค้า บล็อกการขยายการขาย
เหตุใดการขยายเช็คจึงสำคัญ
ถ้าเราขายเฉพาะสิ่งที่ผู้ซื้อขอเท่านั้น สถาบันของผู้ขายก็จะไม่มีอยู่อีกต่อไป! ร้านค้าทุกแห่งจะมีเครื่องจักรที่ลูกค้าสามารถกรอกคำขอได้ และหุ่นยนต์จะนำสินค้าไปให้เขา
ในชีวิตจริง ผู้ซื้อมักจะไม่ซื้อสิ่งที่เขาขอ ซื้อมากกว่าที่วางแผนไว้ ซื้อสิ่งที่เขาจำได้ขอบคุณผู้ขาย การขายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเรา ดังนั้นเราจึงเสนอสิ่งอื่นแก่ผู้ซื้อเสมอ ซึ่งเป็นรายการเพิ่มเติมตามที่เขาเลือก
มีกฎการขายง่ายๆ: การขายให้กับคนที่ซื้อของจากคุณไปแล้วจะง่ายกว่าและเร็วกว่าการขายให้กับผู้ซื้อรายใหม่มาก ทำไม เนื่องจากผู้ซื้อของคุณเชื่อใจคุณและได้ตกลงกับการสูญเสียเงินจำนวนหนึ่งแล้ว หากพูดเป็นรูปเป็นร่าง “กระเป๋าเงินของเขาเปิดอยู่แล้ว” นอกจากนี้ คุณมีข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับผู้ซื้อรายนี้และได้ทำการติดต่อกับผู้ซื้อรายนี้แล้ว เมื่อเริ่มทำงานกับผู้ซื้อรายใหม่ คุณใช้เวลา "เข้าสู่" บทสนทนา จัดการกับความต้องการพื้นฐานของเขา ฯลฯ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าต้องขยายคำสั่งซื้อ สำหรับผู้ขาย การขายไม่ใช่สิ่งที่ผู้ซื้อต้องการและขอแล้วถือว่ามีคุณค่า แต่ขายสิ่งที่ผู้ขายเสนอให้เขา
คุณไม่สามารถพยายามหลีกเลี่ยงบางสิ่งบางอย่างได้ ความคิดของเรามีโครงสร้างมากจนเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเคลื่อน "ไปสู่การหลีกเลี่ยง" ฉันไม่สามารถคิดได้ว่า "ไม่มีการร้องเรียนจากลูกค้า" บอกฉันว่าฉันควรทำอะไร ไม่ใช่สิ่งที่ไม่ควรเกิดขึ้น มันเหมือนกับการนำทีมลงสนามโดยมีเป้าหมายว่า “ไม่แพ้” ไม่ชนะหรือเสมอแต่ก็ไม่แพ้ ถ้าเป็นนักฟุตบอลก็รู้วิธีเล่นให้ส่งบอลดีหรือทำประตูได้ แต่จะเล่นยังไงให้ “ไม่แพ้”!? กฎ “อย่าหยาบคาย” อาจบ่งบอกถึงทางเลือกในการดำเนินการ เช่น การเงียบ สุภาพ ล้อเล่น เป็นต้น คุณต้องการอะไร? วางกรอบปัญหาเชิงบวก!
ตัวอย่างถ้อยคำเชิงบวก:
เมื่อเราสาธิตผลิตภัณฑ์เรา
นำแบบจำลองออกจากโครงยึดหรือชั้นวาง
เราถือสินค้าอย่างระมัดระวังและเรียบร้อย..
ไม่น่าเป็นไปได้ที่คุณจะปรารถนาอ่านหนังสือหลายเล่มที่เขียนด้วยฟอนต์ 10 โดยไม่มีช่องว่าง รูปภาพ หรืองานมอบหมาย หากเราต้องการให้ผู้ขายของเราไม่อ่านมาตรฐานเลย ให้เขียนมันเป็นภาษา “หนังสือ” บนกระดาษ A4 ธรรมดา แล้วใส่ไว้ในโฟลเดอร์ “BUSINESS No” แล้วลืมมันไปตลอดกาล หากเราต้องการสร้างเอกสารการทำงาน เราต้องจำไว้ว่า การดูครั้งเดียว ดีกว่าการอ่านหลายๆ ครั้ง ลดความซับซ้อนของคำสั่งของคุณด้วยความช่วยเหลือของก) รูปภาพการ์ตูน; b) แผนภาพ c) ภาพวาด d) ข้อความวิทยานิพนธ์ e) คำแนะนำวิดีโอ f) สนามเด็กเล่น ฯลฯ พยายามทำให้เอกสารสามารถอ่านเข้าใจและนำเสนอได้
“ลูกค้าไม่ควรละเลยโดยไม่สนใจ!” สโลแกนที่เจอบ่อย คุณแน่ใจหรือว่าสิ่งนี้เป็นไปได้? แม้แต่ในชั่วโมงเร่งด่วน? แม้ในช่วงไฮซีซั่น? คุณพร้อมหรือยังที่จะใช้มาตรการคว่ำบาตรหากคุณเห็นพนักงานขายขาดลูกค้าและไม่มีเวลาทักทายลูกค้ารายใดรายหนึ่ง หรือมาตรฐานนี้ไม่สามารถทำได้เสมอไป? ในฐานะผู้จัดการ คุณจะพร้อมที่จะตัดสินใจนำบุคลากรเพิ่มเติมเข้ามาในห้องโถงในช่วง "ชั่วโมงเร่งด่วน" เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานหรือไม่? หากคุณกำหนดข้อกำหนดที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับความเป็นไปได้ คุณสามารถสรุปได้ว่าข้อกำหนดเหล่านั้นไม่มีอยู่จริง งานดังกล่าวลดระดับพนักงานมากกว่าที่พวกเขาทำ คำสั่งใดๆ จะต้องเป็นไปได้และเพียงพอต่อกระบวนการทำงาน หากละเว้นขั้นตอนบางอย่างได้ แต่ผลลัพธ์ไม่เปลี่ยนแปลง ทำไมเราจึงเขียนมันขึ้นมา? หากเราเองเข้าใจว่าทุกคนจะไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้เสมอไป เราก็คิดใหม่อีกครั้งว่าคุ้มค่าที่จะเขียนหรือไม่
1. วัตถุประสงค์และผลของคำสั่ง เหตุใดจึงทำเช่นนี้และสิ่งที่ควรเกิดขึ้นอันเป็นผลมาจากการกระทำ
ตัวอย่าง. คำแนะนำในการติดตั้ง (สำหรับร้านค้า)
จุดประสงค์ของขั้นตอนนี้คือเพื่อจัดระเบียบความเหมาะสมของผลิตภัณฑ์ที่เลือกและร่วมกันเลือกรุ่นที่เหมาะสมที่สุด
ทำไมคุณถึงต้องมีอุปกรณ์ฟิตติ้ง? ผู้ซื้อสามารถประเมินผลิตภัณฑ์ได้โดยการลองใช้ผลิตภัณฑ์เท่านั้น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องทำให้ผู้ซื้อสนใจและ "พาเขา" เข้าไปในห้องลอง เมื่อผู้ซื้อพบว่าตัวเองอยู่ในห้องลองเสื้อ โอกาสในการซื้อจะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยมีเงื่อนไขว่าผู้ขายได้ระบุความต้องการของเขาอย่างถูกต้องและจะให้บริการเขาต่อไปให้สูงสุด........
2. “เริ่มต้นและสิ้นสุด” เหตุการณ์ทริกเกอร์สำหรับการเริ่มทำงานกับคำสั่งนี้และเหตุการณ์ที่อธิบายขอบเขตของการสิ้นสุดคำสั่ง
ตัวอย่าง. เริ่มต้น - หากหน้าจอบนแท็บเล็ตของคุณมืดลง - โปรดดูอัลกอริทึม 1
เสร็จสิ้นหรือเส้นขอบ - หากผู้ซื้อของคุณไม่ออกจากห้องลองนานกว่า 15 นาทีและไม่ตอบคำถามของคุณ ให้หยุดเลือกสินค้าและเริ่มค้นหาว่าเกิดอะไรขึ้น))
3. อัลกอริทึมคำอธิบายการกระทำเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ เราจะทำอย่างไร? ให้เป็นนามธรรมดีกว่า
หากเรากำลังพูดถึงการสื่อสารของพนักงานกับใครสักคน จะดีกว่าถ้ามีตัวอย่างวลีที่เหมาะสมหลาย ๆ (2-5) ตัวอย่าง โมดูลคำพูดในหลายรูปแบบเป็นสิ่งจำเป็นในการแสดงตัวอย่าง และความแปรปรวนของตัวอย่างช่วยป้องกันการเรียนรู้ "วลีที่ถูกต้อง"
4. คำอธิบายข้อผิดพลาดทั่วไปหลายประการ เราจะไม่ทำมันได้อย่างไร?
5. แผนผังหรือคำอธิบายของตัวเลือกหลักหลายประการสำหรับการพัฒนาสถานการณ์พร้อมแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ ฉันแนะนำเป็นพิเศษสำหรับมาตรฐานการขาย
6. หากจำเป็น ให้ใช้แผนภาพโต้ตอบตามคำแนะนำปัจจุบัน ขีดจำกัดความสามารถและการติดต่อที่จำเป็น
ตัวอย่าง: ถ้าเครื่องคิดเงินเสียต้องโทรแจ้ง A.P. โทร.....
คำสั่งหรือมาตรฐานแต่ละรายการจำเป็นต้องมีคำสั่ง B - เอกสารการประเมินซึ่งจะใช้ประเมินการนำไปปฏิบัติ ประการแรกสิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญเข้าใจว่าทุกอย่างเป็นเรื่องจริงจัง และประการที่สอง ประเมินประสิทธิผลของพฤติกรรมของคุณตามคำแนะนำ
ตัวอย่าง. เกณฑ์การประเมินประสิทธิผลในขั้นตอน "การติดตั้ง"
7. หากมีการเขียนคำสั่งสำหรับฟังก์ชันประเภทสายพานลำเลียง พนักงานจะแจ้งให้ทราบว่างานเสร็จสมบูรณ์อย่างไร เมื่อใด และกับใคร และสามารถรวบรวมผลลัพธ์ได้
8. หลักเกณฑ์หรือแบบทดสอบตนเอง
หลักการที่นี่เหมือนกัน - ไม่ควรเขียนโดยผู้ที่รู้ว่าต้องทำอย่างไร แต่โดยผู้ที่สามารถทำได้ และตามตัวชี้วัดแล้ว ทำได้ดีกว่าใครๆ แต่เนื่องจากโดยปกติแล้วนักแสดงที่เก่งที่สุดไม่สามารถเรียบเรียงเนื้อเพลงได้เสมอไป จึงมีนักแสดง 2-3 คน เหล่านี้คือผู้ให้บริการเทคโนโลยี - ผู้เชี่ยวชาญและคอมไพเลอร์ที่ดีที่สุด (ผู้ที่รู้วิธีเขียน)
คำแนะนำในกิจกรรมการจัดการ (จากภาษาละติน instructio - การสอน, การจัดการ) เป็นการกระทำทางกฎหมายที่ออกเพื่อสร้างกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับองค์กร, วิทยาศาสตร์, เทคนิค, เทคโนโลยี, การเงินและด้านพิเศษอื่น ๆ ของกิจกรรมของสถาบัน, องค์กร, รัฐวิสาหกิจ, แผนกของพวกเขา บริการ เจ้าหน้าที่ และประชาชน
คำแนะนำกำหนดขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรมใด ๆ หรือขั้นตอนในการใช้บทบัญญัติของกฎหมายและข้อบังคับอื่น ๆ
คำแนะนำจะจัดทำขึ้นตามแบบฟอร์มทั่วไปขององค์กร หน้าชื่อเรื่องมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:
· ชื่อองค์กร
· สถานที่และปีที่พิมพ์
ชื่อเรื่องของคำแนะนำจะระบุถึงวัตถุประสงค์หรือช่วงของปัญหาที่ข้อกำหนดดังกล่าวนำไปใช้ เช่น: คำแนะนำ เกี่ยวกับการสนับสนุนเอกสารของฝ่ายบริหาร
ข้อความของคำแนะนำประกอบด้วยส่วนที่มีส่วนหัวและแบ่งออกเป็นย่อหน้าและย่อหน้าย่อยซึ่งมีหมายเลขเป็นเลขอารบิค ข้อความของคำแนะนำใช้คำต่อไปนี้: ต้อง, ควร, จำเป็น, ไม่ได้รับอนุญาต, ห้ามฯลฯ
คำแนะนำลงนามโดยผู้จัดการ หน่วยโครงสร้างใครเป็นคนพัฒนามัน คำสั่งดังกล่าวได้รับการอนุมัติโดยพระราชบัญญัติการบริหารพิเศษหรือโดยหัวหน้าองค์กรโดยตรง
อาจบันทึกคำแนะนำไว้เป็นภาคผนวกของเอกสารการบริหาร เมื่อคำสั่งได้รับการอนุมัติโดยเอกสารการบริหาร (คำสั่ง กฤษฎีกา) จะกำหนดเส้นตายในการแนะนำคำสั่ง แสดงรายการมาตรการขององค์กรที่จำเป็น และระบุผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ หากไม่ได้ระบุกำหนดเวลาในการแนะนำคำแนะนำในข้อความของเอกสารการบริหารจะถือเป็นวันที่ลงนามและลงทะเบียนเอกสาร
คำสั่งต่างๆ ได้แก่ คำสั่งสำหรับงานในสำนักงาน (เอกสารสนับสนุนสำหรับฝ่ายบริหาร) และลักษณะงาน
คำแนะนำในการทำงานในสำนักงาน (DOU)เป็นนิติกรรมที่ควบคุมกฎเกณฑ์ เทคนิค กระบวนการสร้างเอกสารและเทคโนโลยีในการทำงานกับเอกสาร กล่าวอีกนัยหนึ่งการเรียนการสอนจะรวมระบบการจัดการสำนักงานที่พัฒนาขึ้นในองค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพของการบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและทุกแผนกขององค์กรเพื่อความเข้าใจที่ชัดเจนและการนำเสนองานทุกขั้นตอนพร้อมเอกสารแต่ละองค์กรจะต้องจัดทำคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานโดยคำนึงถึงกิจกรรมเฉพาะของตน ( 9)
คำแนะนำนี้ได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของกฎหมายที่เกี่ยวข้องของสหพันธรัฐรัสเซียระดับชาติ เอกสารกำกับดูแล: กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของหอจดหมายเหตุของแผนก มาตรฐานของรัฐสำหรับระบบเอกสารแบบครบวงจร วัสดุเชิงบรรทัดฐานและระเบียบวิธีของ Federal Archive กฎของแผนก ปัจจุบันแผนกต่าง ๆ ได้จัดทำคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงานโดยทั่วไปหรือบางส่วนสำหรับกลุ่มองค์กรหรือสถาบันที่คล้ายคลึงกันในอุตสาหกรรมทั้งหมด
คำแนะนำสำหรับสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนแบ่งออกเป็นแบบมาตรฐาน แบบอย่าง และแบบรายบุคคล
คำแนะนำมาตรฐานได้รับการพัฒนาสำหรับสถาบันรองประเภทเดียวกันโดยกระทรวงและกรมบางภาคส่วนของเศรษฐกิจของประเทศ
คำแนะนำตัวอย่างถูกร่างขึ้นโดยคำนึงถึงข้อกำหนดของคำแนะนำมาตรฐาน แต่ไม่คำนึงถึงลักษณะขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง
องค์กรจะพัฒนาตามคำแนะนำมาตรฐานและตัวอย่าง คำแนะนำส่วนบุคคล ที่เกี่ยวข้องกับเงื่อนไขของกิจกรรม
คำแนะนำต้องมีข้อกำหนดทั่วไป ส่วนเนื้อหา และภาคผนวก
ในส่วน บทบัญญัติทั่วไป ประการแรก มีการกำหนดขอบเขตของการแจกจ่ายคำสั่ง (ตัวอย่างเช่น "คำสั่งใช้กับเอกสารทั้งหมด", "... กับเอกสารการบริหาร", "... ยกเว้นเอกสารลับ" ฯลฯ ) บทบัญญัติทั่วไปควรสร้างความรับผิดสำหรับการไม่ปฏิบัติตามบทบัญญัติของคำแนะนำ
ส่วนหลักของคำสั่งประกอบด้วยสองส่วนใจความ: "เอกสาร" และ "การจัดระเบียบการทำงานกับเอกสาร"
ในส่วน เอกสารประกอบ ถูกกำหนด:
· ประเด็นกิจกรรมขององค์กรที่อยู่ภายใต้เอกสารบังคับ
· ประเภทของเอกสารที่ใช้ในการจัดทำเอกสารกิจกรรมองค์กร การบริหาร ข้อมูล และกิจกรรมอ้างอิง
· กฎทั่วไปเอกสาร;
· กฎการเตรียมการ แต่ละสายพันธุ์เอกสาร รวมถึงขั้นตอนการรับรอง การอนุมัติ การลงนาม และการอนุมัติ
· ขั้นตอนการผลิตและการทำสำเนาเอกสาร
· หลักเกณฑ์การลงทะเบียนและรับรองสำเนาและเอกสารแนบ
· ขั้นตอนการใช้และจัดเก็บแบบฟอร์ม ตราประทับ และแสตมป์
· ขั้นตอนการปฏิบัติงานของนักแสดงในการทำงานกับเอกสาร
ในส่วน การจัดระเบียบการทำงานพร้อมเอกสาร ได้รับการติดตั้ง:
· ขั้นตอนการรับ ประมวลผล และแจกจ่ายเอกสารขาเข้า
· ขั้นตอนการโอนเอกสารภายในองค์กร
· ขั้นตอนการเตรียมและการประมวลผลเอกสารขาออก
· ขั้นตอนการบันทึกจำนวนเอกสาร
· กฎทั่วไปสำหรับการลงทะเบียนเอกสารขาเข้า ขาออก และภายใน
· ลักษณะของแบบฟอร์มการลงทะเบียน
· คำอธิบายของเทคโนโลยีที่นำมาใช้และขั้นตอนการจัดทำดัชนีเอกสาร
· หลักการสร้างข้อมูลและงานอ้างอิงในองค์กร
· ขั้นตอนการจัดระบบและการจำแนกข้อมูลอ้างอิง
· ขั้นตอนการควบคุมดูแล
· เทคโนโลยีการควบคุม
· กำหนดเวลาโดยทั่วไป
·กฎทั่วไปสำหรับการจัดเก็บเอกสารในบริการการศึกษาก่อนวัยเรียนและในแผนกโครงสร้าง
· ขั้นตอนการรวบรวมรายการกิจการขององค์กร
·กฎสำหรับการสร้างเอกสารบางประเภทในไฟล์
· ขั้นตอนการจัดระบบและจัดทำดัชนีเอกสารบางประเภท
·การจัดระบบการตรวจสอบคุณค่าทางวิทยาศาสตร์และการปฏิบัติของเอกสาร
· หลักเกณฑ์การลงทะเบียนกรณีโอนไปจัดเก็บ
·ข้อกำหนดสำหรับคำอธิบายเอกสารการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว
· ขั้นตอนการโอนคดีไปยังหอจดหมายเหตุของสถาบัน
การใช้งานคำแนะนำควรมีเนื้อหาอ้างอิงและภาพประกอบมากที่สุด แอปพลิเคชันต้องประกอบด้วย:
· ไดอะแกรมการไหลของเอกสาร
· รอยประทับตราและตราประทับ
· แบบฟอร์มตัวอย่าง
· ตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์มเอกสาร
· รายการเอกสารที่ไม่ต้องลงทะเบียน
· รูปแบบการตั้งชื่อคดี ฯลฯ
ดังนั้นคำสั่งจะต้องสะท้อนถึงกระบวนการทั้งหมดในการทำงานกับเอกสาร การดำเนินการทางเทคโนโลยีทั้งหมดในลำดับตรรกะ
การจัดทำคำแนะนำดำเนินการโดยบริการการศึกษาก่อนวัยเรียนโดยมีส่วนร่วมของเอกสารสำคัญและบริการด้านกฎหมาย คำสั่งที่ลงนามโดยหัวหน้าฝ่ายบริการการจัดการสำนักงานได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรและมีผลบังคับใช้ตามคำสั่งของเขาหลังจากนั้นจะถูกส่งไปยังหน่วยโครงสร้างทั้งหมดเพื่อใช้ในการทำงาน
รายละเอียดงาน- เป็นเอกสารขององค์กรและกฎหมายที่กำหนดสถานที่และความสำคัญของตำแหน่งเฉพาะในโครงสร้างองค์กรอย่างชัดเจนและมีรายการทั้งหมดโดยธรรมชาติ ฟังก์ชั่นแรงงานแบบฟอร์มและกำหนดเวลาในการรายงานเงื่อนไขค่าตอบแทนและกำหนดขอบเขตสิทธิและความรับผิดชอบของพนักงานที่ดำรงตำแหน่งเฉพาะนี้ (10)
คำอธิบายลักษณะงานที่ถูกวาดอย่างถูกต้องช่วยให้พนักงานแต่ละคนสามารถจินตนาการถึงขอบเขตความรับผิดชอบของงานได้อย่างชัดเจน ความเชื่อมโยงการทำงานภายในและนอกองค์กรที่จำเป็น และช่วยให้พวกเขาวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ชั่วโมงการทำงานส่งผลให้มีการกระจายภาระระหว่างพนักงานในแผนกมากยิ่งขึ้น
คำอธิบายลักษณะงานทั่วทั้งองค์กรทำหน้าที่กระจายอำนาจและความรับผิดชอบให้กับบุคลากรทุกคนอย่างมีเหตุผล และลดความซ้ำซ้อนของงาน ใช้ในการกำหนดเกณฑ์การประเมินการปฏิบัติงานด้านแรงงาน (การรับรอง) ของพนักงาน เพื่อพัฒนาระบบการเลื่อนตำแหน่งและโครงการพัฒนาบุคลากร มีข้อมูลที่ชัดเจนที่จำเป็นสำหรับการคัดเลือกผู้สมัครในตำแหน่งเฉพาะอย่างมีประสิทธิภาพ
ยังไง เอกสารกำกับดูแลรายละเอียดของงานทำหน้าที่เป็นพื้นฐานในการแก้ไขตารางการรับพนักงาน แก้ไขข้อขัดแย้งด้านแรงงานและการผลิต การพิจารณาความถูกต้องตามกฎหมายของบทลงโทษทางการบริหารบางรูปแบบ เป็นต้น
รายละเอียดงานได้รับการพัฒนาสำหรับแต่ละตำแหน่งที่ระบุไว้ในตารางการรับพนักงาน หากมีตำแหน่งที่เหมือนกันหลายตำแหน่งในแผนกและพนักงานที่ดำรงตำแหน่งเหล่านี้ทำหน้าที่เดียวกัน คำบรรยายลักษณะงานจะได้รับการพัฒนาขึ้น
หากพนักงานที่ดำรงตำแหน่งเดียวกันปฏิบัติหน้าที่ต่างกัน จำเป็นต้องมีคำอธิบายลักษณะงานหลายรายการ โดยแต่ละประเภทจะมีความรับผิดชอบงานที่หลากหลายซึ่งสอดคล้องกับการแบ่งสรรตามจริงระหว่างพนักงาน
การกระจายความรับผิดชอบที่แท้จริงจะสะท้อนให้เห็นในข้อความของรายละเอียดของงาน และยังสามารถสะท้อนให้เห็นในชื่อเรื่องได้ด้วย ตัวอย่างเช่น: รายละเอียดงาน เลขานุการผู้จัดการ ...พนักงานต้อนรับ.
รายละเอียดงานจะต้องมีวีซ่าเพื่อทำความคุ้นเคยกับเอกสารของพนักงานที่มีกิจกรรมครอบคลุมอยู่ด้วย
โครงสร้างและเนื้อหาของลักษณะงานในปัจจุบันไม่ได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด ซึ่งช่วยให้สามารถสร้างเป็นรายบุคคลสำหรับแต่ละองค์กร โดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของมัน
รายละเอียดงานอาจประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้:
1) “บทบัญญัติทั่วไป” - ระบุชื่อตำแหน่งพร้อมการกำหนดหน่วยโครงสร้างตามตารางการรับพนักงาน ผู้ที่พนักงานรายงานโดยตรง ขั้นตอนการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและการถอดถอนจากตำแหน่ง รายการเอกสารด้านกฎระเบียบ วิธีการ และเอกสารอื่น ๆ ที่แนะนำพนักงานที่ดำรงตำแหน่งนี้ ข้อกำหนดคุณสมบัติของพนักงาน (ระดับการศึกษา ทักษะ ประสบการณ์การทำงาน) ข้อกำหนดสำหรับความรู้และทักษะพิเศษ
2) "ฟังก์ชั่น" - มีการกำหนดวัตถุประสงค์หลักของตำแหน่ง หน้าที่ของพนักงานจะถูกกำหนดเป็นรายการประเภทงานหรือปัญหาที่ต้องแก้ไขเสมอ เป็นหน้าที่ของพนักงานที่กำหนดองค์ประกอบของความรับผิดชอบในงาน ไม่สามารถรวมส่วน "ฟังก์ชัน" ไว้ได้ รายละเอียดงานหากมีการกำหนดไว้ในส่วน "บทบัญญัติทั่วไป" วัตถุประสงค์ทั่วไปตำแหน่ง
3) “หน้าที่ความรับผิดชอบ” - มีการกำหนดเนื้อหาเฉพาะของกิจกรรมของพนักงาน: ประเภทของงานที่ดำเนินการโดยพนักงานในตำแหน่งนี้ลักษณะของการกระทำที่ดำเนินการจะแสดงรายการ (“ จัดการ”, “เตรียม”, “อนุมัติ”, “พิจารณา”, “ดำเนินการ” ”, “ให้” ฯลฯ)
ส่วนนี้อาจเป็นรายการการดำเนินงานเฉพาะที่ดำเนินการโดยพนักงานในการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ตัวอย่างเช่น หากหน้าที่ของพนักงานรวมถึง "การควบคุมการดำเนินการเอกสาร" ความรับผิดชอบจะเป็นดังนี้:
· วางเอกสารให้อยู่ภายใต้การควบคุม
·ควบคุมการดำเนินการของเอกสาร
· การนำเอกสารออกจากการควบคุม
· การวิเคราะห์วินัยการปฏิบัติงาน
· แจ้งฝ่ายบริหารเกี่ยวกับผลลัพธ์ของการดำเนินการเอกสาร
4) “สิทธิ” - มีการจัดตั้งอำนาจของพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จ:
· สิทธิในการตัดสินใจในขั้นตอนการพิจารณาเอกสารเบื้องต้น (รายการประเด็นที่เขาสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระ)
· สิทธิในการให้คำแนะนำในประเด็นเฉพาะ
· สิทธิ์ในการลงนามในเอกสารอย่างอิสระภายในกรอบความสามารถที่มอบให้เขา
· สิทธิ์ในการติดต่อผู้จัดการเพื่อขอข้อเสนอ
· สิทธิในการเป็นตัวแทนในนามของหน่วยงานหรือสถาบันในองค์กรอื่น
· สิทธิ์ในการเข้าร่วมการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ ภายในเขตอำนาจศาลของเขา
· สิทธิในการเรียกร้องการดำเนินการบางอย่างจากพนักงานคนอื่น ๆ
· สิทธิในการขอวีซ่าเอกสารบางประเภท
· สิทธิในการคืนเอกสารเพื่อการแก้ไข
· สิทธิ์ในการรับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำงาน (สถิติ เศรษฐกิจ ฯลฯ) รวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับ
· สิทธิในการเข้าถึงเอกสารกำกับดูแล ไปยังกองทุนข้อมูลขององค์กร คลังข้อมูล ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
· สิทธิในการรับวารสารที่จำเป็น
· สิทธิ์ในการใช้และมีพจนานุกรม หนังสืออ้างอิง โปรแกรมแปลคอมพิวเตอร์ ฯลฯ ตามที่คุณต้องการ
หากจำเป็น คุณสามารถเพิ่มสิทธิ์สากลที่พนักงานทุกคนมีร่วมกัน (และไม่ใช่แค่สิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับงาน) ลงในข้อความของส่วนนี้ได้:
· สิทธิในการได้รับค่าชดเชยที่จัดตั้งขึ้นทุกประเภทสำหรับการบริจาคแรงงานของคุณ
· ถูกต้อง สภาพที่สะดวกสบาย;
· สิทธิในการฝึกอบรมขั้นสูง
· สิทธิในการบรรลุความต้องการทางวิชาชีพของตนอย่างสูงสุด
การกำหนดสิทธิของพนักงานอย่างชัดเจนทำให้สามารถกำหนดความรับผิดชอบของตนได้ ซึ่งจะเน้นในส่วนที่แยกต่างหาก
5) "ความรับผิดชอบ" - มีการกำหนดเกณฑ์ การประเมินผลการปฏิบัติงานและมาตรการความรับผิดชอบส่วนบุคคลของพนักงาน
ความรับผิดชอบของพนักงานถูกกำหนดตามกฎหมายปัจจุบัน และอาจเป็นทางวินัย วัตถุ ทางการบริหาร หรือทางอาญา
ส่วนนี้จะกำหนดเนื้อหาและรูปแบบของความรับผิดชอบอย่างเป็นทางการสำหรับ:
· การไม่ยอมรับมาตรการหรือการกระทำที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของตนทันเวลา
· การไม่ปฏิบัติตามเทคโนโลยีที่ประดิษฐานอยู่ในเอกสารด้านกฎระเบียบและทางเทคนิค
· การละเมิดกำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้นตามมาตรฐาน
· การปฏิเสธจากการใช้วิธีการทำงานขั้นสูงและวิธีการทางเทคนิคที่มีอยู่
· การปฏิเสธปฏิบัติตามคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรและด้วยวาจาจากผู้จัดการ
เมื่อร่างส่วน "สิทธิ" และ "ความรับผิดชอบ" สิ่งสำคัญคือการให้สิทธิแก่พนักงานตามขอบเขตที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่ ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ได้รับอนุญาตจากผู้ร่างคำอธิบายลักษณะงานคือการมอบหมายความรับผิดชอบให้กับพนักงาน แต่ไม่ได้ให้สิทธิ์แก่เขาในการดำเนินการ เช่นเดียวกับความรับผิดชอบ สิทธิในการดำเนินการบางอย่างมีความจำเป็นเป็นหลักเมื่อปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับคนงานคนอื่นหรือตามผลงานของคนงานคนอื่น
6) “ความสัมพันธ์” - กำหนดขั้นตอนการโต้ตอบระหว่างพนักงานกับหน่วยโครงสร้างอื่น ๆ และเจ้าหน้าที่
ส่วนนี้มีความสำคัญในการประสานงานและมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการสร้างและควบคุมการเชื่อมโยงระหว่างแผนกโครงสร้างต่างๆ การสร้างลำดับชั้นและภาระผูกพันร่วมกัน
7) ข้อความในรายละเอียดของงานอาจมีส่วนด้วย “เงื่อนไขค่าตอบแทน” ซึ่งระบุว่า:
·เงินเดือนใดที่จัดตั้งขึ้นสำหรับพนักงานตามสัญญาหรือตารางการรับพนักงาน
· เขาสามารถรับโบนัสอะไรได้บ้าง
· เขาสามารถรับโบนัสอะไรได้บ้าง
· จะเพิ่มเงินเดือนได้อย่างไร (ภายใต้เงื่อนไขและความถี่ใด)
· พนักงานสามารถรวมอาชีพ (ตำแหน่ง) ฯลฯ ได้
8) ในวรรณกรรมด้านระเบียบวิธีเสนอให้กรอกรายละเอียดงานด้วยส่วนต่างๆ “การประเมินผลงาน” (ตัวชี้วัดการประเมินผลงาน) ซึ่งทั้งตัวบ่งชี้การประเมินประสิทธิภาพทั่วไปและตัวบ่งชี้เฉพาะที่กำหนดโดยผู้จัดการทันทีและผู้จัดการอาวุโสตลอดจนที่ประดิษฐานอยู่ในเอกสารด้านกฎระเบียบและเทคโนโลยีภายในขององค์กรสามารถแก้ไขได้
ตัวชี้วัดทั่วไป ได้แก่:
· การปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายให้พนักงาน ความรับผิดชอบในงาน และสิทธิ์ที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น
· คุณภาพของการเตรียมและการดำเนินการของเอกสาร
· ไม่มีข้อผิดพลาดและการละเมิดบริการ
· ไม่มีการร้องเรียน ข้อเรียกร้อง และการวิพากษ์วิจารณ์จากผู้จัดการ
· การประยุกต์ใช้ข้อกำหนดของคำแนะนำและเอกสารกำกับดูแลอื่น ๆ ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
· ปฏิบัติหน้าที่ราชการให้ทันเวลา ปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร
รายละเอียดงานลงนามโดยหัวหน้าฝ่ายบริการสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนและได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร นอกจากนี้พนักงานยังต้องอ่านรายละเอียดงานพร้อมลายเซ็น วีซ่าคุ้นเคยจะอยู่ด้านล่างลายเซ็นของหัวหน้าสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียน (ผู้พัฒนารายละเอียดงาน) และประกอบด้วยคำว่า "ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว" ลายเซ็นของพนักงาน ชื่อย่อ นามสกุล และวันที่
20.7. กฎระเบียบ กฎเกณฑ์เป็นเอกสารองค์กรประเภทหนึ่ง
กฎระเบียบเป็นกฎหมายที่กำหนดขั้นตอนสำหรับกิจกรรมการจัดการขององค์กร วิทยาลัย หรือหน่วยงานที่ปรึกษา ข้อความของข้อบังคับประกอบด้วยส่วนต่างๆ ที่มีหัวข้อที่เป็นอิสระ และแบ่งออกเป็นย่อหน้าและย่อหน้าย่อยซึ่งมีตัวเลขเป็นเลขอารบิค
กฎระเบียบต่างๆ จัดทำขึ้นบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กร รายละเอียดบังคับคือ:
· ชื่อองค์กร
· ชื่อของวิทยาลัยหรือหน่วยงานที่ปรึกษา
· ชื่อ ประเภทของเอกสาร,
วันที่และหมายเลขเอกสาร
· สถานที่รวบรวม
· ลายเซ็น,
· ประทับตราอนุมัติ
กฎระเบียบได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรหรือหัวหน้าหน่วยงานวิทยาลัย
ในกระบวนการเตรียมการ กฎระเบียบจะผ่านขั้นตอนการอภิปรายในการประชุมโดยสมาชิกของวิทยาลัยหรือหน่วยงานที่ปรึกษา รวมถึงการประสานงานกับหน่วยงานที่สนใจและบริการด้านกฎหมาย
กฎ(ในรูปแบบพหูพจน์) เป็นประเภทของเอกสารองค์กรที่ได้รับการพัฒนาเมื่อมีความจำเป็นเพื่อกำหนดวิธีการทำงานและในลำดับใด
ตามขอบเขตการใช้งาน กฎเกณฑ์สามารถแบ่งออกเป็น
1) มี ความหมายทั่วไปสำหรับทุกอุตสาหกรรม (กฎระเบียบด้านความปลอดภัย กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของเอกสารสำคัญขององค์กร)
2) ภาคส่วนที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมเดียวเท่านั้น (กฎสำหรับการเข้าศึกษาในสถาบันอุดมศึกษา; กฎสำหรับการบริการผู้บริโภคสำหรับประชากร)
พนักงานแต่ละคนที่ได้รับการยอมรับเข้าสู่องค์กรจะต้องอยู่ภายใต้กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
กฎระเบียบภายใน- พระราชบัญญัติกำกับดูแลท้องถิ่นที่ควบคุมรายละเอียดการจัดกิจกรรมประจำวันของสถาบัน ภาระผูกพันร่วมกันของพนักงานและฝ่ายบริหาร การให้ลา การมอบหมายงานของพนักงาน ระบอบการปกครองภายในสถานที่ และประเด็นอื่น ๆ
เอกสารนี้จัดทำขึ้นบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กรโดยระบุประเภทของเอกสารลงนามโดยรองหัวหน้าและได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร
กฎระเบียบด้านแรงงานภายในมีโครงสร้างชัดเจนและประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้:
· บทบัญญัติทั่วไป
· ขั้นตอนการจ้างงาน โยกย้าย และเลิกจ้างลูกจ้าง
· หน้าที่หลักของพนักงาน
เวลาทำงานและการใช้งาน
· รางวัลสำหรับความสำเร็จในการทำงาน
·บทลงโทษสำหรับการละเมิดวินัยด้านการบริหารและแรงงาน
โดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของกิจกรรมขององค์กร กฎอาจรวมถึงส่วน "ระบอบการปกครองภายในสถานที่", "การจัดระเบียบงาน" ฯลฯ
เพื่อสร้างการผลิต คำแนะนำคุณต้องศึกษาและอธิบายการผลิตหรือกระบวนการทางเทคโนโลยีโดยละเอียด สามารถอธิบายปรากฏการณ์ทางกายภาพและเคมี กฎเกณฑ์สำหรับอุปกรณ์ปฏิบัติการ หรืองานปรับแต่งได้ ผู้เขียนคำแนะนำมีความรับผิดชอบสูงและจำเป็นต้องเข้าใจกระบวนการผลิตอย่างละเอียด
คุณจะต้อง
คำแนะนำมาตรฐาน
ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย
คำแนะนำ
1 เขียนส่วนเบื้องต้นของคำแนะนำการผลิต ที่นี่สะท้อนถึงขอบเขตและวัตถุประสงค์ของเอกสาร
2 สะท้อนข้อกำหนดด้านความปลอดภัยในการทำงานในส่วนหลักของเอกสาร ก่อนรายละเอียดงาน คุณสามารถให้ลิงก์ไปยังคำแนะนำด้านความปลอดภัยของแรงงานที่มีอยู่ได้ที่นี่ มาตรฐานด้านสุขอนามัยและกฎเกณฑ์หรือร่างข้อความข้อกำหนดเฉพาะ ที่นี่ ระบุอุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคลที่ใช้ ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยสำหรับส่วนประกอบ ชุดประกอบ และวัสดุ
3 อธิบายลำดับทางเทคโนโลยีของการกระทำและการดำเนินงาน อธิบายกระบวนการด้วยวลีง่ายๆ ที่แสดงถึงการกระทำบนวัตถุ พร้อมด้วยการระบุพารามิเตอร์ (หากจำเป็น) บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับโหมดกระบวนการที่ต้องการ เช่น พารามิเตอร์อุณหภูมิ ความดัน กำลัง ฯลฯ ที่จำเป็นระหว่างการทำงาน
4 ระบุอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง กระบวนการทางเทคโนโลยี- ระบุชื่ออุปกรณ์ เครื่องมือ และเครื่องมือวัดตามเอกสารทางเทคโนโลยี ด้วยการกำหนดรหัสตัวอักษรให้กับเครื่องมือและอุปกรณ์เสริม คุณสามารถย่อข้อความคำอธิบายการทำงานให้สั้นลงได้
5 เขียนคำอธิบายการทำงานของอุปกรณ์ในรูปแบบของรายการหรือลำดับการดำเนินการของบุคลากรที่ให้บริการ อาจมีข้อกำหนดเกี่ยวกับความรับผิดชอบของบุคลากรในการเตรียมอุปกรณ์สำหรับงานระหว่างการทำงานการหยุดทำงานและสถานการณ์ฉุกเฉินตลอดจนเมื่อเสร็จสิ้นการทำงานของอุปกรณ์ นอกจากนี้ ความรับผิดชอบของบุคลากรเมื่อให้บริการและทำงานกับกลไกก็เป็นสิ่งจำเป็น
6 แบ่งข้อความขนาดใหญ่ออกเป็นส่วนๆ และส่วนย่อย ระบุหมายเลขย่อหน้าและย่อหน้าย่อย จัดเตรียมตารางหรือภาพประกอบกราฟิกหากจำเป็น
7 ในแผ่นแรกของคำแนะนำ ให้ระบุชื่อ (ที่ด้านบน) ซึ่งเป็นอุตสาหกรรมที่เป็นของการผลิต ด้านล่างขวาควรมีลายเซ็นยืนยันการอนุมัติคำสั่ง ตำแหน่ง และวันที่ของผู้อนุมัติ จากนั้นให้วางข้อความหลักของคำแนะนำซึ่งหากจำเป็นให้โอนไปยังหน้าถัดไป ทางด้านขวาและด้านล่างในช่องแยกต่างหาก ให้ระบุองค์ประกอบของนักแสดงและนามสกุล ชื่อของผู้พัฒนาและผู้ควบคุม
ตำแหน่ง
เกี่ยวกับการพัฒนาคำแนะนำในการผลิต
การแนะนำ
ระเบียบนี้ได้รับการพัฒนาตามข้อกำหนด ระบบแบบครบวงจรเอกสารทางเทคโนโลยี (ESTD), ECTS, GOST 12.0.004 และคำนึงถึงจดหมายของ Federal Service for Labor and Employment ลงวันที่ 24 พฤศจิกายน 2551 N 6234-TZ « เกี่ยวกับคำแนะนำงานและการทำงาน" และกำหนดขั้นตอนสำหรับการพัฒนา การอนุมัติ และการประยุกต์ใช้คำแนะนำการผลิตสำหรับวิชาชีพปกสีน้ำเงินของ LLC "" (ต่อไปนี้จะเรียกว่าองค์กร)
บทบัญญัติทั่วไป
1.1. คำแนะนำการผลิต- เป็นเอกสารขององค์กรและกฎหมายที่กำหนดหน้าที่หลัก หน้าที่ สิทธิ และความรับผิดชอบของพนักงานเมื่อดำเนินกิจกรรมในวิชาชีพเฉพาะ
คำแนะนำการผลิต- เป็นเอกสารที่กำหนดขั้นตอนสำหรับบุคลากรในการใช้งานอุปกรณ์ใด ๆ : การยอมรับและการส่งมอบกะ (หากจำเป็น) การเริ่มต้นระบบ การเปิดสวิตช์ การปิดระบบ การเคลื่อนย้ายเพื่อซ่อมแซม การดำเนินการในกรณีที่เกิดอุบัติเหตุ ฯลฯ
1.2. คำแนะนำการผลิตสำหรับพนักงานของแต่ละหน่วยโครงสร้างได้รับการพัฒนาโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้างบนพื้นฐานของ "ข้อบังคับเกี่ยวกับหน่วยโครงสร้าง" คำแนะนำในการทำงานจะต้องเฉพาะเจาะจงและอธิบายงานตามความเป็นจริง
1.3. คำแนะนำในการผลิตได้รับการแก้ไขในลักษณะที่เป็นเอกภาพตามการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างและพนักงานขององค์กรตลอดจนหลังการรับรอง
1.4. ความสำคัญของคำแนะนำการผลิตเป็นเอกสารองค์กรมีดังนี้:
รักษาสถานะทางกฎหมายและตำแหน่งของพนักงานในระบบการจัดการ
กำหนดงาน หน้าที่ สิทธิ และความรับผิดชอบของพนักงาน
ช่วยให้คุณสามารถประเมินผลลัพธ์ของกิจกรรมของคุณได้อย่างสมเหตุสมผล
เป็นพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการรับรองพนักงานโดยกำหนดวินัยและ ความรับผิดทางการเงิน;
สร้างพื้นฐานองค์กรของกิจกรรมทางกฎหมาย
1.5. คำแนะนำในการผลิตจะได้รับการตรวจสอบทุกๆ 5 ปี
1.6. อายุการเก็บรักษาของคำแนะนำการผลิตในองค์กรคือ 45 ปีหลังจากการเปลี่ยนใหม่
1.7. การจัดเก็บคำแนะนำการผลิตดั้งเดิมดำเนินการโดย ผู้รับผิดชอบโดย การทำงานของบุคลากรองค์กร. หากจำเป็น หัวหน้าหน่วยโครงสร้างสามารถเก็บสำเนาที่ได้รับการรับรองไว้ และใช้ในงานปัจจุบันของหน่วยโครงสร้างได้
2. ขั้นตอนการพัฒนาและออกคำสั่งการผลิต
2.1. คำแนะนำในการผลิตได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของตารางการรับพนักงานขององค์กร, ตัวแยกประเภทอาชีพของคนงานทั้งหมดของรัสเซีย, ตำแหน่งพนักงานและประเภทภาษี OK 016-94 (OKPDTR), คำแนะนำการปฏิบัติงานสำหรับโรงงานผลิตสำหรับอุปกรณ์เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ใช้ใน สถานที่ทำงานของคนงานในวิชาชีพเฉพาะโดยหัวหน้าหน่วยโครงสร้าง ซึ่งเป็นที่ตั้งของที่ทำงานอยู่ใต้บังคับบัญชา
2.2. ก่อนที่จะพัฒนาคำแนะนำการผลิต จำเป็นต้อง:
ศึกษากระบวนการทางเทคโนโลยี (การผลิต) การระบุปัจจัยการผลิตที่อาจเป็นอันตรายและเป็นอันตรายซึ่งเกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนปกติและในกรณีที่มีการเบี่ยงเบน
คำนิยาม วิธีการที่ปลอดภัยและวิธีการทำงาน ลำดับขั้นตอน ตลอดจน
มาตรการทางเทคนิคและองค์กรที่จะรวมอยู่ในคำแนะนำ
การพิจารณาการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของอุปกรณ์ที่ใช้
อุปกรณ์และเครื่องมือ
กำลังเรียน คุณสมบัติการออกแบบและประสิทธิภาพของอุปกรณ์ป้องกันนั้น
สามารถใช้เมื่อทำงานที่เกี่ยวข้อง
2.3. ข้อกำหนดของคำแนะนำจะต้องกำหนดตามลำดับของกระบวนการทางเทคโนโลยี (การผลิต) โดยคำนึงถึงประเภทของอุปกรณ์อุปกรณ์และเครื่องมือ
2.4. ข้อความคำแนะนำจะต้องมีเฉพาะข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของงานบางประเภทและคนงานต้องปฏิบัติตามเอง
2.5. คำแนะนำในการผลิตสำหรับพนักงานไม่ควรมีการอ้างอิงถึงเอกสารด้านกฎระเบียบและทางเทคนิคอื่นๆ (ยกเว้นลิงก์ไปยังคำแนะนำอื่นๆ สำหรับพนักงาน) ข้อกำหนดพื้นฐานของเอกสารเหล่านี้จะต้องนำมาพิจารณาโดยผู้พัฒนาคำแนะนำ หากจำเป็น ควรรวมข้อกำหนดของเอกสารเหล่านี้ไว้ในคำแนะนำด้วย
2.6. ข้อกำหนดของคำแนะนำจะต้องกระชับและชัดเจนโดยคำนึงถึงเงื่อนไขเฉพาะและลักษณะเฉพาะของงานที่ทำและไม่อนุญาตให้ การตีความที่แตกต่างกัน- ข้อกำหนดที่ใช้ในคำแนะนำจะต้องสอดคล้องกับคำศัพท์ที่ใช้ในเอกสารกำกับดูแล เมื่อใช้คำศัพท์ที่ไม่ได้กำหนดไว้ในเอกสารเหล่านี้ ควรระบุคำจำกัดความหรือคำอธิบายไว้ในข้อความของคำแนะนำ
อนุญาตให้แทนที่คำในข้อความคำแนะนำด้วยตัวย่อตัวอักษร (ตัวย่อ) ได้โดยมีเงื่อนไขว่าตัวย่อนั้นจะถูกถอดรหัสอย่างสมบูรณ์ในครั้งแรกที่ใช้
2.7. คำแนะนำไม่ควรใช้คำพูดที่เป็นภาษาพูด รวมถึงคำศัพท์ทางวิชาชีพและทางเทคนิค
ข้อความควรหลีกเลี่ยงการนำเสนอข้อกำหนดในรูปแบบของข้อห้าม และหากเป็นไปไม่ได้ ควรอธิบายสาเหตุที่ทำให้เกิดการห้าม คุณไม่ควรเสริมคำแนะนำแต่ละจุดด้วยคำว่า "เด็ดขาด", "โดยเฉพาะอย่างยิ่ง", "บังคับอย่างเคร่งครัด", "ไม่มีเงื่อนไข" ฯลฯ เนื่องจากคำแนะนำทุกจุดมีความสำคัญและบังคับเท่าเทียมกัน ข้อกำหนดบางประการของคำแนะนำสามารถแสดงด้วยภาพวาด แผนภาพ รูปถ่ายที่อธิบายความหมายของข้อกำหนดเหล่านี้
แบบฟอร์มการนำเสนอข้อกำหนดจะต้องกำหนด: จัดทำ หมุนเวียน ย้าย ลงทะเบียน ฯลฯ
2.8. คำแนะนำจะต้องรวมถึงข้อกำหนดที่พนักงานสามารถปฏิบัติตามได้เองและไม่มีข้อกำหนดขององค์กรหรือ ข้อกำหนดทางเทคนิคการดำเนินการซึ่งไม่จำเป็นเพื่อให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพการทำงานที่ปลอดภัยและการสร้างสภาพสุขอนามัยตามปกติในที่ทำงาน
2.9. คำแนะนำไม่ควรรวมถึงความรับผิดชอบของหัวหน้าแผนกเพราะว่า ความรู้เหล่านี้ไม่จำเป็นสำหรับพนักงาน
2.10. คำแนะนำจะต้องกำหนดขั้นตอนและข้อกำหนดเพื่อให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพการทำงานที่ปลอดภัย หากมาตรฐานบางอย่างกำหนดความปลอดภัยของงานก็ต้องระบุ (ขนาดของช่องว่าง, ระยะทาง, ความสูง, แรงดันไฟฟ้า, ความเข้มข้น ฯลฯ )
2.11. ข้อความของคำแนะนำควรแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ (หากจำเป็น เป็นส่วนย่อย) และย่อหน้า และกำหนดหมายเลขเป็นเลขอารบิค: ส่วนต่างๆ - ภายในคำแนะนำ ส่วนย่อย - ภายในส่วน ย่อหน้าภายในส่วนย่อย (หากไม่มี - ภายในส่วนต่างๆ ).
เนื่องจาก "คำนำ" ไม่มีคำแนะนำ จึงไม่จำเป็นต้องใส่หมายเลขไว้ข้างใน
2.12. ชื่อของคำสั่งควรระบุประเภทของอาชีพที่ต้องการ ควรส่งร่างคำแนะนำที่พัฒนาขึ้นพร้อมรายการเอกสารด้านกฎระเบียบและทางเทคนิคที่ใช้ไปประกอบการพิจารณาไปยังแผนกบริการและโครงสร้างที่สนใจ หลังจากทบทวนและสรุปความคิดเห็นและข้อเสนอแนะแล้ว ร่างคำแนะนำขั้นสุดท้ายสำหรับพนักงานก็ได้รับการพัฒนา
2.13. คำแนะนำทั้งหมดได้รับการกำหนดหมายเลข (ตัวย่อตัวอักษร - การกำหนดประเภทของคำสั่ง, เลขอารบิค - หมายเลขแผนก (หากจำเป็น), หมายเลขซีเรียลตามรายการ, ปีที่พัฒนา)
ตัวอย่างเช่น: PI 01.01-2012 – คำแนะนำการผลิตสำหรับ ________ ( ชื่ออาชีพ)
2.14. ต้องจัดทำคำแนะนำการผลิตตามแบบฟอร์มที่ให้ไว้ในภาคผนวก 1
3.2. เนื้อหาโดยประมาณของส่วนคำแนะนำการผลิต:
การแนะนำ
1. ข้อกำหนดทั่วไป
2. ลักษณะของงาน
4. ความรับผิดชอบ
5. คำอธิบายสถานที่ทำงานและประเภทของอุปกรณ์ที่ใช้
6. คำอธิบายขั้นตอนการทำงานของอุปกรณ์ กลไก เครื่องมือและอุปกรณ์
6.1. ความหมายและวัตถุประสงค์
6.2. ลักษณะทางเทคนิค
6.3. คำอธิบาย กระบวนการผลิต
6.4. เงื่อนไขในการดำเนินการกระบวนการผลิต และ (หรือ) อุปกรณ์ปฏิบัติการ กลไก เครื่องมือและอุปกรณ์
6.5. การเตรียมการซ่อมแซม
6.6. การบำรุงรักษาตามปกติ
6.7. ปัญหาการผลิตและวิธีการกำจัด
7. รายการเอกสารกำกับดูแลท้องถิ่น ข้อกำหนดที่คนงานต้องทราบและปฏิบัติตาม
ชื่อและเนื้อหาของส่วนต่างๆ ของคำแนะนำการผลิตอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขเฉพาะของสถานที่ทำงานและงานที่ทำ
3.3. ในส่วน "บทนำ"
3.4. ส่วน “บทบัญญัติทั่วไป” ควรสะท้อนถึง:
ชื่อเต็มของอาชีพ (ชื่อที่แน่นอนตามตารางการรับพนักงานซึ่งระบุประเภทของพนักงานตามตัวแยกประเภทอาชีพคนงานตำแหน่งพนักงานและเกรดภาษีของรัสเซียทั้งหมด
ใครคือพนักงานที่อยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรง (นอกเหนือจากใครที่เขาเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาในช่วงที่ไม่มีผู้บังคับบัญชา)
ขั้นตอนการจ้างงานและการเลิกจ้างตามคำแนะนำของผู้จ้างงาน ซึ่งเจ้าหน้าที่จะตกลงแต่งตั้ง
วิธีการจัดระเบียบงาน - โดยอิสระโดยพนักงานตามแผนงานของหน่วยโครงสร้างหรือตามตารางงานที่ยืดหยุ่นหรืออื่น ๆ ที่ได้รับอนุมัติจากผู้อำนวยการขององค์กร
ลูกจ้างได้รับมอบหมายวันทำงานผิดปกติหรือไม่หากวิชาชีพของเขารวมอยู่ในรายชื่อตำแหน่ง สาขาวิชาเฉพาะ และวิชาชีพที่มีชั่วโมงทำงานผิดปกติที่ได้รับอนุมัติตามคำสั่งของผู้อำนวยการองค์การ
คำสั่งด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรที่พนักงานดำเนินการ - นอกเหนือจากคำสั่งของผู้บังคับบัญชาทันทีหรือในกรณีที่เขาไม่อยู่
ข้อกำหนดคุณสมบัติสำหรับการศึกษาและประสบการณ์การทำงานได้รับการพัฒนาบนพื้นฐานของ ECTS
พนักงานควรรู้อะไรบ้าง?
3.5. ส่วน "ลักษณะของงาน", "สิทธิ", "ความรับผิดชอบ" ควรสะท้อนถึงข้อกำหนดที่กำหนดโดย ECTS สำหรับวิชาชีพที่กำหนด และระบุประเภทของงานเฉพาะที่กำหนดโดยนายจ้างเพิ่มเติมซึ่งไม่รวมอยู่ใน ECTS แต่จำเป็นสำหรับ การดำเนินกิจกรรมการผลิตของหน่วยงานขององค์กร (การรวมวิชาชีพ ประเภทพิเศษงานที่ต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติม ฯลฯ)
3.6. ในส่วน “คำอธิบายสถานที่ทำงานและประเภทของอุปกรณ์ที่ใช้”
ที่ให้ไว้ คำอธิบายสั้น ๆสถานที่ทำงานที่มีคำจำกัดความขอบเขตเฉพาะหรือระบุพื้นที่ของหน่วยหรืออาณาเขตที่คนงานปฏิบัติงาน ประเภทอุปกรณ์ที่ใช้ กลไก เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ใช้ให้บริการและใช้งานโดยคนงานเมื่อปฏิบัติงานในสถานประกอบการ ตามหัวข้อ “ลักษณะงาน”
3.7. ในส่วน “คำอธิบายขั้นตอนการทำงานของอุปกรณ์ กลไก เครื่องมือและอุปกรณ์”
โดยคำนึงถึงข้อกำหนดของคู่มือหรือคู่มือการใช้งานสำหรับอุปกรณ์ กลไก เครื่องมือและอุปกรณ์ของผู้ผลิต กฎการออกแบบและ การดำเนินงานที่ปลอดภัยและเงื่อนไขการปฏิบัติงานเฉพาะที่กำหนดโดยองค์กรมีการอธิบายไว้:
ความหมายและวัตถุประสงค์ของอุปกรณ์ กลไก เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ใช้งานและใช้งาน หรือมีการอ้างอิงถึงเอกสารกำกับดูแลท้องถิ่นอื่น ๆ ที่กำหนดขั้นตอนสำหรับการทำงานอย่างปลอดภัยของกลไก เครื่องมือ และอุปกรณ์เฉพาะ
ข้อมูลจำเพาะอุปกรณ์ กลไก เครื่องมือ และอุปกรณ์ที่ดำเนินการซึ่งรวมอยู่ในสถานบริการในสถานที่ทำงานของคนงานนั้นระบุไว้ในคู่มือหรือคู่มือการใช้งานเฉพาะสำหรับอุปกรณ์ กลไก เครื่องมือ และอุปกรณ์ของโรงงานผลิต
คำอธิบายของกระบวนการผลิตจัดทำขึ้นโดยระบุพารามิเตอร์ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการ การโต้ตอบกับกระบวนการผลิตอื่น หรือการกระทำของคนงานอื่น
เงื่อนไขในการดำเนินการกระบวนการผลิตและ (หรือ) การทำงานของอุปกรณ์กลไกเครื่องมือและอุปกรณ์ถูกกำหนดโดยข้อกำหนดของคู่มือหรือคู่มือการใช้งานสำหรับอุปกรณ์กลไกเครื่องมือและอุปกรณ์ของผู้ผลิตกฎสำหรับการออกแบบและการทำงานที่ปลอดภัยและเฉพาะ สภาพการทำงานที่กำหนดโดยองค์กร
เมื่อเตรียมการซ่อมอุปกรณ์ จะมีการกำหนดขั้นตอนการปิดอุปกรณ์ (การลดพลังงาน การปิดเครื่อง การตัดการเชื่อมต่อ ฯลฯ) การปลดปล่อยอุปกรณ์จากผลิตภัณฑ์และน้ำมัน ฯลฯ การกระทำ;
ในระหว่างการบำรุงรักษาอุปกรณ์ กลไก เครื่องมือและอุปกรณ์เป็นประจำ จะมีการกำหนดขั้นตอนการตรวจสอบ การหล่อลื่น การบำรุงรักษา ระยะเวลาการบำรุงรักษา แผนภูมิการหล่อลื่น ฯลฯ การดำเนินงาน;
ปัญหาการผลิตและวิธีการกำจัดมักจะนำเสนอในรูปแบบของตารางตามคำแนะนำของคู่มือหรือคู่มือการใช้งานสำหรับอุปกรณ์จากผู้ผลิตและเงื่อนไขการทำงานเฉพาะที่กำหนดโดยองค์กร
3.8. ในส่วน “รายการเอกสารกำกับดูแลท้องถิ่น ข้อกำหนดที่คนงานต้องทราบและปฏิบัติตาม” มีการอ้างอิงถึงคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงานตามวิชาชีพ คำแนะนำเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงานและการปฏิบัติงานอย่างปลอดภัย และคำแนะนำประเภทอื่นๆ ข้อกำหนด ซึ่งผู้ปฏิบัติงานจะต้องทราบและปฏิบัติตามเมื่อปฏิบัติงานตามคำแนะนำในการผลิตนี้
