Krijo një dokument: Menu Blerja – Pranimi i mallrave dhe shërbimeve- butoni "Shto"- lloji i funksionimit Blerje, komision.
Plotësimi i kokës së dokumentit (Fig. 151):
| HAPI 2 |
Kontrollimi i parametrave të dokumentit të blerjes |
Kontrollimi i parametrave për futjen e shumave në seksionin tabelor – butoni Çmimet dhe monedhat(Fig. 152):
Plotësimi i një faqeshënuesi "Mallra"(Fig. 153)
Një shembull i plotësimit të figurës (Fig. 153).
Plotësimi i një faqeshënuesi "Llogaritë e shlyerjes"(Fig. 154)
Plotësimi i një faqeshënuesi "Për më tepër"(Fig. 155)
Si rezultat i postimit të dokumentit, e gjithë kostoja e mallrave, përfshirë. TVSH “input”. Gjithashtu, është krijuar një postim për të kompensuar paradhënien e lëshuar për furnitorin - llogaria debitore 60.01 “Shlyerjet me furnitorët dhe kontraktorët” dhe llogaria kreditore 60.02 “Shlyerjet për paradhëniet e lëshuara”, sepse Gjendja e llogarisë në fillim të vitit ishte 60.02.
| HAPI 6 |
Regjistrimi i një faturë hyrëse |
Regjistrimi i një faturë furnizuesi (Fig. 157)
Të dhënat për transaksionet e biznesit të një ndërmarrje në sistemin e kontabilitetit 1C ruhen në formën e transaksioneve. Çdo transaksion përmban një ose më shumë hyrje që pasqyrojnë plotësisht transaksionin e biznesit në kontabilitet. Secili prej postimeve, nga ana tjetër, mund të përbëhet nga një ose më shumë korrespondencë.
Operacioni përfshin jo vetëm postimet, por edhe një pjesë të përgjithshme që e karakterizon atë në tërësi. Kjo është përmbajtja e transaksionit dhe shuma totale, data, numri, si dhe detaje të tjera të përcaktuara nga konfigurimi.
Operacionet mund të gjenerohen automatikisht nga dokumentet ose të futen manualisht. Transaksionet e futura manualisht janë në fakt dokumente të një lloji të veçantë transaksionesh që nuk kanë të dhënat e tyre si dokumentet e tjera, por vetëm transaksione.
Për të parë transaksionet në Kontabilitetin 1C, ekzistojnë dy lloje të revistave: Regjistri i transaksioneve Dhe Ditari i postimit.
Regjistri i transaksioneve ju lejon të shikoni një listë transaksionesh, ku çdo transaksion shfaqet në të në një rresht që përmban informacionin më të rëndësishëm që identifikon transaksionin: datën, llojin e dokumentit, përmbajtjen, shumën e transaksionit.
Në regjistrin e transaksioneve, është e mundur të shikoni transaksionet e transaksionit aktual, atij në të cilin është vendosur kursori. Ato mund të shfaqen ose në një dritare të veçantë ose në fund të dritares së regjistrit të funksionimit.
Ditari i transaksioneve ju lejon të shikoni një listë të transaksioneve që i përkasin operacioneve të ndryshme në një sekuencë të përgjithshme. Informacioni në ditarin e postimit shfaqet më në detaje.
Të dy revistat kanë mundësinë të përzgjedhin transaksionet e postimit bazuar në kritere të ndryshme. Në të dy revistat, ka pothuajse të njëjtin grup veprimesh për manipulimin e operacioneve. Thirrja e modalitetit për futjen ose modifikimin e një operacioni, fshirjen e një operacioni, etj. Për më tepër, të gjitha veprimet në regjistra kryhen gjithmonë në nivelin e të gjitha operacioneve.
Si ditari i postimit ashtu edhe ditari i transaksionit janë krijuar për të parë të dhënat e transaksionit në formën e një liste, dhe futja dhe redaktimi i një transaksioni kryhet gjithmonë në formën e transaksionit.
1. Krijoni rregullisht kopje të bazave të informacionit
Specialistët e 1C flasin për këtë gjatë gjithë kohës, të gjithë e dinë këtë rregull, por, për fat të keq, jo të gjithë e ndjekin atë. Është për të ardhur keq nëse duhet të mbani mend detyrimin për të kopjuar rregullisht bazën e të dhënave 1C bazuar në përvojën tuaj të hidhur. Më besoni, ata klientë që kanë rikthyer kontabilitetin e tyre të paktën një herë pasi kanë humbur bazën e të dhënave të tyre do të kujtojnë përgjithmonë se sa i rëndësishëm është ky rregull.
Në cilat raste mund t'ju ndihmojnë kopjet e bazës së të dhënave:
- prishja fizike e kompjuterit/serverit;
- infeksionet me virus;
- dëmtimi i vetë bazës së informacionit 1C;
- Ndryshime "të papritura" në të dhënat në bazën e informacionit (nëse papritmas zbuloni se për ndonjë arsye të dhënat nga periudhat e mëparshme kanë ndryshuar, është e mundur të rivendosni një kopje dhe të krahasoni informacionin, të gjeni arsyet e mospërputhjeve).
Ju mund të krijoni kopje në mënyra të ndryshme: ngarkoni me dorë (përshkrova në detaje se si ta bëj këtë në artikull « Krijimi i një kopje të bazës së të dhënave - për çfarë është dhe si ta bëjmë atë ») ose përdorni programe speciale për kopjim automatik. Por në këtë rast, duhet të mbani mend se për të mbrojtur bazën e të dhënave nga viruset dhe dëmtimet fizike të kompjuterit, duhet të ruani kopje të bazës së të dhënave në disa media të tjera, për shembull, të lidhni një disk të jashtëm ose flash drive, të shkarkoni bazën e të dhënave dhe shkëputni diskun. Sidoqoftë, është shumë e papërshtatshme të veprosh në këtë mënyrë çdo ditë, kështu që opsioni më i mirë është të lidhësh shërbimin 1C: Cloud Archive. Në këtë rast, kopjet e bazës së të dhënave tuaja do të krijohen automatikisht dhe do të ruhen jashtë rrjetit tuaj lokal - në cloud. Në rast të një avarie ose infeksioni me virus, mund të rivendosni kopjet nga një kompjuter tjetër në çdo kohë dhe të filloni të punoni. Nëse dëshironi të mësoni detaje rreth lidhjes së këtij shërbimi, i cili është gjithashtu pjesë e një marrëveshjeje gjithëpërfshirëse për mbështetjen e 1C: ITS, atëherë plotësoni Formulari i aplikimit, do t'ju telefonojmë patjetër dhe do t'ju tregojmë gjithçka në detaje.
2. Caktoni një datë për ndalimin e redaktimit
Pasi të keni dorëzuar raportet tuaja, duhet të mbyllni periudhën e redaktimit për të parandaluar ndryshime aksidentale të të dhënave. Në 1C: Enterprise Accounting 8 edition 3.0, për këtë ju duhet të shkoni te skedari "Administrimi" dhe të zgjidhni "Mbështetje dhe mirëmbajtje".
Më pas zgjeroni artikullin "Operacionet rutinë", vendosni një shenjë pranë datës së ndalimit të ndryshimeve dhe klikoni në lidhjen "Konfiguro".
Ne tregojmë datën - ditën e fundit të periudhës së mbylljes.
3. Mbyllni dokumentet me kryq
Fitoni një zakon të dobishëm - mbyllni dokumentet me një kryq nëse i hapni ato vetëm për t'i parë. Shumë shpesh has në një situatë ku një kontabilist gjeneron një OCB, zgjerohet në kartën e llogarisë për të gjetur informacione të detajuara, hap dokumentin e nevojshëm për ta parë dhe më pas e mbyll duke klikuar "Posto dhe mbyll" ose "OK" butonin. Në këtë rast, dokumenti ripostohet, shumat në postime mund të ndryshojnë dhe sekuenca e postimit të dokumentit është e ngatërruar. Dhe më pas, në mbyllje të muajit tjetër, llogaritari është në një surprizë - në shtator programi "dëshiron" të ripostojë të gjitha dokumentet nga janari apo edhe nga viti i kaluar. Për të parandaluar që kjo të ndodhë, është e nevojshme të caktoni një datë për ndalimin e redaktimit dhe të mos ripostoni dokumentet pa nevojë, por thjesht t'i mbyllni ato me një "kryq".
4. Mos riemërtoni elementët e drejtorisë dhe ndryshoni me kujdes cilësimet e tyre
Pse nuk mund të bëhet kjo apo duhet bërë me shumë kujdes? Është e nevojshme të kuptohet se ndryshimet e bëra do të ndikojnë në të gjithë periudhën e kontabilitetit në program. Për shembull, nëse ndryshoni emrin e palës tjetër, atëherë emri i ri do të shfaqet në të gjitha format e printuara, duke përfshirë dokumentet e mëparshme. Për të parandaluar që kjo të ndodhë, në 1C: Enterprise Accounting 8 edition 3.0, për të ndryshuar emrin ekziston një lidhje e veçantë "Historia", ku mund të tregoni se nga cila datë është e vlefshme vlera e re.
Ju gjithashtu duhet të mbani mend se, për shembull, ndryshimi i cilësimeve të drejtorive "Artikujt e kostos" dhe "Të ardhurat dhe shpenzimet e tjera" mund të çojë në ndryshime në rezultatet financiare pas mbylljes së muajit dhe të dhënave në raportet e rregulluara. Unë fola për një situatë të ngjashme që ndodhi me klientët e mi në artikull « Pse mund të ndryshojnë të dhënat në raportet e periudhave të mbyllura? ».
5. Përditësoni rregullisht bazat e të dhënave të informacionit dhe analizoni ndryshimet
Përditësimet për programet 1C aktualisht lëshohen mjaft shpesh dhe ato duhet të instalohen në mënyrë sekuenciale, kështu që është e domosdoshme të mbani bazat e të dhënave tuaja të përditësuara në mënyrë që të shmangni situatat emergjente gjatë periudhës së raportimit. Në fund të fundit, mund të rezultojë se keni nevojë urgjente për një formular të ri raportimi, i cili lëshohet me rregullsi të lakmueshme, dhe situata e lënë pas dore me përditësimet mund të shkatërrojë shumë nervat tuaja. Nëse punoni në 1C përmes Internetit ose keni një marrëveshje mbështetëse me partnerët tanë, nuk do të keni nevojë të shqetësoheni për këtë çështje. Nëse azhurnoni vetë bazat e të dhënave tuaja, atëherë ju lutemi kushtojini vëmendje të duhur kësaj çështje serioze.
Do të jetë gjithashtu e dobishme të interesoheni për rezultatet e përditësimit të kaluar, sepse funksionet e reja shfaqen vazhdimisht në program dhe algoritmet e funksionimit po ndryshojnë. Për të mbajtur krah për krah të gjitha ngjarjet, ju mund të shkoni në skedën "Administrata", zgjidhni "Mbështetje dhe Mirëmbajtje".
6. Mos kopjoni shënimet në drejtori, përdorni 1C: Shërbimi i Palës
Ndodh që, pasi nuk kanë gjetur ndonjë palë tjetër në drejtori, përdoruesit shtojnë një të re, megjithëse në fakt, pala e kërkuar tashmë është futur në bazën e të dhënave, por me disa gabime në emër, TIN ose fushat e nevojshme thjesht nuk plotësohen . Ndodh gjithashtu që palët kontrollojnë dyfish kur shkarkoni deklarata bankare për të njëjtat arsye. Në këtë rast, problemet fillojnë me kompensimin e paradhënieve, bilanci i llogarive 60 dhe 62 ndryshon, lindin probleme me llogaritjen e TVSH-së për paradhëniet dhe pagesën e shpenzimeve për të hyrë në KUDiR nën sistemin e thjeshtuar të taksave. Për të parandaluar situata të tilla, unë rekomandoj përdorimin e shërbimit 1C: Counterparty, i cili automatikisht do të plotësojë saktë të gjithë informacionin e nevojshëm dhe do të monitorojë rregullisht rendin në drejtoritë tuaja.
7. Mos numëroni dokumente dhe libra referimi me dorë
Programi ofron algoritme të caktuara për numërimin automatik të dokumenteve. Nëse vendosni të ndërhyni në to, korrigjoni një numër, për shembull, duke shtuar një prerje ose disa simbole të tjera në të, atëherë përgatituni për faktin se në të ardhmen do t'ju duhet gjithashtu të monitoroni numërimin me dorë.
8. Aktivizoni shfaqjen e llogarive të kontabilitetit në cilësimet
Si parazgjedhje, në programin 1C: Enterprise Accounting 8 edicioni 3.0, shfaqja e llogarive të kontabilitetit në dokumente është e çaktivizuar. Por unë besoj se një kontabilist është i detyruar të "mbajë gishtin në puls" dhe të monitorojë vazhdimisht korrektësinë e futjes së dokumenteve parësore, pa i besuar programit që të plotësojë plotësisht detaje të tilla të rëndësishme si llogaritë e kontabilitetit. Prandaj, ne sigurohemi që të mundësojmë shfaqjen e llogarive të kontabilitetit në dokumente dhe të sigurohemi që materialet të merren në llogarinë 10, dhe jo në llogarinë 41. Për ta bërë këtë, shkoni te skeda "Kryesore", artikulli "Cilësimet personale".
Kontrolloni kutinë "Shfaq llogaritë e kontabilitetit në dokumente".
9. Përdorni saktë nënllogaritë për 60 llogari
Unë kam folur tashmë shumë herë se sa e rëndësishme është përdorimi i saktë i llogarive të paradhënies - 60.02 dhe 62.02, dhe sa e rëndësishme është të kontrollohet statusi i shlyerjeve të ndërsjella në 60 llogaritë. Tani kam vendosur ta bëj këtë pikë një rregull të veçantë, i cili gjithashtu duhet të respektohet. Ju nuk duhet të debatoni me programin, duke u përpjekur t'i impononi atij mendimin tuaj se të dhënat e llogarisë nuk janë të nevojshme; prapë do të humbni në këtë mosmarrëveshje, duke marrë në këmbim një rrëmujë në kontabilitetin tuaj.
Unë e diskutova këtë pyetje në detaje në një nga mësimet e mia video. « Si të rregulloni llogarinë 60 në programet 1C »
10. Mos e ndryshoni vetë planin kontabël
Nëse vendosni të shtoni llogaritë tuaja në grafikun e llogarive, duhet të përgatiteni për faktin se kjo do të sjellë disa vështirësi. Për shembull, një herë ata m'u drejtuan me problemin e mëposhtëm: "Ne vendosëm t'i rregullonim gjërat në kontabilitetin e aktiveve fikse dhe shtuam nënllogaritë në llogarinë 01 në përputhje me grupet e aktiveve fikse, pas së cilës zhvlerësimi pushoi së grumbulluari." Kur shtoni nënllogari në llogarinë 20, mund të ketë probleme me mbylljen e muajit, dhe nënllogaritë në një numër llogarish të tjera nuk do të përfshihen në bilanc - aktivet dhe detyrimet nuk do të përputhen.
Shumë shpesh, çështja mund të zgjidhet në një mënyrë tjetër pa ndryshuar planin e llogarive, dhe nëse kjo ende kërkohet, atëherë është e nevojshme të kërkoni ndihmën e specialistëve që mund të vlerësojnë pasojat dhe të bëjnë ndryshimet e nevojshme, duke siguruar funksionimin e duhur. të programit.
Unë gjithashtu diskutova këtë pyetje në detaje në artikullin tim. « Shtimi i llogarive dhe nënllogarive tuaja - a është e nevojshme ta bëni këtë dhe cilat mund të jenë pasojat? ».
11. Minimizoni hyrjet dhe rregullimet manuale
Unë gjithmonë i inkurajoj njerëzit që të shmangin operacionet manuale dhe rregullimet e lëvizjes së dokumenteve sa më shumë që të jetë e mundur. Aktualisht, kontabiliteti në 1C: Kontabiliteti 8 është i automatizuar mjaft mirë dhe nevoja për shënime manuale nuk lind aq shpesh.
Fakti është se nuk është gjithmonë e mundur që të bëni shënimet në mënyrë korrekte vetë; për shembull, fotografia më poshtë tregon një përpjekje për të mbyllur përparimet ndaj një furnizuesi duke përdorur një operacion manual, por nënkontoja e tretë ("Dokumentet e zgjidhjes") nuk është plotësuar. Një rregullim i tillë vetëm sa mund ta përkeqësojë situatën me zgjidhjet e ndërsjella dhe në asnjë mënyrë ta zgjidhë atë.
Kam botuar gjithashtu një artikull të detajuar mbi këtë temë, të cilin e rekomandoj shumë ta lexoni: « Lidhja manuale - pse 8 nuk i "pëlqejnë" ato? »
12. Kthejeni saktë dokumentet
Për të ndryshuar lëvizjet e dokumentit, duhet të krijoni një operacion të veçantë me llojin "Kthimi i dokumentit".
Në asnjë rast nuk duhet të gjeneroni transaksione thjesht manualisht, sepse përveç regjistrimeve në llogaritë e kontabilitetit, programi pasqyron informacione në regjistra të ndryshëm të nevojshëm, për shembull, për llogaritjen e TVSH-së. Nëse nuk e ktheni të gjithë dokumentin, por korrigjoni diçka me dorë, atëherë duhet të bëhen edhe korrigjime për të gjitha regjistrat e tjerë.
Pranimi i shpejtë i informacionit nga autoritetet rregullatore në lidhje me ndryshimet në statuset e raportit dhe kërkesat e marra- pa dalë nga programi, është e mundur të shihni shpejt ndryshime në statusin e raportit, të mësoni shpejt për pranimin ose kthimin e tij me gabime, është gjithashtu e mundur të merrni kërkesa nga autoritetet rregullatore dhe t'u përgjigjeni menjëherë atyre.
Ju gjithmonë mund të gjeni lehtësisht versionin e fundit të raportit, i cili Në të vërtetë u dërgua - kjo është një pikë shumë e rëndësishme! Në fund të fundit, ka situata kur, në përpjekjet për të mbledhur përfundimisht informacion në një raport përfundimtar, krijohen disa kopje të një forme, të dhënat ndryshohen, ruhen dhe më pas është shumë e vështirë të gjesh versionin që është dërguar në të vërtetë. Dhe kjo bëhet veçanërisht e rëndësishme nëse është e nevojshme të përgatisni një dokument korrigjues. Duhet shumë kohë dhe me kujdes për të verifikuar informacionin me dorë, duke harxhuar minuta të çmuara të kohës së punës. Nëse dërgoni raporte direkt nga 1C, pranë opsionit të dëshiruar do të tregohet se raporti është dorëzuar; nuk do të kërkohet një kërkim i gjatë.
Le të jemi miq në
