ตามแนวทางปฏิบัติในการดำเนินการตรวจสอบภายในของเอกสารบุคลากรในหลายองค์กรแสดงให้เห็นว่าขั้นตอนดังกล่าวมีความจำเป็นเนื่องจากสถานะของนายจ้างไม่ค่อยสมบูรณ์แบบอย่างสมบูรณ์ บทความนี้จะช่วยให้พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลและทนายความชี้แจงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในกรณีที่มีการละเมิดกฎระเบียบและข้อห้ามที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
ในสหพันธรัฐรัสเซียไม่มีการดำเนินการทางกฎหมายที่ควบคุมขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบบุคลากรภายใน (ซึ่งตรงข้ามกับการตรวจสอบบัญชี) ในเรื่องนี้จำเป็นต้องเข้าใจคำถามบางประการ:
การตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายในคืออะไร?
นี่คือชุดของมาตรการที่รวมถึงการวินิจฉัยความถูกต้องทางกฎหมายและเสมียนของการร่างกฎระเบียบท้องถิ่น (LNA) และเอกสารบุคลากรของนายจ้าง การให้คำแนะนำ และหากจำเป็น ปฏิบัติงานเพื่อกำจัดข้อผิดพลาดในเอกสารบุคลากร
วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายในคืออะไร?
จุดประสงค์คือเพื่อปรับปรุงกิจกรรมการบริการทรัพยากรบุคคลและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นให้กับนายจ้าง การติดตามความเสี่ยงที่นายจ้างอาจเผชิญในกระบวนการตรวจสอบโดยหน่วยงานของรัฐ และ/หรือ แก้ไขข้อขัดแย้งด้านแรงงานกับลูกจ้าง ถือเป็นแนวทางหนึ่ง ด้านที่สำคัญที่สุดการตรวจสอบบุคลากรภายใน
การตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายในดำเนินการในกรณีใดบ้าง?
โปรดทราบ
การตรวจสอบบุคลากรภายในสามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องรอคำแนะนำจากหน่วยงานกำกับดูแลเกี่ยวกับการตรวจสอบตามกำหนดที่จะเกิดขึ้น หลังจากวันหยุดปีใหม่ จะมีการโพสต์แผนการตรวจสอบรวมสำหรับปีบนเว็บไซต์ของสำนักงานอัยการสูงสุดแห่งสหพันธรัฐรัสเซียหรือสำนักงานอัยการของหน่วยงานที่มีส่วนประกอบที่เกี่ยวข้องของสหพันธรัฐรัสเซีย และแผนการตรวจสอบของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบ ไว้บนเว็บไซต์ของสำนักงานตรวจแรงงานแห่งรัฐ ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าองค์กร/ผู้ประกอบการแต่ละรายอยู่ภายใต้การตรวจสอบหรือไม่ และเพื่อเตรียมพร้อมล่วงหน้า
การตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายในมีประเภทใดบ้าง?
ในระหว่างการตรวจสอบแบบสุ่ม จะมีการตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:
อะไร เวลาที่เหมาะสมที่สุดดำเนินการตรวจสอบภายใน HR?
คำตอบขึ้นอยู่กับประเภทของการตรวจสอบที่นายจ้างต้องการดำเนินการ: เต็มรูปแบบหรือแบบเลือกสรร
ขอแนะนำให้ดำเนินการตรวจสอบบุคลากรภายในในช่วงสามปีที่ผ่านมาเนื่องจากตามการปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าผู้ตรวจภาษีกองทุนประกันสังคมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียและกองทุนบำเหน็จบำนาญแห่งรัสเซียตรวจสอบนายจ้างในช่วงสามปีที่ผ่านมาของกิจกรรม .
เวลาที่เหมาะสมที่สุด เต็มการตรวจสอบทรัพยากรบุคคลภายในจะใช้เวลา 7 ถึง 14 วันทำการ เลือกสรร— จาก 5 ถึง 7 วันทำการ รวมถึงเวลาที่ใช้ในการรวบรวมรายงานการตรวจสอบและส่งให้นายจ้างด้วย
โปรดทราบ
เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรที่ดำเนินการไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้นายจ้างต้องเสียค่าปรับทางปกครองในภายหลัง
นายจ้างควรทำอย่างไรหลังจากได้รับรายงานการตรวจสอบ?
หากพนักงานที่รับผิดชอบศูนย์ควบคุมระบุข้อผิดพลาดจำนวนมาก จำเป็นต้องค้นหาสาเหตุที่เกิดขึ้น และพนักงานเข้าใจหรือไม่ว่าสิ่งนี้อาจนำไปสู่ผลที่ตามมาหรือไม่ นายจ้างจะต้องตัดสินใจอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
ใครควรเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบภายในด้านทรัพยากรบุคคล?
สำหรับ ปกติการดำเนินการตรวจสอบบุคลากรภายในสามารถสร้างหน่วยงานพิเศษหรืองานนี้สามารถมอบหมายให้ทนายความในเจ้าหน้าที่ได้ (เฉพาะในกรณีที่เขา เชี่ยวชาญตามกฎหมายแรงงาน และไม่ได้มีส่วนร่วมในกิจกรรมตามสัญญาทางเศรษฐกิจเป็นหลัก) หากนายจ้างตัดสินใจที่จะสร้างบริการควบคุมภายในเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบบุคลากรภายในอย่างสม่ำเสมอ จำเป็นต้องจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น กฎระเบียบ คำสั่ง ฯลฯ
ครั้งเดียวการตรวจสอบด้านทรัพยากรบุคคลดำเนินการโดยเจ้าหน้าที่คนใหม่ที่เข้ามาดูแลกิจการ หรือโดยการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญภายนอก
คุณสามารถทำข้อตกลงในการให้บริการกับผู้เชี่ยวชาญหรือองค์กรที่เชี่ยวชาญด้านการตรวจสอบบุคลากร
การตรวจสอบบุคลากรภายในควรดำเนินการโดยบุคคลที่มีประสบการณ์ในด้านบุคลากรและมีประสบการณ์ในการผ่านการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแล โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีการศึกษาด้านกฎหมาย
จะเริ่มดำเนินการตรวจสอบภายใน HR ได้ที่ไหน?
มีความจำเป็นต้องตรวจสอบการมีอยู่ (ไม่มี) เอกสารประจำตัวส่วนบุคคลจากนายจ้างและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ- นายจ้างใดๆ ก็ตาม โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบองค์กรและกฎหมาย รวมถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ จะต้องมี LNA พร้อมใช้งาน
เอกสารนี้ไม่ใช่เอกสารบังคับสำหรับนายจ้าง ในการคำนวณค่าจ้าง ก็เพียงพอที่จะมีสัญญาจ้างงานกับพนักงานและคำสั่งที่เกี่ยวข้อง (ในการจ้างงาน โอนไปทำงานอื่น ฯลฯ)
อย่างไรก็ตามศิลปะ มาตรา 135 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดข้อกำหนดตามระบบค่าจ้างของนายจ้างที่กำหนดโดยข้อตกลงร่วม ข้อตกลง หรือ แอลเอ็นเอ.
ดังนั้น ระบบค่าตอบแทน (แม้จะเรียบง่ายเหมือนกับระบบเงินเดือนล้วนๆ) จะต้องปรากฏในข้อตกลงร่วมหรือใน LNA: PVTR (ในส่วน “การจ่ายเงินของพนักงาน”) หรือกฎระเบียบอิสระ (เมื่อระบบค่าตอบแทนมีความซับซ้อนมากขึ้น) .
ขึ้นอยู่กับความพร้อมในการให้บริการ ระบบค่าจ้างโบนัสข้อบังคับเกี่ยวกับค่าตอบแทนและโบนัสสำหรับพนักงานเป็นเอกสารควบคุม:
เมื่อพูดถึงค่าตอบแทนคนงานคุณควรใส่ใจ สลิปการจ่ายเงิน.
แบบฟอร์มของเอกสารนี้จะต้องได้รับการอนุมัติจากนายจ้างแต่ละรายโดยไม่ล้มเหลว
สารสกัดจากประมวลกฎหมายแรงงาน สหพันธรัฐรัสเซีย
มาตรา 136 วิธีการ สถานที่ และเงื่อนไขการจ่ายค่าจ้าง
เมื่อจ่ายค่าจ้างนายจ้างมีหน้าที่ต้องแจ้งให้ลูกจ้างแต่ละคนทราบเป็นลายลักษณ์อักษร:
1) โอ ส่วนประกอบค่าจ้างที่ต้องชำระในช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง
2) จำนวนเงินอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นกับพนักงานรวมถึงค่าตอบแทนทางการเงินสำหรับการละเมิดกำหนดเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการจ่ายค่าจ้างค่าจ้างวันหยุดการเลิกจ้างและ (หรือ) การจ่ายเงินอื่น ๆ ที่เกิดจากพนักงาน
3) เกี่ยวกับจำนวนเงินและเหตุผลในการหักเงินที่ทำ;
4) เกี่ยวกับจำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ
แบบฟอร์มสลิปเงินเดือนได้รับการอนุมัติจากนายจ้างโดยคำนึงถึงความคิดเห็นของตัวแทนของพนักงานในลักษณะที่กำหนดโดยมาตรา 372 ของประมวลกฎหมายนี้เพื่อการยอมรับกฎระเบียบท้องถิ่น
ขั้นตอนการออกสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานไม่ได้กำหนดไว้ตามกฎหมาย ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียไม่ได้ระบุโดยตรงว่าลูกจ้างจะต้องลงนามในใบเสร็จรับเงินหรือไม่ อย่างไรก็ตามหากไม่มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการออกสลิปเงินเดือนให้กับพนักงานนายจ้างจะพิสูจน์การปฏิบัติตามภาระผูกพันได้ยาก
ในกรณีที่ไม่มีหรือไม่ได้ออกสลิปเงินเดือนให้แก่ลูกจ้าง (ตลอดจนไม่มีคำสั่งอนุมัติแบบสลิปเงินเดือน) นายจ้างอาจต้อง ความรับผิดชอบด้านการบริหารตามศิลปะ 5.27 ประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย
สังเกต
งานของผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรคือไม่เพียงแต่สามารถจัดทำเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังต้องพัฒนา LNA ตามกฎหมายแรงงานด้วย
ในกรณีของมาตรการในการลดจำนวนและ/หรือพนักงานของพนักงาน เช่นเดียวกับเมื่อพิจารณาข้อพิพาทระหว่างพนักงานและนายจ้างในกรณีที่มีการเลิกจ้างพนักงานตามข้อ 2 ของส่วนที่ 1 ของศิลปะ มาตรา 81 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย หนึ่งในเอกสารหลักคือตารางพนักงาน - เก่า (ก่อนงาน) และใหม่ (เปลี่ยนแปลง)
ตารางการรับพนักงานใช้เพื่อจัดโครงสร้างระดับการรับพนักงานและการรับพนักงานของนายจ้าง จำเป็นต้องมีรายการตำแหน่งพนักงาน (มาตรา 15, 57 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) อาจมีรายชื่อแผนกโครงสร้าง อาชีพคนงาน ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนหน่วยพนักงานและเงินเดือน อัตราภาษี และเบี้ยเลี้ยง การเปลี่ยนแปลงตารางการรับพนักงานเป็นไปตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กรหรือผู้มีอำนาจ
การปฏิบัติด้านตุลาการ
ลูกจ้างยื่นฟ้องนายจ้างโดยประกาศขั้นตอนการเลิกจ้างผิดกฎหมาย เรียกค่าจ้างตามระยะเวลาที่ถูกบังคับให้ลางานและค่าชดเชยความเสียหายทางศีลธรรม เพื่อสนับสนุนข้อเรียกร้องดังกล่าว เธอชี้ให้เห็นถึงข้อกล่าวหาเรื่องการลดจำนวนพนักงาน ศาลพิจารณาคำสั่งนายจ้างให้เปลี่ยนตารางอัตรากำลังแล้วสรุปว่าขั้นตอนการลดอัตราและคำสั่งแก้ไขตารางอัตรากำลังดังกล่าวผิดกฎหมาย การวิเคราะห์เปรียบเทียบการจัดพนักงานและ ความรับผิดชอบในงานพนักงานของแผนกที่ถูกยกเลิกและสร้างแสดงให้เห็นว่าองค์ประกอบการทำงานของแผนกที่ระบุไม่มีการเปลี่ยนแปลง แต่มีเพียงชื่อเท่านั้นที่เปลี่ยนไป หน้าที่การงานของโจทก์ยังคงเหมือนเดิม เมื่อคำนึงถึงสิ่งข้างต้น ศาลเห็นด้วยกับข้อโต้แย้งของพนักงานว่าขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนนั้นมีลักษณะที่เป็นทางการ และประกาศว่าขั้นตอนการลดจำนวนพนักงาน เท่าที่โจทก์เกี่ยวข้องนั้นผิดกฎหมาย พนักงานได้รับค่าจ้างต่ำกว่าค่าจ้างและค่าชดเชยความเสียหายทางศีลธรรม
คำตัดสินของศาลแขวง Leninsky แห่ง Smolensk ลงวันที่ 23 พฤษภาคม 2555 ในคดีหมายเลข 2-984/12
นายจ้างทุกคนต้องมีเอกสารควบคุมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล แม้ว่าพนักงานจะประกอบด้วยพนักงานสามคนก็ตาม
ในระหว่างปี 2554 Roskomnadzor ดำเนินการตรวจสอบ 1,743 ครั้ง โดย 954 ครั้งถูกกำหนดไว้ และ 789 ครั้งไม่ได้กำหนดไว้ ในด้านข้อมูลส่วนบุคคล การละเมิดกฎหมายที่พบบ่อยที่สุดคือ:
LNA บังคับ ส่วนที่ 3 ของศิลปะ มาตรา 189 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งกำหนดตารางการทำงานโดยกฎเกณฑ์แรงงานภายใน เพราะฉะนั้น, ไม่มี PVTRจะถือว่า การละเมิดกฎหมายแรงงานและนายจ้างอาจต้องรับผิดทางการบริหารตามมาตรา 5.27 ประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย
ตารางวันหยุดตามคำบอกเล่าของซีซี 1 และ 2 ช้อนโต๊ะ มาตรา 123 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ลำดับความสำคัญของการอนุญาตให้ลาพักร้อนจะพิจารณาเป็นประจำทุกปีตามตารางวันหยุดที่ได้รับอนุมัติจากนายจ้าง ตารางวันหยุด ที่จำเป็นทั้งสำหรับนายจ้างและลูกจ้าง
กำหนดการกะ- หากนายจ้างได้แนะนำตารางการทำงานเป็นกะแล้วให้กำหนดตารางการทำงานเป็นกะ โดยไม่ล้มเหลวจะต้องมี (มาตรา 103 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
ใบบันทึกเวลา- ภาระผูกพันของนายจ้างในการเก็บบันทึกเวลาทำงานจริงของพนักงานแต่ละคนระบุไว้ในส่วนที่ 4 ของศิลปะ 91 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย เวลาจริงที่พนักงานทำงานจะถูกบันทึกไว้ในใบบันทึกเวลา
ข้อบังคับเกี่ยวกับการส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ (หรือส่วนที่เกี่ยวข้องใน PVTR)- ดูเหมือนว่าปัญหาทั้งหมดจะถูกควบคุมโดยกฎระเบียบเฉพาะของการส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 13 ตุลาคม 2551 ฉบับที่ 749 (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 29 กรกฎาคม 2558) และ จำนวนข้อบังคับอื่น ๆ ที่ควบคุมปัญหาการเดินทางเพื่อธุรกิจ
อย่างไรก็ตาม ตามมาตรา 4 ของมาตรา มาตรา 168 ของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย นายจ้างที่ไม่ใช่รัฐทั้งหมดจะต้องมีข้อตกลงร่วมหรือ LNA ที่ควบคุมขั้นตอนและจำนวนการชดใช้ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ
การชดเชยค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยพนักงานในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจสามารถถือเป็นค่าใช้จ่ายขององค์กรตามรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียเฉพาะในกรณีที่ระบุไว้ในข้อตกลงร่วมหรือ LNA หากข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายขององค์กร (เช่น การชำระค่าแท็กซี่จากบ้านไปสนามบิน จากสนามบินไปยังจุดหมายปลายทาง) ไม่ได้สะท้อนให้เห็นใน LNA ที่ควบคุมปัญหาการเดินทางเพื่อธุรกิจหรือในข้อตกลงร่วม จำนวนเงินเหล่านี้จะได้รับการคืนจากสุทธิ องค์กรที่แสวงหาผลกำไร
นายจ้างจะต้องได้รับการอนุมัติเอกสารประจำตัวส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องหากงานนั้นเป็นงานเดินทางหรือดำเนินการแบบหมุนเวียน ตัวอย่างเช่น: กฎระเบียบเกี่ยวกับลักษณะการเดินทางไปทำงานและ กฎระเบียบเกี่ยวกับวิธีการหมุนเวียน- ข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะของงานยังสะท้อนให้เห็นในสัญญาจ้างงานกับพนักงานด้วย
โปรดทราบ
หากนายจ้างใช้เอกสารการบัญชีหลักในรูปแบบท้องถิ่น แบบฟอร์มเอกสารที่พัฒนาจะต้องได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของนายจ้างและมีรายละเอียดที่แสดงอยู่ในมาตรา 9 กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 เลขที่ 402-FZ “เกี่ยวกับการบัญชี” (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 4 พฤศจิกายน 2557)
การเก็บบันทึกบุคลากรเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทใดๆ และเกี่ยวข้องกับการพัฒนาเอกสารจำนวนมาก เอกสารบุคลากรทั้งหมดจะต้องอยู่ใน คำสั่งซื้อที่สมบูรณ์แบบในกรณีนี้บริษัทไม่กลัวความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดกฎหมายแรงงาน เช่น การตรวจสอบของรัฐบาล ค่าปรับ การระงับกิจกรรม การถูกตัดสิทธิ์ ข้อพิพาทด้านแรงงานกับพนักงาน แต่ไม่ใช่นายจ้างทุกคนที่ให้ความสำคัญกับความถูกต้องของการจัดการบันทึกบุคลากรและคุณภาพของเอกสารบุคลากรซึ่งส่งผลให้เอกสารเป็นระเบียบ การตรวจสอบบุคลากรจะช่วยระบุข้อผิดพลาดในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรและจัดวางเอกสารตามลำดับ
การตรวจสอบบุคลากรเป็นขั้นตอนในการประเมินระบบการไหลของเอกสารบุคลากรที่พัฒนาขึ้นระหว่างการบำรุงรักษาบันทึกบุคลากรรวมถึงการตรวจสอบความพร้อมของเอกสารบุคลากรที่จำเป็นทั้งหมดและการตรวจสอบเอกสารบุคลากรเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซียตามลำดับ เพื่อลดความเสี่ยงของการลงโทษที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน ตลอดจนความเสี่ยงของข้อพิพาทด้านแรงงานและการร้องเรียนของพนักงาน
การตรวจสอบบุคลากรจะต้องดำเนินการในกรณีต่อไปนี้:
คุณสามารถดำเนินการตรวจสอบบุคลากรด้วยตนเองหรือมอบหมายให้บุคคลที่สามก็ได้ มีบริษัทเฉพาะทางที่ดำเนินการตรวจสอบบุคลากร โดยจะทำการตรวจสอบและเขียนรายงานโดยละเอียดซึ่งจะระบุข้อผิดพลาดและการละเมิด ตลอดจนคำแนะนำในการกำจัด แต่บริการของพวกเขามีราคาแพง ดังนั้นไม่ใช่ผู้จัดการทุกคนที่จะตกลงที่จะหันไปหาบริษัทดังกล่าว
ในกรณีนี้ การดำเนินการตรวจสอบเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรด้วยตนเองจะช่วยได้ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องออกคำสั่งให้ดำเนินการตรวจสอบ กำหนดเป้าหมายและกำหนดเวลา และลงทะเบียนบุคคลที่จะดำเนินการตรวจสอบบุคลากรด้วย
หลังจากออกคำสั่งแล้วจำเป็นต้องกำหนดขั้นตอนการดำเนินการตรวจสอบบุคลากร จากคำจำกัดความของการตรวจสอบบุคลากร ขั้นตอนแรกคือการตรวจสอบความพร้อมของเอกสารด้านบุคลากรที่จำเป็นทั้งหมด และขั้นตอนที่สองคือการตรวจสอบการปฏิบัติตามเอกสารด้านบุคลากรตามกฎหมายปัจจุบัน มาดูการตรวจสอบบุคลากรแต่ละขั้นตอนอย่างละเอียดยิ่งขึ้น
นายจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบในกรณีที่ไม่มีเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรที่จำเป็นซึ่งกำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ดังนั้นเมื่อดำเนินการตรวจสอบบุคลากร ขั้นตอนแรกคือการกำหนดรายการเอกสารดังกล่าวและตรวจสอบความพร้อมในบริษัท
เอกสารบุคลากรภาคบังคับสามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม:
กลุ่มแรกประกอบด้วยเอกสารที่บังคับใช้ในกฎหมายแรงงาน เช่น ข้อบังคับท้องถิ่นที่นายจ้างแต่ละรายพัฒนาขึ้นอย่างเป็นอิสระและสะท้อนถึงสภาพการทำงานในองค์กรที่กำหนด รายการเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในกลุ่มนี้แสดงไว้ในตารางที่ 1
ตารางที่ 1 เอกสารบุคลากรที่จำเป็นสำหรับนายจ้างทุกคน
|
กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน |
ศิลปะ. 189, 190 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย |
|
คำชี้แจงเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล |
ข้อ 8 ข้อ 86 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย |
|
คำแนะนำการคุ้มครองแรงงาน |
ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 212 ของสหพันธรัฐรัสเซีย |
|
หลักเกณฑ์การกำหนดค่าตอบแทน |
ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 135 ของสหพันธรัฐรัสเซีย |
|
ตารางวันหยุด |
ศิลปะ. ประมวลกฎหมายแรงงาน 123 ของสหพันธรัฐรัสเซีย |
|
โต๊ะพนักงาน |
ศิลปะ. 57 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย |
|
ใบบันทึกเวลา |
ศิลปะ. 91, 99 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย |
|
คำสั่งกิจกรรมหลัก |
คำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์ม T-3 ของมติ Goskomstat หมายเลข 132 เมื่อวันที่ 25 ธันวาคม 2541 "ในการอนุมัติรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบันทึกการดำเนินการทางการค้า" วรรค 45 ของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียมติหมายเลข 225 ของเดือนเมษายน 16 ต.ค. 2546 “เรื่องหนังสืองาน” ฯลฯ . |
|
หนังสือความเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น |
|
|
สมุดใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่ายสำหรับการบัญชีแบบฟอร์มสมุดงานและเอกสารแทรกในนั้น |
ข้อ 40, 41 แห่งพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 "ในหนังสืองาน" |
|
สมุดจดรายการฝึกอบรมเรื่องการคุ้มครองแรงงาน |
ข้อ 2.1.3 แห่งมติของกระทรวงแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียและกระทรวงศึกษาธิการของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 12 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2546 ฉบับที่ 1 “ เมื่อได้รับอนุมัติขั้นตอนการฝึกอบรมด้านการคุ้มครองแรงงานและการทดสอบความรู้เกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ข้อกำหนดสำหรับพนักงานขององค์กร” |
|
บันทึกการควบคุม |
ตอนที่ 8 ศิลปะ 16 แห่งกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 26 ธันวาคม 2551 ฉบับที่ 294-FZ "เรื่องการคุ้มครองสิทธิ นิติบุคคลและ ผู้ประกอบการแต่ละรายเมื่อดำเนินการ การควบคุมของรัฐ(กำกับดูแล) และการควบคุมของเทศบาล" |
|
สัญญาจ้าง |
ศิลปะ. 56, 57, 67 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย |
|
สมุดงาน |
ศิลปะ. 65, 66 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย |
|
บัตรประจำตัว |
ข้อ 12 ของพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 "ในหนังสืองาน" |
|
คำสั่งสำหรับบุคลากร |
ศิลปะ. 62, 68, 84.1 ฯลฯ |
|
คำชี้แจงของพนักงาน |
ศิลปะ. 80, 127, 128, 255 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ฯลฯ |
กลุ่มที่สองประกอบด้วยเอกสารที่บังคับใช้เมื่อมีเงื่อนไขบางประการซึ่งอาจถูกกำหนดโดยข้อมูลเฉพาะขององค์กร หรือหากเอกสารเหล่านี้อ้างอิงในสัญญาจ้างงาน ข้อบังคับท้องถิ่น หรือเอกสารอื่น ๆ รายการเอกสารดังกล่าวแสดงไว้ในตารางที่ 2
ตารางที่ 2 เอกสารที่อาจมีผลบังคับใช้หากตรงตามเงื่อนไขบางประการ
|
เอกสาร |
เงื่อนไขที่เอกสารมีผลผูกพัน |
|
รายละเอียดงาน |
|
|
กฎระเบียบเกี่ยวกับโบนัส |
หากไม่ได้ระบุระบบสิ่งจูงใจที่เป็นสาระสำคัญไว้ในสัญญาจ้าง ข้อตกลงร่วม ระเบียบว่าด้วยค่าตอบแทน หรือระเบียบแรงงานภายใน |
|
รายชื่อตำแหน่งคนงานที่มีชั่วโมงทำงานไม่ปกติ |
หากองค์กรมีรูปแบบการดำเนินงานดังกล่าว |
|
กำหนดการกะ |
หากองค์กรได้แนะนำงานกะ |
|
หลักเกณฑ์การไม่เปิดเผยความลับทางการค้า |
หากสัญญาจ้างกำหนดให้พนักงานต้องรักษาความลับทางการค้า |
|
ข้อตกลงร่วมกัน |
หากมีการตกลงกันเรื่องนี้ระหว่างลูกจ้างกับนายจ้าง |
|
ข้อตกลงร่วมกัน ความรับผิดทางการเงิน |
หากองค์กรดำเนินงานตามรายการงานในระหว่างการปฏิบัติงานซึ่งอาจมีการแนะนำความรับผิดทางการเงินแบบกลุ่ม (ทีม) เต็มรูปแบบ |
|
ข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดชอบทางการเงินส่วนบุคคลเต็มรูปแบบ |
หากองค์กรมีพนักงาน-ผู้รับผิดชอบทางการเงิน |
นายจ้างยังสามารถอนุมัติกฎระเบียบท้องถิ่นอื่นๆ ได้ ซึ่งข้อบังคับดังกล่าวไม่ได้ระบุไว้ในกฎหมายแรงงาน แต่สามารถช่วยในการทำงานได้อย่างมาก เช่น กฎระเบียบในแผนก บุคลากร การรับรอง ฯลฯ
การดำเนินการขั้นสุดท้ายของขั้นตอนแรกของการตรวจสอบบุคลากรคือการกระทบยอดเอกสาร - มีเอกสารใดบ้างและต้องได้รับการพัฒนา เพื่อความสะดวกสามารถสรุปผลการกระทบยอดเป็นตารางได้ (ตารางที่ 3)
ตารางที่ 3 การกระทบยอดเอกสาร
หลังจากที่เราได้พิจารณารายการเอกสารที่จำเป็นและตรวจสอบความพร้อมแล้ว ก็จำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของการดำเนินการตลอดจนการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
ดังนั้นในขั้นตอนนี้จะมีการตรวจสอบเนื้อหาของเอกสารบุคลากร ตรวจสอบเอกสารทั้งหมดที่บริษัทมี
เมื่อทบทวนกฎระเบียบท้องถิ่น จำเป็นต้องตรวจสอบว่าไม่ทำให้สถานการณ์ของคนงานแย่ลงเมื่อเปรียบเทียบกับกฎหมายแรงงาน และเปิดเผยสภาพการทำงานของบริษัท พนักงานทุกคนจะต้องคุ้นเคยกับกฎระเบียบท้องถิ่นเกี่ยวกับการลงนาม เมื่อตรวจสอบกฎระเบียบท้องถิ่นจำเป็นต้องใช้บทความที่เกี่ยวข้องของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
พนักงานแต่ละคนจะต้องลงนามยินยอมในการประมวลผลและถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลของเขา หากมีการออกใบรับรองให้กับพนักงานตามคำร้องขอของเขา พนักงานจะต้องเขียนหนังสือยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลของเขาไปยังบุคคลที่สาม
ตารางวันหยุดจะต้องระบุไม่เพียง แต่วันหยุดพักผ่อนที่วางแผนไว้เท่านั้น แต่ยังรวมถึงบันทึกเกี่ยวกับวันหยุดพักผ่อนจริงและการเลื่อนวันหยุดพักผ่อนด้วย พนักงานจะต้องได้รับแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรถึงวันเริ่มลาล่วงหน้าสองสัปดาห์
องค์กรจะต้องมีตารางการรับพนักงานที่ทันสมัย ซึ่งได้รับการอนุมัติตามคำสั่ง หากมีการเปลี่ยนแปลงตารางการรับพนักงาน จะต้องออกคำสั่งให้แก้ไขตารางการรับพนักงาน
ใบบันทึกเวลาต้องเป็นข้อมูลในแต่ละเดือน ใบบันทึกเวลาจะต้องแสดงข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานทุกคน (วันหยุด การลาป่วย การขาดงาน ฯลฯ)
เมื่อตรวจสอบเอกสารการบริหารจำเป็นต้องตรวจสอบว่าคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากรถูกจัดเก็บแยกต่างหากจากคำสั่งซื้อสำหรับกิจกรรมหลัก หากบริษัทไม่ได้ใช้แบบฟอร์มเอกสารรวม แต่ได้พัฒนาและใช้แบบฟอร์มของตนเอง แบบฟอร์มเอกสารเหล่านี้จะต้องได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของหัวหน้าบริษัท
เมื่อตรวจสอบบันทึกการทำงานจำเป็นต้องตรวจสอบการมีอยู่ของคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักที่แต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกการทำงาน สมุดงานทั้งหมดจะต้องลงทะเบียนในสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและส่วนแทรกในนั้น ต้องมีหนังสือทุกเล่มและรายการทั้งหมดจะต้องทำในนั้น (การรับ การโอน รางวัล) ส่วนแทรกจะต้องเย็บเป็นสมุดงาน . นายจ้างจะต้องซื้อแบบสมุดงานและแทรกด้วยตนเองและบันทึกไว้ในสมุดใบเสร็จรับเงินและรายจ่ายสำหรับการบัญชีแบบสมุดงานและใบแทรกในนั้น แบบฟอร์มสมุดงานและส่วนแทรกจะต้องเก็บไว้ในแผนกบัญชีซึ่งดูแลสมุดรายรับและรายจ่าย การโอนแบบฟอร์มไปยังฝ่ายบุคคลจะดำเนินการตามบันทึกภายในหรือการร้องขอจากผู้รับผิดชอบในการดูแลสมุดงาน สมุดงานและส่วนแทรกใหม่จะออกให้กับพนักงานตามใบสมัครของพวกเขา
สัญญาการจ้างงานจะต้องสรุปกับพนักงานแต่ละคนซึ่งมีเนื้อหา สัญญาจ้างงานจะต้องปฏิบัติตามมาตรา 57 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย กล่าวคือ อย่างน้อยสัญญาการจ้างงานจะต้องระบุข้อมูลและเงื่อนไขที่ระบุไว้ในบทความนี้
ใส่ใจกับการกรอกบัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกต้อง ต้องมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ต้องมีบัตรสำหรับพนักงานแต่ละคน บัตรส่วนบุคคลจะต้องระบุรหัสและพนักงานจะต้องคุ้นเคยกับข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการรับเข้าและการโอนตามลายเซ็น
ทะเบียนบุคลากรทั้งหมดจะต้องมีหมายเลข เย็บ และปิดผนึกด้วยตราประทับและลายเซ็นของหัวหน้าบริษัท และสมุดบันทึกการเคลื่อนย้ายสมุดงานและใบแทรกในนั้น และสมุดใบเสร็จรับเงินและรายจ่ายสำหรับการบัญชีรูปแบบสมุดงานและ ส่วนแทรกในนั้นถูกปิดผนึกหรือปิดผนึกด้วยตราประทับขี้ผึ้ง
จากผลการตรวจสอบบุคลากรบุคคลที่ดำเนินการตรวจสอบจะจัดทำรายงานผลการตรวจสอบ รายงานการตรวจสอบทรัพยากรบุคคลจะแสดงข้อผิดพลาดที่ระบุและมาตรการที่จำเป็นในการกำจัดข้อผิดพลาดเหล่านี้ สรุปผลเกี่ยวกับสถานะของบันทึกด้านทรัพยากรบุคคล และความเสี่ยงที่บริษัทเผชิญ
รายงานสามารถแบ่งออกเป็นสองช่วงตึก
ในบล็อกแรก อธิบายผลลัพธ์ของการตรวจสอบเอกสารบุคลากรบังคับสำหรับบริษัท (กฎระเบียบท้องถิ่น คำสั่งสำหรับกิจกรรมหลัก ตารางการรับพนักงาน ตารางวันหยุด ฯลฯ)
ในบล็อกที่สอง ให้จดผลการตรวจสอบเอกสารในกรณีของพนักงานแต่ละคน (สัญญาจ้าง บัตรประจำตัว การทำความคุ้นเคยกับกฎระเบียบท้องถิ่น สมุดงาน)
กรณีศึกษา:
จากผลการตรวจสอบบุคลากรซึ่งเราดำเนินการกับลูกค้าของบริษัทของเรา มีการระบุการละเมิดบันทึกบุคลากรและสถานการณ์ความเสี่ยงบางประการ:
เพื่อกำจัดการละเมิดเหล่านี้ เราได้เขียนรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับผลการตรวจสอบบุคลากรและให้คำแนะนำในการแก้ไขสำหรับการละเมิดแต่ละครั้ง เป็นผลให้ลูกค้าจัดเอกสารได้อย่างรวดเร็วตามคำแนะนำโดยละเอียด
ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการตรวจสอบบุคลากร เครื่องมือสำคัญลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดบันทึกบุคลากร ผู้จัดการหลายคนเชื่อว่าการตรวจสอบบุคลากรเป็นขั้นตอนที่ไม่จำเป็นและมีราคาแพง แต่นี่เป็นความเห็นที่ผิด เนื่องจากการดำเนินการตรวจสอบบุคลากรจะช่วยระบุสถานะที่แท้จริงของกิจการ ระบุการละเมิดและข้อผิดพลาด การเปลี่ยนแปลงโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกฎหมายแรงงาน ความซับซ้อนของการบังคับใช้ที่ถูกต้อง การตรวจสอบนายจ้างบ่อยขึ้นโดยสำนักงานตรวจแรงงานและหน่วยงานกำกับดูแลอื่น ๆ และการเพิ่มความรับผิดที่เข้มงวดขึ้นสำหรับการละเมิดสิทธิแรงงานของพนักงาน บ่งชี้ถึงความจำเป็นในการตรวจสอบบุคลากร การตรวจสอบด้านทรัพยากรบุคคลสามารถทำได้ ด้วยตัวเราเองและบทความนี้จะอธิบายขั้นตอนการดำเนินการ
บางครั้งหัวหน้าของแต่ละบริษัทควรมีความปรารถนาที่จะตรวจสอบบันทึกด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อตรวจสอบคุณภาพของบันทึกและเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรและการปฏิบัติหน้าที่ที่ถูกต้อง การตรวจสอบบุคลากรขององค์กรเป็นชุดของกิจกรรมเพื่อระบุข้อผิดพลาดและข้อบกพร่องในการทำงานของการบริการบุคลากร การใช้งานอย่างทันท่วงทีช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงได้ ปัญหาต่างๆเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบริการนี้ในองค์กร
การตรวจสอบทรัพยากรบุคคลถือเป็นการประเมินโครงสร้างองค์กรและระบบการบริหารงานบุคคลของบริษัท การควบคุมดังกล่าวดำเนินการอย่างครอบคลุมและให้ผลมหาศาล ผลเชิงบวกสำหรับบริษัท การดำเนินการนี้ไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับการทวนสอบและวิเคราะห์เอกสารประกอบบุคลากรทั้งหมดเท่านั้น มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามการบัญชีตามบรรทัดฐานของกฎหมายปัจจุบันที่เกี่ยวข้องในวันที่ตรวจสอบ งานของแผนกทรัพยากรบุคคลได้รับการประเมินโดยการวิเคราะห์ตัวชี้วัดทางเศรษฐกิจของกิจกรรมของบริษัท
ควรทำการตรวจสอบ:
การตรวจสอบดังกล่าวควรจะมีผลถาวรสำหรับบริษัท หากคุณดำเนินการปีละสองครั้งหรือไตรมาสละครั้ง จะต้องใช้ความพยายามและเวลาน้อยลง และจะช่วยลดต้นทุนด้วย ประโยชน์จากการตรวจสอบดังกล่าวจะมากกว่าการตรวจสอบบุคลากรขององค์กรเพียงครั้งเดียว
สามารถตรวจสอบได้:
| พนักงาน 1-20 คน | 200 ถู สำหรับพนักงานแต่ละคน | |||
| พนักงาน 21-50 คน | 175 ถู สำหรับพนักงานแต่ละคน | |||
| พนักงาน 51-100 คน | 150 ถู สำหรับพนักงานแต่ละคน | |||
| พนักงานกว่า 100 คน | 125 ถู สำหรับพนักงานแต่ละคน | |||
สั่งคำนวณ
ในกรณีที่ฝ่ายบริหารของบริษัทมีข้อสงสัยในความสามารถของพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล หรือต้องการรับการประเมินจากผู้เชี่ยวชาญในกิจกรรมของตน ให้เชิญผู้ตรวจสอบภายนอก ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณได้รับการประเมินที่เป็นอิสระและมุมมองที่ไม่สนใจต่องานบริการบุคลากร ซึ่งหมายความว่าจะช่วยปรับปรุงกิจกรรมของตน
ผู้ตรวจสอบจากภายนอกมองเห็นข้อบกพร่องแม้แต่น้อยที่สุดในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากร พนักงานของบริษัทที่ทำงานประจำทุกวันอาจไม่สังเกตเห็นข้อผิดพลาดของตนเอง ผู้ตรวจสอบที่ได้รับเชิญจะตรวจพบข้อบกพร่องทันทีและชี้ให้เห็น
ผู้ตรวจสอบบัญชีที่ได้รับเชิญมีประสบการณ์สำคัญในการดำเนินการตรวจสอบ กรอกเอกสาร และจัดทำสัญญาตามกฎหมาย ดังนั้นการควบคุมดังกล่าวจะใช้เวลาน้อยกว่ามากและจะดำเนินการต่อไป ระดับสูง- และต้นทุนก็จะลดลง
เป็นที่ชัดเจนว่าแม้ว่าต้นทุนการทำงานของผู้ตรวจสอบบัญชีจะสูงกว่า แต่การดำเนินการตรวจสอบดังกล่าวก็มีประสิทธิภาพมากกว่ามาก
มีหลายวิธีในการดำเนินการตรวจสอบบุคลากร:
วิธีการเหล่านี้มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรเมื่อใช้ร่วมกันหรือแยกจากกัน ช่วยระบุพื้นที่ปัญหาและกำหนดวิธีการในการกำจัด โดยครอบคลุมทุกด้านที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของแรงงานและความสามารถในการทำกำไรขององค์กรอย่างครอบคลุม
บริษัท "Azbuka Ucheta" ให้บริการตรวจสอบบุคลากรในมอสโกและภูมิภาคมอสโก
ข้อดีของเรา:
ราคาของการตรวจสอบบุคลากรนั้นเป็นราคารายบุคคลเท่านั้น เนื่องจากขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย: ขนาดขององค์กร วิธีการตรวจสอบที่เลือก สถานะของบันทึกบุคลากร ฯลฯ ค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบบุคลากรจะถูกกำหนดในระหว่างการประชุมส่วนตัวของ ABC ของผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชีกับลูกค้า
ใช้บริการของมืออาชีพที่มีประสบการณ์มากมายและตรวจสอบประสิทธิภาพของแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณ
การตรวจสอบบุคลากรถือเป็นทิศทางที่ค่อนข้างใหม่ในด้านการบริหารงานบุคคล แม้จะอายุน้อย แต่ทิศทางนี้ก็แพร่หลายในบริษัทจริงจังที่จ่ายเงิน ความสนใจเป็นพิเศษการจัดการบันทึกบุคลากร แนวคิดของการตรวจสอบบุคลากรมาจากบริการด้านทรัพยากรบุคคลจากการบัญชี และเป็นการตรวจสอบเอกสารบุคลากรโดยอิสระ ควรอนุญาตให้ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์กว้างขวางในสาขานี้เท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินการตามขั้นตอนนี้ เนื่องจากงานมีความสำคัญและมีความรับผิดชอบ สิ่งนี้ทำให้เกิดคำถามว่าจะเลือกบริการตรวจสอบอย่างไร และเว็บไซต์ของเราสามารถช่วยในเรื่องนี้ได้อย่างไร ค้นหาคำตอบด้านล่าง
บริการตรวจสอบของ KDP ไม่ใช่การดำเนินการเฉพาะเจาะจง แต่เป็นกิจกรรมทั้งหมดที่มุ่งเป้าไปที่การตรวจสอบเอกสารประกอบของบุคลากรทางธุรกิจโดยอิสระอย่างละเอียด คอมเพล็กซ์นี้ควรรวมถึง:
นอกจากนี้ การตรวจสอบเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลของบริษัทควรรวมการจัดลำดับความสำคัญของการดำเนินการต่อไปนี้โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับเอกสารด้านทรัพยากรบุคคล เป็นแนวทางบูรณาการที่ช่วยให้คุณระบุการละเมิดทั้งหมดได้อย่างรวดเร็วและรับคำแนะนำในการกำจัดการละเมิด และทั้งหมดนี้ด้วยการชำระเงินเพียงครั้งเดียว
ขึ้นอยู่กับความรุนแรงของสถานการณ์ คุณควรเลือกการตรวจสอบหนึ่งในสองประเภทที่มีอยู่ในปัจจุบัน:
การตรวจสอบมาตรฐานนี่คือชุดของมาตรการที่มุ่งดำเนินการตรวจสอบเอกสารและข้อบังคับด้านบุคลากร ตามด้วยการประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญและการให้คำแนะนำสำหรับการแก้ไขการละเมิดที่ตรวจพบ การตรวจสอบมาตรฐานประกอบด้วยการกระทบยอดเอกสารเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย การตรวจสอบเอกสารด้านบุคลากร และการจัดทำตารางกระทบยอด ซึ่งทำเครื่องหมายเอกสารและการดำเนินการที่ต้องมีการแก้ไข
การตรวจสอบเพิ่มเติมนี่เป็นชุดกิจกรรมที่ครอบคลุมมากขึ้น ซึ่งนอกเหนือจากการดำเนินการที่กล่าวมาก่อนหน้านี้ ยังรวมถึงการวิเคราะห์สาเหตุของความไม่สอดคล้องกัน ตลอดจนการสร้างรายการ ผลที่ตามมาที่เป็นไปได้ที่เกิดขึ้นเมื่อไม่จำเป็นต้องแก้ไขการละเมิดถูกละเลย
แน่นอนว่า การตรวจสอบแบบขยายเวลาเป็นบริการที่ดีกว่า และหากเป็นไปได้ คุณควรเลือกบริการดังกล่าว
ในส่วนนี้คุณจะพบข้อเสนอมากมายจากผู้เชี่ยวชาญด้านการตรวจสอบทรัพยากรบุคคล ที่จะทำ ทางเลือกที่ถูกต้องนักแสดงให้ความสนใจกับปัจจัยต่อไปนี้:
ผลงาน - สามารถใช้เพื่อกำหนดระดับความเป็นมืออาชีพและคุณภาพของการให้บริการ
การตรวจสอบเป็นขั้นตอนสำหรับการประเมินโดยอิสระของกิจกรรมขององค์กร ระบบ กระบวนการ โครงการ หรือผลิตภัณฑ์ เพื่อระบุความเสี่ยงและเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น สถานการณ์ความขัดแย้ง- การตรวจสอบสามารถทำได้ภายในเมื่อองค์กรดำเนินการโดยตัวเองและภายนอกเมื่อผู้เชี่ยวชาญบุคคลที่สามได้รับการว่าจ้างตามสัญญาเพื่อประเมินกิจกรรมในพื้นที่เฉพาะของ บริษัท ส่วนใหญ่แล้วคำว่า "การตรวจสอบ" มักถูกใช้เพื่อเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ งบการเงินบริษัท อย่างไรก็ตาม ยังมีประเภทอื่นอีก เช่น การตรวจสอบบุคลากร หลายคนเคยได้ยินวลีนี้ แต่พวกเขาไม่รู้ว่าสาระสำคัญของกระบวนการนี้คืออะไร วันนี้เราจะพูดโดยเฉพาะเกี่ยวกับการตรวจสอบเอกสารบุคลากรเราจะบอกคุณว่าทำไมจึงจำเป็นเมื่อใดและโดยใครที่จะดำเนินการ
สมมติว่าการตรวจสอบบุคลากรเป็นเหตุการณ์ทางเลือกและไม่ได้ดำเนินการบ่อยนัก อย่างไรก็ตาม เราเชื่อว่าควรดำเนินการตามขั้นตอนดังกล่าวสำหรับ:
— การเตรียมการสำหรับการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของแรงงาน จดหมายเหตุ บำนาญ กฎหมายการย้ายถิ่นฐาน ฯลฯ
— การประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์เฉพาะ (ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแล เมื่อพิจารณาข้อพิพาทแรงงานในศาล ระหว่างการควบคุมสหภาพแรงงาน ฯลฯ )
— ปรับปรุงความเป็นมืออาชีพของผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล (การฝึกอบรมตามการละเมิด)
— ประเมินความเป็นมืออาชีพของพนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล
— การพัฒนาแผนปฏิบัติการเพื่อแก้ไขการละเมิด
— การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของการบริการบุคลากร (การลดต้นทุน การสร้างระบบการรับผิดชอบต่อผู้คน รางวัล ฯลฯ)
นอกจากนี้การตรวจสอบจะช่วยในการประเมินและวิเคราะห์สถานะของเอกสารบุคลากรเมื่อมีการโอนเอกสารระหว่างการปรับโครงสร้างองค์กร การเปลี่ยนแปลงผู้บริหาร (รวมถึงการจัดการการบริการบุคลากร) การเลิกจ้าง (การรับ) พนักงานแผนกบุคคล (HR)
เราขอย้ำอีกครั้งว่าคุณสามารถดำเนินการตรวจสอบบุคลากรได้ด้วยตัวเอง หรือคุณสามารถใช้บริการของบริษัทบุคคลที่สามได้ เนื่องจากพวกเขา ปริมาณที่เพียงพอและมีให้เลือกมากมาย ในขณะเดียวกัน การตรวจสอบบุคลากรก็เป็นเรื่องที่มีความรับผิดชอบสูง เนื่องจากเกี่ยวข้องโดยตรงกับเอกสารลับของบริษัท
หากคุณวางแผนที่จะเลือกผู้ตรวจสอบภายนอก สิ่งสำคัญคือต้องให้บริการโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมซึ่งทำงานด้านนี้มาหลายปีแล้ว ถามว่าบริษัทตรวจสอบให้บริการตรวจสอบบันทึกบุคลากรบ่อยเพียงใด และลูกค้ามีองค์กรประเภทกิจกรรมที่คล้ายกับคุณหรือไม่ โปรดจำไว้ว่าบริการของบริษัทที่ปรึกษาที่มีชื่อเสียงซึ่งมีการตรวจสอบเอกสารด้านบุคลากรและมีพนักงานที่เป็นมืออาชีพนั้นไม่สามารถมีราคาถูกได้
ความสำเร็จของการดำเนินการตรวจสอบบุคลากรโดยผู้เชี่ยวชาญจากองค์กรบุคคลที่สามยังขึ้นอยู่กับวิธีที่บริษัทเตรียมพร้อมในการโต้ตอบกับผู้ตรวจสอบ ดังนั้นบ่อยครั้งก่อนที่จะเริ่มการตรวจสอบ จึงมีการสร้างคณะทำงานซึ่งประกอบด้วยตัวแทนของบริษัทที่ได้รับเชิญให้ดำเนินการตรวจสอบ และตัวแทนของบริษัทลูกค้า องค์ประกอบและจำนวนผู้ตรวจสอบที่ได้รับเชิญส่วนใหญ่จะถูกกำหนดโดยระยะเวลาและขอบเขตของงานที่จะทำ แต่ต้องมีส่วนร่วมของนักกฎหมายและผู้เชี่ยวชาญในด้านการสนับสนุนด้านเอกสารอย่างแน่นอน
หากไม่มีความปรารถนาที่จะดึงดูดผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก และไม่รวมเงินทุนสำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถดำเนินการตรวจสอบบุคลากรได้ด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม เมื่อกำหนดงานที่เหมาะสมสำหรับฝ่ายบุคคลของสถาบันแล้ว ควรจำไว้ว่าพวกเขาไม่พร้อมที่จะประเมินสถานการณ์ปัจจุบันอย่างเป็นกลางเสมอไป เนื่องจากพวกเขาจะตรวจสอบงานของพวกเขาจริงๆ นอกจากนี้ พนักงานประจำยังสามารถ "เมิน" ข้อผิดพลาดบางอย่างได้ เนื่องจากข้อผิดพลาดเหล่านั้นคือคนที่จะต้องแก้ไขให้ถูกต้อง
เราเชื่อว่าหากทางเลือกนี้เกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ของการตรวจสอบภายใน วิธีที่ดีที่สุดคือสร้างจุดเล็กๆ หน่วยโครงสร้างเพื่อจุดประสงค์นี้หรือคณะกรรมการซึ่งจะต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจกฎหมายแรงงานและบันทึกบุคลากร แต่ไม่ขึ้นอยู่กับบุคคลที่เขาจะตรวจสอบงานเช่นทนายความ
ขั้นแรก เรามาตั้งชื่อกฎเกณฑ์หลักที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อตรวจสอบเอกสารด้านบุคลากร สิ่งสำคัญคือ:
— คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 N 225 "ในสมุดงาน" (พร้อมกับกฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงาน)
— มติของกระทรวงแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 N 69 “ ในการอนุมัติคำแนะนำในการกรอกสมุดงาน” (ต่อไปนี้จะเรียกว่าคำแนะนำในการกรอกสมุดงาน)
— มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 5 มกราคม 2547 N 1 “ ในการอนุมัติเอกสารทางบัญชีหลักรูปแบบรวมสำหรับการบันทึกแรงงานและการจ่ายเงิน” (ต่อไปนี้จะเรียกว่ามติ N 1)
— คำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 N 558“ ในการอนุมัติรายการเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกระบวนการกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐรัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษา”;
— กฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 N 152-FZ “ เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล”;
— GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการเตรียมเอกสาร";
– ประมวลกฎหมายแรงงาน
นอกจากนี้ ยังมีข้อบังคับของแผนกที่ควบคุมการทำงานในสำนักงาน ขั้นตอนการดำเนินการเรื่องส่วนตัว หรือควบคุมด้านอื่น ๆ ไว้เพียงพอ แรงงานสัมพันธ์- การกระทำเหล่านี้ยังจำเป็นต้องได้รับการศึกษาและนำไปใช้เมื่อตรวจสอบเอกสารด้านบุคลากร
เราจะไม่พิจารณาว่าองค์กรที่ปรึกษาดำเนินการตรวจสอบตามสัญญาทางแพ่งอย่างไร แต่จะมุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบภายใน ลำดับการดำเนินการขึ้นอยู่กับเป้าหมาย คุณสามารถตรวจสอบทุกด้านของการบำรุงรักษาและประมวลผลเอกสารบุคลากร หรือตรวจสอบได้เพียงด้านเดียว เช่น สัญญาจ้างงาน ไม่ว่าในกรณีใด ขั้นตอนแรกในการเริ่มต้นการตรวจสอบคือการออกคำสั่งให้ดำเนินการตรวจสอบซึ่งจะแต่งตั้งผู้ตรวจสอบหรือตั้งคณะกรรมการตรวจสอบ ในการสั่งซื้อ คุณสามารถกำหนดหัวข้อของการตรวจสอบได้
นี่คือตัวอย่างคำสั่งซื้อ
สถาบันการศึกษางบประมาณเทศบาล
"เฉลี่ย โรงเรียนมัธยมศึกษาเอ็น 72"
คำสั่งหมายเลข 42
ในการดำเนินการตรวจสอบบุคลากร
เพื่อปรับปรุงการทำงานของแผนกทรัพยากรบุคคลและลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาเอกสารบุคลากรที่ไม่เหมาะสม
ฉันสั่ง:
1. ดำเนินการตรวจสอบบุคลากรภายใน เรื่อง “การจดทะเบียนจ้างและจัดให้มีการลาพักร้อนประจำปี” ตั้งแต่วันที่ 28 พฤษภาคม ถึง 5 มิถุนายน 2555
2. แต่งตั้ง A.G. Volkova รองผู้อำนวยการฝ่ายการศึกษาเป็นประธานคณะกรรมการตรวจสอบ
3. รวมไว้ในค่าคอมมิชชั่น:
— รองผู้อำนวยการฝ่ายบริหารและเศรษฐกิจ O. L. Zolotov;
— ครูสอนภาษาและวรรณคดีรัสเซีย V.S. Paramonov;
— ที่ปรึกษากฎหมาย Lopukhov I.R.
4. ยื่นรายงานผลการตรวจสอบภายในวันที่ 06/08/2555
5. มอบความไว้วางใจในการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งนี้ให้กับรองผู้อำนวยการฝ่ายการศึกษา Volkova A.G.
ผู้อำนวยการโคโมวา /แอล. วี. โคโมวา/
ต่อไปนี้ได้ทำความคุ้นเคยกับคำสั่งซื้อ:
Volkova A.G. 16/05/2555, Volkova
Zolotova O. L. 16/05/2555 Zolotova
Paramonova V. S. 16/05/2555, Paramonova
Lopukhov I.R. 16/05/2555, Lopukhov
หากกำหนดหัวข้อการตรวจสอบแล้วหัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคลก็สามารถเตรียมตัวได้เท่านั้น เอกสารที่จำเป็น- หากดำเนินการตรวจสอบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการจัดการการบริการบุคลากรหรือเมื่อโอนกรณีจากผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งก็จำเป็นต้องกำหนดรายการเอกสารที่จะตรวจสอบ
โปรดจำไว้ว่ามีรายการเอกสารบังคับที่องค์กรใดๆ ต้องมี โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบทางกฎหมายและรูปแบบการเป็นเจ้าของ เอกสารดังกล่าวได้แก่:
1. โต๊ะพนักงาน. ให้เราบอกทันทีว่ามีเพียงการกล่าวถึงเอกสารนี้ในประมวลกฎหมายแรงงาน แต่ไม่มีข้อบ่งชี้ว่าจำเป็นต้องจัดทำขึ้น ความละเอียดที่ 1 รวมรูปแบบของเอกสารนี้ - T-3 โปรดทราบว่าหน่วยงานกำกับดูแล ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานตรวจแรงงานของรัฐ สำนักงานอัยการ หรือหน่วยงานด้านภาษี มักจะร้องขอสิ่งนี้: โครงสร้างของสถาบัน กองทุนค่าจ้าง เบี้ยเลี้ยง และการจ่ายเงินเพิ่มเติมให้กับพนักงานนั้นชัดเจนจากกำหนดการ
2. ตารางวันหยุด ลักษณะการผูกมัดของเอกสารนี้ไม่ได้ถูกตั้งคำถาม เนื่องจากข้อ 4. มาตรา 123 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียระบุโดยตรงว่ามีการจัดให้มีการลาพักร้อนประจำปีให้กับพนักงานตามตารางวันหยุดที่ได้รับอนุมัติจากนายจ้าง โดยคำนึงถึงความคิดเห็นของคณะตัวแทนของพนักงานอย่างน้อยสองสัปดาห์ก่อนปีใหม่ รูปแบบของกำหนดการ T-7 ก็รวมเป็นหนึ่งเดียวตามมติหมายเลข 1
3. บัตรส่วนบุคคล - แบบฟอร์ม T-2 และ T-2GS (MS) จะต้องเก็บไว้สำหรับพนักงานแต่ละคน เนื่องจากในแต่ละครั้ง หนังสืองานนายจ้างมีหน้าที่ต้องทำให้พนักงานคุ้นเคยกับรายการที่มีการลงนามในบัตรส่วนตัวของเขา - โดยอาศัยอำนาจตามข้อ 23 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงานรายการที่ทำในสมุดงานจะถูกทำซ้ำ
4. เรื่องส่วนตัว. ภาระผูกพันในการบำรุงรักษาถูกกำหนดไว้สำหรับคนงานบางประเภท ซึ่งรวมถึงข้าราชการของรัฐ พนักงานเทศบาล เจ้าหน้าที่ศุลกากร ฯลฯ
ขั้นตอนในการจัดการไฟล์ส่วนบุคคลของข้าราชการของรัฐนั้นกำหนดขึ้นโดยคำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 30 พฤษภาคม 2548 N 609 “ ในการอนุมัติกฎระเบียบเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของข้าราชการของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียและการจัดการ ไฟล์ส่วนตัวของเขา” สำหรับข้าราชการของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ขั้นตอนในการเก็บรักษาไฟล์ส่วนบุคคลนั้นถูกกำหนดโดยข้อบังคับของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบนั้น ตัวอย่างเช่นสำหรับพนักงานของเมืองมอสโกจะถูกกำหนดโดยพระราชกฤษฎีกาของนายกเทศมนตรีกรุงมอสโกลงวันที่ 15 มิถุนายน 2554 N 44-UM และสำหรับข้าราชการของเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก - โดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลเซนต์ปีเตอร์สเบิร์กลงวันที่เดือนมิถุนายน 30 ต.ค. 2551 เลขที่ 773
5. ใบบันทึกเวลา (แบบฟอร์ม T-12, T-13) จะต้องอยู่ในแต่ละสถาบันด้วย เนื่องจากมาตรา 4 มาตรา 91 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดให้นายจ้างต้องเก็บบันทึกเวลาทำงานจริงของลูกจ้างแต่ละคน
ใส่ใจ! ก่อนหน้านี้ หน่วยงานของรัฐ การจัดการกองทุนนอกงบประมาณของรัฐ การจัดการกองทุนนอกงบประมาณของรัฐในดินแดน รัฐบาลท้องถิ่น สถาบันงบประมาณหน่วยงานดำเนินการ บริการเงินสดการดำเนินการตามงบประมาณของระบบงบประมาณของรัสเซียเพื่อบันทึกชั่วโมงทำงานเราใช้ใบบันทึกเวลาในแบบฟอร์ม 0504421 ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 30 ธันวาคม 2551 N 148n อย่างไรก็ตาม เนื่องจากสูญเสียกำลังตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2554 (คำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 1 ธันวาคม 2010 N 157n) แบบฟอร์มจากคำสั่งของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 15 ธันวาคม 2553 ใช้ N 173n - 0301008 และนี่คือสำเนาแบบฟอร์ม T-13 ทุกประการ
6. สมุดงานตามแบบฟอร์มที่จัดตั้งขึ้นเป็นเอกสารหลัก กิจกรรมแรงงานและประสบการณ์การทำงานของพนักงาน นายจ้างทุกคน (ยกเว้นนายจ้างที่เป็นบุคคลธรรมดาที่ไม่ใช่ผู้ประกอบการรายบุคคล) จะต้องเก็บไว้สำหรับลูกจ้างแต่ละคนที่ทำงานให้เขาเกินห้าวัน ในกรณีที่งานของนายจ้างรายนี้เป็นงานหลักสำหรับ พนักงาน (มาตรา 66 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
สมุดงานประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน งานที่เขาทำ การโอนไปยังงานถาวรอื่นและการเลิกจ้าง รวมถึงเหตุผลในการบอกเลิกสัญญาจ้าง และข้อมูลเกี่ยวกับรางวัลแห่งความสำเร็จในการทำงาน ข้อมูลเกี่ยวกับการลงโทษจะไม่ถูกบันทึกลงในสมุด ยกเว้นในกรณีที่การลงโทษทางวินัยถูกไล่ออก
ใส่ใจ! ตรวจสอบว่ามีการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาสมุดงานหรือไม่ และทุกคนได้ลงทะเบียนในสมุดเพื่อบันทึกความเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกหรือไม่ นอกจากนี้ให้ดูที่รายการในสมุดงาน - จะต้องจัดทำตามคำสั่งซื้อ
7. สัญญาจ้างงานหรือสัญญาบริการ สัญญาจ้างงานเป็นข้อตกลงระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างตามที่นายจ้างรับหน้าที่จัดหางานให้ลูกจ้างตามหน้าที่แรงงานที่กำหนด จัดให้มีสภาพการทำงาน จ่ายค่าจ้างตรงเวลาและเต็มจำนวน และลูกจ้างรับหน้าที่ปฏิบัติงานเป็นการส่วนตัว หน้าที่ด้านแรงงานที่กำหนดโดยข้อตกลงนี้ จะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านแรงงานภายในที่บังคับใช้กับนายจ้างรายนี้
8. คำสั่งบุคลากร:
— เกี่ยวกับการจ้างงาน (แบบฟอร์ม T-1, T-1a)
— เกี่ยวกับการโอนไปงานอื่น (แบบฟอร์ม T-5, T-5a)
— ในการลาพักร้อน (แบบฟอร์ม T-6, T-6a)
— เกี่ยวกับการส่งการเดินทางเพื่อธุรกิจ (แบบฟอร์ม T-9, T-9a)
— เกี่ยวกับสิ่งจูงใจ (แบบฟอร์ม T-11, T-11a)
— เกี่ยวกับการสิ้นสุด (การสิ้นสุด) สัญญาจ้างงาน (แบบฟอร์ม T-8, T-8a)
ทุกองค์กรที่ดำเนินงานในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซียต้องใช้แบบฟอร์มรวมเหล่านี้ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ (ข้อ 2 ของมติหมายเลข 1)
เมื่อตรวจสอบคำสั่งซื้อเหล่านี้ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเอกสารที่เป็นพื้นฐานในการออกคำสั่งซื้อ บ่อยครั้งที่พวกเขาหายไป - มีการอ้างอิงตามลำดับข้อตกลงคำแถลงหรือเอกสารอื่น ๆ แต่ไม่มีเอกสารนั้นอยู่ นี่เป็นการละเมิด
9. คำสั่งกิจกรรมหลัก มีความจำเป็นต้องตรวจสอบลายเซ็นของผู้จัดการและวีซ่าอนุมัติ เราขอเตือนคุณว่าคำสั่งดังกล่าวจะต้องแยกจากคำสั่งสำหรับบุคลากร
โปรดทราบว่าคุณไม่เพียงต้องตรวจสอบความพร้อมใช้งานของเอกสารเหล่านี้เท่านั้น แต่ยังต้องใส่ใจกับวิธีการรวบรวมด้วย ตัวอย่างเช่น เนื่องจากข้อกำหนดของศิลปะ มาตรา 67 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย สัญญาจ้างงานจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร ร่างขึ้นเป็นสองชุด โดยแต่ละฉบับลงนามโดยคู่สัญญา ลูกจ้างจะมอบสำเนาหนึ่งฉบับ ส่วนอีกฉบับเก็บไว้โดยนายจ้าง การรับสำเนาสัญญาจ้างงานโดยพนักงานจะต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของเขาในสำเนาที่นายจ้างเก็บไว้ มาตรา 57 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดเงื่อนไขที่ต้องรวมอยู่ในข้อความของสัญญาจ้างงาน
แต่ด้วยสัญญาบริการทุกอย่างจะแตกต่างออกไป นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่ากฎหมายของรัฐบาลกลางกำหนดเนื้อหาแล้วพระราชกฤษฎีกาของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2548 N 159 ได้อนุมัติรูปแบบตัวอย่างของสัญญาสำหรับการปฏิบัติงานของราชการของรัฐและบรรจุตำแหน่งในหน่วยงานพลเรือนของรัฐ บริการ. ดังนั้น โปรดตรวจสอบว่าสัญญาปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ไม่เพียงแต่ในเนื้อหา แต่ยังอยู่ในรูปแบบด้วย และในแง่ของเนื้อหา เราสังเกตว่า ตัวอย่างเช่น วัตถุประสงค์ที่สำคัญที่สุดในการตรวจสอบคำสั่งให้เลิกจ้างจะเป็นข้อบ่งชี้ถึงเหตุผลและพื้นฐานในการเลิกจ้าง ขึ้นอยู่กับศิลปะ มาตรา 84.1 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียจะต้องระบุอย่างเคร่งครัดตามถ้อยคำของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียหรือกฎหมายของรัฐบาลกลางอื่น ๆ และอ้างอิงถึงบทความที่เกี่ยวข้อง ส่วนหนึ่งของบทความ ย่อหน้าของบทความ เมื่อตรวจสอบเนื้อหาของสัญญาจ้างงาน ให้ใส่ใจกับการมีอยู่ของเงื่อนไขที่อาศัยอำนาจตามมาตรา 4 จะต้องรวมมาตรา 57 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียไว้ในข้อความด้วย
เริ่มจากข้อเท็จจริงที่ว่าบนพื้นฐานของศิลปะ มาตรา 8 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย นายจ้างยกเว้นนายจ้าง - บุคคลที่ไม่ใช่ผู้ประกอบการรายบุคคลนำกฎระเบียบท้องถิ่นที่มีบรรทัดฐานกฎหมายแรงงานมาใช้ภายในความสามารถตามกฎหมายแรงงานและการกระทำทางกฎหมายเชิงบรรทัดฐานอื่น ๆ ที่มีบรรทัดฐานกฎหมายแรงงาน , ข้อตกลงร่วม, ข้อตกลง บทบัญญัติของการกระทำดังกล่าวไม่ควรทำให้ตำแหน่งของพนักงานแย่ลงเมื่อเปรียบเทียบกับสิ่งที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงาน
จำเป็นต้องตรวจสอบเอกสารต่อไปนี้ด้วย
1. กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน ตามศิลปะ มาตรา 189 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย เอกสารนี้ควบคุมขั้นตอนการจ้างและเลิกจ้างพนักงาน สิทธิขั้นพื้นฐาน หน้าที่และความรับผิดชอบของคู่สัญญาในสัญญาจ้าง ชั่วโมงทำงาน ระยะเวลาพัก สิ่งจูงใจ และบทลงโทษที่ใช้กับพนักงาน ตลอดจนประเด็นอื่น ๆ ในการควบคุมแรงงานสัมพันธ์กับนายจ้างที่กำหนด
2. คำแนะนำการคุ้มครองแรงงาน โดยปกติจะประกอบด้วยข้อกำหนดด้านความปลอดภัยในการทำงานก่อน ระหว่าง และหลังการทำงาน และยังประกอบด้วยขั้นตอนฉุกเฉินอีกด้วย คำแนะนำเหล่านี้ได้รับการพัฒนาขึ้นอยู่กับตำแหน่งของพนักงาน อาชีพของเขา หรือประเภทของงานที่เขาทำ บนพื้นฐานของคำแนะนำระหว่างอุตสาหกรรมหรือมาตรฐานอุตสาหกรรมเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน กฎระหว่างอุตสาหกรรมหรืออุตสาหกรรมเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยที่กำหนด ออกในเอกสารการปฏิบัติงานและการซ่อมแซมขององค์กรผู้ผลิตอุปกรณ์เอกสารทางเทคโนโลยีขององค์กรโดยคำนึงถึง เงื่อนไขเฉพาะการผลิตตามคำแนะนำด้านระเบียบวิธี
3. ข้อบังคับเกี่ยวกับการจัดเก็บและการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน (หรือเอกสารอื่นที่กำหนดขั้นตอนในการจัดเก็บและใช้งาน) การจัดทำพระราชบัญญัติท้องถิ่นนี้ถือเป็นข้อบังคับเนื่องจากข้อกำหนดของศิลปะ 87 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
4. ข้อบังคับเกี่ยวกับค่าตอบแทนหรือข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ ที่ควบคุมระบบค่าตอบแทนในสถาบันและโบนัสสำหรับพนักงาน บทบัญญัตินี้มีผลบังคับใช้โดยอาศัยอำนาจตามข้อ มาตรา 135 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย - ระบบค่าตอบแทนรวมถึงอัตราภาษีเงินเดือน (เงินเดือนราชการ) การจ่ายเงินเพิ่มเติมและเบี้ยเลี้ยงในลักษณะการชดเชยรวมถึงการทำงานในเงื่อนไขที่เบี่ยงเบนไปจากสภาวะปกติระบบการจ่ายเงินเพิ่มเติมและเบี้ยเลี้ยงจูงใจและ ระบบโบนัส จัดตั้งขึ้นโดยข้อตกลงร่วม ข้อตกลง ข้อบังคับท้องถิ่นตามกฎหมายแรงงานและข้อบังคับอื่น ๆ ที่มีมาตรฐานกฎหมายแรงงาน
นอกเหนือจากที่กล่าวไปแล้ว ยังมีเอกสารที่จำเป็นอื่นๆ - จำเป็นสำหรับบางองค์กรเนื่องจากกิจกรรมเฉพาะ เช่น ตารางกะ รายชื่อตำแหน่งที่มีชั่วโมงทำงานไม่ปกติ ข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดส่วนบุคคลทั้งหมด ข้อกำหนดในเชิงพาณิชย์หรือ ความลับอื่น ๆ ที่ได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย
หากสถาบันได้พัฒนากฎระเบียบท้องถิ่นอื่น ๆ ที่ควบคุมด้านแรงงานสัมพันธ์เราแนะนำให้ตรวจสอบว่ามีเงื่อนไขที่ทำให้ตำแหน่งของพนักงานแย่ลงเมื่อเปรียบเทียบกับกฎหมายแรงงานที่จัดตั้งขึ้นและอำนาจทางกฎหมาย (หากจำเป็น ความคิดเห็น ของคณะผู้แทนพนักงานได้นำมาพิจารณา อนุมัติ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารของหัวหน้าสถาบัน ไม่ว่าพนักงานจะคุ้นเคยกับการกระทำหรือไม่ เป็นต้น) สิ่งเหล่านี้อาจเป็น:
— ข้อตกลงร่วม;
— ข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดชอบทางการเงินร่วมกัน
- บทบัญญัติเกี่ยวกับการปรับตัวของคนงาน
– หลักเกณฑ์เกี่ยวกับวิธีการผ่านช่วงทดลองงาน
– ระเบียบว่าด้วยการรับรองลูกจ้าง
เราขอแนะนำให้คุณใส่ใจเป็นพิเศษกับการตรวจสอบรายละเอียดงาน ในแง่หนึ่ง สิ่งเหล่านี้ไม่ได้บังคับ ในทางกลับกัน บนพื้นฐานของศิลปะ มาตรา 57 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย เงื่อนไขบังคับของสัญญาจ้างงานคือหน้าที่ด้านแรงงาน และได้กำหนดไว้ในสัญญาจ้างงานหรือเพื่อไม่ให้งานหนักเกินไป รายละเอียดงาน- ดังนั้นบางครั้งคำแนะนำก็เป็นสิ่งจำเป็น
เรามาดูวารสารกันดีกว่าซึ่งมีข้อบังคับท้องถิ่นบังคับใช้อยู่
| ชื่อนิตยสาร | พระราชบัญญัติการกำกับดูแล |
| สมุดบัญชีความเคลื่อนไหวของสมุดงานและเอกสารแทรกสำหรับพวกเขา | ข้อ 40, 41 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงานแบบฟอร์มนี้จัดทำขึ้นในภาคผนวก 3 ของคำแนะนำในการกรอกสมุดงาน |
| สมุดใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่ายสำหรับการบัญชีแบบฟอร์มสมุดงานและเอกสารแทรกในนั้น | เหมือนกัน |
| บันทึกการตรวจสอบ | มาตรา 16 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 26 ธันวาคม 2551 N 294-FZ “ เกี่ยวกับการคุ้มครองสิทธิของนิติบุคคลและผู้ประกอบการแต่ละรายในการใช้การควบคุมของรัฐ (การกำกับดูแล) และการควบคุมของเทศบาล” รูปแบบของวารสารได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการพัฒนาเศรษฐกิจของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 30 เมษายน 2552 N 141 |
นอกเหนือจากวารสารบังคับที่กล่าวข้างต้นแล้ว สถาบันอาจเก็บรักษาวารสารอื่นๆ เพื่อจัดระบบข้อมูลเกี่ยวกับบันทึกบุคลากร เช่น:
— วารสารสัญญาจ้างงาน, คำสั่งบุคลากร, ไฟล์ส่วนตัว, ใบรับรองความไร้ความสามารถในการทำงาน
— วารสารการทำความคุ้นเคยกับกฎระเบียบท้องถิ่น
– วารสารออกใบรับรองการเดินทางและใบรับรอง
เมื่อตรวจสอบวารสารและสมุดบัญชีให้ใส่ใจกับการออกแบบ นิตยสารทุกแผ่นต้องมีหมายเลขกำกับ ตัวนิตยสารต้องผูก ปิดผนึกด้วยขี้ผึ้ง หรือปิดผนึกและรับรองโดยหัวหน้าองค์กร ไม่อนุญาตให้มีการแก้ไขสมุดบันทึก นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ทั้งหมดถูกกรอกในหนังสือสำหรับบันทึกความเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกไม่มีการแก้ไขใด ๆ หนังสือเล่มนี้ถูกผูกมัดและปิดผนึก
บันทึก. การวิเคราะห์ระบบการลงทะเบียนและจัดระบบเอกสารมีความสำคัญมาก เนื่องจากจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการจัดระบบจัดเก็บเอกสารในสถาบัน
ปัจจุบัน สถาบันส่วนใหญ่ดูแลรักษาเอกสารด้านบุคลากรโดยใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง ซึ่งหมายความว่าจะต้องได้รับการตรวจสอบด้วย
เมื่อตรวจสอบต้องแน่ใจว่าได้ตรวจสอบว่าโปรแกรมมีความสามารถในการรักษาเอกสารบุคลากรตามข้อกำหนดของกฎหมายปัจจุบันหรือไม่ (เป็นไปได้ว่าผู้พัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ "สูญเสีย" รายละเอียดที่จำเป็นบางอย่าง) ว่ามีรูปแบบรวมทั้งหมดอยู่หรือไม่ ในโปรแกรมมีการอัพเดทบ่อยแค่ไหนไม่ว่าจะเป็นเอกสารทุกรูปแบบที่เกี่ยวข้อง
สิ่งสำคัญถัดไปที่ต้องตรวจสอบคือลำดับการเข้าถึงซอฟต์แวร์และ (หรือ) เอกสารบุคลากรที่สร้างขึ้น ในกรณีนี้ มีความจำเป็นต้องค้นหาว่าพนักงานคนใดของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลบุคลากร และตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบไม่รวมความเป็นไปได้ในการเข้าถึงเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับพนักงานที่ความรับผิดชอบงานไม่รวมถึงการทำงาน ด้วยข้อมูลดังกล่าว
การตรวจสอบ ซอฟต์แวร์งานของฝ่ายบุคคลจะช่วยให้เราสามารถระบุช่องทางที่เป็นไปได้ในการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการสูญเสียข้อมูลบุคลากรตลอดจนประเมินความเป็นไปได้ในการใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เฉพาะ
ดังนั้นในระหว่างการตรวจสอบเอกสารด้านบุคลากรจะมีการตรวจสอบการมีอยู่ของเอกสารบังคับความถูกต้องของการดำเนินการและการปฏิบัติตามเนื้อหาของเอกสารตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
เป็นการดีกว่าที่จะจัดทำเอกสารกระบวนการตรวจสอบเองเพื่อที่ว่าในภายหลังเมื่อจัดทำรายงานขั้นสุดท้ายคุณจะไม่ลืมสิ่งที่สำคัญ
ขั้นตอนสุดท้ายของการตรวจสอบเอกสารคือการจัดทำรายงานที่จะอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันโดยระบุพื้นที่ปัญหาและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น โดยปกติรายงานยังให้คำแนะนำในการขจัดการละเมิดกฎหมายแรงงานและข้อบกพร่องที่ระบุ และยังแจ้งเกี่ยวกับการลงโทษที่อาจเกิดขึ้นหากการฝ่าฝืนไม่ได้รับการแก้ไข (ดูหน้า 45)
ในกรณีของการตรวจสอบเอกสารบุคลากรเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในการบริหารงานบริการบุคลากรหรือผู้เชี่ยวชาญในการจัดการบันทึกบุคลากรนอกเหนือจากข้อสรุปแล้วยังจำเป็นต้องมีการดำเนินการยอมรับและโอนคดี ภาคผนวกซึ่งจะเป็นรายการสมุดงาน (ระบุชื่อเต็มของเจ้าของ ชุดและหมายเลขสมุดงานและส่วนแทรก (ถ้ามี))
โดยสรุป เราทราบว่าเมื่อดำเนินการตรวจสอบเอกสารบุคลากรเป็นระยะ นายจ้างมีโอกาสที่จะหลีกเลี่ยงการคว่ำบาตรจากหน่วยงานกำกับดูแล - ค่าปรับ การระงับกิจกรรมขององค์กร และความรับผิดทางอาญา นอกจากนี้ หากดำเนินการตรวจสอบภายในองค์กร พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะมีโอกาสปรับปรุงระดับมืออาชีพด้วยการระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดของตนเอง
และโปรดจำไว้ว่า การบำรุงรักษาเอกสารด้านบุคลากรอย่างเหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญในการแก้ไขข้อขัดแย้งกับพนักงานและหน่วยงานกำกับดูแลได้สำเร็จ
| การละเมิดที่ระบุ | ละเมิดพระราชบัญญัติบรรทัดฐาน | การลงโทษที่เป็นไปได้ | ข้อเสนอแนะสำหรับการแก้ไข |
| 1. เอกสารการรับพนักงานและค่าจ้าง | |||
| มีการกำหนดช่วงเงินเดือนไว้ในตารางการรับพนักงาน | มาตรา 3, 20, 22, 132 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย หลักการจ่ายเงินเท่ากันสำหรับงานที่เท่าเทียมกันถูกละเมิด | พัฒนาระบบค่าจ้างที่แตกต่าง เช่น แนะนำการจ่ายเงินเพิ่มเติมให้กับพนักงานที่มีคุณสมบัติเพิ่มเติม | |
| 2. บันทึกการทำงาน | |||
| มีการบันทึกการจ้างงานไว้ในส่วน “ข้อมูลการส่งเสริมการขาย” | ข้อ 3.1 คำแนะนำในการกรอกสมุดงาน | ค่าปรับทางปกครอง 1,000 ถึง 50,000 รูเบิล หรือการระงับกิจกรรมขององค์กรเป็นเวลาสูงสุด 90 วัน (มาตรา 5.27 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย) | เตรียมส่วนแทรกในสมุดงานและโอนรายการที่ป้อนผิดพลาดในส่วน "ข้อมูลโปรโมชัน" ไปยังรายการนั้น |
| 3. คำสั่งให้เลิกจ้างลูกจ้าง | |||
| เหตุผลในการเลิกจ้างไม่ได้ระบุถึงส่วนหนึ่งของมาตราแห่งประมวลกฎหมายแรงงาน | แบบฟอร์ม T-8, T-8a, ศิลปะ 84.1 ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย | ค่าปรับทางปกครอง 1,000 ถึง 50,000 รูเบิล หรือการระงับกิจกรรมขององค์กรเป็นเวลาสูงสุด 90 วัน (มาตรา 5.27 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย) | เพื่อกำหนดไว้ในอนาคต |
| 4. บันทึกการลงทะเบียนและการบัญชีเอกสารบุคลากร | |||
| ไม่มีบันทึกกิจกรรมการควบคุม | มาตรา 16 ของกฎหมายของรัฐบาลกลาง N 294-FZ | — | ออกแบบ |
| 5. การละเมิดอื่นๆ | |||
| ไม่มีการตรวจสอบการตัดสิทธิ์ในการจ้างพนักงานในตำแหน่งผู้บริหาร | มาตรา 32.11 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย | ค่าปรับทางปกครองสูงถึง 100,000 รูเบิล (มาตรา 14.23 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย) | ก่อนที่จะสรุปสัญญาจ้างงานกับพนักงานที่สมัครเข้ารับตำแหน่งผู้บริหาร ให้ส่งคำร้องขอตัดสิทธิ์ที่เป็นไปได้ รายบุคคลไปยัง Federal Tax Service ซึ่งดูแลทะเบียนบุคคลที่ถูกตัดสิทธิ์ |
