ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีในองค์กรถูกกำหนดโดยกฎหมายการบัญชีและรายการพิเศษ จากบทความของเรา คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับระยะเวลาในการจัดเก็บตลอดจนคุณลักษณะในการกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บสำหรับเอกสารแต่ละฉบับในสถานการณ์ต่างๆ
นักบัญชีคนใดรู้ว่าเอกสารทุกฉบับที่จัดทำในบริษัทหรือที่ได้รับจากคู่ค้ามีมูลค่าในตัวเองและจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้ จากข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารหลัก จะมีการบัญชีและรวบรวมงบการเงิน การตรวจสอบข้อมูลการบัญชีและการบัญชีโดยหน่วยงานกำกับดูแลทั้งหมดดำเนินการโดยใช้เอกสารหลัก
บันทึกและรายงานทางบัญชีหลักทั้งหมดจะต้องถูกเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กำหนดตามกฎหมาย
ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีได้รับการควบคุมโดยกฎหมาย "เกี่ยวกับการบัญชี" ลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 หมายเลข 402-FZ และรายการที่ได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 หมายเลข 558
เมื่อเปรียบเทียบระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีที่ระบุในรายการและกฎหมายหมายเลข 402-FZ สามารถสรุปได้ดังต่อไปนี้:
ดังนั้นเมื่อตัดสินใจชะตากรรมของใบแจ้งหนี้ งบดุล หรือใบรับรองการบัญชี จำเป็นต้องดำเนินการตามกำหนดเวลาที่ระบุไว้ในรายการเป็นหลัก อย่างไรก็ตามระยะเวลาการเก็บรักษาต้องไม่ต่ำกว่า 5 ปี
ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีที่ระบุในมาตรา กฎหมายฉบับที่ 29 ฉบับที่ 402-FZ ยังเกี่ยวข้องกับนโยบายและมาตรฐานการบัญชีของบริษัท รวมถึงเอกสารที่มีอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ อย่างหลังไม่สามารถถูกทำลายได้ภายในระยะเวลา 5 ปี ระยะเวลาการเก็บรักษาเริ่มต้นด้วยปีถัดจากปีที่ใช้งานครั้งสุดท้าย (CLAuse 2, Article 29 of Law No. 402-FZ)
คุณจะได้เรียนรู้ว่าควรลงนามลายเซ็นดิจิทัลใดในเอกสารหลักอิเล็กทรอนิกส์จากเนื้อหา “เอกสารหลักอิเล็กทรอนิกส์จะต้องลงนามโดย UKEP” .
อู้" การออกแบบภูมิทัศน์" ซึ่งก่อตั้งขึ้นเมื่อหลายปีก่อน และได้ตั้งหลักในตลาดอย่างต่อเนื่อง ส่วนงานบัญชีดำเนินการโดยทีมงาน 4 คน ผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนได้รับมอบหมายด้านบัญชีเฉพาะ และหัวหน้าฝ่ายบัญชีมีหน้าที่รับผิดชอบในการรายงานและการโต้ตอบกับผู้ควบคุม
ตลอดระยะเวลาการทำงานบัญชีในตู้และ ห้องเอนกประสงค์มีโฟลเดอร์พร้อมเอกสารประกอบมากมายนับไม่ถ้วน ถึงเวลาจัดการกับพวกเขาแล้ว
ข้อมูลหลักส่วนใหญ่เป็นการกระทำของงาน - บนพื้นฐานรายได้ของบริษัทถูกกำหนดอย่างสม่ำเสมอสะท้อนให้เห็นใน งบการเงิน.
อ่านรายละเอียดการจัดทำหนังสือรับรองผลงานได้ที่นี้ บทความ .
เงินมัดจำกระดาษจำนวนมากประกอบด้วยใบแจ้งหนี้สำหรับวัสดุที่ซื้อ สลิปการชำระเงิน สลิปเงินเดือน และการคำนวณที่เกี่ยวข้อง
ชั้นวางแยกต่างหากเต็มไปด้วยบันทึกทางบัญชี ประกาศ และรายงานต่างๆ ครบถ้วน กองทุนบำเหน็จบำนาญและประกันสังคมตลอดจนแบบฟอร์มทางสถิติ
นักบัญชีแต่ละคนรวบรวมรายชื่อกรณีต่างๆ พร้อมเอกสารทางการบัญชีสำหรับพื้นที่ของเขา และหัวหน้าฝ่ายบัญชีได้จัดระบบข้อมูลทั้งหมดไว้ในตารางเดียว ซึ่งเป็นหนึ่งในคอลัมน์ที่ใช้สำหรับระยะเวลาการจัดเก็บมาตรฐานสำหรับเอกสารที่นำมาจากรายการ
|
เอกสารจาก Landscape Design LLC |
อายุการเก็บรักษาตามรายการ อนุมัติตามคำสั่งที่ 558 |
|
หนังสือรับรองการทำงานภายใต้สัญญาสำหรับกิจกรรมหลัก |
ภายใน 5 ปี นับแต่วันสิ้นสุดระยะเวลาที่ทำสัญญา |
|
สนธิสัญญาและข้อตกลงเพิ่มเติมดังกล่าว |
ภายใน 5 ปีนับแต่วันหมดอายุ (เว้นแต่จะระบุไว้เป็นอย่างอื่นในบทความอื่นในรายการ) |
|
หนังสือมอบอำนาจในการรับเงินและสินค้าและวัสดุ |
อย่างน้อย 5 ปี |
|
ใบแจ้งยอดในการออกเงินเดือน สวัสดิการ ความช่วยเหลือทางการเงินและการชำระเงินอื่น ๆ |
อย่างน้อย 5 ปีและในกรณีที่ไม่มีบัญชีส่วนตัว - อย่างน้อย 75 |
|
การลงทะเบียนข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ของบุคคล |
มีอายุไม่ต่ำกว่า 75 ปี |
|
สัญญาจ้างงานและบัตรประจำตัวพนักงาน |
เป็นเวลา 75 ปี |
|
ใบบันทึกเวลา บันทึกเวลาทำงาน |
อย่างน้อย 5 ปี (อย่างน้อย 75 ปีภายใต้สภาพการทำงานที่เป็นอันตราย ยากลำบาก และเป็นอันตราย) |
|
ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ของบุคคล |
อย่างน้อย 5 ปี และหากไม่มีบัญชีส่วนตัวหรือบันทึกเงินเดือน - อย่างน้อย 75 ปี |
|
งบการเงินประจำปี (การเงิน) |
อย่างสม่ำเสมอ* |
|
นโยบายการบัญชี ผังบัญชี แบบฟอร์มเอกสารทางบัญชีหลัก |
อย่างน้อย 5 ปี |
|
หนังสือหลัก งบการหมุนเวียน, บัตรบัญชี ฯลฯ |
อย่างน้อย 5 ปี |
|
บัตรบัญชีสินทรัพย์ถาวร |
อย่างน้อย 5 ปีหลังจากการเลิกกิจการของโรงงาน |
|
ใบแจ้งภาษีมูลค่าเพิ่ม ค่าขนส่ง ที่ดิน กำไร |
อย่างน้อย 5 ปี |
|
รายงานต่อกองทุนประกันสังคม |
การคำนวณรายปีจะคงที่* และรายไตรมาสเป็นเวลา 5 ปี |
|
รายงานไปยังกองทุนบำเหน็จบำนาญ |
ขั้นต่ำ 5 ปี และหากองค์กรไม่มีบัญชีส่วนบุคคลและบันทึกบัญชีเงินเดือน อย่างน้อย 75 ปี |
|
ข้อมูลส่วนบุคคลในกองทุนบำเหน็จบำนาญสำหรับพนักงาน |
มีอายุไม่ต่ำกว่า 75 ปี |
|
รายงานสถิติ: |
อย่างสม่ำเสมอ*. |
|
การโต้ตอบเกี่ยวกับบทลงโทษและค่าปรับที่เรียกเก็บจากบริษัท |
อย่างน้อย 5 ปี |
อย่าละเลยเครื่องหมาย * ในตาราง หมายความว่าจะต้องเก็บเอกสารไว้ตลอดเวลาที่บริษัทดำเนินกิจการ
เอกสารทั้งหมดที่ระบุในตารางเกี่ยวข้องโดยตรงหรือโดยอ้อมกับการบัญชี ดังนั้นหัวหน้าฝ่ายบัญชีของ Landscape Design LLC จึงเพิ่มระยะเวลาที่เกินระยะเวลาการจัดเก็บ 5 ปีที่กำหนดไว้ในกฎหมายหมายเลข 402-FZ เป็นขีดจำกัดที่ระบุไว้ในรายการ
เนื่องจากบริษัทยังไม่ได้ฉลองครบรอบ 5 ปีนับตั้งแต่เริ่มทำงาน จึงไม่มีเอกสารใดที่นำเสนอในตารางถูกทำลายได้ เพื่อเคลียร์สถานที่ที่เต็มไปด้วยกระดาษ แผนกบัญชีจึงได้จัดสรรสำนักงานพิเศษเพื่อวางเอกสารที่รอการหมดอายุ
ในกิจกรรมภาคปฏิบัติของ Landscape Design LLC มีกรณีการขายสินทรัพย์ถาวรขาดทุน เพื่อวัตถุประสงค์ในการบัญชีและการบัญชีภาษีสำหรับสินทรัพย์ถาวรจะใช้เอกสารเดียวกัน ความแตกต่างอยู่ที่การรับรู้ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการขายเท่านั้น ข้อเท็จจริงนี้จะต้องนำมาพิจารณาด้วยเมื่อกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร
ตัวอย่างเช่น เมื่อ 2 ปีที่แล้ว บริษัท ซื้อรถยนต์ VAZ-21102 (รหัส OKOF 15 3410010) จากข้อเท็จจริงที่ว่าตามการจำแนกประเภทระบบปฏิบัติการนั้นเป็นของอันดับที่ 3 กลุ่มค่าเสื่อมราคาอายุการใช้งาน (SPI) กำหนดไว้ที่ 5 ปี เนื่องจากรถเสียอย่างต่อเนื่อง จึงตัดสินใจขายรถในราคาใดก็ได้ที่เสนอ รายได้จากการขายน้อยกว่ามูลค่าคงเหลือของทรัพย์สินและขาดทุนจากการขายตามมาตรฐานการบัญชีภาษีเป็นเวลา 3 ปี (SPI ที่เหลือ) จะถูกนำมาพิจารณาอย่างเท่าเทียมกันเมื่อคำนวณภาษีเงินได้
สำคัญ!ความแตกต่างของการบัญชีภาษีสำหรับการสูญเสียจากการขายสินทรัพย์ถาวรแสดงอยู่ในข้อ 3 ของศิลปะ 268 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย
อ่านรายละเอียดเฉพาะของการจัดกลุ่มค่าใช้จ่ายเพื่อวัตถุประสงค์ในการบัญชีภาษีได้ที่นี่ วัสดุ .
ดังนั้นเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการก่อตัวของมูลค่าเริ่มต้นและมูลค่าคงเหลือระยะเวลาของการร่วมทุนสัญญาและการดำเนินการขายตลอดจนใบรับรองและการคำนวณสำหรับการบัญชีสำหรับการสูญเสียจากการขายสินทรัพย์ถาวรจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 4 ปี นับแต่วันสิ้นสุดการรวมผลขาดทุนที่ระบุเข้าในฐานภาษี เนื่องจากในระหว่างการตรวจสอบหน่วยงานภาษีมีสิทธิ์ตรวจสอบเอกสารเป็นเวลา 3 ปีก่อนการตรวจสอบ ดังนั้นจะต้องจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับสินทรัพย์ถาวรที่ระบุเป็นเวลาอย่างน้อย 9 ปี
กรณีที่พิจารณาไม่ใช่กรณีเดียวที่ขยายระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร ในส่วนถัดไป เราจะนำเสนอสถานการณ์อื่นๆ
หาก Landscape Design LLC ดำเนินการขาดทุนแล้วนำมาพิจารณาเมื่อคำนวณภาษีเงินได้ เอกสารจะต้องถูกเก็บไว้ตลอดระยะเวลาการโอนขาดทุนบวกอีก 4 ปีหลังจากถูกตัดออกทั้งหมด ในกรณีนี้เป็นไปไม่ได้ที่จะกำจัดเอกสารหลักที่ยืนยันการสูญเสียที่ได้รับหรือใบรับรองและการคำนวณอื่น ๆ ตามการโอนการสูญเสียนี้
ตัวอย่างเช่น เอกสารทางบัญชีและภาษีสำหรับการสูญเสียที่เกิดขึ้นในปี 2561 และบัญชีในอีก 10 ปีข้างหน้า จะต้องเก็บไว้จนถึงสิ้นปี 2575
ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีจะต้องเพิ่มขึ้นในกรณีต่อไปนี้ Landscape Design LLC ให้บริการแก่ลูกค้าที่ไม่ได้ชำระเงินสำหรับงานที่ดำเนินการทันที และไม่ตอบกลับจดหมายและข้อร้องเรียน บริษัทไม่ได้ถูกแยกออกจากทะเบียนของรัฐ แต่ไม่ได้ชำระหนี้ Landscape Design LLC สามารถคำนึงถึงลูกหนี้ที่เสียได้เฉพาะในปี 2561 และองค์กรจะต้องจัดเก็บเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์นี้จนถึงสิ้นปี 2565
ใบแจ้งหนี้, ใบรับรองการทำงาน, ใบแจ้งยอดเงินเดือน, รายงาน - ผู้เสียภาษีจะต้องเก็บเอกสารทางบัญชีเหล่านี้และเอกสารทางบัญชีอื่น ๆ ไว้ตามระยะเวลาที่กำหนดโดยรายการพิเศษ ข้อกำหนดเหล่านี้ไม่สามารถลดลงได้ แต่ในบางกรณีจะต้องเพิ่มขึ้น (เมื่อแบกรับผลขาดทุน ตัดลูกหนี้เสีย ขายสินทรัพย์ถาวรที่ขาดทุน)
เอกสารทางบัญชีคิดเป็น 80% ของการไหลของเอกสารทั้งหมดขององค์กร การจัดเก็บและการทำลายเอกสารทางบัญชีอย่างทันท่วงทีถือเป็นงานเร่งด่วนสำหรับนักบัญชีจำนวนมาก บ่อยขึ้น ความสนใจเป็นพิเศษจ่ายให้กับข้อกำหนดทางกฎหมายเกี่ยวกับขั้นตอนและระยะเวลาการเก็บรักษา เอกสารทางบัญชี- เป็นคำถามสองข้อนี้ที่ผู้เชี่ยวชาญจากบริษัทเก็บถาวร Delis Archive จะพยายามตอบ
1. ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี - ทำไมต้องจัดเก็บเอกสาร?
ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารได้รับการควบคุมโดยเอกสารหลักดังต่อไปนี้:
ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีถูกกำหนดไว้ในกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 21 พฤศจิกายน 2539 N 129-FZ "เกี่ยวกับการบัญชี" รวมถึงในรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย
มาตรา 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 21 พฤศจิกายน 2539 N 129-FZ "เกี่ยวกับการบัญชี" ระบุว่าองค์กรต่างๆ จะต้องจัดเก็บเอกสารทางบัญชี (เอกสารทางบัญชีหลักตามที่ บริษัท เก็บรักษาบันทึกทางบัญชีทะเบียน การบัญชีรายงานทางบัญชี) สำหรับรอบระยะเวลาที่กำหนดตามกฎสำหรับการจัดระเบียบกิจการเก็บถาวรของรัฐ แต่ระยะเวลาการจัดเก็บขั้นต่ำต้องไม่น้อยกว่าห้าปี
ข้อกำหนดที่คล้ายกันกำหนดไว้ในข้อ 98 ของข้อบังคับเกี่ยวกับการบัญชีและ งบการเงินในสหพันธรัฐรัสเซียได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 29 กรกฎาคม 2541 N 34n
รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดให้ผู้เสียภาษีต้องรับรองความปลอดภัยของข้อมูลการบัญชีและการบัญชีภาษีและเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการคำนวณและการชำระภาษีเป็นเวลาสี่ปี นอกจากนี้ยังใช้กับเอกสารยืนยันการรับรายได้การเกิดขึ้นของค่าใช้จ่ายตลอดจนการชำระ (หัก ณ ที่จ่าย) ภาษี ผู้ประกอบการรายบุคคลผู้ที่ใช้ระบบภาษีแบบง่ายจะต้องปฏิบัติตามกฎนี้ เว้นแต่กฎหมายจะกำหนดกำหนดเวลาอื่นไว้
ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษ รายการเอกสารเอกสารการจัดการมาตรฐานก่อตั้งขึ้นในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐรัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 25 สิงหาคม 2553 N 558 (ต่อไปนี้จะเรียกว่ารายการ)
รายการนี้รวมถึงเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และองค์กรในการดำเนินฟังก์ชั่นการจัดการประเภทเดียวกัน (ทั่วไปทั้งหมดหรือส่วนใหญ่) โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ ระบุระยะเวลาการจัดเก็บ . รายการประกอบด้วยเอกสารที่จัดกลุ่มออกเป็นส่วนๆ ซึ่งรวบรวมเมื่อลงทะเบียนข้อเท็จจริงเกี่ยวกับชีวิตทางเศรษฐกิจขององค์กรและคำแนะนำในการใช้งาน ในบรรดาส่วนที่ไฮไลต์ในรายการ มีส่วนที่ 4 “การบัญชีและการรายงาน” ซึ่งมีหัวข้อย่อย 4.1 “การบัญชีและการรายงาน” และ 4.2 “การบัญชีและการรายงานเชิงสถิติ”
หากต้องการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีโดยอัตโนมัติ เราขอแนะนำให้ใช้บริการฟรี "Archivist Online" ซึ่งค้นหาเอกสารตามรายการหลัก 3 รายการ รวมถึงรายการเอกสารสำคัญการจัดการมาตรฐานที่ได้รับอนุมัติตามคำสั่งกระทรวงวัฒนธรรมของ สหพันธรัฐรัสเซีย 25 สิงหาคม 2553
ควรสังเกตด้วยว่าตามมาตรา 5 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 22 ตุลาคม 2547 ฉบับที่ 125-FZ "เกี่ยวกับกิจการจดหมายเหตุในสหพันธรัฐรัสเซีย" เอกสารสำคัญจะรวมถึงเอกสารทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงประเภทของสื่อ ซึ่งหมายความว่าการจัดเก็บเอกสารใช้ได้กับทั้งเอกสารกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์
โปรดทราบว่าในวันที่ 1 มกราคม 2013 กฎหมายของรัฐบาลกลางของวันที่ 6 ธันวาคม 2011 หมายเลข 402-FZ “เกี่ยวกับการบัญชี” มีผลบังคับใช้มาตรา 29 ซึ่งระบุว่าหลัก เอกสารทางบัญชี, ทะเบียนการบัญชี, ใบแจ้งยอดการบัญชี (การเงิน) อยู่ภายใต้การจัดเก็บโดยหน่วยงานทางเศรษฐกิจตามระยะเวลาที่กำหนดตามกฎสำหรับองค์กรหอจดหมายเหตุแห่งรัฐ แต่ไม่น้อยกว่าห้าปีหลังจากปีที่รายงาน สิ่งนี้นำมาซึ่งการปฏิบัติตามบรรทัดฐานของกฎหมายภาษีและการบัญชีที่มีอยู่ก่อนหน้านี้
เอกสารนโยบายการบัญชี มาตรฐานของกิจการทางเศรษฐกิจ เอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรและการบำรุงรักษาการบัญชี รวมถึงเครื่องมือที่รับรองการทำสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนการรับรองความถูกต้อง ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์จะต้องถูกจัดเก็บโดยหน่วยงานทางเศรษฐกิจเป็นเวลาอย่างน้อยห้าปีหลังจากปีที่ใช้ในการจัดทำงบการเงิน (การเงิน) ครั้งสุดท้าย.
2. ความรับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีที่ไม่เหมาะสม
ก่อนอื่นผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารขององค์กรรวมถึงเอกสารทางบัญชีหลัก หัวหน้าฝ่ายบัญชีของสถาบันยังรับผิดชอบด้านความปลอดภัยของเอกสารทางบัญชีหลัก ทะเบียนการบัญชี และงบการเงินอีกด้วย
เอกสารอาจสูญหายอันเป็นผลมาจากภัยธรรมชาติหรือการกระทำที่ผิดกฎหมายของบุคคลที่สาม หากเอกสารสูญหายอันเป็นผลจากบุคคลอื่น การประพฤติมิชอบ(เช่นการโจรกรรม) ข้อเท็จจริงนี้จะต้องได้รับการยืนยันจากหน่วยงานบังคับใช้กฎหมาย การสูญหายของเอกสารอันเป็นผลจากภัยพิบัติทางธรรมชาติยังได้รับการจัดทำเป็นเอกสารโดยหน่วยงานที่เกี่ยวข้องด้วย กรณีเกิดเพลิงไหม้อาจเป็นใบรับรองจากหน่วยงานตรวจสอบอัคคีภัย
ในกรณีที่เอกสารทางบัญชีหลักสูญหาย หัวหน้าองค์กรตามข้อ 6.8 ของข้อบังคับเกี่ยวกับเอกสารและการไหลของเอกสารจะแต่งตั้งคณะกรรมการตามคำสั่งเพื่อตรวจสอบสาเหตุของการสูญเสีย
ขาด เอกสารหลักยืนยันผลการดำเนินงานของธุรกรรมทางธุรกิจใด ๆ ตามมาตรา มาตรา 120 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียหมายถึงการละเมิดกฎการบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายขั้นต้นซึ่งหมายถึง:
สำหรับความรับผิดจากการไม่ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีนั้นอาจเป็นได้ทั้งด้านธุรการและภาษี ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นการไม่มีเอกสารหลักและทะเบียนการบัญชีถือเป็นการละเมิดกฎการบัญชีรายได้ค่าใช้จ่ายและรายการที่ต้องเสียภาษีอย่างร้ายแรงและมีค่าปรับ 5,000 ถึง 15,000 รูเบิล (มาตรา 120 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)
ค่าปรับทางปกครองในกรณีนี้สามารถเรียกเก็บได้ทั้งสำหรับการละเมิดข้อกำหนดการเก็บถาวรสำหรับการจัดเก็บเอกสาร (มาตรา 13.20 แห่งประมวลกฎหมายปกครอง - 300-500 รูเบิล) และสำหรับการละเมิดกฎการบัญชีขั้นต้นหากเกิดจากการขาดเอกสาร การบัญชี ข้อความถูกบิดเบือน (มาตรา 15.11 แห่งประมวลกฎหมายปกครอง - 2,000-3,000,000 รูเบิล)
การทำลายเอกสารโดยไม่สังเกตระยะเวลาการเก็บรักษาถือเป็นสิ่งผิดกฎหมายและนำมาซึ่งความรับผิดทางการบริหาร ตามมาตรา. 13.20 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดมาตรการคว่ำบาตรทางปกครองสำหรับการละเมิดกฎการจัดเก็บการได้มาการบัญชีหรือการใช้เอกสารในรูปแบบของคำเตือนหรือการปรับค่าปรับทางปกครอง
3. การทำลายเอกสารตามอายุการเก็บรักษา
ตามข้อ 1.1 ของข้อบังคับแบบจำลองเกี่ยวกับคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญถาวรของสถาบัน องค์กร องค์กร ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของเอกสารสำคัญของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 19 มกราคม 2538 ฉบับที่ 2 สำหรับการตรวจสอบมูลค่าของเอกสารที่สร้างขึ้นในกระบวนการขององค์กร กิจกรรมการเลือกและการเตรียมการสำหรับการถ่ายโอนไปยังที่เก็บข้อมูลของรัฐ ในเอกสารสำคัญองค์กรจะสร้างค่าคอมมิชชั่นผู้เชี่ยวชาญถาวร
ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดจากแผนกโครงสร้างที่มีอยู่ทั้งหมดของบริษัท ซึ่งสามารถประเมินมูลค่าของเอกสารบางประเภทได้ องค์ประกอบของคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร เป็นคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการเลือกเอกสารสำหรับการจัดเก็บถาวรและชั่วคราว และยังทำหน้าที่ตัดสินใจเกี่ยวกับการทำลายเอกสารที่หมดระยะเวลาการจัดเก็บอีกด้วย
คณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญนี้ดำเนินการตรวจสอบมูลค่าของเอกสารในขั้นตอนการเตรียมการจัดเก็บเอกสารสำคัญและเลือกเอกสารขององค์กรเพื่อจัดเก็บและทำลายเพิ่มเติม ดังนั้นคณะกรรมการการชำระบัญชีจะต้องสร้างคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญและดำเนินการตรวจสอบเอกสารที่มีอยู่ทั้งหมดขององค์กร
จากผลการตรวจสอบเอกสารของคณะกรรมการการชำระบัญชีควรจัดให้มีขั้นตอนการทำลายเอกสารที่หมดระยะเวลาการจัดเก็บ หลักการทำลายเอกสารทางกายภาพกำหนดไว้ในข้อ 9.9 มาตรฐานแห่งชาติของสหพันธรัฐรัสเซีย “ระบบมาตรฐานสารสนเทศ ห้องสมุด และสิ่งพิมพ์” การจัดการเอกสาร. ข้อกำหนดทั่วไป- GOST R ISO 15489-1-2007” ได้รับการอนุมัติโดย Order of Rostechregulirovanie ลงวันที่ 12 มีนาคม 2550 N 28-Art
ตามกฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 22 ตุลาคม 2547 N 125-FZ“ ในเรื่องเอกสารสำคัญในสหพันธรัฐรัสเซีย” ในระหว่างการชำระบัญชีขององค์กรพัฒนาเอกชนเอกสารสำคัญเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรรวมถึงเอกสารสำคัญที่เกิดขึ้นในกระบวนการของ กิจกรรมของพวกเขาและรวมอยู่ใน Archive Fund ของสหพันธรัฐรัสเซียจะรวมอยู่ใน Archive Fund ของสหพันธรัฐรัสเซีย ข้อกำหนดที่การจัดเก็บชั่วคราวยังไม่หมดอายุจะถูกโอนโดยคณะกรรมการการชำระบัญชีในสถานะที่เป็นระเบียบเพื่อการจัดเก็บไปยังรัฐหรือที่เก็บถาวรของเทศบาลที่เหมาะสม บนพื้นฐานของข้อตกลงระหว่างคณะกรรมการการชำระบัญชีและเอกสารสำคัญของรัฐหรือเทศบาล ในเวลาเดียวกันคณะกรรมการการชำระบัญชีจะจัดระเบียบเอกสารสำคัญขององค์กรที่ชำระบัญชี
ดังนั้นหากยังไม่หมดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารคณะกรรมการการชำระบัญชีจะต้องจัดระเบียบการสั่งซื้อและโอนไปยังที่เก็บถาวรของรัฐหรือเทศบาลภายใต้ข้อตกลงที่เหมาะสม
หากองค์กรไม่ใช่แหล่งที่มาของการได้มาซึ่งเอกสารสำคัญของรัฐและเทศบาล การทำลายเอกสารจะดำเนินการโดยไม่ได้รับความร่วมมือจากหน่วยงานเก็บเอกสาร
ในองค์กรที่ไม่ได้ถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรของรัฐเอกสารที่อาจถูกทำลายจะถูกกำหนดหลังจากการจัดทำรายการสินค้าคงคลังประจำปีของกล่องจัดเก็บถาวรและสำหรับบุคลากร - หลังจากได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรเท่านั้น
การทำลายเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บหมดอายุจะต้องจัดทำเป็นเอกสารในการดำเนินการที่จัดทำโดยคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญและได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร ไม่มีรูปแบบรวมสำหรับการกระทำดังกล่าว ดังนั้นองค์กรจึงต้องพัฒนารูปแบบของตนเอง (การกระทำดังกล่าวจะต้องมีรายละเอียดทั้งหมดที่ถือว่าบังคับโดยกฎหมาย N 129-FZ) และรวมการใช้งานไว้ในนโยบายการบัญชีของบริษัท เราขอเตือนคุณอีกครั้งว่ารูปแบบพระราชบัญญัติที่พัฒนาขึ้นอย่างอิสระจะต้องมีรายละเอียดทั้งหมดซึ่งจัดประเภทเป็นข้อบังคับตามกฎหมายหมายเลข 129-FZ
เอกสารจะถูกทำลายก็ต่อเมื่อมีการดำเนินการสินค้าคงคลังตามระยะเวลาที่กำหนด หากไม่มีการตรวจสอบระยะเวลาที่ครอบคลุมในเอกสารจะไม่สามารถทำลายได้ จุดเริ่มต้นของระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารถือเป็นวันที่ 1 มกราคมของปีถัดจากปีที่รวบรวมเอกสาร (หรือรับเข้าบัญชี) ตัวอย่างเช่น การคำนวณระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับไฟล์ที่รวบรวมในปี 2010 จะเริ่มในวันที่ 1 มกราคม 2011
ควรสังเกตด้วยว่าไม่ว่าองค์กรจะเป็นแหล่งที่มาของการได้มาหรือไม่ก็ตาม หอจดหมายเหตุของรัฐหรือไม่ การจัดสรรกรณีการทำลายสามารถดำเนินการโดยบริษัทที่เชี่ยวชาญ (จดหมายเหตุ) วิธีการนี้ช่วยให้:
ในการจัดเก็บเอกสาร องค์กรสามารถใช้บริการของบริษัทเก็บถาวรเฉพาะทาง (การจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่) หรือสร้างที่เก็บถาวรของตนเองได้ สิทธิ์ขององค์กรในการสร้างไฟล์เก็บถาวรนั้นประดิษฐานอยู่ในกฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 22 ตุลาคม 2547 N 125-FZ "ในการเก็บถาวรในสหพันธรัฐรัสเซีย"
หากองค์กรจัดเก็บเอกสารไว้ที่บ้าน เพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้ บริษัท จะต้องจัดสรรห้องแยกต่างหากซึ่งโดยปกติจะติดตั้งชั้นวางหรือชั้นวางพิเศษ หากมีหน้าต่างในห้องเก็บเอกสารควรติดตั้งม่านหรือมู่ลี่ไว้ไม่เช่นนั้นจะไม่สามารถป้องกันเอกสารจากการถูกแสงได้และอาจซีดจางได้ นอกจากนี้เพื่อจุดประสงค์เหล่านี้คุณสามารถใช้ตู้ตาบอดแทนการเก็บเข้าลิ้นชักได้
ขอแนะนำให้ติดตั้งช่องหน้าต่างด้วยแถบโลหะโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากห้องเก็บของตั้งอยู่ที่ชั้นหนึ่งหรือชั้นใต้ดินของอาคาร นอกจากนี้ควรติดตั้งในที่เก็บถาวรและ ประตูโลหะ- มาตรการดังกล่าวจะช่วยให้องค์กรหลีกเลี่ยงการเข้าไปในสถานที่เก็บถาวรโดยไม่ได้รับอนุญาต
เพื่อไม่ให้เสียเวลาค้นหามากนัก เอกสารที่จำเป็นองค์กรควรจัดทำรายการไฟล์ซึ่งจะต้องวางสำเนาไว้ในห้องเก็บเอกสารเอง
โปรดทราบว่าตามกฎแล้วไม่อนุญาตให้ออกเอกสารทางบัญชีจากแผนกบัญชีรวมถึงจากเอกสารสำคัญของ บริษัท ให้กับพนักงานของแผนกโครงสร้างอื่น ๆ ขององค์กร ในบางกรณีอาจออกเอกสารได้เฉพาะเมื่อได้รับอนุญาตจากหัวหน้าฝ่ายบัญชีเท่านั้น
การจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่ตามที่กล่าวข้างต้นคือ วิธีการที่มีประสิทธิภาพการจัดระเบียบเอกสารทางบัญชีซึ่งเกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนเอกสารทางบัญชีเพื่อการจัดเก็บไปยังเอกสารสำคัญระดับมืออาชีพที่ติดตั้งอุปกรณ์ที่ทันสมัย (ชั้นวางเอกสาร กล่องพิเศษ ระบบควบคุมการเข้าออก และระบบป้องกันอัคคีภัย) ข้อดีหลักของเทคโนโลยีนี้คือ:
ดังที่แสดงให้เห็นการปฏิบัติในองค์กรภายในประเทศสมัยใหม่เกือบทุกแห่ง ปริมาณมากที่สุดเอกสารถูกสร้างขึ้นโดยแผนกบัญชี เข้าใจได้: ในแผนกนี้พวกเขาทำงานด้วยเงินและการดำเนินการดังกล่าวแต่ละครั้งจะต้องได้รับการบันทึกอย่างเป็นทางการลงบนกระดาษ นอกจากนี้ ระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารหลักในองค์กรนั้นถูกกำหนดไว้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถกำจัด "เอกสาร" ออกไปได้ คุณจะต้องจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้อย่างน้อยหลายปีแล้วจึงทำลายเอกสารเหล่านั้น อย่างไรก็ตาม กระบวนการกำจัดเศษกระดาษก็ไม่ใช่เรื่องง่ายและมีคุณสมบัติเฉพาะหลายประการ เพิ่มเติมเกี่ยวกับทั้งหมดนี้เพิ่มเติม
หากเราให้สถิติเกี่ยวกับจำนวนเอกสารที่ผลิตปรากฎว่าในองค์กรในประเทศสมัยใหม่เกือบทั้งหมด การบัญชีเป็นแหล่งที่มาของเอกสารกระดาษ 80-90% พวกเขาจำเป็นต้องเก็บไว้ด้วยเหตุผล ข้อจำกัดไม่เพียงแต่กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บขั้นต่ำที่ถูกต้องสำหรับเอกสารทางบัญชีหลักเท่านั้น (โดยปกติจะแตกต่างกันไปตั้งแต่ห้าปีถึงหนึ่งทศวรรษ) แต่ยังรวมถึงเงื่อนไขที่ควรเก็บรักษาวัตถุเหล่านี้ด้วย ในขณะเดียวกันก็ควรจำไว้ว่ามีการแบ่งออกเป็นเอกสารสำหรับการจัดเก็บชั่วคราวและการจัดเก็บถาวร
อย่างไรก็ตาม ตามแนวทางปฏิบัติที่แสดงให้เห็น ไม่ใช่ว่าผู้จัดการของบริษัททุกรายจะสนใจที่จะทำความเข้าใจความซับซ้อนของระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารหลักที่กำหนดไว้ เพื่อช่วยตัวเองให้ปวดหัว คุณสามารถใช้บริการของบริษัทเก็บถาวรเฉพาะทางได้ บริษัทดังกล่าวรู้แน่ชัดว่าเอกสารประเภทใดที่ต้องจัดเก็บเป็นระยะเวลาเท่าใด ภายใต้เงื่อนไขใด และปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ใดบ้าง นอกจากนี้องค์กรดังกล่าวยังมีความสามารถทางเทคนิคในการทำลายเอกสารที่ได้รับมอบหมายให้จัดเก็บเมื่อกำหนดเวลาสิ้นสุด สะดวกจริงๆ แต่ต้องเสียเงิน หากคุณต้องการประหยัดเงินคุณจะต้องจัดสรรห้องพิเศษสำหรับเก็บถาวรและเจาะลึกว่าระยะเวลาทางกฎหมายในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลักในองค์กรคืออะไร
อย่างไรก็ตามปัญหาไม่ได้เกิดขึ้นจากที่ไหนเลย กฎหมายปัจจุบันกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารทางบัญชีหลักและภายในองค์กรใด ๆ จะต้องปฏิบัติตาม ก็เป็นไปตามกฎหมายที่มีอยู่นั่นเอง เอนทิตีความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายในการเก็บรักษาเอกสาร ซึ่งหมายความว่ารูปแบบของกิจกรรมไม่สำคัญ - ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการเอกชนที่ดำเนินธุรกิจเพียงลำพังหรือกังวลมาก คุณยังคงต้องดูแลการจัดเก็บรายงานทางบัญชีและเอกสารอื่น ๆ สิ่งสำคัญคือต้องศึกษากฎหมายเกี่ยวกับระยะเวลาการจัดเก็บที่กำหนดไว้สำหรับเอกสารหลักอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารกระดาษ เป็นต้น ในกรณีนี้ สถานการณ์ความขัดแย้งกับผู้รับเหมาหรือในระหว่างการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแล อย่าพบว่าตัวเองอยู่ในตำแหน่งที่น่าอึดอัดใจ นอกจากนี้การไม่ปฏิบัติตามช่วงเวลาที่กฎหมายกำหนดอาจทำให้เกิดค่าปรับจำนวนมากในระหว่างการตรวจสอบ กฎหมายปัจจุบันประกอบด้วยมาตรฐานที่ควบคุมระยะเวลาการจัดเก็บขั้นต่ำสำหรับเอกสารทางบัญชีหลัก นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ธุรกิจมีความปลอดภัย และการดำเนินธุรกิจในประเทศของเราถูกกฎหมายและปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้
กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 125 ซึ่งนำมาใช้ในเดือนตุลาคม พ.ศ. 2547 บอกเราว่าปัจจุบันมีการกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารหลักอิเล็กทรอนิกส์เอกสารกระดาษ ตามชื่อนั้นอุทิศให้กับเอกสารสำคัญและการดำเนินกิจการที่ถูกต้อง เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่กล่าวถึงคุณสมบัติของการจัดเก็บเอกสารราชการที่จัดทำโดยแผนกบัญชี ที่นี่คุณจะพบคุณสมบัติทั้งสองที่ช่วยให้คุณแยกความแตกต่างระหว่างเอกสารการจัดเก็บชั่วคราวและถาวร รวมถึงลักษณะกำหนดเวลาของกระดาษชนิดนี้หรือประเภทนั้น
ความรับผิดชอบในการสังเกตระยะเวลาการจัดเก็บขั้นต่ำสำหรับเอกสารหลักได้รับมอบหมายให้:
จะต้องปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับเอกสารสำคัญรวมถึงที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร ระยะเวลาทั้งหมดที่กำหนดไว้ในกฎหมายต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัย นอกเหนือจากกฎหมายของรัฐบาลกลางแล้ว ระยะเวลาการจัดเก็บเฉพาะสำหรับเอกสารหลักและการลงทะเบียนทางบัญชียังระบุไว้ในจำนวนหนึ่ง เอกสารกำกับดูแลดำเนินงานทั้งในอาณาเขตของประเทศโดยรวมและในแต่ละภูมิภาค อย่างไรก็ตามเอกสารที่สำคัญที่สุดคือกฎหมาย 125 ที่กล่าวข้างต้นซึ่งแสดงรายการเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี
ในปี 1996 ได้มีการออกกฎหมายของรัฐบาลกลางเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของการบัญชี โดยระบุว่าการบัญชีสามารถสร้างเอกสารบนกระดาษได้ เช่นเดียวกับการใช้เครื่องมือคอมพิวเตอร์ต่างๆ ในเวลาเดียวกัน บริษัทจะต้องจัดทำสำเนาเอกสารบนกระดาษอย่างอิสระ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมในการทำธุรกรรมทั้งหมดสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาได้ หากหน่วยงานกำกับดูแลร้องขอการเข้าถึงเอกสาร ตัวแทนของบริษัทจะต้องจัดเตรียมเอกสารดังกล่าว ทั้งอัยการและตัวแทนศาลมีสิทธิ์ทำเช่นนี้
การสร้างการจัดเก็บตามระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลักข้อกำหนดเมื่อมีการร้องขอจะต้องเป็นไปตามแบบฟอร์มที่กำหนดไว้ในข้อบังคับ เอกสารจะต้องส่งไปยังผู้ร้องขอในรูปแบบกระดาษ หากความสามารถของเครื่องจักรที่ใช้ในงานอนุญาต และหากผู้เข้าร่วมทั้งหมดเห็นด้วย ก็สามารถส่งการรายงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ สิ่งนี้ได้รับอนุญาตตามกฎหมายปัจจุบันของประเทศของเราด้วย
กฎหมายของรัฐบาลกลาง 129 มีการกล่าวถึงภาระหน้าที่ในการปฏิบัติตามระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งมาตรา 17 ระบุว่านิติบุคคลใดๆ จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารดังกล่าว รวมถึงทะเบียนและรายงาน ระยะเวลาของช่วงเวลาถูกกำหนดโดยกฎที่ควบคุมงานเก็บถาวรในระดับรัฐ ระยะเวลาของระยะเวลานี้ต้องไม่น้อยกว่า 5 ปี
ระยะเวลาการจัดเก็บพิเศษสำหรับเอกสารหลักถูกสร้างขึ้นสำหรับเอกสารที่ควบคุมนโยบายการบัญชีและหมวดหมู่อื่น ๆ (โปรแกรมที่ใช้กับเครื่องที่ประมวลผลข้อมูลผังการทำงานของบัญชี) แน่นอนว่าระยะเวลาที่นี่ก็คือห้าปีเช่นกัน (ในบางกรณีสามารถตั้งค่าระยะเวลานี้ได้นานกว่านั้น) แต่ระยะเวลาเริ่มนับจากช่วงเวลาที่องค์กรใช้เอกสารนี้ครั้งสุดท้าย หัวหน้านิติบุคคลคือบุคคลที่ได้รับความไว้วางใจตามกฎหมายโดยมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดตามช่วงเวลา ซึ่งหมายความว่าเจ้านายที่ได้รับการศึกษาและมีความรับผิดชอบจะต้องทราบระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักในแผนกบัญชีหากต้องการให้สถานการณ์ในบริษัทอยู่ภายใต้การควบคุมของเขา
ตามแนวทางปฏิบัติ หลายองค์กรจัดทำรายการเอกสารอย่างเป็นทางการเป็นประจำ และกฎระเบียบท้องถิ่นก็กำหนดบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งหน่วยงานตรวจสอบจะโต้ตอบด้วยจริงเมื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎการเก็บถาวร
ตามกฎหมายปัจจุบัน นักบัญชีสามารถสร้างเอกสารทั้งหลักและเอกสารสรุปได้ ไม่เพียงแต่บนกระดาษเท่านั้น แต่ยังสร้างในเอกสารด้วย ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์- ในกรณีนี้ ภาระผูกพันในการสร้างสำเนากระดาษเป็นของนิติบุคคล และเมื่อมีการร้องขอจากผู้มีส่วนได้เสียซึ่งเป็นหน่วยงานตรวจสอบ บริษัท มีหน้าที่ต้อง โดยเร็วที่สุดส่งเอกสารกระดาษไปที่: การรวบรวมและจัดเก็บจะต้องดำเนินการตามแบบฟอร์มที่กำหนดโดยข้อบังคับปัจจุบัน
รายการเอกสารซึ่งตรวจสอบเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นระหว่างการดำเนินงานขององค์กรใด ๆ บอกเราว่าระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารหลักในแผนกบัญชีคืออะไรและขั้นตอนสำหรับกระบวนการนี้ สิ่งเหล่านี้ก่อตั้งขึ้นในปี 2010 ในเอกสารที่ได้รับอนุมัติจากกระทรวงการคลังและหอจดหมายเหตุของรัฐบาลกลาง นอกจากนี้จำเป็นต้องคำนึงถึงข้อกำหนดของรหัสภาษีซึ่งกำหนดว่าพลเมืองทุกคนในประเทศของเรามีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาเอกสารทางบัญชีเป็นเวลาสี่ปี สิ่งนี้ใช้กับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีสำหรับส่วนประกอบค่าใช้จ่ายและรายได้ตลอดจนการยืนยันการชำระภาษี
การจัดกระบวนการที่ถูกต้องตามระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีหลักที่เกี่ยวข้อง แนวทางแบบมืออาชีพดึงดูดบุคลากรที่รับผิดชอบในการบันทึกเอกสาร ประมวลผลข้อมูลเอกสารสำคัญเกี่ยวกับองค์กรของกระบวนการทำงานนั่นเอง ปัจจุบันไม่มีสถานที่สำหรับการฝึกอบรมเฉพาะทางในงานเอกสารสำคัญ ดังนั้นการค้นหาผู้เชี่ยวชาญคุณภาพสูงอย่างแท้จริงจึงมักเป็นเรื่องยาก ในทางกลับกัน กฎหมายที่ก้าวหน้ากำหนดให้รักษาระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารทางบัญชีหลัก มิฉะนั้น คุณอาจต้องเผชิญกับค่าปรับที่ไม่พึงประสงค์อย่างเด็ดขาด ตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดหากการไหลของเอกสารมีขนาดใหญ่เพียงพอ ให้สร้างแผนกภายในบริษัทที่รับผิดชอบการจัดเก็บเอกสารสำคัญ และจัดให้มีการฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอสำหรับบุคลากรที่รับผิดชอบด้านเอกสารโดยใช้ทรัพยากรภายใน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมนวัตกรรมที่กำหนดในกฎหมายและปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดได้
ทางเลือกอื่นซึ่งช่วยให้คุณคำนึงถึงระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักและปฏิบัติตามในกิจกรรมการทำงานของคุณคือการร่วมมือกับคนกลางที่รับหน้าที่เก็บรักษาเอกสารของลูกค้า อย่างไรก็ตาม การเลือกบริษัทเก็บเอกสารสำหรับตัวคุณเองก็ไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุดเช่นกัน งานง่ายๆ- มีความจำเป็นต้องวิเคราะห์ตัวเลือกที่มีอยู่ทั้งหมดอย่างรอบคอบเพื่อให้ความสำคัญกับบริษัทที่เชื่อถือได้ และไม่ต้องกังวลว่าอาจถูกปิดหรืออาคารอาจถูกไฟไหม้
ดังต่อไปนี้จากกฎหมายปัจจุบัน เอกสารหลัก รวมถึงเอกสารการลงทะเบียน การรายงาน และงบดุล จะต้องถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร เอกสารราชการทุกประเภทเหล่านี้จะต้องถูกเก็บไว้ในสถานที่ทางบัญชีจนกว่าจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรในขณะที่นิติบุคคลมีหน้าที่ต้องจัดเตรียมเงื่อนไขทั้งหมดเพื่อความปลอดภัยของเอกสาร: ต้องล็อคตู้ ต้องปฏิบัติตามข้อควรระวังเรื่องอัคคีภัยและความปลอดภัยอื่น ๆ ภายในองค์กร เอกสารพิเศษจะแต่งตั้งผู้รับผิดชอบด้านความปลอดภัยของเอกสาร
หากองค์กรนำไปใช้ ตามกฎหมายแล้ว เอกสารเหล่านี้จะต้องเก็บไว้ในตู้นิรภัยหรือตู้พิเศษ ห้องที่ถูกล็อคและรับประกันความปลอดภัยของเอกสาร เอกสารหลักของช่วงเวลาปัจจุบันที่ประมวลผลด้วยตนเองจะต้องรวบรวมโดยคำนึงถึงลำดับเหตุการณ์ในการลงทะเบียนซึ่งจะถูกส่งไปยังไฟล์เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บถาวร
เมื่อจัดเก็บใบแจ้งยอดธนาคาร คำสั่งซื้อเงินสด และรายงานล่วงหน้า จำเป็นต้องเก็บรักษาเอกสารทั้งหมดโดยคำนึงถึงลำดับเหตุการณ์ และผูกไว้เพื่อการจัดเก็บร่วมกันอย่างเป็นระบบ เอกสารบางประเภทโดยเฉพาะ (รายงานกะ คำสั่งงาน) สามารถจัดเก็บได้โดยไม่ต้องผูกมัด แต่จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เพื่อไม่ให้สูญหายหรือนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่ไม่สุจริต
ความปลอดภัยของเอกสารตลอดจนการส่งไปยังเอกสารสำคัญอย่างทันท่วงทีนั้นเป็นความรับผิดชอบหลักของหัวหน้าฝ่ายบัญชี แม้ว่าหากจำเป็น กฎระเบียบท้องถิ่นอาจมีการมอบอำนาจให้กับบุคคลอื่นก็ตาม การออกเอกสารหลัก การรายงาน และเอกสารงบดุลสามารถทำได้ในบางกรณีเท่านั้นโดยได้รับคำสั่งอย่างเป็นทางการจากหัวหน้าฝ่ายบัญชี โดยทั่วไปแล้ว หน่วยโครงสร้างไม่สามารถเข้าถึงเอกสารทางบัญชี การยึดเอกสารจะทำได้ก็ต่อเมื่อมีการร้องขอเป็นพิเศษจากหน่วยงานสืบสวน ศาล หรือหน่วยงานอื่นที่มีอำนาจที่เหมาะสมภายใต้กฎหมาย ในกรณีนี้จำเป็นต้องจัดให้มีมติอย่างเป็นทางการตามกฎหมาย เมื่อถูกยึดมีความจำเป็นต้องจัดทำระเบียบการโดยส่งสำเนาหนึ่งชุดให้กับตัวแทนขององค์กรพร้อมลายเซ็น
ระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารหลักแสดงอยู่ในตารางด้านล่าง
คำว่า "การไหลของเอกสาร" ใช้กับปัจจัยที่ซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายเอกสารตั้งแต่วินาทีที่กระดาษถูกสร้างขึ้นจนกระทั่งถูกถ่ายโอนไปยังหอจดหมายเหตุ การกำหนดตารางเวลาเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่ายบัญชี แม้ว่าในบางองค์กรจะมอบหมายให้เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารก็ตาม อย่างไรก็ตาม ตามที่แสดงในทางปฏิบัติ สิ่งที่ถูกต้องที่สุดคือการรวมกำหนดการดังกล่าวไว้ในนโยบายการบัญชีขององค์กร ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งที่ออกเป็นพิเศษซึ่งลงนามโดยประธานเจ้าหน้าที่บริหารของบริษัท
การใช้กำหนดการทำให้คุณสามารถประสานงานและลดความซับซ้อนของงานการวางแผนในองค์กรได้ ตารางการไหลของเอกสารสำหรับเอกสารหลักคือรายชื่อผู้ปฏิบัติงาน ช่วงเวลาที่เอกสารจะต้องถูกส่งไปยังแผนกบัญชี รวมถึงกรอบเวลาที่นักบัญชีดำเนินการกับเอกสารเหล่านั้น ต้องอธิบายรอบระยะเวลาการรายงานรวมถึงงบดุล บ่อยครั้ง นโยบายการบัญชีมีข้อบังคับเกี่ยวกับระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารหลัก และงวดนี้จะเท่ากับ จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายหรือได้รับการแต่งตั้งให้มีขนาดใหญ่หากจำเป็นตามกิจกรรมเฉพาะของบริษัท เมื่อส่งการรายงานสำหรับปี เอกสารจะถูกจัดเตรียมตามขั้นตอนที่กำหนดและโอนไปยังที่จัดเก็บเอกสารสำคัญ โดยคำนึงว่าในอนาคตอาจจำเป็นต้องดึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากโวลุ่มที่ถ่ายโอนไปจัดเก็บในอนาคต เมื่อต้องการทำเช่นนี้ เป็นธรรมเนียมที่จะต้องแบ่งเคสออกเป็นโฟลเดอร์ และเนื้อหาจะอธิบายการจัดกลุ่ม อย่าลืมกำหนดชื่อที่เกี่ยวข้องให้กับแต่ละโฟลเดอร์
เอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นระหว่างกิจกรรมขององค์กรตามที่ระบุไว้ข้างต้นแบ่งออกเป็นเอกสารที่มีไว้สำหรับการจัดเก็บชั่วคราวและเอกสารถาวร เมื่อถ่ายโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร แต่ละหมวดหมู่เหล่านี้จะต้องส่งแยกกัน โดยไม่ผสมเอกสารอย่างเป็นทางการในโฟลเดอร์เดียวกัน ในกรณีนี้ สำเนาจะต้องจัดเก็บแยกจากต้นฉบับ คุณจะต้องจัดเรียงเอกสารที่แสดงการรายงาน แผนตามปี ไตรมาส และตามเดือนลงในโฟลเดอร์แยกกัน หนึ่งไฟล์ควรมีเอกสารหนึ่งชิ้น
หากต้องการจัดกลุ่มหนึ่งกรณี คุณสามารถใช้เอกสารที่สร้างขึ้นสำหรับหนึ่งงวด (ไตรมาส ปี เดือน) ข้อยกเว้นคือสิ่งที่เรียกว่าหมวดหมู่ชั่วคราว - ตัวอย่างเช่นไฟล์ส่วนบุคคลซึ่งการปิดไม่ได้จำกัดอยู่เพียงปีปฏิทิน หากกรณีนี้มีเอกสารที่สร้างขึ้นเป็นเวลาหลายเดือน จำเป็นต้องแยกแต่ละเดือนออกจากเอกสารอื่นด้วยแผ่นงานพิเศษ โดยบันทึกว่าช่วงใดของบล็อกที่ตามมาในเอกสาร ในกรณีนี้ อนุญาตให้จัดกลุ่มได้สูงสุด 250 แผ่นงานเป็นไฟล์เดียว ความหนาของแฟ้มอาจอยู่ที่ 4 ซม. หรือน้อยกว่า
ดังที่เห็นได้จากกฎในการบำรุงรักษาไฟล์เก็บถาวรหากเอกสารมีส่วนต่อท้ายจะต้องแนบเอกสารเหล่านั้น (ไม่ว่าจะรวบรวมเมื่อใด) เข้ากับเอกสารประกอบที่แนบมาด้วย โดยทั่วไปความสม่ำเสมอในการเก็บถาวรเอกสารทางบัญชีมีความสำคัญมากดังนั้นจึงต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด ตามกฎแล้วรายงานจะถูกโพสต์ก่อนจากนั้น บันทึกคำอธิบายหลังจากนั้นยอดคงเหลือตามเอกสารแนบ
เมื่อจัดระเบียบการจัดเก็บบัญชีส่วนตัวของพนักงาน บริษัท จำเป็นต้องจัดสรรไฟล์แยกต่างหากสำหรับสิ่งนี้ซึ่งมีการจัดวางเอกสารเป็นรายปีโดยยึดตามเหตุการณ์อย่างเคร่งครัด จดหมายโต้ตอบประจำปีจะจัดเป็นโฟลเดอร์ที่ระบุปีปฏิทินและจัดระบบตามวันที่ด้วย แต่ละคำขอจะต้องปฏิบัติตามด้วยการตอบกลับ
ระยะเวลาการเก็บรักษาที่กำหนดในประมวลกฎหมายภาษีอากรอาจแตกต่างจากมาตรฐานที่กำหนดไว้ในกฎหมายว่าด้วยกิจกรรมการบัญชี เมื่อสังเกตความคลาดเคลื่อนดังกล่าว ขอแนะนำให้สังเกตช่วงเวลาที่นานกว่าก่อน ซึ่งจะช่วยให้เข้าถึงเอกสารประกอบได้ หากจำเป็น เพื่อใช้งาน แม้ว่าตามกฎข้อใดข้อหนึ่งในปัจจุบัน กำหนดเวลาได้เกิดขึ้นแล้ว หมดอายุแล้ว นอกจากนี้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบจะไม่มีอะไรจะบ่น นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องจำรายการพิเศษที่เผยแพร่ในปี 2000 ซึ่งระบุระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารบางกลุ่มโดยเฉพาะ รายการนี้ได้รับการอัปเดตและเสริมเป็นประจำ ดังนั้นหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กรและแผนกที่รับผิดชอบการไหลของเอกสารจึงต้องตรวจสอบข้อมูลล่าสุด
หากกำหนดเวลาการจัดเก็บถูกละเมิด ความรับผิดชอบในเรื่องนี้จะขึ้นอยู่กับหัวหน้าของบริษัท แม้ว่าข้อเท็จจริงที่ว่าปัญหาด้านความปลอดภัยจะเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้าฝ่ายบัญชีเป็นหลักก็ตาม หากฝ่าฝืนคำสั่งและระยะเวลาการจัดเก็บ บริษัทฯ จะถูกปรับ สำหรับเจ้าหน้าที่ การลงโทษมักจะแตกต่างกันไประหว่างสองถึงสามพันรูเบิล แต่หากไม่มีการเก็บเอกสารหลักเลยก็อาจถูกลงโทษปรับตั้งแต่ห้าพันรูเบิลขึ้นไป
มีระยะเวลาเก็บรักษาบัญชี ภาษี บุคลากร และเอกสารอื่นๆ ที่แตกต่างกัน หากคุณไม่มีเอกสารที่ร้องขอโดย Federal Tax Service ผู้ตรวจสอบจะประเมินภาษีเพิ่มเติมพร้อมค่าปรับและออกค่าปรับ
ความสนใจ! คุณสามารถดาวน์โหลดตารางระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารปี 2562 ได้ฟรีโดยใช้ลิงก์:
สะดวกในการทำงานกับเอกสารในรูปแบบ . เหมาะสำหรับองค์กรและผู้ประกอบการรายบุคคล โปรแกรมจะสร้างและพิมพ์ข้อมูลหลักที่จำเป็นทั้งหมดโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังรวมถึงการอัปโหลดธุรกรรมไปยัง 1C การสร้างการรายงานอัตโนมัติ และอื่นๆ อีกมากมาย
ระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับการบัญชีและ เอกสารภาษีขั้นตอนการทำลายและความรับผิดต่อการละเมิดการจัดเก็บและการทำลายเป็นไปตามกฎหมาย กฎพื้นฐานระบุไว้ในรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 หมายเลข 558 และสอง กฎหมายของรัฐบาลกลาง- เหล่านี้เป็นกฎหมายของวันที่ 22 ตุลาคม 2547 ฉบับที่ 125-FZ “เกี่ยวกับการเก็บถาวรในสหพันธรัฐรัสเซีย” และวันที่ 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ “เกี่ยวกับการบัญชี” เป็นการดีกว่าที่จะไม่ละเมิดพวกเขา ลิงค์นี้แสดงรายการเอกสารสำคัญที่สุดที่บริษัทควรมี >>>
โต๊ะ. ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารในปี 2562
|
เอกสาร |
เก็บได้นานเท่าไร |
|
เอกสารทางบัญชี |
|
|
เอกสารการซื้อและการขาย |
5 ปี |
|
ใบนำส่งสินค้า |
|
|
เอกสารธนาคาร |
5 ปี |
|
เอกสารเงินสด (สมุดเงินสด, รายงานล่วงหน้า, PKO, ใบเสร็จรับเงิน) |
|
|
การ์ดสินค้าคงคลัง OS |
5 ปีภายหลังการจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร |
|
นโยบายการบัญชี |
5 ปี |
|
ข้อมูลทางบัญชี |
|
|
คำสั่งกิจกรรมหลัก |
ก่อนที่บริษัทจะปิดตัวลง |
|
ทะเบียนบัญชี (การหมุนเวียนบัญชี, SALT, บัญชีแยกประเภททั่วไป) |
5 ปี |
|
งบการเงิน |
ก่อนที่บริษัทจะปิดตัวลง |
|
รายงานการตรวจสอบ |
ก่อนที่บริษัทจะปิดตัวลง |
|
เอกสารภาษี |
|
|
ทะเบียนการบัญชีภาษี |
5 ปี |
|
การรายงานภาษี |
|
|
กำลังส่งใบรับ การรายงานภาษีอิเล็กทรอนิกส์ |
|
|
รายการเอกสารแนบและการแจ้งการรับเมื่อส่งเอกสารไปยัง Federal Tax Service ทางไปรษณีย์ |
|
|
ใบแจ้งหนี้ |
4 ปี |
|
หนังสือการซื้อและการขายพร้อมแผ่นงานเพิ่มเติม |
4 ปี |
|
สมุดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย KUDiR ในระบบภาษีแบบง่าย |
ก่อนที่บริษัทจะปิดตัวลง |
|
รายงานการกระทบยอดกับ Federal Tax Service |
|
|
เอกสารการขาดทุนและจำนวนการลดฐานภาษี |
ในช่วงที่มีการลดฐานภาษีสำหรับจำนวนขาดทุนที่ได้รับก่อนหน้านี้ |
|
เอกสารเกี่ยวกับเบี้ยประกัน |
|
|
การชำระเงินสำหรับการโอนเงินสมทบ |
6 ปี |
|
การคำนวณ 4-FSS |
รายไตรมาส - 5 ปีนับแต่วันที่รับรายงานเข้ากองทุนประกันสังคม ประจำปี - ก่อนที่บริษัทจะปิดตัวลง |
|
ข้อมูล SZV-M |
6 ปี |
|
การรายงานส่วนบุคคลประจำปีต่อกองทุนบำเหน็จบำนาญ (SZV-STAZH, ODV-1 และใบเสร็จรับเงินสำหรับการส่งไปยังกองทุนบำเหน็จบำนาญ) |
ก่อนที่บริษัทจะปิดตัวลง |
|
เอกสารยืนยันการส่งรายงานเข้ากองทุน (การรับรายงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ รายการเอกสารแนบ และการแจ้งการรับเมื่อส่งเอกสารทางไปรษณีย์) |
จัดเก็บพร้อมรายงาน |
|
เอกสารบุคลากร |
|
|
เอกสารพนักงานต้นฉบับ (สมุดงาน) |
ตามความต้องการของพนักงาน(แต่ไม่เกิน 50 ปี และหากลูกจ้างจดทะเบียนก่อนปี 2546 ก็ไม่เกิน 75 ปี) |
|
บัตรประจำตัวและสำเนาเอกสารพนักงาน* |
- 50 ปีสำหรับพนักงานที่จดทะเบียนตั้งแต่ปี 2546 ขึ้นไป - อายุ 75 ปีสำหรับพนักงานที่จดทะเบียนก่อนปี 2546 |
|
สัญญาจ้างงานและการแก้ไขเพิ่มเติมนั้น |
|
|
คำสั่งฝ่ายทรัพยากรบุคคล |
|
|
ใบบันทึกเวลา |
|
|
การลาป่วยและการคำนวณ |
5 ปี |
|
ตารางวันหยุดของพนักงาน |
1 ปีหลังการใช้งาน |
|
โต๊ะพนักงาน |
ก่อนที่บริษัทจะปิดตัวลง |
* หากต้องการจัดเก็บสำเนาเอกสารของพนักงาน จะเป็นการดีกว่าหากได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานให้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของเขา ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อพิพาทกับผู้ตรวจสอบและค่าปรับ
เอกสารด้วย หมดอายุแล้วอาจถูกทำลายได้ หากต้องการทำลายเอกสาร ให้ร่างการกระทำที่คุณจดชื่อและจำนวนคดีพร้อมเอกสารที่ต้องทำลาย การกระทำนี้จะต้องลงนามโดยคณะกรรมการพิเศษซึ่งเป็นองค์ประกอบ ผู้บริหารสูงสุดจะอนุมัติตามคำสั่งของเขา
ในกรณีที่ไม่มีเอกสารหลัก ใบแจ้งหนี้ และทะเบียนภาษี พนักงานของ Federal Tax Service สามารถปรับ LLC ในจำนวน 10,000 ถึง 30,000 รูเบิล(มาตรา 120 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)
อีกทั้งไม่มีเอกสารยืนยัน ธุรกรรมทางธุรกิจผู้ตรวจสอบจะหักค่าใช้จ่ายสำหรับกำไร (หรือภาษีเดี่ยว) และการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือพวกเขาจะคำนวณจำนวนภาษีที่ต้องชำระโดยใช้วิธีการคำนวณ (ข้อย่อย 1 ข้อ 7 ข้อ 31 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)
สวัสดี! วันนี้เราจะมาพูดถึงหลักเกณฑ์ในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี
วันนี้คุณจะได้เรียนรู้:
เอกสารทางบัญชีเปรียบได้กับฟอสซิลโบราณ เพื่อรักษารอยประทับของสัตว์ที่สูญพันธุ์ไปแล้ว การจัดส่ง การซื้อ ธุรกรรมการขาย การตั้งถิ่นฐานของบริษัทเป็นอดีตที่ยาวนานและไม่มีใครจดจำได้ และเอกสารทางบัญชียังคงรักษาทุกขั้นตอนของชีวิตของบริษัทอย่างระมัดระวัง
โดยไม่ต้องรอให้ “นักโบราณคดี” บางคนตั้งแต่การตรวจตรวจสอบไปจนถึง “ขุดค้น” การละเมิด เรามาดูหลักเกณฑ์ในการจัดเก็บเอกสารขององค์กรซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุมของกฎหมายอย่างเคร่งครัด
สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามกฎหมายเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร เนื่องจากคุณสามารถพิสูจน์ค่าใช้จ่ายของคุณได้ในกรณีที่มีการตรวจสอบ หากกระดาษถูกทำลายเร็วหรือสูญหาย คุณจะไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีอยู่จริงอย่างน้อยที่สุด และผู้ตรวจสอบจะมีสิทธิที่จะไม่คำนึงถึงค่าใช้จ่ายของคุณและจะเรียกเก็บค่าปรับและภาษีเพิ่มเติม
นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องไม่มีที่ติในการจัดเก็บเอกสาร - คุณจะช่วยตัวเองและองค์กรจากความกังวลและการดำเนินคดีที่ไม่จำเป็น
ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีกำหนดโดยเอกสารพื้นฐานสามฉบับ:
ทำไมมีหลายอัน เอกสารทางกฎหมายแทนที่จะเป็นอันหนึ่งเหรอ? การบัญชีเป็นการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรายงาน แรงงานสัมพันธ์การตัดสินใจด้านบุคลากร และอื่นๆ อีกมากมาย
เอกสารกำกับดูแลอาจอ้างถึงเอกสารเดียวกันและกำหนด ลำดับที่แตกต่างกันพื้นที่เก็บข้อมูลของพวกเขา จึงเกิดการ "ทับซ้อนกัน" ขึ้น หากระยะเวลาการเก็บรักษาสองช่วงไม่ตรงกัน คุณควรได้รับคำแนะนำจากระยะเวลาที่นานกว่า
การจัดเก็บเอกสารไม่ได้เริ่มต้นจากวันที่ที่ลงวันที่ แต่ตั้งแต่ต้นปีหน้า
ตัวอย่าง-
คุณได้รับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ลงวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2019 คุณทราบดีว่าบริษัทของคุณเก็บเอกสารประเภทนี้ไว้เป็นเวลาห้าปี ตามนี้ คุณมีสิทธิ์ทำลายกระดาษหลังจากวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2024 เนื่องจากเป็นวันที่เอกสารของคุณจะถูกจัดเก็บอย่างเป็นทางการเป็นเวลาห้าปี
จะเก็บเอกสารได้ที่ไหน
หากการรับส่งเอกสารของบริษัทมีขนาดเล็ก สามารถจัดเก็บเอกสารไว้ในห้องเดียวกับที่ทำงานหลักได้ เมื่อมีการหมุนเวียนเอกสารจำนวนมาก บริษัทจะจัดสรรห้องแยกต่างหากสำหรับเก็บถาวร
ห้องจะต้องได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต: ควรมีแถบที่หน้าต่างหากพื้นอยู่ต่ำ ประตูต้องล็อคด้วยกุญแจหรือรหัสล็อค
หากองค์กรไม่สามารถจัดสรรพื้นที่สำหรับเก็บถาวรเอกสารทางบัญชีได้ จะได้รับอนุญาตให้ฝากไว้กับบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านการเก็บถาวร
เอกสารแต่ละประเภทมีระยะเวลาการจัดเก็บของตัวเองตั้งแต่ขั้นต่ำจนถึงระยะเวลาที่สามารถรองรับชีวิตมนุษย์ได้
|
ตารางรายการอายุการเก็บรักษา |
ประเภทของเอกสาร อายุการเก็บรักษาขั้นต่ำ ( เป็นไปได้มากขึ้นเมื่อมีการตัดสินใจที่เหมาะสมภายใน) |
|
บริษัท |
|
|
ตารางวันหยุด |
|
|
วารสารการตรวจสุขภาพ |
|
|
คำสั่งวันหยุด |
|
|
สำเนาเอกสารหรือใบเสร็จรับเงินยืนยันการรับเงินสด |
|
|
เอกสารนโยบายการบัญชี |
|
|
รายงานของผู้สอบบัญชี |
|
|
บัตรสินค้าคงคลังสำหรับกองทุนที่เกษียณอายุ |
|
|
เอกสารหลักและทะเบียน |
|
|
ข้อตกลงขององค์กร |
5 ปี (เริ่มนับหลังจากเลิกใช้แล้ว) |
|
หนังสือเดินทางสำหรับเครื่องบันทึกเงินสด |
จนกว่าจะหมดไป |
|
บันทึกการฝึกอบรมด้านความปลอดภัย |
|
|
รายงานกระบวนการที่ดำเนินการในบริษัท (รวมถึงอุบัติเหตุ) |
|
|
ประวัติความเป็นมาการจ้างงาน |
50 ปี (หากลูกจ้างหยุดมาทำงานแต่ไม่เคยลาออกอย่างเป็นทางการ) |
|
หนังสือความเคลื่อนไหวด้านแรงงานและการบัญชีแบบฟอร์มเปล่า |
|
|
ข้อตกลงด้านแรงงาน |
|
|
คำสั่งจ้าง เลิกจ้าง โอน |
50 ปี (75 ปีหากทำงานก่อนปี 2546) |
|
บัตรประจำตัวพนักงาน |
50 ปี (75 ปีหากทำงานก่อนปี 2546) |
|
รายละเอียดงาน |
อย่างไม่มีกำหนด |
|
ระเบียบว่าด้วยการฝึกอบรมและพัฒนาวิชาชีพของพนักงาน |
อย่างไม่มีกำหนด |
|
คำแนะนำด้านความปลอดภัยของแรงงาน |
อย่างไม่มีกำหนด |
เอกสารจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรเพื่อการจัดเก็บระยะยาว (มากกว่าสิบปี) โดยมีโอกาสน้อยที่สุดที่จะต้องใช้ในปัจจุบันหรือในอนาคตอันใกล้นี้ ดังที่เราได้เห็นจากตาราง เอกสารบางประเภทอาจมีเรื่องที่น่าเหลือเชื่อ การจัดเก็บข้อมูลระยะยาว– สูงสุด 75 ปี
การถ่ายโอนเอกสารไปยังไฟล์เก็บถาวรจะดำเนินการตามกำหนดเวลาซึ่งได้รับการอนุมัติจากหัวหน้า บริษัท ตามลำดับในการสร้างไฟล์เก็บถาวร อาจเป็นเดือนละครั้งหรือปีละครั้ง ขึ้นอยู่กับโฟลว์เอกสารขององค์กร
คำสั่งจะต้องแสดงและอธิบายบทบัญญัติต่อไปนี้:
ที่เก็บถาวรไม่ควรมีสำเนา หากไม่สามารถวางต้นฉบับไว้ในที่เก็บถาวรได้ด้วยเหตุผลวัตถุประสงค์ สำเนาที่ผ่านการรับรองจะถูกส่งไปที่นั่น
ตามหลักการแล้ว เอกสารที่ฝากไว้ในไฟล์เก็บถาวรควรถูกผูกมัดตามเกณฑ์บางประการและยื่นในภายหลัง เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัย หากเอกสารถูกเย็บด้วยด้ายตามกฎแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะแทนที่แผ่นงานหนึ่งด้วยอีกแผ่นหนึ่งโดยมองไม่เห็น
เมื่อขั้นตอนเหล่านี้เสร็จสิ้น ข้อมูลการระบุจะถูกวางไว้บนหน้าปกโบรชัวร์ ได้แก่ ปี เลขที่ลำดับ จำนวนแผ่นที่ยื่น พื้นที่ทางบัญชี ประเภทเอกสารที่ยื่น และข้อมูลอื่นๆ
หัวหน้าของบริษัทมีหน้าที่รับผิดชอบทั้งหมดต่อความปลอดภัยของเอกสารที่จำเป็น - เขาจะถูกขอให้ทำเช่นนั้น แม้ว่าฝ่ายบริหารจะมอบหมายการดูแลเอกสารสำคัญให้กับพนักงานอยู่เสมอ
จำนวนค่าปรับจะเป็นสัดส่วนโดยตรงกับความสำคัญของเอกสารที่สูญหาย สำหรับการละเมิดเล็กน้อย ความรับผิดทางการบริหารจะถูกกำหนดในรูปแบบของค่าปรับจำนวน 300–500 รูเบิล หากการไม่มีกระดาษทำให้เกิดการบิดเบือนรายงานทางบัญชีผู้จัดการและหัวหน้าฝ่ายบัญชีอาจถูกปรับ 2,000 - 3,000 รูเบิล
ความสูญเสียที่อันตรายที่สุดอาจเป็นเอกสารหลัก ทะเบียน และใบแจ้งหนี้ ใช้ในการรักษาบันทึกภาษีและอาจเป็นการหลีกเลี่ยงภาษีที่มีโทษปรับ 10,000 ถึง 30,000 รูเบิลอย่างเคร่งครัด
ด้วยความกระตือรือร้นอย่างยิ่ง การไม่มีเอกสารถือได้ว่าเป็นการฉ้อโกงและสามารถบังคับใช้บทความจากประมวลกฎหมายอาญาได้ สถานการณ์กรณีที่เลวร้ายที่สุดนี้คุกคาม คนที่มีความรับผิดชอบปรับสูงสุดหนึ่งล้านรูเบิลและจำคุกสูงสุดหกปี
หากพนักงานพบว่าเอกสารหายไป ต้องแจ้งให้ผู้จัดการทราบทันที ตามกฎการบัญชีผู้จัดการมีหน้าที่ต้องแต่งตั้งคณะกรรมการเพื่อระบุสาเหตุของการสูญเสีย
ผลงานของคณะกรรมาธิการควรจัดทำรายงานผลการสอบสวน แม้ว่าการกระทำดังกล่าวจะไม่ได้อธิบายถึงการสูญหายของเอกสาร แต่ก็จะแสดงให้หน่วยงานตรวจสอบทราบถึงความไม่เต็มใจที่จะระงับข้อมูล
มีหลายสถานการณ์ที่สามารถอธิบายการสูญหายของเอกสารและไม่ต้องรับผิดชอบ กรณีดังกล่าวรวมถึงเหตุสุดวิสัยในรูปแบบของภัยธรรมชาติหรือการลักขโมยการวางเพลิงสถานที่ ฝ่ายบริหารจะต้องได้รับใบรับรองล่วงหน้าจากเจ้าหน้าที่ดับเพลิงหรือหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายที่อธิบายการสูญหายของเอกสาร
หากไฟล์เก็บถาวรถูกสร้างขึ้นตามตรรกะ (วันที่บนชั้นวางและโฟลเดอร์สามารถดูได้ง่าย การเข้าถึงโฟลเดอร์ทำได้ไม่ยาก เอกสารจะถูกจัดเรียงตามประเภทอย่างเคร่งครัด) ขั้นตอนการกำจัดเอกสารจะไม่ยุ่งยากมากนัก
ตามอัตภาพสามารถแบ่งออกเป็นสองขั้นตอน:
ขั้นแรกถือว่าบริษัทผ่านการจัดตั้งขึ้น กฎภายในเธอคัดแยกกระดาษที่สะสมเป็นระยะและนำโฟลเดอร์ที่ไม่สามารถจัดเก็บเนื้อหาออกจากชั้นวางได้
ในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีการรับส่งเอกสารจำนวนมาก จะมีการเลือกวันที่เฉพาะสำหรับกิจกรรมหรือชุดวันที่ จะมีการเรียกประชุมคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญจากหลาย ๆ คน ซึ่งใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจัดเก็บเอกสาร ระบุสิ่งที่ควรกำจัด คนพวกนี้ต้องมี ระดับสูงคุณสมบัติเพื่อให้สามารถแยกแยะเอกสารสำคัญจากเอกสารที่ไม่สำคัญได้
ประการแรก การดำเนินการเหล่านี้ได้รับการสนับสนุนจากคำสั่งซื้อสินค้าคงคลังรูปแบบอิสระที่ออกโดยผู้จัดการ โดยจะแสดงรายชื่อผู้เข้าร่วม เป้าหมาย และวันที่
ประการที่สอง ผู้เข้าร่วมได้ดำเนินการกับเอกสารที่เลือกซึ่งมีการระบุไว้โดยย่อ ไม่ได้ระบุรายละเอียดของรายงานแต่ละฉบับ - ไม่จำเป็น นอกจากนี้เมื่อมีปริมาณมาก การกระทำดังกล่าวจะ "กิน" เวลาของสมาชิกคณะกรรมาธิการ
ตัวอย่าง-
หากคุณต้องการตัดเอกสารการบัญชีที่เป็นเนื้อเดียวกันก็เพียงพอที่จะระบุ: "ใบบันทึกเวลาทำงานสำหรับรอบระยะเวลาตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2556 ถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2556 - 1 กล่อง" หากมีปริมาณมาก บริษัทสามารถจ้างนักเก็บเอกสารมืออาชีพได้ พวกเขาจะไม่เพียงแต่จะไม่ยอมให้คุณทำลายเท่านั้นเอกสารที่จำเป็น
แต่พวกเขาจะออกรายการสินค้าอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกทำลายด้วย
ในบริษัทขนาดเล็ก งานทำลายเอกสารถูกกำหนดให้กับพนักงานเก็บเอกสารหรือนักบัญชีเพียงคนเดียวเท่านั้น ในเวลาเดียวกันเพื่อความถูกต้องตามกฎหมายของขั้นตอนจะต้องจัดทำคำสั่งและการกระทำด้วย
ขั้นตอนที่สอง ระบุว่าหากไม่มีการจ้างคนเก็บเอกสารจากภายนอก พนักงานของบริษัทอาจทำลายกระดาษโดยใช้เครื่องทำลายเอกสารหรือฉีกเป็นชิ้นๆ ด้วยมือ อย่างที่สองเป็นไปได้เฉพาะกับกระดาษจำนวนน้อยมากเท่านั้น
