Όπως δείχνει η πρακτική της διενέργειας εσωτερικών ελέγχων των εγγράφων προσωπικού σε πολλούς οργανισμούς, μια τέτοια διαδικασία είναι απαραίτητη, καθώς η κατάσταση των υποθέσεων των εργοδοτών σπάνια είναι απολύτως ιδανική. Το άρθρο θα βοηθήσει τους υπαλλήλους HR και τους δικηγόρους να δικαιολογήσουν τους κινδύνους που μπορεί να προκύψουν σε περίπτωση παραβίασης των κανονισμών και των απαγορεύσεων που θεσπίζονται από την εργατική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Στη Ρωσική Ομοσπονδία δεν υπάρχουν κανονιστικές νομικές πράξεις που να ρυθμίζουν τη διαδικασία διενέργειας εσωτερικού ελέγχου προσωπικού (σε αντίθεση με λογιστικό έλεγχο). Από αυτή την άποψη, είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε ορισμένα ερωτήματα:
Τι είναι ο εσωτερικός έλεγχος ανθρώπινου δυναμικού;
Αυτό είναι ένα σύνολο μέτρων που περιλαμβάνει τη διάγνωση της νομικής και γραφικής ορθότητας της κατάρτισης τοπικών κανονισμών (LNA) και των εγγράφων προσωπικού του εργοδότη, την παροχή συστάσεων και, εάν είναι απαραίτητο, την εκτέλεση εργασιών για την εξάλειψη σφαλμάτων στα έγγραφα προσωπικού.
Ποιος είναι ο σκοπός ενός εσωτερικού ελέγχου ανθρώπινου δυναμικού;
Σκοπός αυτού είναι η βελτίωση των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας ανθρώπινου δυναμικού και η ελαχιστοποίηση των πιθανών κινδύνων για τον εργοδότη. Η παρακολούθηση των κινδύνων στους οποίους μπορεί να εκτεθεί ένας εργοδότης κατά τη διαδικασία επιθεώρησης από κρατικούς φορείς ή/και επίλυσης εργατικών διαφορών με τους εργαζόμενους είναι ένα τις πιο σημαντικές πτυχέςεσωτερικός έλεγχος προσωπικού.
Σε ποιες περιπτώσεις διενεργείται εσωτερικός έλεγχος ανθρώπινου δυναμικού;
ΣΗΜΕΙΩΣΗ
Ένας εσωτερικός έλεγχος προσωπικού μπορεί να πραγματοποιηθεί χωρίς να περιμένουμε οδηγίες από τη ρυθμιστική αρχή σχετικά με τον επικείμενο προγραμματισμένο έλεγχο. Μετά τις διακοπές της Πρωτοχρονιάς, ένα ενοποιημένο σχέδιο επιθεώρησης για το έτος δημοσιεύεται στον ιστότοπο της Γενικής Εισαγγελίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή της εισαγγελίας της αντίστοιχης συνιστώσας οντότητας της Ρωσικής Ομοσπονδίας και ένα σχέδιο επιθεωρήσεων των συστατικών οντοτήτων αναρτάται στην ιστοσελίδα της Κρατικής Επιθεώρησης Εργασίας. Αυτές οι πληροφορίες θα σας επιτρέψουν να μάθετε εάν ένας οργανισμός/μεμονωμένος επιχειρηματίας υπόκειται σε επιθεώρηση και να προετοιμαστείτε για αυτό εκ των προτέρων.
Ποιοι τύποι εσωτερικού ελέγχου ανθρώπινου δυναμικού υπάρχουν;
Κατά τη διάρκεια ενός τυχαίου ελέγχου, ελέγχονται τα ακόλουθα:
Ποιο είναι το βέλτιστο χρονικό πλαίσιο για τη διενέργεια εσωτερικού ελέγχου ανθρώπινου δυναμικού;
Η απάντηση εξαρτάται από το είδος του ελέγχου που θέλει να διενεργήσει ο εργοδότης: πλήρης ή επιλεκτικός.
Συνιστάται η διενέργεια εσωτερικού ελέγχου προσωπικού τα τελευταία τρία χρόνια, καθώς, όπως δείχνει η πρακτική, η φορολογική επιθεώρηση, το Ομοσπονδιακό Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων της Ρωσίας και το Ταμείο Συντάξεων της Ρωσίας ελέγχουν τον εργοδότη κατά τα τελευταία τρία χρόνια των δραστηριοτήτων του .
Βέλτιστος συγχρονισμός γεμάτοςΟ εσωτερικός έλεγχος ανθρώπινου δυναμικού διαρκεί από 7 έως 14 εργάσιμες ημέρες. εκλεκτικός— από 5 έως 7 εργάσιμες ημέρες. Αυτό περιλαμβάνει επίσης το χρόνο που απαιτείται για τη σύνταξη της έκθεσης επιθεώρησης και την υποβολή της στον εργοδότη.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ
Τα λανθασμένα συμπληρωμένα έγγραφα προσωπικού ενδέχεται στη συνέχεια να επιφέρουν διοικητικό πρόστιμο στον εργοδότη.
Τι πρέπει να κάνει ένας εργοδότης αφού λάβει μια έκθεση επιθεώρησης;
Εάν εντοπιστούν πολλά σφάλματα από τον υπάλληλο που είναι υπεύθυνος για το κέντρο ελέγχου, είναι απαραίτητο να μάθετε γιατί έγιναν και εάν ο υπάλληλος κατανοεί ποιες συνέπειες μπορεί να οδηγήσει αυτό. Ο εργοδότης πρέπει να λάβει μία από τις ακόλουθες αποφάσεις:
Ποιος πρέπει να διεξάγει εσωτερικό έλεγχο ανθρώπινου δυναμικού;
Για τακτικόςδιενεργώντας έναν εσωτερικό έλεγχο προσωπικού, μπορεί να δημιουργηθεί μια ειδική μονάδα ή αυτή η εργασία μπορεί να ανατεθεί σε δικηγόρο του προσωπικού (μόνο εάν ειδικεύεταισχετικά με την εργατική νομοθεσία και δεν ασχολείται κυρίως με οικονομικές συμβατικές δραστηριότητες). Εάν ένας εργοδότης αποφασίσει να δημιουργήσει μια υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου με σκοπό την τακτική διεξαγωγή εσωτερικών ελέγχων προσωπικού, είναι απαραίτητο να αναπτύξει σχετικά έγγραφα: κανονισμούς, εντολές κ.λπ.
Μια φοράΟι έλεγχοι ανθρώπινου δυναμικού διενεργούνται είτε από νέο υπάλληλο που αναλαμβάνει τις υποθέσεις είτε με τη συμμετοχή εξωτερικών ειδικών.
Μπορείτε να συνάψετε συμφωνία για την παροχή υπηρεσιών με έναν ειδικό ή με έναν οργανισμό που ειδικεύεται στη διεξαγωγή ελέγχων προσωπικού.
Ένας εσωτερικός έλεγχος προσωπικού θα πρέπει να διενεργείται από άτομο με εμπειρία στον τομέα του προσωπικού και εμπειρία στη διεκπεραίωση επιθεωρήσεων από ρυθμιστικές αρχές, κατά προτίμηση με νομική εκπαίδευση.
Από πού να ξεκινήσετε τη διεξαγωγή εσωτερικού ελέγχου ανθρώπινου δυναμικού;
Είναι απαραίτητο να ελεγχθεί η ύπαρξη (απουσία) προσωπικών εγγράφων ταυτότητας από τον εργοδότη και η συμμόρφωσή τους ρυθμιστικές απαιτήσεις. Οποιοσδήποτε εργοδότης, ανεξάρτητα από την οργανωτική και νομική του μορφή και τη μορφή ιδιοκτησίας, πρέπει να έχει διαθέσιμο LNA.
Αυτό το έγγραφο δεν είναι υποχρεωτικό για τον εργοδότη. Για τον υπολογισμό των μισθών αρκεί να υπάρχουν συμβάσεις εργασίας με υπαλλήλους και σχετικές εντολές (με πρόσληψη, μετάθεση σε άλλη εργασία κ.λπ.).
Ωστόσο, το Art. Το 135 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας θεσπίζει μια απαίτηση σύμφωνα με την οποία τα συστήματα μισθοδοσίας ενός συγκεκριμένου εργοδότη καθορίζονται είτε με συλλογικές συμβάσεις, συμβάσεις ή LNA.
Κατά συνέπεια, το σύστημα αποδοχών (ακόμα και τόσο απλό όσο ένα αμιγώς μισθολογικό σύστημα) πρέπει να εμφανίζεται στη συλλογική σύμβαση ή στο LNA: PVTR (στην ενότητα «Πληρωμή εργαζομένων») ή ανεξάρτητο κανονισμό (όταν το σύστημα αποδοχών είναι πιο περίπλοκο) .
Υπό την παρουσία του σύστημα αμοιβών μπόνουςΟ κανονισμός για τις αποδοχές και τα μπόνους των εργαζομένων είναι έγγραφο που ρυθμίζει:
Μιλώντας για την αμοιβή των εργαζομένων, θα πρέπει να δώσετε προσοχή δελτία πληρωμής.
Το έντυπο αυτού του εγγράφου πρέπει να εγκριθεί από κάθε εργοδότη χωρίς αποτυχία.
Απόσπασμα από τον Εργατικό Κώδικα Ρωσική Ομοσπονδία
Άρθρο 136. Διαδικασία, τόπος και όροι καταβολής των ημερομισθίων
Κατά την καταβολή των μισθών, ο εργοδότης υποχρεούται να ειδοποιεί εγγράφως κάθε εργαζόμενο:
1) ο συστατικάμισθούς που του οφείλονται για τη σχετική περίοδο·
2) σχετικά με το ποσό άλλων ποσών που συγκεντρώθηκαν στον εργαζόμενο, συμπεριλαμβανομένης της χρηματικής αποζημίωσης για την παραβίαση από τον εργοδότη της καθορισμένης προθεσμίας για την πληρωμή των μισθών, των αποδοχών διακοπών, των πληρωμών απόλυσης και (ή) άλλων πληρωμών που οφείλονται στον εργαζόμενο.
3) σχετικά με το ποσό και τους λόγους για τις κρατήσεις που έγιναν·
4) σχετικά με το συνολικό χρηματικό ποσό που πρέπει να καταβληθεί.
Το έντυπο του εκκαθαριστικού εγκρίνεται από τον εργοδότη, λαμβάνοντας υπόψη τη γνώμη του αντιπροσωπευτικού οργάνου των εργαζομένων με τον τρόπο που ορίζεται στο άρθρο 372 του παρόντος Κώδικα για τη θέσπιση τοπικών κανονισμών.
Η διαδικασία έκδοσης εκκαθαριστικών αποδοχών στους εργαζομένους δεν ορίζεται από το νόμο. Ο Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν λέει άμεσα εάν ο εργαζόμενος πρέπει να υπογράψει για την παραλαβή του. Ωστόσο, χωρίς γραπτές αποδείξεις για την έκδοση αποδεικτικών αποδοχών στους εργαζόμενους, δύσκολα ο εργοδότης θα αποδείξει την εκπλήρωση της υποχρέωσης.
Σε περίπτωση απουσίας ή μη έκδοσης εκκαθαριστικού στον εργαζόμενο (καθώς και απουσίας εντολής έγκρισης του τύπου του εκκαθαριστικού), ο εργοδότης μπορεί να υπόκειται σε διοικητική ευθύνησύμφωνα με το άρθ. 5.27 Κώδικας Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
ΠΡΟΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΣΑΣ
Το καθήκον του ατόμου που είναι υπεύθυνο για την τήρηση αρχείων προσωπικού είναι να μπορεί όχι μόνο να συντάσσει κατάλληλα έγγραφα για το προσωπικό, αλλά και να αναπτύσσει το LNA σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία.
Στην περίπτωση μέτρων για τη μείωση του αριθμού ή/και του προσωπικού των εργαζομένων, καθώς και κατά την εξέταση μεμονωμένων διαφορών μεταξύ εργαζομένου και εργοδότη σε περίπτωση απόλυσης εργαζομένων σύμφωνα με την ρήτρα 2 του μέρους 1 του άρθρου. 81 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ένα από τα κύρια έγγραφα είναι ο πίνακας προσωπικού - παλιός (πριν από τα γεγονότα) και νέος (αλλάχθηκε).
Ο πίνακας προσωπικού χρησιμοποιείται για την επισημοποίηση της δομής, της στελέχωσης και των επιπέδων στελέχωσης του εργοδότη πρέπει απαραίτητα να περιέχει έναν κατάλογο θέσεων εργαζομένων (άρθρα 15, 57 του Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Μπορεί να περιέχει κατάλογο διαρθρωτικών τμημάτων, επαγγέλματα εργαζομένων, πληροφορίες για τον αριθμό των μονάδων προσωπικού και τους μισθούς, τιμολογιακούς συντελεστές και επιδόματα. Οι αλλαγές στον πίνακα προσωπικού γίνονται με εντολή του επικεφαλής του οργανισμού ή του εξουσιοδοτημένου προσώπου του.
Πρακτική διαιτησίας
Ο εργαζόμενος κατέθεσε μήνυση κατά του εργοδότη για να κηρύξει παράνομη τη διαδικασία απόλυσης, να εισπράξει μισθούς για το διάστημα της αναγκαστικής απουσίας και αποζημίωση για ηθική βλάβη. Προς στήριξη του ισχυρισμού, επεσήμανε την υποτιθέμενη μείωση προσωπικού. Το δικαστήριο εξέτασε τις εντολές του εργοδότη για αλλαγή του πίνακα προσωπικού και κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η διαδικασία μείωσης και, κατά συνέπεια, η εντολή τροποποίησης του πίνακα προσωπικού ήταν παράνομες. Συγκριτική ανάλυσητο επίπεδο στελέχωσης και οι θέσεις εργασίας των υπαλλήλων των καταργηθέντων και δημιουργηθέντων τμημάτων έδειξαν ότι το λειτουργικό στοιχείο του καθορισμένου τμήματος δεν άλλαξε, αλλά άλλαξε μόνο το όνομά του. Οι εργασιακές λειτουργίες του ενάγοντα παρέμειναν οι ίδιες. Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, το δικαστήριο συμφώνησε με τα επιχειρήματα του υπαλλήλου ότι η διαδικασία απόλυσης ήταν τυπικού χαρακτήρα και κήρυξε τη διαδικασία μείωσης προσωπικού, όσον αφορά τον ενάγοντα, παράνομη. Στον εργαζόμενο επιδικάστηκαν κακοπληρωμένοι μισθοί και αποζημίωση για ηθική βλάβη.
Απόφαση του Περιφερειακού Δικαστηρίου Λένινσκι του Σμολένσκ της 23ης Μαΐου 2012 στην υπόθεση αριθ. 2-984/12
Κάθε εργοδότης πρέπει να διαθέτει έγγραφα που ρυθμίζουν την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, ακόμη και αν το προσωπικό του αποτελείται από τρεις υπαλλήλους.
Κατά τη διάρκεια του 2011, η Roskomnadzor πραγματοποίησε 1.743 επιθεωρήσεις, εκ των οποίων οι 954 ήταν προγραμματισμένες και οι 789 ήταν μη προγραμματισμένες. Στον τομέα των προσωπικών δεδομένων, οι πιο συχνές παραβάσεις του νόμου ήταν:
Υποχρεωτικό LNA. Μέρος 3 του άρθρου. 189 του Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, σύμφωνα με το οποίο το πρόγραμμα εργασίας καθορίζεται από τους εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας. Ως εκ τούτου, απουσία PVTRθα θεωρηθεί ως παραβίαση της εργατικής νομοθεσίαςκαι ο εργοδότης μπορεί να θεωρηθεί διοικητικά υπεύθυνος σύμφωνα με το άρθρο. 5.27 Κώδικας Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Πρόγραμμα διακοπών.Σύμφωνα με το CC. 1 και 2 κ.σ. 123 του Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, η προτεραιότητα χορήγησης αμειβόμενων αδειών καθορίζεται ετησίως σύμφωνα με το πρόγραμμα διακοπών που εγκρίνεται από τον εργοδότη. πρόγραμμα διακοπών απαιτείταιτόσο για τον εργοδότη όσο και για τον εργαζόμενο.
Πρόγραμμα βάρδιας. Εάν ο εργοδότης έχει εισαγάγει ένα πρόγραμμα εργασίας με βάρδιες, τότε το χρονοδιάγραμμα βάρδιων εξάπαντοςπρέπει να είναι διαθέσιμο (άρθρο 103 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Πρόγραμμα. Η υποχρέωση του εργοδότη να τηρεί αρχεία του χρόνου που πραγματικά εργάστηκε από κάθε εργαζόμενο καθορίζεται στο Μέρος 4 του άρθρου. 91 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Ο πραγματικός χρόνος εργασίας των εργαζομένων καταγράφεται στο φύλλο χρόνου.
Κανονισμοί για την αποστολή εργαζομένων σε επαγγελματικά ταξίδια (ή η αντίστοιχη ενότητα στο PVTR). Φαίνεται ότι όλα τα θέματα ρυθμίζονται από τους κανονισμούς σχετικά με τις ιδιαιτερότητες της αποστολής εργαζομένων σε επαγγελματικά ταξίδια, που εγκρίθηκαν με το διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 13ης Οκτωβρίου 2008 αριθ. 749 (όπως τροποποιήθηκε στις 29 Ιουλίου 2015) και αριθμός άλλων καταστατικών που ρυθμίζουν θέματα επαγγελματικών ταξιδιών.
Ωστόσο, σύμφωνα με το μέρος 4 του άρθρου. 168 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, όλοι οι μη κρατικοί εργοδότες υποχρεούνται να έχουν συλλογική σύμβαση ή LNA που ρυθμίζει τη διαδικασία και το ποσό της επιστροφής των εξόδων που σχετίζονται με επαγγελματικά ταξίδια.
Η αποζημίωση για έξοδα που πραγματοποιήθηκαν από τους εργαζόμενους κατά τη διάρκεια επαγγελματικού ταξιδιού μπορεί να γίνει δεκτή ως έξοδα του οργανισμού, σύμφωνα με τον Φορολογικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, μόνο εάν αυτό καθορίζεται στη συλλογική σύμβαση ή στο LNA. Εάν πληροφορίες σχετικά με τα έξοδα του οργανισμού (για παράδειγμα, πληρωμή ναύλων ταξί από το σπίτι στο αεροδρόμιο, από το αεροδρόμιο στον προορισμό) δεν αντικατοπτρίζονται στον LNA που ρυθμίζει θέματα επαγγελματικών ταξιδιών ή στη συλλογική σύμβαση, αυτά τα ποσά επιστρέφονται από το καθαρό κερδοσκοπικούς οργανισμούς
Ο εργοδότης πρέπει να έχει εγκεκριμένα σχετικά έγγραφα προσωπικής ταυτοποίησης εάν η εργασία είναι ταξιδιωτικού χαρακτήρα ή εκτελείται εκ περιτροπής. Για παράδειγμα: Κανονισμοί σχετικά με τον ταξιδιωτικό χαρακτήρα της εργασίαςΚαι Κανονισμοί για τη μέθοδο εκ περιτροπής. Πληροφορίες σχετικά με τη φύση της εργασίας αντικατοπτρίζονται επίσης στη σύμβαση εργασίας με τον εργαζόμενο.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ
Εάν ο εργοδότης χρησιμοποιεί τοπικές μορφές πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης, τα έντυπα που έχουν αναπτυχθεί πρέπει να εγκρίνονται με εντολή του εργοδότη και να περιέχουν τις λεπτομέρειες που αντικατοπτρίζονται στο άρθρο. 9 Ομοσπονδιακός νόμοςμε ημερομηνία 6 Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ «Σχετικά με τη Λογιστική» (όπως τροποποιήθηκε στις 4 Νοεμβρίου 2014).
Η τήρηση αρχείων προσωπικού είναι υποχρεωτική για κάθε εταιρεία και περιλαμβάνει την ανάπτυξη πολλών εγγράφων. Πρέπει να υπάρχουν όλα τα έγγραφα προσωπικού τέλεια παραγγελία, σε αυτή την περίπτωση, η εταιρεία δεν φοβάται τους κινδύνους που συνδέονται με την παραβίαση της εργατικής νομοθεσίας, όπως κρατικές επιθεωρήσεις, πρόστιμα, αναστολή δραστηριοτήτων, αποκλεισμός, εργατικές διαφορές με εργαζομένους. Αλλά δεν δίνουν όλοι οι εργοδότες τη δέουσα προσοχή στην ορθότητα της διαχείρισης των αρχείων προσωπικού και στην ποιότητα των εγγράφων προσωπικού, με αποτέλεσμα τα έγγραφα να γίνονται χάος. Ο έλεγχος προσωπικού θα βοηθήσει στον εντοπισμό σφαλμάτων στη διατήρηση αρχείων προσωπικού και στην τακτοποίηση των εγγράφων.
Ο έλεγχος προσωπικού είναι μια διαδικασία για την αξιολόγηση του συστήματος ροής εγγράφων προσωπικού που αναπτύχθηκε κατά την τήρηση αρχείων προσωπικού, συμπεριλαμβανομένου του ελέγχου της διαθεσιμότητας όλων των υποχρεωτικών εγγράφων προσωπικού και της εξέτασης των εγγράφων προσωπικού για συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, προκειμένου για την ελαχιστοποίηση των κινδύνων κυρώσεων που συνδέονται με τους ελέγχους συμμόρφωσης της εργατικής νομοθεσίας, καθώς και των κινδύνων εργατικών διαφορών και καταγγελιών εργαζομένων.
Ο έλεγχος προσωπικού πρέπει να διενεργείται στις ακόλουθες περιπτώσεις:
Μπορείτε να πραγματοποιήσετε έλεγχο προσωπικού μόνοι σας ή να τον εμπιστευτείτε σε τρίτο μέρος. Υπάρχουν εξειδικευμένες εταιρείες που διενεργούν ελέγχους προσωπικού, θα πραγματοποιήσουν επιθεώρηση και θα συντάξουν μια λεπτομερή έκθεση, η οποία θα αναφέρει λάθη και παραβάσεις, καθώς και συστάσεις για την εξάλειψή τους. Αλλά οι υπηρεσίες τους είναι ακριβές, επομένως δεν συμφωνούν όλοι οι διαχειριστές να στραφούν σε τέτοιες εταιρείες.
Σε αυτήν την περίπτωση, η διεξαγωγή ελέγχου της τεκμηρίωσης του προσωπικού από μόνος σας θα βοηθήσει. Για να γίνει αυτό, πρέπει να εκδώσετε εντολή διεξαγωγής ελέγχου, να καθορίσετε τους στόχους και το χρονοδιάγραμμά του, καθώς και να εγγράψετε τα άτομα που θα διενεργήσουν τον έλεγχο προσωπικού.
Μετά την έκδοση της εντολής, είναι απαραίτητο να καθοριστούν τα στάδια διεξαγωγής ελέγχου προσωπικού. Από τον ορισμό του ελέγχου προσωπικού προκύπτει ότι το πρώτο στάδιο είναι ο έλεγχος της διαθεσιμότητας όλων των υποχρεωτικών εγγράφων προσωπικού και το δεύτερο είναι η εξέταση της συμμόρφωσης των εγγράφων προσωπικού με την ισχύουσα νομοθεσία. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε κάθε στάδιο ενός ελέγχου προσωπικού.
Ο εργοδότης είναι υπεύθυνος για την απουσία υποχρεωτικών εγγράφων προσωπικού που ορίζονται από την εργατική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, επομένως, κατά τη διεξαγωγή ελέγχου προσωπικού, το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε τη λίστα τέτοιων εγγράφων και να ελέγξετε τη διαθεσιμότητά τους στην εταιρεία.
Τα υποχρεωτικά έγγραφα προσωπικού μπορούν να χωριστούν σε δύο ομάδες:
Η πρώτη ομάδα περιλαμβάνει έγγραφα που είναι υποχρεωτικά στην εργατική νομοθεσία, για παράδειγμα, τοπικούς κανονισμούς που αναπτύσσονται από κάθε εργοδότη ανεξάρτητα και που αντικατοπτρίζουν τις συνθήκες εργασίας σε έναν δεδομένο οργανισμό. Ο κατάλογος όλων των εγγράφων που ανήκουν σε αυτήν την ομάδα δίνεται στον Πίνακα 1.
Πίνακας 1 Έγγραφα προσωπικού που απαιτούνται για όλους τους εργοδότες
|
Εσωτερικός κανονισμός εργασίας |
Τέχνη. 189, 190 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας |
|
Δήλωση για την προστασία των προσωπικών δεδομένων |
άρθρο 8 άρθρο. 86 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας |
|
Οδηγίες ασφάλειας εργασίας |
Τέχνη. 212 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας |
|
Κανονισμοί για τις αποδοχές |
Τέχνη. 135 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας |
|
Πρόγραμμα διακοπών |
Τέχνη. 123 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας |
|
Τραπέζι προσωπικού |
Τέχνη. 57 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας |
|
Πρόγραμμα |
Τέχνη. 91, 99 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας |
|
Παραγγελίες για τις κύριες δραστηριότητες |
Οδηγίες για τη συμπλήρωση του εντύπου Τ-3 της απόφασης Goskomstat αριθ. 16, 2003 «Περί βιβλίων εργασίας», κ.λπ. . |
|
Βιβλίο κίνησης βιβλίων εργασίας και ενθέτων σε αυτά |
|
|
Βιβλίο αποδείξεων και εξόδων λογιστικής εντύπων βιβλίων εργασιών και ένθετα σε αυτά |
ρήτρες 40, 41 του διατάγματος της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 16ης Απριλίου 2003 αριθ. 225 «Σχετικά με τα βιβλία εργασίας» |
|
Ημερολόγιο για την ολοκλήρωση της εκπαίδευσης για την προστασία της εργασίας |
ρήτρα 2.1.3 του Ψηφίσματος του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας και του Υπουργείου Παιδείας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 12ης Φεβρουαρίου 2003 αριθ. απαιτήσεις για τους υπαλλήλους των οργανισμών» |
|
Ημερολόγιο ελέγχου |
μέρος 8 τέχνη. 16 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 26ης Δεκεμβρίου 2008 Αρ. 294-FZ «Σχετικά με την Προστασία των Δικαιωμάτων νομικά πρόσωπαΚαι μεμονωμένους επιχειρηματίεςκατά την άσκηση κρατικού ελέγχου (εποπτείας) και δημοτικός έλεγχος» |
|
Σύμβαση εργασίας |
Τέχνη. 56, 57, 67 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας |
|
Ιστορικό Απασχόλησης |
Τέχνη. 65, 66 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας |
|
Προσωπική κάρτα |
ρήτρα 12 του διατάγματος της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 16ης Απριλίου 2003 αριθ. 225 «Σχετικά με τα βιβλία εργασίας» |
|
Παραγγελίες για το προσωπικό |
Τέχνη. 62, 68, 84.1, κ.λπ. |
|
Δηλώσεις εργαζομένων |
Τέχνη. 80, 127, 128, 255 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας κ.λπ. |
Η δεύτερη ομάδα περιλαμβάνει έγγραφα που γίνονται υποχρεωτικά με την παρουσία ορισμένων συνθηκών που μπορεί να καθορίζονται από τις ιδιαιτερότητες του οργανισμού ή εάν αυτά τα έγγραφα αναφέρονται σε σύμβαση εργασίας, τοπικό κανονισμό ή άλλα έγγραφα. Ο κατάλογος τέτοιων εγγράφων δίνεται στον Πίνακα 2.
Πίνακας 2 Έγγραφα που μπορεί να καταστούν υποχρεωτικά εάν πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις
|
Εγγραφο |
Προϋποθέσεις υπό τις οποίες ένα έγγραφο καθίσταται δεσμευτικό |
|
Περιγραφές εργασίας |
|
|
Κανονισμοί για τα μπόνους |
Εάν το σύστημα των υλικών κινήτρων δεν καθορίζεται στη σύμβαση εργασίας, τη συλλογική σύμβαση, τους κανονισμούς για τις αποδοχές ή τους εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας |
|
Κατάλογος θέσεων για εργαζόμενους με ακανόνιστο ωράριο |
Εάν ο οργανισμός έχει τέτοιο τρόπο λειτουργίας |
|
Πρόγραμμα βάρδιας |
Εάν ο οργανισμός έχει εισαγάγει την εργασία με βάρδιες |
|
Κανονισμοί για τη μη αποκάλυψη εμπορικών μυστικών |
Εάν η σύμβαση εργασίας ορίζει την τήρηση εμπορικών μυστικών από τον εργαζόμενο |
|
Συλλογική σύμβαση |
Εάν επέλθει συμφωνία μεταξύ των εργαζομένων και του εργοδότη |
|
Συλλογική σύμβαση οικονομική ευθύνη |
Εάν ο οργανισμός εκτελεί εργασίες σύμφωνα με τον Κατάλογο Εργασιών, κατά την εκτέλεση των οποίων μπορεί να εισαχθεί πλήρης συλλογική (ομαδική) οικονομική ευθύνη |
|
Συμφωνία για την πλήρη ατομική οικονομική ευθύνη |
Εάν ο οργανισμός έχει υπαλλήλους - οικονομικά υπεύθυνους |
Οι εργοδότες μπορούν επίσης να εγκρίνουν άλλους τοπικούς κανονισμούς, η υποχρεωτική παρουσία των οποίων δεν κατοχυρώνεται στην εργατική νομοθεσία, αλλά μπορούν να βοηθήσουν σημαντικά στην εργασία τους, για παράδειγμα, κανονισμούς για τμήματα, προσωπικό, πιστοποίηση κ.λπ.
Η τελική ενέργεια του πρώτου σταδίου του ελέγχου προσωπικού είναι η συμφωνία των εγγράφων - ποια έγγραφα είναι διαθέσιμα και ποια πρέπει να αναπτυχθούν. Για ευκολία, τα αποτελέσματα της συμφωνίας μπορούν να συνοψιστούν σε έναν πίνακα (Πίνακας 3)
Πίνακας 3 Συμφωνία εγγράφων
Αφού καθορίσουμε τη λίστα των απαιτούμενων εγγράφων και ελέγξουμε τη διαθεσιμότητά τους, είναι απαραίτητο να ελέγξουμε την ορθότητα της εκτέλεσής τους, καθώς και τη συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις.
Έτσι, σε αυτό το στάδιο ελέγχεται το περιεχόμενο των εγγράφων προσωπικού. Ελέγξτε όλα τα έγγραφα που διαθέτει η εταιρεία.
Κατά την αναθεώρηση των τοπικών κανονισμών, είναι απαραίτητο να ελέγχετε ότι δεν επιδεινώνουν την κατάσταση των εργαζομένων σε σύγκριση με την εργατική νομοθεσία και αποκαλύπτουν τις συνθήκες εργασίας της εταιρείας. Όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τους τοπικούς κανονισμούς έναντι της υπογραφής. Κατά τον έλεγχο των τοπικών κανονισμών, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε τα σχετικά άρθρα του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
Κάθε εργαζόμενος πρέπει να υπογράψει συγκατάθεση για την επεξεργασία και τη διαβίβαση των προσωπικών του δεδομένων εάν, κατόπιν αιτήματός του, εκδοθούν πιστοποιητικά στον εργαζόμενο, τότε για κάθε πιστοποιητικό ο εργαζόμενος πρέπει να γράψει γραπτή συγκατάθεση για τη μεταφορά των προσωπικών του δεδομένων σε τρίτους.
Το πρόγραμμα των διακοπών πρέπει να αναφέρει όχι μόνο τις προγραμματισμένες διακοπές, αλλά και σημειώσεις σχετικά με τις πραγματικές διακοπές και τις αναβολές των διακοπών. Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερωθούν γραπτώς για την ημερομηνία έναρξης της άδειας δύο εβδομάδες νωρίτερα.
Ο οργανισμός πρέπει να διαθέτει ενημερωμένο πίνακα προσωπικού, ο οποίος εγκρίνεται με εντολή, εάν γίνουν αλλαγές στον πίνακα προσωπικού, τότε πρέπει να εκδοθούν εντολές για την τροποποίηση του πίνακα προσωπικού.
Τα φύλλα χρόνου πρέπει να είναι για κάθε μήνα.
Κατά την εξέταση των διοικητικών εγγράφων, είναι απαραίτητο να ελέγχετε ότι οι παραγγελίες για το προσωπικό αποθηκεύονται χωριστά από τις παραγγελίες για κύριες δραστηριότητες. Εάν μια εταιρεία δεν χρησιμοποιεί ενιαία έντυπα εγγράφων, αλλά έχει αναπτύξει και χρησιμοποιεί τα δικά της έντυπα, τότε αυτά τα έντυπα εγγράφων πρέπει να εγκριθούν με εντολή του επικεφαλής της εταιρείας.
Κατά τον έλεγχο των αρχείων εργασίας, είναι απαραίτητο να ελέγχεται η ύπαρξη εντολής για την κύρια δραστηριότητα που ορίζει κάποιον υπεύθυνο για την τήρηση αρχείων εργασίας. Όλα τα βιβλία εργασίας πρέπει να είναι καταχωρημένα στο λογιστικό βιβλίο για την κίνηση των βιβλίων εργασίας και τα ένθετα σε αυτά, όλα τα βιβλία πρέπει να είναι διαθέσιμα και όλες οι εγγραφές πρέπει να γίνονται σε αυτά (παραλαβές, μεταφορές, βραβεία), τα ένθετα πρέπει να είναι ραμμένα σε βιβλία εργασίας . Ο εργοδότης πρέπει να αγοράζει έντυπα βιβλίων εργασίας και να τα εισάγει και να τα καταγράφει στο βιβλίο εσόδων και εξόδων για τη λογιστική των εντύπων βιβλίων εργασίας και τα ένθετα σε αυτά. Τα έντυπα των βιβλίων εργασίας και τα ένθετα πρέπει να αποθηκεύονται στο λογιστήριο, το οποίο τηρεί το βιβλίο αποδείξεων και δαπανών, η μεταφορά των εντύπων στο τμήμα προσωπικού πραγματοποιείται με βάση εσωτερικές σημειώσεις ή αιτήματα από τον υπεύθυνο για την τήρηση βιβλίων εργασίας. Νέα βιβλία εργασίας και ένθετα εκδίδονται στους εργαζόμενους με βάση τις αιτήσεις τους.
Οι συμβάσεις εργασίας πρέπει να συνάπτονται με κάθε εργαζόμενο, το περιεχόμενο της σύμβασης εργασίας πρέπει να συμμορφώνεται με το άρθρο 57 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, δηλαδή, η σύμβαση εργασίας, τουλάχιστον, πρέπει να αναφέρει τις πληροφορίες και τους όρους που προβλέπονται σε αυτήν άρθρο.
Δώστε προσοχή στη σωστή συμπλήρωση των προσωπικών καρτών των εργαζομένων, πρέπει να υπάρχουν ενημερωμένες πληροφορίες για κάθε εργαζόμενο. Στην προσωπική κάρτα πρέπει να αναγράφονται οι κωδικοί και ο εργαζόμενος πρέπει να είναι εξοικειωμένος με όλες τις πληροφορίες σχετικά με την είσοδο και τις μετεγγραφές έναντι της υπογραφής.
Όλα τα μητρώα προσωπικού πρέπει να είναι αριθμημένα, ραμμένα και σφραγισμένα με τη σφραγίδα και την υπογραφή του επικεφαλής της εταιρείας, καθώς και το βιβλίο για την καταγραφή της κίνησης των βιβλίων εργασίας και τα ένθετα σε αυτά και το βιβλίο αποδείξεων και εξόδων για τη λογιστική των εντύπων βιβλίων εργασίας και τα ένθετα σε αυτά σφραγίζονται ή σφραγίζονται με σφράγιση κεριού.
Με βάση τα αποτελέσματα του ελέγχου προσωπικού, τα πρόσωπα που διενήργησαν τον έλεγχο συντάσσουν έκθεση για τα αποτελέσματα του ελέγχου. Η έκθεση ελέγχου ανθρώπινου δυναμικού εμφανίζει τα εντοπισμένα σφάλματα και τα απαραίτητα μέτρα για την εξάλειψη αυτών των σφαλμάτων, εξάγει συμπεράσματα σχετικά με την κατάσταση των αρχείων ανθρώπινου δυναμικού και τους κινδύνους που αντιμετωπίζει η εταιρεία.
Η αναφορά μπορεί να χωριστεί σε δύο τμήματα.
Στο πρώτο μπλοκ, περιγράψτε τα αποτελέσματα του ελέγχου των υποχρεωτικών εγγράφων προσωπικού για την εταιρεία (τοπικοί κανονισμοί, εντολές για βασικές δραστηριότητες, χρονοδιαγράμματα στελέχωσης, προγράμματα διακοπών κ.λπ.).
Στο δεύτερο μπλοκ, σημειώστε τα αποτελέσματα του ελέγχου των εγγράφων για την περίπτωση κάθε εργαζόμενου (σύμβαση εργασίας, προσωπική κάρτα, εξοικείωση με τους τοπικούς κανονισμούς, βιβλίο εργασίας).
Μελέτη περίπτωσης:
Με βάση τα αποτελέσματα του ελέγχου προσωπικού, που διενεργήσαμε σε πελάτη της εταιρείας μας, εντοπίστηκαν ορισμένες παραβιάσεις των αρχείων προσωπικού και καταστάσεις κινδύνου:
Για την εξάλειψη αυτών των παραβιάσεων, συντάξαμε μια λεπτομερή έκθεση σχετικά με τα αποτελέσματα του ελέγχου προσωπικού και παρέχαμε οδηγίες για διόρθωση για κάθε παράβαση. Ως αποτέλεσμα, ο πελάτης έβαλε γρήγορα τα έγγραφα σε σειρά, ακολουθώντας λεπτομερείς συστάσεις.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι ο έλεγχος προσωπικού είναι απαραίτητο εργαλείομείωση των κινδύνων που σχετίζονται με παραβιάσεις των αρχείων προσωπικού. Πολλοί διευθυντές πιστεύουν ότι ο έλεγχος προσωπικού είναι μια περιττή και δαπανηρή διαδικασία, αλλά αυτή είναι μια εσφαλμένη γνώμη, καθώς η διεξαγωγή ελέγχου προσωπικού θα βοηθήσει στον προσδιορισμό της πραγματικής κατάστασης, στον εντοπισμό παραβιάσεων και σφαλμάτων. Ιδιαίτερες αλλαγές στην εργατική νομοθεσία, η πολυπλοκότητα της ορθής εφαρμογής της, οι συχνότερες επιθεωρήσεις εργοδοτών από την επιθεώρηση εργασίας και άλλους ρυθμιστικούς φορείς και η αυστηροποίηση της ευθύνης για παραβίαση των εργασιακών δικαιωμάτων των εργαζομένων υποδηλώνουν την ανάγκη για έλεγχο προσωπικού. Μπορεί να πραγματοποιηθεί έλεγχος ανθρώπινου δυναμικού μόνοι μαςκαι αυτό το άρθρο περιέγραψε τη διαδικασία διεξαγωγής του.
Ο επικεφαλής κάθε εταιρείας θα πρέπει μερικές φορές να έχει την επιθυμία να ελέγχει τα αρχεία ανθρώπινου δυναμικού προκειμένου να ελέγξει την ποιότητα των αρχείων και της τεκμηρίωσης του προσωπικού και τη σωστή εκτέλεση των καθηκόντων. Ο έλεγχος προσωπικού των οργανισμών είναι μια σειρά δραστηριοτήτων για τον εντοπισμό σφαλμάτων και ελλείψεων στο έργο της υπηρεσίας προσωπικού. Η έγκαιρη εφαρμογή σάς επιτρέπει να αποφύγετε διάφορα προβλήματα, βελτιστοποιήστε τη λειτουργία αυτής της υπηρεσίας στην επιχείρηση.
Ο έλεγχος ανθρώπινου δυναμικού νοείται ως αξιολόγηση της οργανωτικής δομής και του συστήματος διαχείρισης προσωπικού της εταιρείας. Ένας τέτοιος έλεγχος πραγματοποιείται εκτενώς και δίνει ένα τεράστιο θετικό αποτέλεσμαΓια την εταιρεία. Η εφαρμογή του συνδέεται όχι μόνο με την επαλήθευση και ανάλυση όλων των εγγράφων προσωπικού. Ελέγχεται η συμμόρφωση της λογιστικής με τους κανόνες της ισχύουσας νομοθεσίας που σχετίζονται με την ημέρα της επιθεώρησης. Το έργο του τμήματος HR αξιολογείται με ανάλυση των οικονομικών δεικτών των δραστηριοτήτων της εταιρείας.
Ο έλεγχος πρέπει να γίνει:
Αυτή η επαλήθευση θα πρέπει να γίνει μόνιμη για την εταιρεία. Εάν το εκτελείτε δύο φορές το χρόνο ή μία φορά το τρίμηνο, θα απαιτήσει λιγότερη προσπάθεια και χρόνο και θα μειώσει το κόστος. Τα οφέλη από έναν τέτοιο έλεγχο θα είναι μεγαλύτερα από ό,τι από έναν εφάπαξ έλεγχο προσωπικού του οργανισμού.
Ο έλεγχος μπορεί να πραγματοποιηθεί:
| 1-20 εργαζόμενοι | 200 τρίψτε. για κάθε εργαζόμενο | |||
| 21-50 εργαζόμενοι | 175 τρίψτε. για κάθε εργαζόμενο | |||
| 51-100 εργαζόμενοι | 150 τρίψτε. για κάθε εργαζόμενο | |||
| Πάνω από 100 εργαζόμενοι | 125 τρίψτε. για κάθε εργαζόμενο | |||
Παραγγείλετε έναν υπολογισμό
Σε περιπτώσεις όπου η διοίκηση της εταιρείας έχει αμφιβολίες σχετικά με την ικανότητα των υπαλλήλων του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού ή επιθυμεί να λάβει αξιολόγηση των δραστηριοτήτων τους από εμπειρογνώμονες, καλούνται εξωτερικοί ελεγκτές. Αυτό το βήμα θα σας επιτρέψει να λάβετε μια ανεξάρτητη αξιολόγηση και μια αδιάφορη άποψη για το έργο της υπηρεσίας προσωπικού. Αυτό σημαίνει ότι θα βοηθήσει στη βελτίωση των δραστηριοτήτων της.
Οι ελεγκτές από το εξωτερικό βλέπουν ακόμη και τις πιο μικρές ελλείψεις στη διατήρηση αρχείων προσωπικού. Οι υπάλληλοι της εταιρείας που ασχολούνται με καθημερινή εργασία ρουτίνας μπορεί να μην παρατηρήσουν τα δικά τους λάθη. Οι προσκεκλημένοι ελεγκτές θα εντοπίσουν αμέσως τυχόν ελλείψεις και θα τις υποδείξουν.
Οι προσκεκλημένοι ελεγκτές έχουν σημαντική εμπειρία στη διενέργεια ελέγχων, στη συμπλήρωση εγγράφων και στη σύνταξη συμβάσεων σύμφωνα με το νόμο. Επομένως, ένας τέτοιος έλεγχος θα πάρει πολύ λιγότερο χρόνο και θα εκτελείται σε υψηλό επίπεδο. Και το κόστος του θα είναι χαμηλότερο.
Όπως γίνεται σαφές, αν και το κόστος της εργασίας των ελεγκτών είναι υψηλότερο, η διεξαγωγή ενός τέτοιου ελέγχου είναι πολύ πιο αποτελεσματική.
Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι για τη διενέργεια ελέγχου προσωπικού:
Αυτές οι μέθοδοι είναι αποτελεσματικές και έχουν μεγάλα οφέλη για τον οργανισμό όταν χρησιμοποιούνται σε συνδυασμό ή ανεξάρτητα. Βοηθούν στον εντοπισμό προβληματικών περιοχών και στον καθορισμό μιας μεθόδου για την εξάλειψή τους. Αντιμετωπίζουν πλήρως όλους τους τομείς που επηρεάζουν την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα της εργασίας και την κερδοφορία του οργανισμού.
Η εταιρεία "Azbuka Ucheta" παρέχει υπηρεσίες ελέγχου προσωπικού στη Μόσχα και την περιοχή της Μόσχας.
Τα πλεονεκτήματά μας:
Οι τιμές ενός ελέγχου προσωπικού είναι καθαρά ατομικές, καθώς εξαρτώνται από πολλούς παράγοντες: το μέγεθος του οργανισμού, τις επιλεγμένες μεθόδους επαλήθευσης, την κατάσταση των αρχείων προσωπικού κ.λπ. Το κόστος ενός ελέγχου προσωπικού προσδιορίζεται κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής συνάντησης ενός Ειδικός ABC of Accounting με πελάτη.
Χρησιμοποιήστε τις υπηρεσίες επαγγελματιών με μεγάλη εμπειρία και ελέγξτε την αποτελεσματικότητα του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού σας.
Ο έλεγχος προσωπικού είναι μια σχετικά νέα κατεύθυνση στον τομέα της διαχείρισης προσωπικού. Παρά το μικρό της ηλικίας, αυτή η κατεύθυνση έχει γίνει ευρέως διαδεδομένη σε σοβαρές εταιρείες που πληρώνουν Ιδιαίτερη προσοχήδιαχείριση αρχείων προσωπικού. Η έννοια του ελέγχου προσωπικού ήρθε στις υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού από τη λογιστική και είναι μια ανεξάρτητη επαλήθευση των εγγράφων προσωπικού. Μόνο ειδικοί με μεγάλη εμπειρία σε αυτόν τον τομέα θα πρέπει να επιτρέπεται να εκτελούν αυτήν τη διαδικασία, καθώς η εργασία είναι σημαντική και υπεύθυνη. Αυτό εγείρει το ερώτημα πώς να επιλέξετε υπηρεσίες ελέγχου και πώς ο ιστότοπός μας μπορεί να βοηθήσει σε αυτό. Μάθετε τις απαντήσεις παρακάτω.
Οι υπηρεσίες ελέγχου του KDP δεν είναι μια συγκεκριμένη ενέργεια, αλλά μια ολόκληρη σειρά δραστηριοτήτων που στοχεύουν σε μια ενδελεχή ανεξάρτητη επαλήθευση της τεκμηρίωσης του προσωπικού των επιχειρήσεων. Αυτό το συγκρότημα πρέπει να περιλαμβάνει:
Επίσης, ο έλεγχος της τεκμηρίωσης ανθρώπινου δυναμικού μιας εταιρείας θα πρέπει να περιλαμβάνει την ιεράρχηση των ακόλουθων ενεργειών με στόχο τη διόρθωση προβλημάτων με την τεκμηρίωση ανθρώπινου δυναμικού. Είναι μια ολοκληρωμένη προσέγγιση που σας επιτρέπει να εντοπίζετε γρήγορα όλες τις παραβιάσεις και να λαμβάνετε συστάσεις για την εξάλειψή τους και όλα αυτά για μία πληρωμή.
Ανάλογα με τη σοβαρότητα της κατάστασης, θα πρέπει να επιλέξετε έναν από τους δύο τύπους ελέγχου που υπάρχουν σήμερα:
Τυπικός έλεγχος.Πρόκειται για ένα σύνολο μέτρων που στοχεύουν στη διεξαγωγή ελέγχου της τεκμηρίωσης και των κανονισμών προσωπικού, που ακολουθείται από αξιολόγηση εμπειρογνωμόνων και παροχή συστάσεων για τη διόρθωση των παραβιάσεων που έχουν εντοπιστεί. Ένας τυπικός έλεγχος περιλαμβάνει τη συμφωνία εγγράφων για συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις, τον έλεγχο των εγγράφων προσωπικού και τη διαμόρφωση ενός πίνακα συμφωνίας, ο οποίος επισημαίνει έγγραφα και πράξεις που χρειάζονται τροποποιήσεις.
Εκτεταμένος έλεγχος.Αυτό είναι ένα πιο εκτεταμένο σύνολο δραστηριοτήτων, το οποίο, εκτός από τις προαναφερθείσες ενέργειες, περιλαμβάνει ανάλυση των αιτιών των ασυνεπειών, καθώς και τη δημιουργία λίστας πιθανές συνέπειεςπου συμβαίνουν όταν αγνοείται η ανάγκη διόρθωσης παραβάσεων.
Φυσικά, ο εκτεταμένος έλεγχος είναι μια πιο προτιμώμενη υπηρεσία και, αν είναι δυνατόν, θα πρέπει να την επιλέξετε.
Σε αυτή την ενότητα μπορείτε να βρείτε ένα ευρύ φάσμα προσφορών από ειδικούς ελέγχου ανθρώπινου δυναμικού. Να κάνω σωστή επιλογήερμηνευτής, δώστε προσοχή στους ακόλουθους παράγοντες:
Χαρτοφυλάκιο - μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον προσδιορισμό του επιπέδου επαγγελματισμού και της ποιότητας της παροχής υπηρεσιών.
Ο έλεγχος είναι μια διαδικασία για μια ανεξάρτητη αξιολόγηση των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού, συστήματος, διαδικασίας, έργου ή προϊόντος για τον εντοπισμό κινδύνων και την εμφάνιση καταστάσεων σύγκρουσης. Ένας έλεγχος μπορεί να είναι εσωτερικός, όταν διενεργείται από τον ίδιο τον οργανισμό, και εξωτερικός, όταν προσλαμβάνονται ειδικοί τρίτων σε συμβατική βάση για την αξιολόγηση δραστηριοτήτων σε έναν συγκεκριμένο τομέα της εταιρείας. Τις περισσότερες φορές, ο όρος «έλεγχος» χρησιμοποιείται σε σχέση με τον έλεγχο οικονομικές δηλώσειςεταιρείες, ωστόσο, υπάρχουν και άλλα είδη, για παράδειγμα, έλεγχος προσωπικού. Πολλοί έχουν ακούσει αυτή τη φράση, αλλά δεν έχουν ιδέα ποια είναι η ουσία αυτής της διαδικασίας. Σήμερα θα μιλήσουμε συγκεκριμένα για τον έλεγχο των εγγράφων προσωπικού, θα σας πούμε γιατί είναι απαραίτητος, πότε και από ποιον πραγματοποιείται.
Ας πούμε αμέσως ότι ο έλεγχος προσωπικού είναι ένα προαιρετικό γεγονός και δεν διενεργείται πολύ συχνά. Ωστόσο, πιστεύουμε ότι μια τέτοια διαδικασία θα πρέπει να πραγματοποιηθεί για:
— προετοιμασία για έλεγχο επιθεώρησης της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις της εργατικής, αρχειακής, συνταξιοδοτικής, μεταναστευτικής νομοθεσίας κ.λπ.
— αξιολόγηση των κινδύνων που συνδέονται με μια συγκεκριμένη κατάσταση (κίνδυνοι που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια επιθεώρησης από ρυθμιστικές αρχές, κατά την εξέταση εργατικής διαφοράς στο δικαστήριο, κατά τη διάρκεια του συνδικαλιστικού ελέγχου κ.λπ.)·
— βελτίωση του επαγγελματισμού των ειδικών HR (εκπαίδευση βάσει παραβιάσεων).
— αξιολόγηση του επαγγελματισμού των υπαλλήλων του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού·
— ανάπτυξη σχεδίου δράσης για τη διόρθωση των παραβιάσεων·
— βελτιστοποίηση του έργου της υπηρεσίας προσωπικού (ελαχιστοποίηση του κόστους, δημιουργία συστήματος λογοδοσίας των ανθρώπων, ανταμοιβές κ.λπ.).
Επιπλέον, ο έλεγχος θα βοηθήσει στην αξιολόγηση και ανάλυση της κατάστασης των εγγράφων προσωπικού κατά τη μεταφορά εγγράφων κατά την αναδιοργάνωση, την αλλαγή διοίκησης (συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης της υπηρεσίας προσωπικού), την απόλυση (υποδοχή) υπαλλήλων του τμήματος προσωπικού (HR).
Ας επαναλάβουμε ότι μπορείτε να πραγματοποιήσετε έλεγχο προσωπικού μόνοι σας ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες τρίτων εταιρειών, καθώς αυτές επαρκή ποσότητακαι υπάρχουν πολλά για να διαλέξετε. Ταυτόχρονα, ο έλεγχος προσωπικού είναι μια πολύ υπεύθυνη υπόθεση, γιατί σχετίζεται άμεσα με τα εμπιστευτικά έγγραφα της εταιρείας.
Εάν σκοπεύετε να επιλέξετε έναν εξωτερικό ελεγκτή, είναι σημαντικό η υπηρεσία να παρέχεται από ειδικευμένους ειδικούς που εργάζονται σε αυτόν τον τομέα εδώ και αρκετά χρόνια. Ρωτήστε πόσο συχνά η ελεγκτική εταιρεία παρέχει υπηρεσίες για τον έλεγχο των αρχείων προσωπικού και εάν μεταξύ των πελατών της υπάρχουν οργανισμοί παρόμοιοι με τους δικούς σας ως προς το είδος της δραστηριότητας. Θυμηθείτε ότι οι υπηρεσίες μιας αξιόπιστης εταιρείας συμβούλων που προσφέρει έλεγχο τεκμηρίωσης προσωπικού και έχει επαγγελματίες στο προσωπικό της δεν μπορεί να είναι φθηνές.
Η επιτυχία της διενέργειας ελέγχου προσωπικού από ειδικούς από τρίτο οργανισμό εξαρτάται επίσης από τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία είναι έτοιμη να αλληλεπιδράσει με τους ελεγκτές. Ως εκ τούτου, τις περισσότερες φορές, πριν από την έναρξη ενός ελέγχου, δημιουργείται μια ομάδα εργασίας, αποτελούμενη από εκπροσώπους της εταιρείας που καλούνται να διενεργήσουν τον έλεγχο και εκπροσώπους της εταιρείας πελατών. Η σύνθεση και ο αριθμός των προσκεκλημένων ελεγκτών καθορίζονται σε μεγάλο βαθμό από το χρονοδιάγραμμα και το εύρος των εργασιών που πρέπει να γίνουν, αλλά σίγουρα απαιτείται η συμμετοχή δικηγόρων και ειδικών στον τομέα της υποστήριξης τεκμηρίωσης.
Εάν δεν υπάρχει επιθυμία προσέλκυσης ειδικών τρίτων και δεν περιλαμβάνεται χρηματοδότηση για αυτό, είναι δυνατό να πραγματοποιήσετε έλεγχο προσωπικού μόνοι σας. Ωστόσο, έχοντας ορίσει το κατάλληλο καθήκον για το τμήμα προσωπικού του ιδρύματος, θα πρέπει να θυμόμαστε ότι δεν είναι πάντα έτοιμοι να δώσουν μια αντικειμενική αξιολόγηση της τρέχουσας κατάστασης, καθώς θα ελέγξουν πραγματικά την εργασία τους. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι πλήρους απασχόλησης μπορούν να «κλείνουν το μάτι» σε κάποια λάθη, αφού αυτοί είναι που θα πρέπει να τα διορθώσουν.
Πιστεύουμε ότι εάν η επιλογή γίνει υπέρ του εσωτερικού ελέγχου, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα μικρό διαρθρωτική υποδιαίρεσηγια το σκοπό αυτό, ή μια επιτροπή, η οποία πρέπει να περιλαμβάνει έναν ειδικό που κατανοεί την εργατική νομοθεσία και τα αρχεία προσωπικού, αλλά δεν εξαρτάται από τα άτομα των οποίων την εργασία θα ελέγξει, για παράδειγμα, έναν δικηγόρο.
Αρχικά, ας αναφέρουμε τους κύριους κανονισμούς που πρέπει να τηρούνται κατά τον έλεγχο της τεκμηρίωσης προσωπικού. Τα κυριότερα είναι:
— Διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 16ης Απριλίου 2003 N 225 «Σχετικά με τα βιβλία εργασίας» (μαζί με τους Κανόνες για τη διατήρηση και αποθήκευση βιβλίων εργασίας).
— Ψήφισμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 10ης Οκτωβρίου 2003 N 69 «Σχετικά με την έγκριση των οδηγιών για τη συμπλήρωση βιβλίων εργασίας» (εφεξής «Οδηγίες για τη συμπλήρωση βιβλίων εργασίας»).
— Ψήφισμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 5ης Ιανουαρίου 2004 N 1 «Σχετικά με την έγκριση ενοποιημένων μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης για την καταγραφή της εργασίας και την πληρωμή της» (εφεξής ψήφισμα N 1).
— Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Αυγούστου 2010 N 558 «Για την έγκριση του καταλόγου τυποποιημένων αρχειακών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται κατά τη διαδικασία των δραστηριοτήτων κρατικών φορέων, τοπικών κυβερνήσεων και οργανισμών, με ένδειξη των περιόδων αποθήκευσης».
— Ομοσπονδιακός νόμος της 27ης Ιουλίου 2006 N 152-FZ «Περί Προσωπικών Δεδομένων».
— GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων"·
- Εργατικό Κώδικα.
Επιπλέον, υπάρχει επαρκής αριθμός νομοθετικών κανονισμών που ρυθμίζουν την εργασία γραφείου, τη διαδικασία διεξαγωγής προσωπικών υποθέσεων ή ρυθμίζουν άλλες πτυχές εργασιακές σχέσεις. Αυτές οι πράξεις πρέπει επίσης να μελετώνται και να εφαρμόζονται κατά τον έλεγχο των εγγράφων προσωπικού.
Δεν θα εξετάσουμε πώς ένας συμβουλευτικός οργανισμός διενεργεί έλεγχο βάσει αστικής σύμβασης, αλλά θα επικεντρωθούμε στον εσωτερικό έλεγχο. Η σειρά με την οποία εκτελείται εξαρτάται από τους στόχους. Μπορείτε να ελέγξετε όλους τους τομείς συντήρησης και επεξεργασίας εγγράφων προσωπικού ή μπορείτε να ελέγξετε μόνο έναν τομέα, για παράδειγμα, συμβάσεις εργασίας. Σε κάθε περίπτωση, το πρώτο βήμα για την έναρξη ελέγχου θα είναι η έκδοση διαταγής διενέργειας ελέγχου, η οποία ορίζει επιθεωρητή ή δημιουργεί ελεγκτική επιτροπή. Με τη σειρά, μπορείτε να καθορίσετε το θέμα της επιθεώρησης.
Εδώ είναι ένα παράδειγμα παραγγελίας.
Δημοτικό δημοσιονομικό εκπαιδευτικό ίδρυμα
"Μέση τιμή ολοκληρωμένο σχολείο N 72"
Αρ. διαταγής 42
σχετικά με τη διενέργεια ελέγχου προσωπικού
Για τη βελτίωση του έργου του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού και την ελαχιστοποίηση των κινδύνων που συνδέονται με την ακατάλληλη συντήρηση της τεκμηρίωσης του προσωπικού,
Εγώ διατάζω:
1. Διενέργεια εσωτερικού ελέγχου προσωπικού με θέμα «Εγγραφή προσλήψεων και παροχή ετήσιας άδειας μετ’ αποδοχών» από 28 Μαΐου έως 5 Ιουνίου 2012.
2. Διορίστε τον A.G. Volkova, αναπληρωτή διευθυντή εκπαιδευτικού έργου, ως πρόεδρο της ελεγκτικής επιτροπής.
3. Συμπεριλάβετε στην προμήθεια:
— Αναπληρωτής Διευθυντής Διοικητικού και Οικονομικού Έργου O. L. Zolotov.
— δάσκαλος ρωσικής γλώσσας και λογοτεχνίας V.S.
— νομικός σύμβουλος Lopukhov I.R.
4. Υποβολή έκθεσης για τον έλεγχο που έγινε έως 08/06/2012.
5. Αναθέστε τον έλεγχο για την εκτέλεση της παρούσας εντολής στην Αναπληρώτρια Διευθύντρια Εκπαιδευτικού Έργου Volkova A.G.
Διευθυντής Komova /L. V. Komova/
Οι παρακάτω έχουν εξοικειωθεί με την παραγγελία:
Volkova A. G. 16/05/2012, Volkova
Zolotova O. L. 16/05/2012, Zolotova
Paramonova V. S. 16/05/2012, Paramonova
Lopukhov I. R. 16/05/2012, Lopukhov
Εάν έχει καθοριστεί το θέμα του ελέγχου, τότε ο επικεφαλής του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού μπορεί μόνο να προετοιμαστεί ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ. Εάν ο έλεγχος διενεργείται όταν υπάρχει αλλαγή στη διαχείριση της υπηρεσίας προσωπικού ή κατά τη μεταφορά υποθέσεων από έναν ειδικό σε άλλο, είναι απαραίτητο να καθοριστεί ο κατάλογος των εγγράφων που πρέπει να επιθεωρηθούν.
Να θυμάστε ότι υπάρχει μια λίστα με υποχρεωτικά έγγραφα που πρέπει να διαθέτει κάθε οργανισμός, ανεξάρτητα από τη νομική μορφή και τη μορφή ιδιοκτησίας. Τέτοια έγγραφα περιλαμβάνουν:
1. Τραπέζι προσωπικού. Ας πούμε αμέσως ότι υπάρχει μόνο αναφορά αυτού του εγγράφου στον Εργατικό Κώδικα, αλλά δεν υπάρχει καμία ένδειξη ότι η σύνταξη του είναι υποχρεωτική. Το ψήφισμα Νο. 1 ενοποίησε τη μορφή αυτού του εγγράφου - T-3. Ας σημειώσουμε ότι οι ρυθμιστικές αρχές, είτε είναι η κρατική επιθεώρηση εργασίας, η εισαγγελία ή οι φορολογικές αρχές, το ζητούν σχεδόν πάντα: η δομή του ιδρύματος, το ταμείο μισθών, τα επιδόματα και οι πρόσθετες πληρωμές στους εργαζομένους είναι ξεκάθαρα από το χρονοδιάγραμμα.
2. Πρόγραμμα διακοπών. Ο δεσμευτικός χαρακτήρας αυτού του εγγράφου δεν αμφισβητείται, δεδομένου ότι το άρθρο. Το 123 του Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας ορίζει άμεσα ότι οι ετήσιες αμειβόμενες διακοπές παρέχονται στους εργαζομένους σύμφωνα με το πρόγραμμα διακοπών που εγκρίθηκε από τον εργοδότη, λαμβάνοντας υπόψη τη γνώμη του αντιπροσωπευτικού σώματος των εργαζομένων τουλάχιστον δύο εβδομάδες πριν από το νέο έτος. Η μορφή του χρονοδιαγράμματος T-7 ενοποιείται επίσης με το ψήφισμα Νο. 1.
3. Προσωπικές κάρτες - έντυπα T-2 και T-2GS (MS). Πρέπει να φυλάσσονται για κάθε εργαζόμενο, καθώς ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να εξοικειώνει τον εργαζόμενο με κάθε εγγραφή στο βιβλίο εργασίας έναντι της υπογραφής στην προσωπική του κάρτα - σε αυτήν, δυνάμει του άρθρου 23 των Κανόνων για τη διατήρηση και αποθήκευση βιβλίων εργασίας, επαναλαμβάνεται η καταχώριση που έγινε στο βιβλίο εργασίας.
4. Προσωπικά θέματα. Η υποχρέωση διατήρησής τους καθιερώνεται για ορισμένες κατηγορίες εργαζομένων, στις οποίες περιλαμβάνονται δημόσιοι υπάλληλοι, δημοτικοί υπάλληλοι, τελωνειακοί κ.λπ.
Η διαδικασία διαχείρισης των προσωπικών αρχείων των κρατικών δημοσίων υπαλλήλων καθορίζεται με το διάταγμα του Προέδρου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 30ης Μαΐου 2005 N 609 «Σχετικά με την έγκριση των κανονισμών για τα προσωπικά δεδομένα των κρατικών δημοσίων υπαλλήλων της Ρωσικής Ομοσπονδίας και τη διαχείριση του τον προσωπικό του φάκελο». Για τους δημόσιους υπαλλήλους μιας συνιστώσας οντότητας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, η διαδικασία διατήρησης προσωπικού αρχείου καθορίζεται από τους κανονισμούς αυτής της συνιστώσας οντότητας. Για παράδειγμα, για τους υπαλλήλους της πόλης της Μόσχας καθορίζεται με Διάταγμα του Δημάρχου της Μόσχας της 15ης Ιουνίου 2011 N 44-UM, και για τους δημοσίους υπαλλήλους της Αγίας Πετρούπολης - με Διάταγμα της Κυβέρνησης της Αγίας Πετρούπολης του Ιουνίου 30, 2008 N 773.
5. Σε κάθε ίδρυμα πρέπει επίσης να υπάρχει φύλλο χρόνου (έντυπα Τ-12, Τ-13), αφού το άρθ. Το 91 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας υποχρεώνει τον εργοδότη να τηρεί αρχεία του χρόνου εργασίας που εργάστηκε πραγματικά από κάθε εργαζόμενο.
Σημείωση! Παλαιότερα, κρατικοί φορείς, διαχείριση κρατικών εξωδημοσιονομικών κονδυλίων, διαχείριση εδαφικών κρατικών εξωδημοσιονομικών κονδυλίων, τοπική αυτοδιοίκηση, δημοσιονομικά ιδρύματα, φορείς υλοποίησης υπηρεσία μετρητώνγια την εκτέλεση των προϋπολογισμών του δημοσιονομικού συστήματος της Ρωσίας, για την καταγραφή των ωρών εργασίας, χρησιμοποιήσαμε ένα φύλλο χρόνου στο έντυπο 0504421, που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 30ης Δεκεμβρίου 2008 N 148n. Ωστόσο, λόγω του γεγονότος ότι έχει χάσει ισχύ από την 1η Ιανουαρίου 2011 (Διαταγή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 1 Δεκεμβρίου 2010 N 157n), το έντυπο από το Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 15 Δεκεμβρίου 2010 χρησιμοποιείται N 173n - 0301008 και αυτό είναι ακριβές αντίγραφο του εντύπου T-13.
6. Τα βιβλία εργασίας του καθιερωμένου εντύπου αποτελούν το κύριο έγγραφο επί εργασιακή δραστηριότητακαι την εργασιακή εμπειρία του εργαζομένου. Κάθε εργοδότης (με εξαίρεση τους εργοδότες που είναι άτομα που δεν είναι μεμονωμένοι επιχειρηματίες) υποχρεούται να τα διατηρεί για κάθε εργαζόμενο που έχει εργαστεί σε αυτόν για περισσότερες από πέντε ημέρες, στην περίπτωση που η εργασία για αυτόν τον εργοδότη είναι η κύρια για ο εργαζόμενος (άρθρο 66 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
Το βιβλίο εργασίας περιέχει πληροφορίες για τον εργαζόμενο, την εργασία που εκτελεί, τις μεταθέσεις σε άλλη μόνιμη εργασία και την απόλυση, καθώς και τους λόγους καταγγελίας της σύμβασης εργασίας και πληροφορίες για βραβεία επιτυχίας στην εργασία. Πληροφορίες για ποινές δεν καταχωρούνται στο βιβλίο, εκτός από τις περιπτώσεις που η πειθαρχική κύρωση είναι απόλυση.
Σημείωση! Ελέγξτε εάν έχει διοριστεί υπεύθυνος για την τήρηση βιβλίων εργασίας και εάν είναι όλοι εγγεγραμμένοι στο βιβλίο καταγραφής της κίνησης των βιβλίων εργασίας και των ενθέτων τους. Επιπλέον, δείτε τις εγγραφές στα βιβλία εργασίας - πρέπει να γίνονται βάσει παραγγελιών.
7. Συμβάσεις εργασίας ή συμβάσεις παροχής υπηρεσιών. Η σύμβαση εργασίας είναι μια συμφωνία μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου, σύμφωνα με την οποία ο εργοδότης αναλαμβάνει να παρέχει στον εργαζόμενο εργασία για μια συγκεκριμένη εργασιακή λειτουργία, να παρέχει συνθήκες εργασίας, να πληρώνει τους μισθούς εγκαίρως και πλήρως και ο εργαζόμενος αναλαμβάνει να εκτελέσει προσωπικά η εργασιακή λειτουργία που καθορίζεται από την παρούσα συμφωνία, συμμορφώνεται με τους εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας που ισχύουν σε αυτόν τον εργοδότη.
8. Παραγγελίες για το προσωπικό:
— σχετικά με την απασχόληση (έντυπα T-1, T-1a)·
— σχετικά με τη μεταφορά σε άλλη εργασία (έντυπα T-5, T-5a)·
— σχετικά με τη χορήγηση άδειας (έντυπα T-6, T-6a)·
— σχετικά με την αποστολή σε επαγγελματικό ταξίδι (έντυπα T-9, T-9a)·
— σχετικά με τα κίνητρα (έντυπα T-11, T-11a).
— για καταγγελία (καταγγελία) σύμβασης εργασίας (έντυπα Τ-8, Τ-8α).
Αυτά τα ενοποιημένα έντυπα πρέπει να χρησιμοποιούνται από όλους τους οργανισμούς που δραστηριοποιούνται στην επικράτεια της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας τους (ρήτρα 2 του ψηφίσματος αριθ. 1).
Κατά τον έλεγχο αυτών των παραγγελιών, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν έγγραφα που παρέχουν τη βάση για την έκδοσή τους. Πολύ συχνά λείπουν - υπάρχει αναφορά στην παραγγελία σε συμφωνία, δήλωση ή άλλο έγγραφο, αλλά το ίδιο το έγγραφο δεν υπάρχει. Αυτό είναι παράβαση.
9. Παραγγελίες για κύριες δραστηριότητες. Είναι απαραίτητο να ελέγξετε την παρουσία των υπογραφών του διαχειριστή και τις βίζες έγκρισης. Να σας υπενθυμίσουμε ότι τέτοιες εντολές πρέπει να τηρούνται χωριστά από τις εντολές για το προσωπικό.
Λάβετε υπόψη ότι πρέπει όχι μόνο να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα αυτών των εγγράφων, αλλά και να προσέξετε τον τρόπο με τον οποίο συντάσσονται. Για παράδειγμα, λόγω των απαιτήσεων του άρθ. 67 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, μια σύμβαση εργασίας συνάπτεται γραπτώς, που συντάσσεται σε δύο αντίγραφα, καθένα από τα οποία υπογράφεται από τα μέρη. Το ένα αντίγραφο δίνεται στον εργαζόμενο, το άλλο φυλάσσεται από τον εργοδότη. Η παραλαβή αντιγράφου της σύμβασης εργασίας από τον εργαζόμενο πρέπει να επιβεβαιώνεται με την υπογραφή του στο αντίγραφο που τηρεί ο εργοδότης. Το άρθρο 57 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας ορίζει τους όρους που πρέπει να περιλαμβάνονται στο κείμενο της σύμβασης εργασίας.
Αλλά με ένα συμβόλαιο παροχής υπηρεσιών όλα είναι διαφορετικά. Εκτός από το γεγονός ότι ο ομοσπονδιακός νόμος ορίζει το περιεχόμενό του, το διάταγμα του Προέδρου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 16ης Φεβρουαρίου 2005 N 159 ενέκρινε ένα δείγμα φόρμας σύμβασης για την εκτέλεση της κρατικής δημόσιας υπηρεσίας και την πλήρωση θέσης στην κρατική δημόσια υπηρεσία . Επομένως, ελέγξτε ότι οι συμβάσεις συμμορφώνονται με τις νομικές απαιτήσεις όχι μόνο ως προς το περιεχόμενο, αλλά και ως προς τη μορφή. Και ως προς το περιεχόμενο, σημειώνουμε ότι, για παράδειγμα, το σημαντικότερο αντικείμενο επαλήθευσης των εντολών απόλυσης θα είναι η αναγραφή σε αυτά του λόγου και της βάσης της απόλυσης. Με βάση την τέχνη. 84.1 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, πρέπει να αναφέρονται αυστηρά σύμφωνα με τη διατύπωση του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή άλλου ομοσπονδιακού νόμου και με αναφορά στο σχετικό άρθρο, μέρος του άρθρου, παράγραφος του άρθρου. Κατά τον έλεγχο του περιεχομένου των συμβάσεων εργασίας, δώστε προσοχή στην ύπαρξη προϋποθέσεων που, δυνάμει του άρθρου. 57 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας απαιτείται να περιλαμβάνονται στο κείμενό τους.
Ας ξεκινήσουμε από το γεγονός ότι, με βάση το άρθ. 8 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, οι εργοδότες, με εξαίρεση τους εργοδότες - άτομα που δεν είναι μεμονωμένοι επιχειρηματίες, υιοθετούν τοπικούς κανονισμούς που περιέχουν κανόνες εργατικού δικαίου, εντός της αρμοδιότητάς τους σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία και άλλες κανονιστικές νομικές πράξεις που περιέχουν κανόνες εργατικού δικαίου , συλλογικές συμβάσεις, συμβάσεις. Οι διατάξεις τέτοιων πράξεων δεν πρέπει να επιδεινώνουν τη θέση του εργαζομένου σε σύγκριση με όσα ορίζει η εργατική νομοθεσία.
Πρέπει επίσης να ελεγχθούν τα ακόλουθα έγγραφα.
1. Εσωτερικός κανονισμός εργασίας. Σύμφωνα με το άρθ. 189 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, αυτό το έγγραφο ρυθμίζει τη διαδικασία πρόσληψης και απόλυσης εργαζομένων, τα βασικά δικαιώματα, καθήκοντα και ευθύνες των μερών σε σύμβαση εργασίας, ώρες εργασίας, περιόδους ανάπαυσης, κίνητρα και ποινές που εφαρμόζονται στους εργαζόμενους, όπως καθώς και άλλα θέματα ρύθμισης των εργασιακών σχέσεων με συγκεκριμένο εργοδότη.
2. Οδηγίες προστασίας της εργασίας. Συνήθως αποτελούνται από απαιτήσεις επαγγελματικής ασφάλειας πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εργασία, και περιλαμβάνουν επίσης διαδικασίες έκτακτης ανάγκης. Αυτές οι οδηγίες αναπτύσσονται με βάση τη θέση του εργαζομένου, το επάγγελμά του ή το είδος της εργασίας που εκτελεί, βάσει διεπαγγελματικών ή βιομηχανικών τυποποιημένων οδηγιών για την προστασία της εργασίας, διεπαγγελματικών ή βιομηχανικών κανόνων για την προστασία της εργασίας, απαιτήσεις ασφαλείας που έχουν καθοριστεί στην τεκμηρίωση λειτουργίας και επισκευής των οργανισμών κατασκευής εξοπλισμού, στην τεχνολογική τεκμηρίωση του οργανισμού, λαμβάνοντας υπόψη ειδικές συνθήκες παραγωγής με βάση Μεθοδολογικές συστάσεις.
3. Κανονισμοί για την αποθήκευση και προστασία των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων (ή άλλο έγγραφο που καθορίζει τη διαδικασία αποθήκευσης και χρήσης τους). Η σύνταξη της τοπικής αυτής πράξης είναι υποχρεωτική λόγω των απαιτήσεων του άρθ. 87 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
4. Κανονισμοί αποδοχών ή άλλες τοπικές ρυθμίσεις που ρυθμίζουν το σύστημα αποδοχών στο ίδρυμα και μπόνους εργαζομένων. Η διάταξη αυτή είναι υποχρεωτική δυνάμει του άρθ. 135 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας - συστήματα αμοιβών, συμπεριλαμβανομένων των τιμολογίων, των μισθών (επίσημων μισθών), των πρόσθετων πληρωμών και των επιδομάτων αντισταθμιστικού χαρακτήρα, συμπεριλαμβανομένης της εργασίας σε συνθήκες που αποκλίνουν από τις κανονικές συνθήκες, συστήματα πρόσθετων πληρωμών και επιδομάτων κινήτρων και συστήματα μπόνους, θεσπίζονται με συλλογικές συμβάσεις, συμβάσεις, τοπικούς κανονισμούς σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία και άλλους κανονισμούς που περιέχουν πρότυπα εργατικού δικαίου.
Εκτός από αυτά που αναφέρθηκαν, υπάρχουν και άλλα απαραίτητα έγγραφα - υποχρεωτικά για ορισμένους οργανισμούς λόγω των ιδιαιτεροτήτων των δραστηριοτήτων τους, για παράδειγμα, πρόγραμμα βάρδιων, κατάλογος θέσεων με ακανόνιστες ώρες εργασίας, συμφωνίες για πλήρη ατομική ευθύνη, διατάξεις για εμπορικές ή άλλα μυστικά που προστατεύονται από το νόμο.
Εάν το ίδρυμα έχει αναπτύξει άλλους τοπικούς κανονισμούς που ρυθμίζουν ορισμένους τομείς εργασιακών σχέσεων, συνιστούμε να τους ελέγξετε για την ύπαρξη συνθηκών που επιδεινώνουν τη θέση του εργαζομένου σε σύγκριση με την καθιερωμένη εργατική νομοθεσία και τη νομική ισχύ (εάν είναι απαραίτητο, η γνώμη του αντιπροσωπευτικού οργάνου των εργαζομένων έχει ληφθεί υπόψη, εγκρίθηκε εάν το έγγραφο είναι από τον προϊστάμενο του φορέα, εάν οι εργαζόμενοι είναι εξοικειωμένοι με την πράξη κ.λπ.). Μπορεί να είναι:
- συλλογική σύμβαση;
— συμφωνία για τη συλλογική οικονομική ευθύνη·
— διατάξεις για την προσαρμογή των εργαζομένων·
— κανονισμούς σχετικά με τη διαδικασία για τη διέλευση της δοκιμαστικής περιόδου·
— κανονισμοί για την πιστοποίηση των εργαζομένων.
Συνιστούμε να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στον έλεγχο των περιγραφών θέσεων εργασίας. Αφενός δεν είναι υποχρεωτικά, αφετέρου με βάση το άρθ. 57 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, υποχρεωτική προϋπόθεση μιας σύμβασης εργασίας είναι μια εργασιακή λειτουργία και ορίζεται είτε στη σύμβαση εργασίας είτε, για να μην υπερφορτωθεί, σε περιγραφή εργασίας. Επομένως, μερικές φορές οι οδηγίες είναι απλώς απαραίτητες.
Ας περάσουμε στα περιοδικά, μεταξύ των οποίων, όπως μεταξύ των τοπικών κανονισμών, υπάρχουν και υποχρεωτικοί.
| Όνομα περιοδικού | Κανονιστική πράξη |
| Βιβλίο λογιστικής κίνησης βιβλίων εργασίας και ένθετα για αυτά | Ρήτρα 40, 41 των Κανόνων για τη διατήρηση και αποθήκευση βιβλίων εργασίας, το έντυπο καθορίζεται από το Παράρτημα 3 των Οδηγιών για τη συμπλήρωση βιβλίων εργασίας |
| Βιβλίο αποδείξεων και εξόδων λογιστικής εντύπων βιβλίου εργασίας και ένθετα σε αυτό | Το ίδιο |
| ημερολόγιο επιθεώρησης | Το άρθρο 16 του ομοσπονδιακού νόμου της 26ης Δεκεμβρίου 2008 N 294-FZ «Σχετικά με την προστασία των δικαιωμάτων νομικών προσώπων και μεμονωμένων επιχειρηματιών κατά την άσκηση κρατικού ελέγχου (εποπτείας) και δημοτικού ελέγχου». Το έντυπο του περιοδικού εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικής Ανάπτυξης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 30ης Απριλίου 2009 N 141 |
Εκτός από τα προαναφερθέντα υποχρεωτικά περιοδικά, το ίδρυμα μπορεί να διατηρεί και άλλα περιοδικά για τη συστηματοποίηση πληροφοριών σχετικά με τα αρχεία προσωπικού, όπως:
— ημερολόγια συμβάσεων εργασίας, εντολές προσωπικού, προσωπικοί φάκελοι, πιστοποιητικά ανικανότητας προς εργασία·
— περιοδικό εξοικείωσης με τους τοπικούς κανονισμούς·
— περιοδικό για την έκδοση ταξιδιωτικών πιστοποιητικών και πιστοποιητικών.
Όταν ελέγχετε ημερολόγια και λογιστικά βιβλία, δώστε προσοχή στο σχεδιασμό τους. Όλα τα φύλλα των περιοδικών πρέπει να είναι αριθμημένα, τα ίδια τα περιοδικά πρέπει να είναι δεμένα, σφραγισμένα με κερί ή σφραγισμένα και πιστοποιημένα από τον επικεφαλής του οργανισμού. Δεν επιτρέπονται διορθώσεις στα ημερολόγια. Είναι επίσης απαραίτητο να βεβαιωθείτε ότι στο βιβλίο καταγραφής της κίνησης των βιβλίων εργασίας και των ενθέτων τους, όλες οι στήλες είναι συμπληρωμένες, δεν υπάρχουν διορθώσεις σε αυτό, αυτό το βιβλίο είναι δεμένο και σφραγισμένο.
Σημείωση. Η ανάλυση του συστήματος καταχώρισης και συστηματοποίησης εγγράφων είναι πολύ σημαντική, καθώς παρέχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο οργάνωσης του συστήματος αποθήκευσης εγγράφων στο ίδρυμα.
Επί του παρόντος, τα περισσότερα ιδρύματα διατηρούν τεκμηρίωση προσωπικού χρησιμοποιώντας εξειδικευμένα προϊόντα λογισμικού, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει επίσης να ελεγχθούν.
Κατά την επιθεώρηση, βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει εάν το πρόγραμμα παρέχει τη δυνατότητα διατήρησης τεκμηρίωσης προσωπικού σύμφωνα με τις απαιτήσεις της ισχύουσας νομοθεσίας (είναι πιθανό οι προγραμματιστές του προϊόντος λογισμικού να "έχασαν" ορισμένες απαραίτητες λεπτομέρειες), εάν περιέχονται όλες οι ενοποιημένες φόρμες στο πρόγραμμα, πόσο συχνά ενημερώνεται, αν είναι σχετικές όλες οι μορφές εγγράφων.
Η επόμενη σημαντική πτυχή που πρέπει να ελεγχθεί είναι η σειρά πρόσβασης στο λογισμικό και (ή) δημιουργημένη τεκμηρίωση προσωπικού. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι απαραίτητο να μάθετε ποιος από τους υπαλλήλους της εταιρείας εμπλέκεται στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού και να βεβαιωθείτε ότι το σύστημα αποκλείει τη δυνατότητα πρόσβασης σε ηλεκτρονικές μορφές εγγράφων για εκείνους τους υπαλλήλους των οποίων οι επαγγελματικές ευθύνες δεν περιλαμβάνουν εργασία με τέτοια δεδομένα.
Ελεγχος λογισμικότο έργο του τμήματος προσωπικού θα μας επιτρέψει να εντοπίσουμε πιθανά κανάλια μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης ή απώλειας πληροφοριών προσωπικού, καθώς και να αξιολογήσουμε τη σκοπιμότητα χρήσης ενός συγκεκριμένου προϊόντος λογισμικού.
Έτσι, κατά τον έλεγχο της τεκμηρίωσης προσωπικού, ελέγχεται η παρουσία υποχρεωτικών εγγράφων, η ορθότητα της εκτέλεσης, καθώς και η συμμόρφωση του περιεχομένου των εγγράφων με τις νομικές απαιτήσεις.
Είναι καλύτερα να τεκμηριώσετε την ίδια τη διαδικασία ελέγχου, ώστε αργότερα κατά τη σύνταξη της τελικής έκθεσης να μην ξεχάσετε τίποτα σημαντικό.
Το τελευταίο στάδιο της επαλήθευσης εγγράφων θα είναι η προετοιμασία μιας έκθεσης που θα περιγράφει την τρέχουσα κατάσταση των πραγμάτων, υποδεικνύοντας προβληματικούς τομείς και πιθανούς κινδύνους. Η έκθεση παρέχει επίσης συνήθως συστάσεις για την εξάλειψη των εντοπισμένων παραβιάσεων της εργατικής νομοθεσίας και των ελλείψεων, και επίσης ενημερώνει για πιθανή τιμωρία εάν δεν εξαλειφθούν οι παραβιάσεις (βλ. σελίδα 45).
Σε περίπτωση ελέγχου τεκμηρίωσης προσωπικού όταν υπάρχει αλλαγή στη διαχείριση της υπηρεσίας προσωπικού ή ενός ειδικού στη διαχείριση αρχείων προσωπικού, εκτός από το συμπέρασμα, είναι απαραίτητο να συνταχθεί πράξη αποδοχής και μεταφοράς υποθέσεων, το παράρτημα στο οποίο θα υπάρχει μια λίστα βιβλίων εργασίας (που θα αναφέρει το πλήρες όνομα του κατόχου, τη σειρά και τον αριθμό του βιβλίου εργασίας και τα ένθετα (εάν υπάρχουν)).
Συμπερασματικά, σημειώνουμε ότι κατά τη διεξαγωγή περιοδικών ελέγχων της τεκμηρίωσης προσωπικού, ο εργοδότης έχει την ευκαιρία να αποφύγει κυρώσεις από τις ρυθμιστικές αρχές - πρόστιμα, αναστολή των δραστηριοτήτων του οργανισμού, ποινική ευθύνη. Επιπλέον, εάν ο έλεγχος διενεργείται εσωτερικά, οι υπάλληλοι Ανθρώπινου Δυναμικού έχουν τη δυνατότητα να βελτιώσουν το δικό τους επαγγελματικό επίπεδοανακαλύπτοντας και διορθώνοντας τα δικά σας λάθη.
Και να θυμάστε, η σωστή συντήρηση της τεκμηρίωσης του προσωπικού είναι το κλειδί για την επιτυχή επίλυση των συγκρούσεων με τους υπαλλήλους και τις ρυθμιστικές αρχές.
| Διαπιστώθηκαν παραβάσεις | Παραβίαση κανονιστικής πράξης | Πιθανή τιμωρία | Συστάσεις για διόρθωση |
| 1. Προσωπικά και μισθολογικά έγγραφα | |||
| Στον πίνακα προσωπικού έχει καθιερωθεί εύρος μισθών | Άρθρα 3, 20, 22, 132 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Παραβιάστηκε η αρχή της ίσης αμοιβής για ίση εργασία | Αναπτύξτε ένα διαφοροποιημένο μισθολογικό σύστημα, για παράδειγμα, εισαγάγετε πρόσθετες πληρωμές σε υπαλλήλους που έχουν πρόσθετα προσόντα | |
| 2. Μητρώα εργασίας | |||
| Στην ενότητα «Πληροφορίες Προώθησης» έχει γίνει αρχείο απασχόλησης. | Κεφάλαιο 3.1 Οδηγίες για τη συμπλήρωση βιβλίων εργασιών | Διοικητικό πρόστιμο από 1.000 έως 50.000 ρούβλια. ή διοικητική αναστολή των δραστηριοτήτων του οργανισμού για έως και 90 ημέρες (άρθρο 5.27 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας) | Συμπληρώστε ένα ένθετο στο βιβλίο εργασίας και μεταφέρετε σε αυτό τις καταχωρήσεις που έχουν εισαχθεί λανθασμένα στην ενότητα "Πληροφορίες σχετικά με την προώθηση" |
| 3. Διαταγές απόλυσης υπαλλήλου | |||
| Οι λόγοι καταγγελίας δεν αναφέρουν μέρος του άρθρου του Εργατικού Κώδικα | Έντυπα T-8, T-8a, Art. 84.1 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας | Διοικητικό πρόστιμο από 1.000 έως 50.000 ρούβλια. ή διοικητική αναστολή των δραστηριοτήτων του οργανισμού για έως και 90 ημέρες (άρθρο 5.27 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας) | Θα διευκρινιστεί στο μέλλον |
| 4. Ημερολόγια εγγραφής και λογιστικής εγγράφων προσωπικού | |||
| Δεν υπάρχει αρχείο καταγραφής δραστηριοτήτων ελέγχου | Άρθρο 16 του ομοσπονδιακού νόμου N 294-FZ | — | Σχέδιο |
| 5. Λοιπές παραβάσεις | |||
| Δεν υπάρχει έλεγχος για έκπτωση κατά την πρόσληψη υπαλλήλων για διευθυντικές θέσεις | Άρθρο 32.11 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας | Διοικητικό πρόστιμο έως 100.000 ρούβλια. (Άρθρο 14.23 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας) | Πριν από τη σύναψη σύμβασης εργασίας με υπαλλήλους που υποβάλλουν αίτηση για διευθυντική θέση, στείλτε αίτημα για πιθανή έκπτωση άτομοστην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία, η οποία τηρεί μητρώο προσώπων που έχουν αποκλειστεί |
