37.9
Бэк-офис (Back Office) - отделение, которое существует в банках, инвестиционных компаниях и прочих организациях, совершающее сделки на рынке ценных бумаг. Подобная организация может насчитывать от трёх до пятнадцати человек. Это зависит от объёма и оборота бэк-офиса. Работа бэк-офиса ведётся в соответствии с нормативными документами Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам (ФКЦБ). Соответственно, каждый специалист этого отдела должен знать и строго соблюдать эти требования.
Деятельность специалиста бэк-офиса представляет собой документарное оформление и сопровождение сделки, которую заключают трейдеры (специалисты по биржевой торговле) компаний-контрагентов (фронт-офис). В российских компаниях специалисты бэк-офиса занимаются скупкой ценных бумаг у физических лиц.
средняя по Москве:
Специалист бэк-офиса ведёт журнал регистрации сделок. Оформляет договоры купли-продажи ценных бумаг определённого эмитента. По заключенному договору проводит перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю. Оформляет передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг. После перерегистрации и получения документа, подтверждающего права нового владельца на пакет акций (выписка), специалист бэк-офиса контролирует процесс расчёта компании покупателя с компанией-продавцом.
Специалист бэк-офиса может занять должность ведущего специалиста бэк-офиса с перспективой карьерного роста до заместителя начальника отдела.
Как выглядит работа в офисе, нам представить несложно, даже если сами никогда не имели такой деятельности. Однако по мере роста глобализации к нам с каждым днем приходят новые неизвестные ранее англоязычные термины, значение которых не всегда ясно. Поэтому сегодня мы хотим помочь Вам разобраться в терминологии, связанной с работой в офисе, а именно - что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис.
Фронт офисом называют то подразделение фирмы, в котором сотрудники заняты скорее работой с клиентами, покупателями или заказчиками, чем выполнением услуг сервиса и внутренних бизнес функций.
В зависимости от направленности фирмы фронт офис выполняет различную работу. Так в финансовых компаниях данное структурное подразделение отвечает за продажи и трейдинг, в банках - консультирование клиентов, открытие и закрытие вкладов, получение кредитов, в страховых фирмах фронт офис - это непосредственное заключение контрактов на страховые услуги.
В бэк офисе дела обстоят иначе. В данном отделе заняты внутренним распорядком, ведением дел компании, администрированием. Сюда же относятся сервисная служба клиентской поддержки, отдел по вакансиям и трудоустройству, внутренняя бухгалтерия бизнеса, IT, аналитики, учет данных прошлых лет.
Бэк офис обеспечивает работу всех департаментов организации. Работники здесь не имеют прямого контакта с клиентами и покупателями и не выполняют работы, связанной с клиентурой, но занимаются теми видами деятельности, которые позволяют фирме работать в должном режиме.
Мидл офис является связующим звеном между фронт и бэк. Данное подразделение обыкновенно не ведет непосредственного общения с клиентами, но выполняет прямую проверку и обработку операций, связанных с внешними контактами компании. Например, в банке мидл офис занимается проверкой кредитной истории, вводом информации в базу данных.
Мидл офис возник с целью заполнить существующий разрыв в информации между фронт и бэк подразделениями.
Несложно догадаться, что термины имеют английское происхождение. Фронт (front) переводится как «передний», бэк (back) - задний, а мидл (middle) - средний. Название фронт офиса связано с тем, что данное отделение является первым, с которым контактирует клиент, то есть, находится ближе всего к нему, впереди всех остальных структур фирмы. Понятие бэк офиса появилось еще в те времена, когда план строительства офисного здания предусматривал наличие помещений для прямого контакта с людьми - фронт офиса, а администрирование и склады, производственная часть находились сзади. Так называемое служебное помещение, куда могли проходить только сотрудники фирмы. Мидл офис - средний, серединный, поскольку находится между бэк и фронт отделами по своему значению, но вовсе не обязательно, что этот отдел должен физически располагаться между упомянутыми выше передним и задним структурным подразделением. Вполне возможно, что сотрудники мидл офиса будут делить рабочее помещение с бэк офисом, но заниматься своими делами.
Бэк и фронт офисы являются противоположностью друг для друга. Фронт офис представляет собой лицо компании, поскольку ведет прямое общение с клиентами. Его постоянно пребывают на виду, от их компетентности и предприимчивости напрямую зависит будущий успех компании. Работа в бэк офис представляет собой работу в тени. Сотрудников данного подразделения не видят клиенты, их не знают в лицо. Однако именно этот отдел занимается благополучием фирмы, внутренним распорядком. Фронт офис, бэк офис и мидл офис выполняют различные функции. Передовой офис занимается увеличением быстроты работы с покупателями, гостями или клиентами, молниеносно регистрирует совершенные операции по покупке или продаже, отвечает за сохранность полученной информации и ее подлинность. Бэк офис, или задний офис, занимается аналитикой, в том числе анализирует совершенные операции и полученную прибыль, отвечает за подготовку цен на товары, фиксирует эти данные в базе, работает с ценообразованием, контролирует передвижение товаров на складах, решает, какие необходимо совершить внутренние покупки для фирмы. В задачи бэк офиса входит оформление документации на совершенные сделки, которые совершили трейдеры или менеджеры-«фронтовики».
Мидл офис определяется такими базовыми ролями:
Разделение между департаментами обычно происходит на уровне программного обеспечения или аппаратного оснащения. Явной черты между ними может и не быть - граница проходит только на уровне системы понятий. Однако важно разделять работу в бэк офисе и переднем офисе на управленческом уровне и с точки зрения психологии. Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач.
Многие руководители относятся к бэк офису или мидл офису посредственно, возлагаясь на фронтовиков, которые отвечают за успех сделок прямыми контактами. Однако важность внутренних подразделений необходимо брать на вооружение по следующим причинам:
Конечно, стоит понимать, что все подразделения одинаково важны. В этой статье нам удалось разобрать особенности фронт, бэк и мидл офиса. На основе данного разбора стало предельно ясно, что для правильного ведения дел необходимо иметь четкое деление обязанностей, когда каждый сотрудник и каждый департамент выполняют свою задачу, а в совокупности получается единая бесперебойная деятельность организации.
Понятие система бэк-офис (back-office) прочно закрепилось в сфере ритейла. Это тот инструмент, который позволяет консолидировать и согласовать все бизнес-процессы. В битве за кошельки покупателей касса - фронт-офис (front-office) - является передней линией. Тылом, который обеспечивает командование, является бэк-офис - торговая система предприятия, охватывающая все процессы, протекающие в магазине - от обеспечения продаж до аналитической отчетности. От того, насколько она будет соответствовать задачам, стоящим перед конкретным предприятием, и насколько эффективно будет работать, зависит, окажется ли владелец магазина победителем в этой битве.
Надо сказать, что сегодня сам термин бэк-офис несколько расплывчат. На Западе под этим подразумевается как управленческая составляющая программного обеспечения, так и бухгалтерская. В России, в силу специфики «национальной бухгалтерии», поставщики программного обеспечения для магазинов постарались от нее отойти, и под бэк-офисом зачастую понимается только та часть, которая отвечает за управление бизнес-процессами. Кроме того, существует разделение back-office и head-office, первое - это торговая программа, установленная в торговой точке, второе - система головного офиса сети магазинов, которая управляет торговыми программами отдельных объектов. Между тем, многие системы предполагают, что head-office одновременно является и back-office, то есть торговая программа, установленная в головном офисе сети, непосредственно управляет процессами, происходящими в магазинах. А когда-то под этим термином подразумевалась просто программа для учета товаров. Впрочем, эти времена давно прошли.
Как отметил Михаил Орлов, продукт-менеджер направления программного обеспечения класса back-office ГК «АТОЛ», современный бэк-офис уже не назовешь просто товароучётной системой:
В наше время бэк-офис - это полноценная , отвечающая за все основные бизнес-процессы на торговом предприятии. Бэк-офисная система должна в себя включать складской учёт, управление взаимодействием с поставщиками, ценообразование, подготовку товара к реализации, дисконт, взаимодействие с , реализацию сетевого обмена, производство, управление персоналом и многое другое. При этом, несмотря на полноту функциональной части, бэк-офис должен быть простым в понимании и управлении, иметь высокую скорость развертывания на торговом объекте и обладать стабильностью и оперативностью обработки различной информации. Немаловажным критерием хорошего бэк-офисного решения является поддержка большого перечня торгового оборудования.
Несмотря на многообразие задач, функции бэк-офиса сводятся к нескольким важнейшим пунктам. Вот мнение Антона Мурзина, директора консалтингового агентства ГКЦ:
Прежде всего, бэк-офис должен разделять бизнес-процессы предприятия на несколько отдельных процессов, каждый из которых выполняется различными сотрудниками с разными правами доступа к информации. Это позволяет снизить требования к квалификации сотрудников и решает задачи обеспечения безопасности работы с информацией. Главный же плюс такого подхода - в возможности сделать систему максимально гибкой. Например, важнейшая функция бэк-офисной программы - управление розничными ценами. Это не такая простая задача, как может показаться. Цена товара, проданного отдельно, может отличаться о цены товара, проданного в мелкооптовой упаковке. Цена товара может зависеть и от того, какие другие товары покупаются вместе с ним. Наконец, цена может меняться при покупке товара по дисконтной карте и в ходе различных маркетинговых акций. Торговая система должна учитывать все эти моменты. Причём не просто учитывать, а позволять изменением цены оптимизировать прибыль. И это - тоже одна из целей разделения процессов. Иногда в саму учётную карточку товара с его описанием и кодом включают цену, при этом торговая программа теряет гибкость при работе со стоимостью товара. Установление цены товара - это отдельный бизнес-процесс, и для обеспечения всех вышеперечисленных возможностей он должен быть отделён от процесса учёта товара. Важно и отделить определение управленческой политики от процедур ее непосредственного исполнения. Определение политики закупок - это ответственное дело, которым в торговой организации занимается руководство при участии квалифицированных специалистов. Исполнять же ее, то есть применять установленные правила, могут и менее квалифицированные менеджеры. Точно так же политика скидок должна устанавливаться в центре, а исполняться автоматически непосредственно на кассах.
Вторая важнейшая задача программы бэк-офис - отражение того, что происходит в магазине с товарными запасами. На товарные запасы влияют несколько процессов: это поставки товара, продажи, возврат некачественного и непроданного товара. Точное отражение ситуации в магазине создается за счет консолидации в торговой программе информации о товарах, получаемой из нескольких источников: с кассовых узлов, терминалов сбора данных на складе, и т.п. Кроме того, система должна учитывать движение товара внутри предприятия, например, наличие собственного производства. Далее, существуют и неучитываемые «операции», такие как воровство. То есть система должна учитывать реалии и позволять корректировку данных при инвентаризации.
Нужно не просто определить, какие товары были проданы за период - это умеют все товароучетные программы, - уточняет Антон Мурзин. - Важной характеристикой системы автоматизации является способность проводить почековую аналитику - и по этому показателю различные системы значительно отличаются. Идет ли речь о разовой крупной покупке или постоянном спросе на данный товар? Рос спрос или падал в течение дня? От ответа на эти вопросы зависит величина заказа. Обеспечивает ли ваша система возможность почековой аналитики, и если да, насколько полно она используется - ответ на этот вопрос важен для правильной организации товаропотока.
Все перечисленные функции являются стандартными для систем бэк-офис, однако у каждой системы в их реализации существуют и свои особенности, определяющие ее соответствие задачам, стоящим перед конкретным магазином или сетью.
Несомненно, при достаточно формализованных общих операциях каждый формат розничной торговли предъявляет свои требования к бэк-офису - говорит Михаил Орлов. - Допустим, для формата cash-&-carry очень важным является зависимость категории цен от количества покупаемых товаров, для бутиков одежды очень важна возможность вести товарный учет с так называемыми характеристиками товаров (размеры, цвета). Кроме того, например, для данных форматов очень важна дисконтная политика. Хорошая бэк-офисная система должна учитывать все эти требования.
Особые требования к системе предъявляют и сетевые магазины. В частности, к таким требованиям относятся: возможность работы системы в реальном времени с удаленными объектами (либо возможность проводить достаточно частую синхронизацию), возможность автономной работы магазинов при отсутствии связи с центральным офисом и повышенные требования к обеспечению безопасности обмена данными. Например, для этого применяется такое решение, как единый бэк-офис магазинов сети, который хранит базу данных всех торговых точек. Это позволяет исключить одно звено в торговой программе, упрощает и ускоряет работу. Уменьшается объем передаваемой информации, потому что данные поступают только с касс, а база данных на сервере магазина работает автономно. Повышается безопасность, исчезают практически все возможности изменять что-либо в центральной базе данных. Но, разумеется, такой подход имеет и свои минусы, к которым относится несколько меньшая гибкость.
Тенденции рынка
Сегодня основное направление развития на рынке бэк-офисных систем - расширение функций торговой программы для обеспечения полной автоматизации самых различных торговых предприятий. Например, сейчас отмечается тенденция к мультиформатности торговых сетей, и производители программ откликнулись на эту потребность. В частности, такая возможность достигается применением модульной структуры комплекса. При этом каждый модуль реализует свою узкоспециализированную функцию, а заказчик сам выбирает набор необходимых модулей. В случае необходимости расширения возможностей торговой системы просто покупаются дополнительные модули. Еще одно направление развития - необходимость учитывать появление новых технологий. В частности, сегодня повсеместно применяется штрих-кодирование, но уже на подходе технология RFID - радиометки.
Основные тенденции на рынке розницы можно разделить на две составляющие, - поясняет Михаил Орлов. Первая - это понимание, что автоматизация нужна всем, даже самым маленьким торговым предприятиям, вторая - это более высокие требования к функционалу бэк-офиса у крупных торговых сетей. Говоря о первой тенденции, стоит отметить, что у хозяина небольшого магазина гораздо больше оперативной работы и цена ошибки очень высока, а порой критична для всего бизнеса. Если для владельца крупного торгового предприятия главная задача - это стратегическое управление и грамотное делегирование полномочий, то хозяину маленького магазина большую часть работы приходится выполнять самостоятельно. Поэтому и приходит понимание, что верным слугой и помощником будет качественная система управления. Именно благодаря данной тенденции, почти у каждого разработчика бэк-офиса появились решения для малой розницы. Что касается второй тенденции, для руководителя крупного бизнеса уже мало стандартных функций бэк-офиса. Возникает необходимость решать многие задачи в режиме реального времени. Поэтому велика потребность в оптимизации технологий сетевого обмена и в усовершенствованном анализе данных. Учитывая данные требования, разработчики предлагают новые технологии, стремящиеся сделать максимально оперативным процесс решения многих задач, например, технологии Айтида NetHive, УРБД от компании 1С и другие. Что касается наших разработок, то отдельное слово необходимо сказать о технологии Айтида NetHive. Эта технология позволяет значительно ускорить процесс обмена данными в сети магазинов и существенно сэкономить на вложениях в автоматизацию для любого торгового сетевого предприятия. Многие сети магазинов заинтересованы во внедрении этой технологии.
В заключение - еще несколько моментов, которые важны при выборе системы бэк-офис.
Надо понять главное: никакая высокотехнологичная автоматизация не поможет, если не будет четкой организационной структуры и системного подхода к реализации бизнес-процессов - советует Михаил Орлов. - А при выборе бэк-офисной системы, попробуйте ее поставить и сделать стандартные операции (приход, переоценка, выгрузка на кассу). Уже на этом этапе может стать понятно, насколько подходит Вам система.
По мнению Антона Мурзина, система должна быть современной и обеспечивать функционирование бизнеса на протяжении последующих 7-10 лет: это её минимальный срок службы. Поэтому не стоит подвергать риску свой бизнес, выбирая решение, жизненный цикл которого подходит к концу. Легко масштабируемая и наращиваемая - эти качества также необходимы системе, ориентированной на развитие бизнеса.
Кризис, который привел к усложнению получения кредитов, может стать двигателем развития информационных решений в торговле. Сегодняшняя ситуация заставляет компании задуматься об эффективности использования оборотных средств. Решить же вопрос повышения эффективности, не обладая комплексной информационной системой, невозможно.
"Торговое оборудование на Урале" №3/2009 г.
