Poslovna komunikacija je svoj svet s svojimi zakonitostmi. Od tega, kako spoštujemo te zakone, je odvisno marsikaj: kakšen vtis naredimo na sodelavce in partnerje, delovna produktivnost in celo karierno napredovanje.
Posebno mesto v poslovnem komuniciranju zavzema poslovna korespondenca, ki je vsakodnevna obveznost večine pisarniških delavcev in ne samo njih. Sposobnost pravilnega vodenja poslovne korespondence je lahko dobra pomoč pri sklepanju donosnih poslov in gradnji vaše poslovne podobe.
Oglejmo si nekaj značilnosti poslovnega pisma. Torej, poslovna korespondenca je:
Poslovna korespondenca za angleški jezik– gre za isti nabor pravil in klišejev, nekatere od njih priporočamo vsem, ki delajo s tujimi partnerji ali v mednarodnih podjetjih. Predstavljamo vam več uporabnih fraz, ki bodo okrasile vašo poslovno korespondenco. Ti stavki bodo poudarili vašo strokovnost in pomagali oblikovati podobo poslovne osebe. Začnimo!
1. V prilogi
Začnimo pri klasiki. Pogosto morate pismu priložiti različne dokumente ali druge datoteke. Da bi prejemnika obvestili o prisotnosti priloge, je ta stavek popoln. Navsezadnje beseda "Attachment" v prevodu pomeni "navezanost". Besedno zvezo je treba uporabiti na koncu pisma.
Tukaj je nekaj primerov uporabe:
2.Posredoval sem
Ta stavek lahko uporabite, če morate e-pošto posredovati drugim prejemnikom. Če želite obvestiti prejemnika o tem, je besedna zveza "Posredoval sem" popolna. Na primer:
3. Dobil sem cc'ed
Oseba, ki ni posvečena vsem skrivnostim posebnosti poslovne korespondence, morda ne bo razumela, kaj pomeni ta čudna okrajšava. Ampak mi smo profesionalci. "I've cc'ed" je okrajšava, ki pomeni I have carbon copied. Besedna zveza pomeni "kopirati nekoga za prejemanje pisem."
Torej, če morate nekoga obvestiti, da ste kopirali druge prejemnike, lahko uporabite to frazo. Npr.
Kar zadeva okrajšave, ki jih ni mogoče uporabiti v poslovni korespondenci, je za ta primer običajno narejena izjema.
4. Za nadaljnje podrobnosti
Ta stavek je preizkušen način, da vljudno zaključite svoje pismo v angleščini. "Za dodatne podrobnosti" pomeni "za podrobnejše informacije", "podrobneje". Primeri uporabe:
Drug stavek, ki vam bo pomagal pri vljudnem zaključku, je "Če imate kakršna koli vprašanja, se obrnite name." V prevodu to pomeni "Če imate kakršna koli vprašanja, mi pišite."
5. Veselim se
Besedna zveza "se veseli" pomeni "se veseliti". Če torej pričakujete odgovor ali kakšno drugo dejanje prejemnika, bi bilo povsem primerno uporabiti to frazo. Npr.
Frazo je najbolje uporabiti na koncu pisma.
Ko pišete pismo, morate biti vljudni tudi takrat, ko vam res ni do tega. Sposobnost pisanja kompetentnih pisem v vsaki situaciji odraža vašo strokovnost, dobro vedenje in poznavanje poslovne etike. Na koncu vas spomnimo, da morate v poslovni korespondenci pokazati natančnost besedila in brezhibno pismenost. Nesprejemljiva je tudi uporaba okrajšav (z redkimi izjemami).
Pišite e-poštna sporočila v angleščini pravilno, dragi prijatelji! Vso srečo!
Vse navedeno spodaj osnovna pravila nanašajo predvsem na poslovno korespondenco z vašimi partnerji, sodelavci, strankami in izvajalci. Njihova uporaba v osebni korespondenci je zasebna stvar vsakogar. Vendar bo upoštevanje teh pravil v osebni korespondenci ustvarilo le dober vtis o vas.
Presenetljivo je, da mnogi ljudje, ko morajo poslati e-pošto več osebam hkrati, preprosto navedejo naslove v polju »Za«, to je običajno, ko je to e-poštno sporočilo naslovljeno na vaše sodelavce ali prijatelje, ko pa pošiljate pisma skupini strank, tako vsem pokažete naslove drugih prejemnikov, s čimer v bistvu razkrijete svojo naslovno bazo.
Vse, kar morajo vaše stranke storiti, je to pismo posredovati vaši konkurenci in vaši kontakti bodo takoj ušli.
Nenavadno je, toda mnogi daleč od neumnih ljudi so presenečeni, ko izvedo, da če morate poslati pismo številnim prejemnikom, tako da ne vedo drug za drugega, potem za to obstaja polje »Bcc«.
Na primer, za mail.ru bo videti takole:
In tako še enkrat na kratko:navedel naslove v "za" - vsi lahko vidijo, komu ste poslali pisma, naveden v "slepi kopiji" - vsi mislijo, da je pismo samo zanj.
In vsak prejemnik bo prejel pismo, kjer bo v polju »za«. samo njegov naslov . Če pri drugih programih ne najdete mesta BCC, prosite nekoga, da vam pokaže. Še ena malenkost, v polju »za« morate navesti en naslov; večina programov ali poštnih strežnikov vam ne bo omogočila pošiljanja pisma brez tega parametra.
In tako, ko gre za pošiljanje ponudb, novic skupini vaših strank - tukaj je praksa uporabe slepega kopiranja jasna, morate skriti svojo naslovno bazo. Zanimiva točka o pošiljanju pisma sodelavcem, tukaj je priporočljivo ukrepati glede na situacijo, na primer pošiljanje pisma s prošnjo za pošiljanje predlogov (na primer za izboljšanje storitev za stranke) in če vsak sodelavec vidi, da drugi ljudje prejeli isto pismo, potem najverjetneje ne bodo odgovorili - zanašali se bodo na druge, kar pomeni, da morate uporabiti skrito kopijo. Če je ta ukaz izvršen, bo na primer navedba šefa vašega sodelavca preprosto delala čudeže in vaš ukaz bo izvršen.
Ločeno vprašanje z dobavitelji. Po eni strani naj bi navedba vseh prejemnikov v kopiji dobavitelju pokazala, da imate izbiro in da vam mora ponuditi dobre cene. Po drugi strani pa bo upravitelj, ki je prejel vaše pismo, ko bo videl, da ni bilo poslano samo njemu, vašo zahtevo najverjetneje obravnaval »hladno«. Osebno menim, da je pri dobaviteljih nujna uporaba skrite kopije vsaj zaradi varovanja poslovne skrivnosti, bolj pa dobri odnosi z vodjo dobavitelja.
Preberete lahko nedavni primer napake strokovnjaka, ko so vsi prejemniki videli druge prejemnike: Smacks vsem v tem klepetu, tam so bili res ugledni ljudje - direktorji, a kljub temu so mnogi prejeli neželeno pošto.
No, kot vedno, je razprava v komentarjih dobrodošla.
Andrej Griščenko
Producent projektov iger (zunanji razvoj) pri 1C od leta 2003. Odgovoren za iskanje obetavnih projektov in ekip, organizacijo razvoja in izdaje. Pri 1C je bil in je odgovoren za več deset projektov, vključno z "No Time for Dragons", "Stalingrad", "XIII Century", igrami serije "Full Drive" in "Brothers Pilots". Zdaj si lajša porodne bolečine Cryptosis: Sleep of the Mind, za katero je prepričan, da bo zdrava in lepa.
Dragi bralec!
To besedilo je bilo na mojem dtf.blogu objavljeno aprila 2006. Število razdeljenih povezav do njega in ponavljajoče se zahteve za »ponovno objavo« zapiska v obliki članka so me spodbudili k temu preprostemu delu. Zahvaljujem se vsem, ki ste komentirali ta blog - vaši koristni komentarji in dodatki so bili upoštevani. Posebna zahvala Dmitriju Deviševu (Nival Online).
Da bi razvili kulturo pisnega komuniciranja, je predlagana prosta uporaba gradiva (brez pripisovanja), vključno z usposabljanji o poslovni korespondenci (vključno s komercialnimi).
***
Smejali se boste in rekli: "To je tako osnovno, Watson!" A ne boste verjeli, nekateri anketiranci, ki sem jih srečal pri delu, ne izpolnjujejo niti četrtine teh standardov! Moje spoštovanje do teh ljudi mi ne dovoljuje, da bi jim »v obraz« pokazal njihove napake, zato jih bom navedel tukaj.
Vsa spodaj navedena osnovna pravila se nanašajo predvsem na poslovno korespondenco z vašimi partnerji, sodelavci, strankami in izvajalci. Njihova uporaba v osebni korespondenci je zasebna stvar vsakogar. Vendar bo upoštevanje teh pravil v osebni korespondenci ustvarilo le dober vtis o vas.
Osnove
Naj nadaljujemo?
Prejemanje pisem
1. Prejeta pisma je treba prebrati. Če ste prejeli pismo, to pomeni, da ga je nekdo poslal iz nekega razloga (seveda neželena pošta tukaj ne šteje). Če ima oseba pisma, označena kot neprebrana, in so starejša od enega dneva, ne ve, kako delati s pošto. Vendar je to mogoče oprostiti, če:
o oseba je umrla ali nepričakovano zbolela;
o delo s pošto ni del njegovih delovnih obveznosti (potem ne potrebuje službene elektronske pošte).
2. Če niste vodja, preverite svojo e-pošto vsaj 2-krat na dan: zjutraj in popoldne. Če ne odgovorite na svoje produkcijsko vprašanje, lahko drugim preprečite delo in odložite rešitev težav.
3. Če ste vodja, se mora vaš delovni dan začeti z zagonom e-poštnega odjemalca, ki deluje ves dan in samodejno preverja vašo e-pošto. Nastavite samodejno dostavo/prejem pošte vsaj vsakih 10 minut (po možnosti 1-3 minute).
4. Prejeli ste pismo. Če ste zelo zaposleni, takoj ocenite, od koga je, predmet in ga preletite – tako se boste hitro odločili, ali pismo zahteva nujen odgovor ali lahko malo počaka.
5. Če lahko, prosim odgovorite takoj. To je najlažji in najučinkovitejši način za premikanje stvari in ne zbiranje pošte.
6. Če razumete, da ne morete odgovoriti v 24 urah, je bolje, da takoj napišete "Odgovoril bom v nekaj dneh" ali vsaj "Odgovoril bom malo kasneje."
Polja »To«, »Cc«, »Bcc« (»To«, »CC«, »BCC«)
7. Ne pozabite, da obstajajo polja Za, CC in BCC. Od njih so odvisna vaša nadaljnja dejanja (in dejanja vaših korespondenčnih partnerjev) po prejemu pisma:
o "Za" ("Za") - pismo in informacije ali vprašanja v njem so naslovljene neposredno na prejemnika. Če pošljete vprašanje, pričakujete odgovor od naslovnika, ki je naveden v polju »Za«. Če ste prejemnik, bi morali biti vi tisti, ki bi morali odgovoriti.
o »CC« (»Kopija«) - prejemniki, ki se pojavljajo v kopijah, prejmejo pismo »za vašo informacijo«, za informacijo ali so »vabljeni k priči«. Prejemnik kopij praviloma ne bi smel odgovoriti na pismo; Poleg tega se šteje za vljudno, če, če obstaja taka potreba, začnete z besedno zvezo "Oprostite za motenje."
o »BCC« (»slepa kopija«) je polje za »spletke v palači«. Če v tem polju navedete prejemnika, mu »na skrivaj« pošljete to pismo: dejstvo, da je bilo pismo poslano tej osebi, ne bo znano glavnemu prejemniku ali tistim v kopijah. Uporablja se tudi za množično pošiljanje, tako da vaš imenik ni znan vsem prejemnikom.
8. Ko odgovarjate, uporabite gumb “Odgovori vsem”. S tem boste kopijo shranili prejemnikom začetnega e-poštnega sporočila, tako da vaš odgovor ne bo šel mimo njih.
9. NE odstranjujte ljudi, ki jih je dodal vaš dopisovalec, iz kopij pisma. Če želite odgovoriti na nekaj osebnega, tako da drugi dopisovalci ne prejmejo vašega odgovora, potem iz kopij izbrišite vse, razen tistega, ki je napisal pismo (da, nikoli ne uporabljamo gumba »Odgovori«).
10. Če sta v prejetem pismu v polju »Za« navedena več kot dva naslovnika, to pomeni, da morata odgovoriti oba ali kateri koli od njih. Upoštevajte, da morata OBA odgovoriti - če je pismo naslovljeno nate in na koga drugega, odgovori tudi ti (tudi če gre za odgovor tipa "To vprašanje zagotovo ni zame, naj odgovori ta in ta").
11. Zelo priporočljivo pa je, da v polje »Za« NE vključite več kot enega naslovnika. Na pismo, poslano dvema, od nobenega ne boste prejeli odgovora, saj bo vsak mislil, da bo drugi odgovoril. Tega članka niso prebrali vsi.
12. Posredovanje zasebne korespondence na mailing listo brez soglasja sodelujočih v korespondenci je neetično!
Predmetno polje
13. Ne pustite praznega.
14. Zadeva pisma mora biti kratka, vendar odražati glavno vsebino in temo pisma. Naslovi, kot so "Vprašanje", "Pozdravljeni!" ali prazni naslovi razkrivajo, da ste začetnik, ki nima osnovnih veščin poslovnega pisanja.
15. Ko odgovarjate na eno od več e-poštnih sporočil z različnimi zadevami, odgovorite na pravilna. Odgovor na dopis z zadevo »Sestanek v torek, 18. aprila« o sestanku in na dopis »Tiskovine« o tiskovinah. To vključuje citiranje prejšnje korespondence (glejte razdelek Pisanje pisem spodaj).
16. Če morate občasno pošiljati e-poštna sporočila, kot so tedenska poročila, poskušajte ohraniti glavo konstantno ali pa mora biti vsaj del konstanten, tako da lahko prejemnik nastavi samodejna pravila za razvrščanje takšne pošte.
Pomembnost črke (»prioriteta«)
17. Če pismo vsebuje informacije o nujnih spremembah, besedilo pogodbe ali druge informacije, na katere je treba najprej biti pozoren, uporabite oznako »visoka« pomembnost, s tem boste označili pismo v mapi »Prejeto«.
18. Ne uporabljajte "velikega" pomena zaman - "hrupni" ljudje so nadležni, bodite bolj skromni.
19. Za osebno pismo poslovnemu dopisniku ali pismo s smešno sliko ali povezavo označite pomembnost kot »nizko«.
Pisanje pisem (odzivov)
20. Začnite s pozdravom, vljudno je. "Pozdravljena, Gria!" pomeni, da ste preleni, da bi napisali ime osebe. Tudi samo "Andrej!" ali "Dober dan!" precej vljudno in zadostno.
21. Z osebo govorite isti jezik. To ne velja le za ruski/angleški jezik, ampak tudi za obliko besedila. Če prejmete uradno pismo, bo neuraden odgovor nanj nespoštljiv do sogovornika in dokaz vaše nizke kulture. Uradni odgovor na neuradno pritožbo je poziv k upoštevanju predpisov ali pa to preprosto zahtevajo pravila podjetja.
22. Poskusite vedno odgovoriti na zadnje pismo v korespondenčni verigi in ne na neko vmesno.
23. Ne ispolzuyte translitrazen v primerih pošiljanja pisem iz pogojev, v katerih je težko drugače vnesti besedilo (na primer iz mobilnega telefona ali iz računalnika brez ruske razporeditve tipkovnice).
24. Če vaš e-poštni odjemalec ne podpira ruskega jezika ali pokvari kodiranje, priložite besedilo odgovora kot prilogo.
25. Poslovno pismo mora biti natančno, jedrnato in specifično:
o Natančnost – bodite natančni glede informacij, na katere se sklicujete (datum in zadeva drugega e-poštnega sporočila, datum sestanka, točka dnevnega reda sestanka, ime datoteke, povezava do spletnega dokumenta itd.).
o Jedrnatost - nekateri na treh straneh predstavijo tisto, kar bi lahko zapisali v treh stavkih. Kdor jasno misli, jasno govori in vaš dopisnik to vidi.
o Specifičnost - iz pisma mora biti natančno razvidno, KAJ TOČNO se zahteva od prejemnika, kakšna dejanja od njega želijo.
26. Poslovna korespondenca ni prostor za vaje v epistolarnem žanru in ni prostor za izražanje čustev. V ta namen obstajajo forumi, klepetalnice in drugi načini elektronskega medosebnega komuniciranja. Lakonično poslovno besedilo ni suhoparno, ampak prihrani čas in natančnost misli.
27. Če pismo vsebuje več vprašanj, tem ali nalog, jih strukturirajte in ločite na odstavke z ali brez oštevilčenja. Neprekinjen »tok misli« je težko brati in zlahka zgrešimo bistvo pisma. Še več, nekateri slabo strukturirano pismo nemudoma vržejo v koš (čeprav gre verjetno za ekstremizem).
28. Ne pozabite, da je odgovor na zahtevo ali nalogo "Naredimo to!" nepopolna »Naredili bomo do tega in tega datuma«, »v toliko dneh«, »po takem in takem dogodku« so bolj določni in točni odgovori.
29. Če je pismo sestavljeno tako, da je nanj mogoče odgovoriti s preprostim »ok«, potem bo odgovor najverjetneje prejet veliko hitreje. Na primer, če obstaja več možnosti, kaj storiti, ponudite nekaj privzetih možnosti.
30. Besedilo ne sme vsebovati napak. Ochepyatki niso strašni, a če besedo napišete in črkujete napačno v vsaki črki, postane to zelo hitro opazno in vaš "C" z minusom v ruščini postane očiten (pa tudi špekulativni nadaljnji sklepi o vaši splošni ravni izobrazbe in kulture ).
31. Poskusite ne uporabljati html oblikovanja pisma. Na žalost je ta oblika pisanja pisem privzeta v Outlooku, vendar se ob njeni uporabi, predvsem pri citiranju (odgovarjanju in posredovanju), poraja veliko vprašanj.
32. Če ste prejeli pismo v formatu html, ga NE spreminjajte v golo besedilo, saj to pokvari pošiljateljevo dojemanje informacij, ko prejme vaš odgovor. Bolj ko je vaš dopisovalec pomemben za vas, bolj pomembno je, da ohranite ustrezno percepcijo o njem. Svoje odgovore lahko osvetlite v navedbah html z barvo ali pa uporabite tudi gumb »Zmanjšaj zamik« na plošči za oblikovanje html (čeprav so tam muhaste nianse).
33. Citirajte besedilo izvirnika pisma. Kaj mislite, da bi to pomenilo? tudi jaz ne vem:
34. Za: Andrej Griščenko
35. Zadeva: Re: Re: Re: Vprašanje
36. V redu!
Vasja
37. Nikoli ne urejajte besedila druge osebe, ko ga citirate! To je neke vrste ponarejanje pisem.
38. Pri citiranju v celoti (če je vaš odgovor na celotno pismo), napišite besedilo odgovora na ZAČETKU pisma, ne na koncu.
39. Če odgovarjate točko za točko s citatom, ločite citate s praznimi vrsticami ZGORAJ in SPODAJ ter uporabite velike začetnice na začetku stavkov. Poskusite najti odgovore tukaj:
40. > predlagamo zamenjavo logotipa z vključenim,
41. > ker je ta zelo barvita v ozadju
42. v priponki nisem našel logotipa
43. > popravi napis - namesto "riba" naj piše "suženj"!
44. >sicer bomo narobe razumljeni
45. napis je bil popravljen, žal
Danes sodišča pogosto sprejemajo elektronsko korespondenco kot pisni dokaz. Vendar mora imeti za to pravno veljavo. Medtem pa jasna in enotna pravila in metode za ugotavljanje legitimnosti virtualne korespondence še niso razvita, kar povzroča veliko težav.
Oglejmo si več načinov, kako e-poštnim sporočilom dati pravno veljavo.
Davno so minili časi, ko so bila edina komunikacijska sredstva pisma na papirju. Razvoja gospodarskih odnosov med gospodarskimi subjekti si brez uporabe informacijske tehnologije ni več mogoče zamisliti. To še posebej velja, če so nasprotne stranke v različnih mestih ali celo državah.
Komuniciranje prek elektronske komunikacije pripomore k zmanjševanju materialnih stroškov omogoča tudi kakor hitro se da oblikujejo skupno stališče o posebnih vprašanjih.
Vendar pa takšnega napredka ne bi smeli obravnavati le z vidika pozitivna stran. Med subjekti gospodarskih odnosov se pogosto pojavljajo različni spori, ki jih rešujejo na sodiščih. Sodišče odloči na podlagi ocene dokazov, ki so jih predložile stranke.
Ob tem se analizira upoštevnost, dopustnost, zanesljivost vsakega dokaza posebej ter zadostnost in medsebojna povezanost dokazov v njihovi celoti. To pravilo je zapisano tako v Zakoniku o arbitražnem postopku Ruske federacije (odstavek 2 člena 71) kot v Zakoniku o civilnem postopku Ruske federacije (odstavek 3 člena 67). Sodišče si v postopku ugotavljanja dopustnosti in zanesljivosti izvedenih dokazov pogosto postavlja vprašanja, katerih rešitev bistveno vpliva na izid zadeve.
Uporaba elektronskega upravljanja dokumentov v odnosih med poslovnimi subjekti urejajo norme civilnega zakonika Ruske federacije. Zlasti v 2. odstavku čl. 434 določa: pogodba v pisni obliki se lahko sklene z izmenjavo listin preko elektronske komunikacije, s katero je mogoče zanesljivo ugotoviti, da listina izhaja od stranke pogodbe.
V skladu s 1. odstavkom čl. 71 Zakonika o civilnem postopku Ruske federacije in 1. odstavka čl. 75 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije je pisni dokaz poslovna korespondenca, ki vsebuje informacije o okoliščinah, pomembnih za obravnavo in rešitev zadeve, izdelana v obliki digitalnega zapisa in prejeta po elektronski komunikaciji.
Za uporabo elektronske dokumente V sodnem postopku morata biti izpolnjena dva pogoja. Prvič, kot je bilo že navedeno, morajo imeti pravno veljavo. Drugič, dokument mora biti berljiv, to pomeni, da mora vsebovati informacije, ki so splošno razumljive in dostopne zaznavanju.
Ta zahteva izhaja iz splošna pravila sodni postopki, ki predpostavljajo neposrednost sodnikovega zaznavanja informacij iz virov dokazov.
Sodišče pogosto zavrne sprejem elektronske korespondence, ki ne izpolnjuje zgornjih pogojev, kot dokaz v gradivo zadeve, in nato sprejme odločitev, ki ne izpolnjuje zakonskih zahtev zainteresirane stranke.
Razmislimo o glavnih načinih za legitimacijo elektronske korespondence pred in po začetku postopka.
Delo z notarjem
če postopek se še ni začel, nato pa za pravno veljavo elektronske korespondence morate vključiti notarja. V 1. odstavku čl. 102 Osnov zakonodaje o notariatu (temelji) je določeno, da notar na zahtevo zainteresiranih strank zagotovi potrebne dokaze na sodišču ali upravnem organu, če obstajajo razlogi za domnevo, da bo zagotavljanje dokazov kasneje postalo nemogoče ali oteženo. In v 1. odstavku čl. 103. Osnove določa, da notar zaradi zavarovanja dokazov pregleduje pisne in materialne dokaze.
V skladu z 2. odstavkom čl. 102 Notar načeloma ne zagotavlja dokazov v zadevi, ki je v trenutku, ko se zainteresirani obrnejo nanj, v postopku pri sodišču ali upravnem organu. V nasprotnem primeru sodišča notarsko overjeno elektronsko korespondenco priznavajo kot nedopusten dokaz (Sklep 9. AAS z dne 11. 3. 2010 št. 09AP-656/2010-GK).
Treba je spomniti, da na podlagi 4. dela čl. 103 Osnove se dokazovanje brez obvestila eni od strank in zainteresiranih strank izvede le v nujnih primerih.
Za ogled dokazov se sestavi zapisnik, v katerem poleg natančen opis Notarjeva dejanja morajo vsebovati tudi podatke o datumu in kraju ogleda, notarju, ki opravlja ogled, zainteresiranih osebah, ki pri njem sodelujejo, ter navesti okoliščine, odkrite pri ogledu. Sama elektronska sporočila se natisnejo in vložijo z zapisnikom, ki ga osebe, ki sodelujejo pri pregledu, podpišejo pri notarju in zapečatijo s svojim pečatom. Na podlagi Odločbe Vrhovnega arbitražnega sodišča Ruske federacije z dne 23. aprila 2010 št. VAS-4481/10 je notarski zapisnik o pregledu elektronskega poštnega predala priznan kot ustrezen dokaz.
Trenutno vsi notarji ne zagotavljajo storitev potrjevanja e-pošte, njihovi stroški pa so precej visoki. Na primer: eden od notarjev v Moskvi zaračuna 2 tisoč rubljev za eno stran opisnega dela protokola.
Oseba, ki se zanima za predložitev dokazov, se obrne na notarja z ustrezno vlogo. Vsebovati mora:
Notarji pregledujejo vsebino elektronskega predala bodisi na daljavo, torej z oddaljenim dostopom do poštnega strežnika (lahko je to strežnik ponudnika, ki po pogodbi izvaja elektronsko komunikacijsko storitev, poštni strežnik registrarja domen ali brezplačni internetni poštni strežnik), ali neposredno iz računalnika zainteresirane osebe, na katerem je nameščen e-poštni program (Microsoft Outlook, Netscape Messenger ipd.).
Pri nadzoru na daljavo lahko notar poleg vloge potrebuje še dovoljenje registrarja domene ali internetnega ponudnika. Vse je odvisno od tega, kdo točno podpira delovanje poštnih predalov ali strežnika elektronske pošte po pogodbi.
Potrdilo ponudnika
Sklepi 9. AAS z dne 06.04.2009 št. 09AP-3703/2009-AK, z dne 27.04.2009 št. 09AP-5209/2009, FAS MO z dne 13.05.2010 št. KG-A41/4138 -10 določajo, da sodišča priznavajo dopustnost tudi elektronske korespondence, če je certificirana s strani ponudnika internetnih storitev ali registrarja domene, ki je odgovoren za upravljanje poštnega strežnika.
Ponudnik oziroma registrar domen potrdi elektronsko korespondenco na zahtevo zainteresirane osebe le, če upravlja poštni strežnik in je taka pravica določena v pogodbi o storitvi.
Vendar pa je lahko obseg elektronske korespondence precej velik, kar lahko zaplete postopek zagotavljanja papirnih dokumentov. V zvezi s tem sodišče včasih dovoli posredovanje elektronske korespondence na elektronskih medijih. Tako se je Arbitražno sodišče Moskovske regije z odločbo z dne 1. avgusta 2008 v zadevi št. A41-2326/08 sklicevalo na dopustnost elektronske korespondence, posredovane sodišču na štirih CD-jih.
Toda pri obravnavi zadeve na pritožbeni stopnji je deseti AAC s sklepom z dne 10. 9. 2008 v zadevi št. A41-2326/08 priznal sklicevanje na elektronsko korespondenco kot neutemeljeno in razveljavil odločbo sodišča prve stopnje. primera, iz katerega je razvidno, da zainteresirana stranka ni predložila dokumentov, predvidenih s sklenjeno pogodbeno pogodbo.
Zato je treba elektronska sporočila, ki se nanašajo na predmet spora, vložiti na sodišče v pisno, vse ostale dokumente pa lahko oddate na elektronskih medijih.
Potrditev vsebine pisem s sklicevanjem nanje v kasnejši papirni korespondenci bo pomagala dokazati dejstva, navedena v virtualni korespondenci. Uporaba drugih pisnih dokazov se odraža v sklepu devetega AAS z dne 20. decembra 2010 št. 09AP-27221/2010-GK. Medtem ima sodišče pri obravnavi zadeve in presoji dokazov, ki so jih predložile stranke, pravico, da papirne korespondence s povezavami do elektronske korespondence ne šteje za dopustno.
Le to upošteva in se odloči na podlagi celovite analize vseh predloženih dokazov.
Poiščite pomoč strokovnjaka
če postopek se je že začel, potem je za pravno veljavo elektronske korespondence potrebno uveljaviti pravico do privabljanja strokovnjaka. V 1. odstavku čl. 82 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije določa, da za razjasnitev vprašanj, ki se pojavijo med obravnavo zadeve in zahtevajo posebno znanje, arbitražno sodišče imenuje pregled na zahtevo osebe, ki sodeluje v zadevi, ali z soglasje oseb, ki pri tem sodelujejo.
Če je imenovanje preizkusa predpisano z zakonom ali pogodbo ali je potrebno za preverjanje vloge za ponarejanje predloženih dokazov ali če je potreben dodaten ali ponovni pregled, lahko arbitražno sodišče imenuje pregled na lastno pobudo. Imenovanje izpita zaradi preverjanja izvedenih dokazov določa tudi 2. čl. 79 Zakonika o civilnem postopku Ruske federacije.
V vlogi za imenovanje sodnega pregleda je treba navesti organizacijo in določene strokovnjake, ki ga bodo opravili, ter vrsto vprašanj, za katere se je zainteresirana stranka odločila zaprositi sodišče za odreditev pregleda. Poleg tega je treba predložiti informacije o stroških in časovnem razporedu takega pregleda ter pri sodišču položiti celoten znesek za plačilo. Vključeni strokovnjak mora izpolnjevati zahteve, ki so zanj določene v 1. 13 Zvezni zakon"O državni forenzični dejavnosti v Ruski federaciji."
Prilogo k gradivu primera kot dokaz izvedenskega mnenja o verodostojnosti elektronske korespondence potrjuje sodna praksa (odločba Moskovskega arbitražnega sodišča z dne 21. 8. 2009 v zadevi št. A40-13210/09-110-153; resolucija Zvezne protimonopolne službe moskovske regije z dne 20.01.2010 št. KG-A40 /14271-09).
Na podlagi pogodbe
V 3. odstavku čl. 75 Zakonika o arbitražnem postopku Ruske federacije ugotavlja, da so dokumenti, prejeti prek elektronske komunikacije, priznani kot pisni dokazi, če je to določeno v sporazumu med strankama. V skladu s tem je treba navesti, da stranki priznavata enako pravno veljavo korespondence in dokumentov, prejetih po faksu, internetu in drugih elektronskih komunikacijskih sredstvih, kot izvirnikom. V tem primeru mora biti v pogodbi naveden elektronski naslov, s katerega se bo pošiljala elektronska korespondenca, in podatki o pooblaščeni osebi, ki je pooblaščena za njeno vodenje.
V pogodbi mora biti določeno, da pogodbeni stranki uporabljata določen elektronski naslov ne le za delovno korespondenco, temveč tudi za prenos rezultatov dela, kar potrjuje stališče Zvezne protimonopolne službe Moskovske regije v resoluciji št. KG- A40/12090-08 z dne 12.1.2009. Odlok 9. AAS z dne 24. decembra 2010 št. 09AP-31261/2010-GK poudarja, da mora biti v pogodbi določena možnost uporabe elektronske pošte za odobritev. projektna naloga ter uveljavljanje zahtevkov glede kakovosti opravljenih storitev in opravljenega dela.
Poleg tega lahko stranke v pogodbi določijo, da obvestila in sporočila, ki jih pošilja E-naslov, jih priznavajo, vendar jih je treba v določenem roku dodatno potrditi s kurirjem ali priporočeno pošto (Sklep trinajstega AAS z dne 25. aprila 2008 št. A56-42419/2007).
Če povzamemo, lahko rečemo, da danes obstaja praksa, da sodišča kot pisni dokaz uporabljajo elektronsko korespondenco. Vendar pa ob upoštevanju zahtev procesne zakonodaje glede dopustnosti in zanesljivosti dokazov sodišče virtualno korespondenco upošteva le, če ima pravno veljavo.
V zvezi s tem se pojavi veliko število težave, saj še ni oblikovana enotna metodologija za ugotavljanje legitimnosti elektronske korespondence. Zagotovljena je pravica zainteresirane stranke, da se obrne na notarja za zavarovanje dokazov, vendar ni regulativnega akta Ministrstva za pravosodje Ruske federacije, ki bi urejal postopek za opravljanje takšnih storitev s strani notarjev. Posledično ni enotnega pristopa k določanju njihove vrednosti in oblikovanju jasnega mehanizma za uresničevanje te pravice.
Obstaja več načinov, kako elektronski korespondenci dati pravno veljavo, da jo predložite kot dokaz na sodišču: zavarovanje elektronske korespondence pri notarju, potrdilo internetnega ponudnika, s sklicevanjem na e-pošto v nadaljnji papirni korespondenci, pa tudi potrditev njihove pristnosti s strani forenzični pregled.
Pristojen pristop k pravočasnemu zagotavljanju elektronske korespondence kot pisnega dokaza bo poslovnim subjektom omogočil, da v celoti obnovijo svoje kršene pravice pri reševanju sporov.
