Подотчётными лицами считаются работники организации, получившие авансом из кассы денежные средства на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Подотчётными лицами могут быть только работники организации. А так же руководителем предприятия должен быть утверждён приказом перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчёт (обычно это работники, выезжающие в служебные командировки, водители, представители отделов материально-технического снабжения и сбыта, заведующие хозяйством, секретари и другие работники).
В приказе должны быть установлены сроки, на которые выдаются подотчётные суммы, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок предоставления, обработки и утверждения авансовых отчётов. Могут также устанавливаться и суммы выдачи денег под отчёт.
Существует два способа введения строительства: хозяйственным и подрядным методом.
Их различие состоит в том, что затраты учитываются, разними путями. В подрядном способе расчёты между заказчиком и подрядчиком осуществляются за готовую строительную продукцию. Готовой строительной продукции признаётся законченное строительство, а все затраты утверждаются в смете по акту выполненных работ который в свою очередь предоставляется заказчику от подрядчика. А в тоже время хозяйственный метод затраты на строительство и реконструкцию учитывают нарастающими итогами с начала строительства или реконструкции до их завершения в разрезе конкретных объектов в соответствии с внутрипостроечными титульными списками.
В подрядном способе заключается договор между заказчиком и подрядчиком. Затем утверждается смета затрат и только потом подрядчик выполняет ремонт объекта. По окончании ремонта предоставляет подрядчик «Акт о выполненных работах» и бухгалтером делается запись Дебет 08 Кредит 60 - на сумму затрат фактически произведённым подрядчиком. Затем уже заказчиком составляется «Акт приёмки» и отражается записей в бухгалтерском учёте как Дебет 01 Кредит 08 .
А хозяйственном способом ведение строительства учитывается по элементам затрат, но также отражение затрат по строительству введётся на Дебете 08 с кредитом разных счетов как например: Дебет 08 Кредит 10, 70, 69, 23 и т. д. По окончанию строительства объекты по которым был произведён ремонт или реконструкция вводятся в эксплуатацию проводкой Дебет 01 Кредит 08 .
Амортизация - это накопление средств, предназначенных на ремонт или реконструкцию объекта, а так же его полную замену.
Амортизационные отчисления начинают начисляться с первого числа месяца следующего за месяцем принятия этого объекта в бухгалтерию. Начисление амортизации производится до полного погашения стоимости объекта либо списание его с учёта в связи с прекращением право собственности.
Выделяют следующие способы начисления амортизации: линейный и нелинейный, способом уменьшаемого остатка, списание стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования, списание стоимости пропорционально объёму продукции.
При линейном способе годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из первоначальной стоимости объекта и нормы амортизации исчисленной исходя из срока полезного использования объекта. Например: оприходован хоз. инвентарь стоимостью 500 тыс. руб. со сроком полезного использования 5 лет, годовая норма амортизации составит 100%/5 = 20%, годовая сумма амортизационных отчислений рассчитывается следующим образом 500*20% = 100 тыс. руб.
При нелинейном способе амортизация начисляется по группам. В амортизационную группу включаются не только ОС, но и НМА в зависимости от срока полезного использования. Существует 10 групп амортизационных отчислений по группам: 1) - 14,3%; 2) - 8,8%; 3) - 5,6%; 4) - 3,8%; 5) - 2,7%; 6) - 1,8%; 7) - 1,3%; 8) - 1%; 9) - 0,8%; 10) - 0,7%. Начислять амортизацию нелинейным методом надо ежемесячно отдельно по каждой амортизационной группе по формуле:
А = В*К ; где А - сумма амортизации за месяц по
100соответствующей амортизационной группе;
В - суммарный баланс соответствующей амортизационной группе;
К - норма амортизации для соответствующей амортизационной группе.
При способе уменьшаемого остатка годовая сумма амортизационных отчислений определяется исходя из остаточной стоимости объекта на начало отчётного года и нормы амортизации исчисленная исходя из срока полезного использования объекта, а также коэффициента ускорения устанавливаемого в соответствии с законодательством РФ по перечиню высокотехнологических отраслей и эффективных видов машин и оборудования. Например: если взять данные предыдущий задачи, т.е. условие из задачи по который мы начисляли амортизацию с помощью линейного метода, то годовую норму амортизации 20% следует умножить на коэффициент ускорения: 20%*2 = 40%. 1 год - 500*40% = 200; 2 год - 300*40 = 120; 3 год - 180*40% = 72; 4 год - 108*40% = 45,2; 5 год - 64,8*40% = 39,8; при этом сумма накопленной амортизации составляет 200 за 1 год, 320 за 2 год, 392 за 3 год, 435,2 за 4 год, 475 за 5 год, а остаточная сумма амортизации в свою очередь: 300; 180; 108; 64,8; 25. Последний год из остаточной стоимости вычитают ликвидационную стоимость. При этом способе сумма амортизации по годам уменьшается, в то же время увеличиваются затраты на ремонт этого объекта, поэтому использовать его без применения коэффициента ускорения не целесообразно.
При способе списания стоимости по сумме чисел срока полезного использования годовая сумма амортизации отчислений определяется исходя из первоначальной стоимости объекта и годового соотношения, где в числителе число лет, остающийся до конца срока службы объекта в знаменателе сумма чисел лет срока его службы.
При способе списания стоимости пропорционально объёму продукции начисления амортизационных отчислений производится исходя из натурального показателя объёма продукции в отчётном периоде и соотношение первоначальной стоимости объекта и предполагаемого объёма продукции за весь срок полезного использования объекта.
Для учёта расчётов с банком по полученным кредитам Планом счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрены счета 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчёты по долгосрочным кредитам и займам», записи по которым производится на основании выписок банка с соответствующих счетов.
Все вопросы, связанные с выдачей и погашением кредитов, регулируются правилами банков. Между организацией-заёмщиком и банком заключается кредитный договор , в котором предусматриваются (фиксируются): объекты кредитования и срок кредита, условия и порядок его выдачи и погашения, формы обеспечения обязательств, процентные ставки, порядок их уплаты, обязательства, права и ответственность сторон по выдаче и погашению кредита, перечень документов и периодичность их предоставления банку и другие условия.
При наступлении срока платежа, указанного в кредитном договоре, банк самостоятельно списывает с расчётного счёта хозяйства сумму платежа и направляет её на погашение задолженности по ссудным счетам. Если для уплаты на расчётном счёте средств не хватает, то недостающую сумму относят на просроченные ссуды. В этом случае на обороте срочного обязательства указывается, что оно исполнено частично. Для учёта просроченных кредитов по счёту 66 открывается отдельный аналитический счёт «Кредиты, не уплаченные в срок».
Иногда просроченные кредиты погашаются за счёт получения очередного кредита банка, т.е. сумма получаемого кредита направляется не на расчётный счёт, а на погашение просроченного кредита. По просроченным кредитам ставка, т.е. проценты, повышаются и фактически, организация переплачивает кредит практически в двойном размере.
"Все для бухгалтера", 2012, N 6
Руководителям организаций и бухгалтерам необходимо доподлинно знать особенности расчетов с подотчетными лицами - работниками организации, которым выданы из кассы наличные денежные средства с условием представления отчета об их использовании в пользу организации.
Порядок работы с подотчетными лицами регулируется следующими нормативными актами:
К основным видам расходов, связанным с расчетами с подотчетными лицами, относятся хозяйственные расходы, командировочные расходы, представительские расходы в пределах лимита и расходы на приобретение запчастей, горючих и смазочных материалов.
Положением введены некоторые новшества, касающиеся расчетов с подотчетными лицами.
Целью расходования подотчетных сумм теперь является оплата расходов, связанных с осуществлением деятельности юридического лица (индивидуального предпринимателя), ранее отмечалось, что полученные в банке деньги должны расходоваться на цели, указанные в чеке.
Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 подотчетному лицу оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также подпись руководителя и дату.
Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании (п. 4.2 Положения):
Если работнику выданы из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку:
Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Если работник действует от имени организации, представляя ее интересы, то для получения товаров необходимо наличие доверенности. Если он действует как физическое лицо, доверенность не нужна.
Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется авансовый отчет (форма N АО-1). В авансовом отчете фиксируются суммы полученного аванса, израсходованные денежные средства, а также подсчитывается остаток или перерасход денежных средств. Также в авансовый отчет вносятся сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или с момента выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Для утверждения и принятия к бухгалтерскому учету авансового отчета необходимо соблюдение следующих условий:
Правильно оформленные первичные документы принимаются к бухгалтерскому учету на основании п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Ранее порядок выдачи денег в подотчет и сроки обработки авансовых отчетов устанавливались внутренним документом.
Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация может удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)).
В Письме Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0 отмечается, что работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующих сумм не позднее 1 мес. со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Однако это можно сделать только при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания и дал работодателю письменное согласие на такое удержание. Размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% от заработной платы, причитающейся работнику.
При отсутствии согласия на удержание вопрос о спорных суммах может быть разрешен только в судебном порядке (см. Постановление Президиума Санкт-Петербургского городского суда от 30.05.2007 N 44г-360).
Такие суммы могут быть взысканы в судебном порядке в течение срока исковой давности, установленного ст. 196 Гражданского кодекса Российской Федерации. Обратиться в суд надо в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущерба, а отсчитывать его нужно через 3 рабочих дня после истечения срока, на который были выданы деньги (ст. ст. 248, 392 ТК РФ).
Задолженность по подотчетным суммам сохраняется и при увольнении работника. В дальнейшем она может быть признана безнадежной (нереальной к взысканию) в общем порядке и списана на прочие расходы, признаваемые в целях налогообложения прибыли. Однако если организация примет решение о списании (прощении) суммы задолженности при отсутствии оснований, например до истечения срока исковой давности, то данные расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли.
В соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса Российской Федерации при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога на доходы организация (налоговый агент) обязана в течение 1 мес. с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета. Например , если работник, имеющий задолженность по возврату подотчетной суммы, которая списана по истечении срока исковой давности, уволен, то его задолженность в бухгалтерском учете переводится на расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д-т сч. 76-5 К-т сч. 71), а при ее списании (Д-т сч. 91-2 К-т сч. 76-5) в налоговый орган направляется уведомление о невозможности удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) с суммы списания.
Остановимся на конкретных примерах отражения в бухгалтерском учете выдачи денег под отчет.
Пример 1 . Работнику организации выдано под отчет 2000 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1950 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.
Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выданы денежные средства под отчет - 2000 руб.;
Д-т сч. 10 К-т сч. 71 - оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника - 2000 руб.;
Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств - 50 руб.
Пример 2 . Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету, который составил 6000 руб., не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. Получив согласие работника, руководитель издал распоряжение об удержании задолженности из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 40 000 руб.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - выдано под отчет работнику на командировочные расходы - 21 000 руб.;
Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - сдан авансовый отчет - 15 000 руб.;
Д-т сч. 94 К-т сч. 71 - отражена сумма не возвращенного в срок аванса - 6000 руб.;
Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо - 6000 руб.;
Д-т сч. 70 К-т сч. 73 - не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы - 6000 руб.
Пример 3 . Организация выдала своему работнику корпоративную банковскую (расчетную) карту и перечислила на нее денежные средства в размере 20 000 руб. Работник приобрел канцтовары, представил авансовый отчет и сдал карту. Учетной политикой организации установлено, что денежные средства под отчет выдаются как в наличной, так и в безналичной формах путем перечисления денежных средств на корпоративные банковские карты. Залоговая стоимость карты составляет 1000 руб. Остатка денежных средств на карте на дату выдачи работнику не было. Работником в установленные сроки представлен авансовый отчет с подтверждающими документами, согласно которому потрачено 19 000 руб. на приобретение канцтоваров.
Работником в кассу организации внесены неиспользованные наличные деньги в сумме 1000 руб. Согласно выписке по данной карте комиссия банка составила 30 руб., остаток денежных средств - 970 руб.
К балансовому счету 71 откроем аналитические счета:
71-д "Расчеты по выданным денежным документам";
71-хоз "Расчеты по выданным средствам на хозяйственные расходы".
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Д-т сч. 71-д К-т сч. 50-3 - выдана корпоративная банковская карта работнику - 1000 руб.;
Д-т сч. 55 К-т сч. 51 - перечислены денежные средства на карту - 20 000 руб.;
Д-т сч. 71-хоз К-т сч. 55 - отражено списание средств с корпоративной банковской карты - 20 000 руб.;
Д-т сч. 10 К-т сч. 71-хоз - отражено приобретение канцтоваров - 19 000 руб.;
Д-т сч. 50-1 К-т сч. 71-хоз - подотчетным лицом внесена в кассу организации неизрасходованная сумма наличных денег, снятых с банковской карты, в размере 1000 руб.;
Д-т сч. 50-3 К-т сч. 71-д - работником возвращена корпоративная банковская карта - 1000 руб.;
Д-т сч. 91-2-хоз К-т сч. 55 - в составе прочих расходов отражена комиссия банка за обслуживание банковской карты - 30 руб.
Рассмотрим, с какими же основными трудностями организация может столкнуться при оплате товаров (работ, услуг) через подотчетных лиц.
Во-первых , подотчетное лицо оплачивает товары, работы или услуги от имени организации на основании доверенности, поэтому и ему необходимо придерживаться этого лимита. Нужно помнить о лимите расчетов наличными (100 000 руб.).
Во-вторых , при перечислении подотчетных сумм на корпоративную карту, а тем более на зарплатную карту работника, необходимо подробно расшифровать назначение платежа. К примеру, в платежных поручениях в поле "Назначение платежа" целесообразно указать: пополнение счета пластиковой карты (номер); Ф.И.О. подотчетного лица; на командировочные расходы или хозяйственные нужды, налогом на добавленную стоимость не облагается, НДФЛ не облагается тоже.
В-третьих , при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость у организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН), может быть учтена в расходах только в периоде погашения организацией задолженности перед работником. Кроме того, перечень расходов закрытый, и, если организация, применяющая УСН, несет не подходящие под материальные и иные разрешенные затраты, то сложно будет их учесть при расчете налога (ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 17.01.2012 N 03-11-11/4).
Бывают случаи, когда налоговые органы пытаются включить неиспользованные и невозвращенные подотчетные суммы в облагаемый НДФЛ доход сотрудника. Однако надо иметь в виду, что, даже если подотчетное лицо в установленный срок не отчитается по выданному авансу, то подотчетные суммы не несут для физического лица экономической выгоды и не относятся к его доходу (Постановление Федерального арбитражного суда (ФАС) Восточно-Сибирского округа от 11.08.2006 N А69-1411/05-5-2-Ф02-4006-С1). Согласно Постановлению ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 по делу N А05-7405/2007 налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные под отчет, в доходы работников, пока не истек срок исковой давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.
Доходом сотрудника задолженность может стать только в случае прощения долга, так как возникнет экономическая выгода. В этом случае суммы неиспользованного аванса признаются доходом подотчетного лица и подлежат налогообложению НДФЛ. При этом датой получения подотчетным лицом дохода в виде остатка неиспользованного аванса признается дата, с которой стало невозможно взыскание таких сумм, либо дата, когда организацией принято решение о прощении задолженности подотчетному лицу и списании таких сумм за счет собственных средств. Данная позиция подтверждается Письмом Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, а также Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29.
Иными словами, до тех пор пока есть возможность удержать суммы остатка неиспользованного аванса из заработной платы подотчетного лица, такие суммы не будут являться для него доходом.
О.А.Гуржева
по вопросам бухгалтерского учета
и налогообложения
Первый Дом Консалтинга
"Что делать Консалт"
Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.
При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.
Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ - инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.
Для выдачи денег бухгалтерия оформляет по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (п. 6 Указания N 3210-У).
Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.
Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.
Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.
Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.
Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.
Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.
Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Однако на практике все не так просто.
Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).
В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.
Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).
К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.
В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.
К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф "Количество", "Цена товара", "Подпись продавца".
Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.
В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.
Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.
На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил .
В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:
Страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);
НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).
Для плательщиков УСН с объектом "доходы минус расходы" в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.
При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.
Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.
Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.
Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.
Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.
Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Подотчетные лица: подробности для бухгалтера
...). Каков порядок признания расходов подотчетного лица? Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету... счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. На... «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»; 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим... расходам». Расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением...
И др. Кто может быть подотчетным лицом? Подотчетными лицами могут быть (письма Минфина РФ... учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего: назначение аванса; расчет (... отражаются расчеты с подотчетными лицами? Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаче денежных... операции по увеличению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями: ... Списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ...
На основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица. Заявление должно содержать: назначение аванса... ; сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели. Кроме того... производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, ... счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п... руб. для приобретения подотчетным лицом поздравительных открыток и сувенирной продукции...
Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами. Указанная проверка осуществляется с целью... производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. ... учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет... , при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание: на... разрезе каждого подотчетного лица; на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете...
Регулирование расчетов с подотчетными лицами Практически расчеты с подотчетными лицами строятся следующим образом... повышенное внимание уделять расчетам с подотчетными лицами, которые проходят через банковские... контроль Центробанка. Расчеты с подотчетными лицами могут рассматриваться как легализация денежных... ». Учитывая изложенное, при осуществлении подотчетным лицом наличных денежных расчетов или расчетов... В целом, работа с подотчетными лицами является достаточно ответственной, несет значительные...
Расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование... . Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы. Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в... . Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода. Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения...
Актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы основные... актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы... бухгалтерия имеет право выдать аванс подотчетному лицу. Сотрудник, получивший под отчет... счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Важно также отметить, что... Организация может выдать наличные средства подотчетному лицу несколькими способами: наличными в... компании на зарплатную банковскую карту подотчетного лица. Такая возможность прописана в...
Физические лица – подотчетники. Обеспечение подотчетных лиц учреждения денежными средствами с использованием... уполномоченным работникам (то есть подотчетным лицам). На основании таких заявлений... денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое...) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на... 10н) Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт, ...
По доходам, выданным авансам, с подотчетными лицами, по ущербам и иным доходам... ;33 000 Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов 208 ... ;64 000 Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых... ;66 000 Расчеты с подотчетными лицами по социальным пособиям и компенсациям... ;67 000 Расчеты с подотчетными лицами по социальным компенсациям персоналу в... ;98 000 Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных выплат капитального...
Кредиторская задолженность субъекта учета перед подотчетными лицами, отраженная по соответствующим счетам... учреждения). Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной... «Расчеты с подотчетными лицами» числится задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, которое не... погашения задолженности. Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в...
Услуги), в том числе через подотчетных лиц и по договору ГПХ. Однако... услуги), в том числе через подотчетных лиц и по договору ГПХ. Однако... в том числе с привлечением подотчетных лиц, и их дальнейшую реализацию. ... 15707). Расчеты через подотчетных лиц При осуществлении покупок через подотчетных лиц речь, как... как правило, достигается путем предъявления подотчетным лицом доверенности), ККТ продавец должен применять... . При осуществлении расчетов через подотчетных лиц ККТ должна применять только одна...
Расходов» Расчеты с подотчетными лицами 208 27* «Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования... » 208 28* «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для... объектами» 208 93 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение... (договоров)» 208 94 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по... обязательствам» 208 95 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций... » 208 96 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных расходов» Расчеты...
Объектами 208 27* Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования 208 28 ... * Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для... объектами 208 93 Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение... (договоров) 208 94 Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по... обязательствам 208 95 Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций... с подотчетными лицами по оплате прочих расходов» 208 91 «Расчеты с подотчетными лицами по...
Упрощен порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам (внесены изменения в абз. 1 ... проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под... : Сегодня многие организации расчеты с подотчетными лицами ведут посредством пластиковых карт. Причем... положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами. Кроме того, в платежном поручении... представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете...
... № 65н : оплата приобретенных через подотчетное лицо билетов для проезда к месту... бухгалтерском учете учреждения расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 0 208 ... 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», кредиторская задолженность – на аналитических... следующие операции по расчетам с подотчетным лицом по расходам на оплату проезда... Выданы денежные средства из кассы подотчетному лицу на приобретение билетов к месту... 000 Приняты к учету расходы подотчетного лица в сумме удержанного штрафа за...
У директора (он же и учредитель) ООО за несколько лет в подотчете накопилось несколько миллионов рублей. Как можно уменьшить сумму подотчета? Какие налоговые последствия ждут фирму?
Выдача денег под отчет
Выдача наличных средств под отчет проводится при условии полного отсутствия подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме наличных денег. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока работник не отчитался за ранее полученную сумму наличных денег, нельзя.
При этом необходимо учитывать, что физическое лицо должно отчитаться об израсходованных средствах перед юридическим лицом, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).
Если сотрудник не отчитался за полученные средства под отчет или не вернул остаток средств, то работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы.
Однако, обращаем ваше внимание, что компания оставляет за собой право простить остаток долга подотчетному лицу.
По мнению Минфина, не возвращенная сумма считается доходом сотрудника и в следствии этого облагается НДФЛ.
Эту позицию полностью отверг Президиум ВАС (пост. Президиума
ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08) он указал, что выданные работнику денежные
средства под отчет до момента подписания авансового отчета являются
задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным
работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. В связи с этим с подотчетной суммы нельзя
взыскивать НДФЛ.
Однако из арбитражной практики практики следует следующее:
В том случае, если организация примет решение простить задолженность подотчетных сумм своему генеральному директору (он же и учредитель), то с этой суммы вы обязаны удержать и оплатить НДФЛ. При прощении долга с физического лица снимается обязанность по его возврату и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению.
Страховые взносы с не возвращенной подотчетной суммы
Если вы прощаете сумму не возвращенной подотчетной суммы сотруднику, то в этом случае вы должны рассмотреть эту сумму в рамках трудовых отношений и обложить ее страховыми взносами в общеустановленном порядке. На основании письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609; п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250.
В качестве подотчетного лица в компании может выступать любой сотрудник, включая и генерального директора, даже если он является единственным учредителем. Главное при этом правильно оформить выдачу и потребовать с него предоставления авансового отчета и подтверждающих документов. В статье рассмотрим может ли учредитель быть подотчетным лицом и порядок выдачи ему денежных средств.
Директор организации, даже если он является единственным учредителем – это сотрудник компании, а значит по операциям с наличными он также обязан отчитываться перед организации путем предоставления авансового отчета.
Если руководителю необходимо получить под отчет деньги, то от него необходимо получить заявление по каждой получаемой сумме. Формулировка в заявлении генерального директора будет такой же, как и в заявлении обычного работника. Отличие заключается только в том, что визировать этот документ не потребуется. Заявление директор пишет на имя кассира, либо иного лица, ответственного за кассовые операции. В том случае, если подотчетные денежные средства переводятся на карту сотруднику, то в заявлении ему потребуется указать реквизиты карты. если в организации разработан шаблон заявления, то следует предусмотреть такое поле для реквизитов.
Таким образом, в заявлении должны указываться:
Важно! В подотчет выдать можно сумму любого размера и на любой срок, если это одобрено руководителем.
Для удобства всех сотрудников в компании лучше разработать бланк заявления на выдачу подотчетных средств. Тогда работники при получении денежных средств будут быстро заполнять его, причем и в случае перечисления средств на карту. Приведем пример такого заявления:
В организации можно использовать такой бланк или разработать собственный. Оформляется такое заявление при любой выдаче подотчетных денежных средств сотрудникам, в том числе и руководителю. Каких либо исключений для него не предусмотрено. Но для руководителя можно предусмотреть несколько иные формулировки, например, «Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства …», а не «Прошу выдать». Такая формулировка будет более корректна, так как сам у себя руководитель не может запрашивать деньги. Помимо этого в заявлении следует предусмотреть только одном место для подписи – для директора. Такая подпись будет также являться и разрешающей.
Для банковских реквизитов следует предусмотреть место для наименования банка, БИК, корсчета, ИНН/КПП, номера лицевого счета. К авансовому отчету в этом случае работнику нужно будет приложить документы, которые будут подтверждать, что оплата производилась данной картой.
Также в заявлении нелишним будет предусмотреть поле, содержащее сведения об отсутствии долга у сотрудника по ранее выданным денежным суммам. То есть денежные средства могут быть выданы только в том случае, если работник уже отчитался по предыдущим суммам. В противно случае деньги не могут быть перечислены. Если компания игнорирует это требование, то ей грозит штраф на основании статьи 15.1 КоАП РФ на сумму от 40 000 до 50 000 рублей, предпринимателю – 4000 – 5000 рублей.
Сотрудники обязаны отчитаться по подотчетным средствам не позднее 3 дней с момента истечения срока, на которых деньги были выданы. Либо в трехдневный срок с момента возвращения работника из командировки, если подотчетные деньги выдавались на нее. При этом учитываются именно рабочие дни. Предположим, что сотрудник из командировки вернулся в пятницу. Это означает, что крайний срок для предоставления им авансового отчета – это среда, а не понедельник.
Подотчетное лицо обязано составить авансовый отчет и предоставить его в бухгалтерию. К отчету прикладываются документы, которые подтверждают расход денег. Это могут быть чеки, накладные, акты и др. документы. Без таких документов авансовый отчет не может быть утвержден, иначе подотчет будет считаться доходом сотрудника.
Также важно следить за сроками, в которые сотрудники отчитываются по полученным средствам. Если они это сделают не вовремя, то выданные средства будут считаться задолженностью и их потребуется удержать из зарплаты. Если долг не взыскивать, то он будет считаться доходом сотрудника, а значит на него нужно будет начислить страховые взносы. Однако, если после этого подтверждающие документы работник все же предоставит, то страховые взносы потребуется вновь пересчитать.
Конечно, такая процедура будет довольно хлопотной, поэтому за сроками по подотчету следует следить и если они заканчиваются, то от работника нужно требовать отчет и подтверждающие документы.
Дополнительные требования Минфина предъявляет для подотчетных средств, перечисленных на карту сотрудника.Условия о том, что средства могут перечисляться на карту должны быть прописаны в учетной политике компании для целей бухучета. Хотя напрямую такое требование законодательство не предусматривает, как и нет последствий за их несоблюдение. Однако, для того, чтобы избежать дополнительных вопросов со стороны проверяющих органов, лучшим будет предусмотреть такие условия в учетной политике. Причем, даже если деньги под отчет выдаются только наличными, в учетной политике прописать лучше и то, что их можно перечислять на карту. Компанию это ни к чему не обяжет, а при необходимости не нужно будет вносить изменения в учетную политику.
Вопрос: Руководитель нашей компании является подотчетным лицом. Должен ли он предоставлять авансовый отчет, в какой срок и может ли он этот срок изменить? Ведь по сути он отчитывается перед собой.
Ответ: Как и любой другой работник, директор, даже будучи учредителем обязан отчитаться по полученным подотчетным средствам. То есть он должен подать авансовый отчет в течение 3 дней с момента окончания срока, на который эти деньги были выданы. Увеличить срок для отчета руководитель не вправе. Он может только установить более длительный срок, на который денежные средства ему выдаются. Это срок ему потребуется прописать в заявлении и приказе.
Вопрос: Наша компания выдает небольшие суммы в подотчет, обычно они не превышают 15 тыс. рублей. Но директор планирует купить за наличные товар на крупную сумму более 100 тыс. рублей. Можем ли мы выдать ему такую сумму денег в качестве подотчетных?
Ответ: Можете, причем это не зависит от того является ли подотчетное лицо директором или нет. Суммы, которые можно выдавать под отчет руководитель определяет самостоятельно, это должно указываться в заявлении на выдачу денег и в приказе на выдачу. Кроме того, физлицо вправе заплатить наличными другой фирме на сумму превышающую 100 тыс. рублей. Поэтому никаких препятствий для этого нет.
