Как отразить расходы на подписку электронных газет, журналов, онлайн-журналов и других электронных периодических изданий? Этот вопрос содержит в себе немало тонкостей.
Бухгалтерский учет расходов на подписку зависит от вида договора. Как оформить подписку на электронные издания?
Электронная подписка может быть оформлена:
Договором возмездного оказания услуг при предоставлении экземпляра периодического издания в электронном виде (п. 2 ст. 779 ГК РФ);
Лицензионным договором с передачей неисключительных прав на пользование электронными ресурсами издательства (ст. 1367 ГК РФ);
Договором поставки комплекта электронной подписки. Что может входить в комплект документов? Он может включать в себя код доступа, руководство пользователя и пр. Такой вид договора можно рассматривать как смешанный договор, состоящий из договора купли-продажи, договора об оказании услуг и лицензионного соглашения. По таким договорам применяются правила о договорах по каждому элементу договора, из которых он состоит (п. 3 ст. 421 ГК РФ).
Рассмотрим первый случай. Оплата подписки на электронное издание в бухучете проводится как авансовый платеж (п. 3 ПБУ 10/99).
Проводки на подписку:
1.Компания оплатила подписку, например, за полгода:
Д-т 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» К-т 51
– с расчетного счета перечислен аванс за подписку на электронный журнал (газету).
2.Затем вы получаете очередной номер журнала (газеты) в электронном виде. В учете делаете следующие записи:
Д-26 (44) К-т 60 субсчет «Расчеты с издательством»
– получение периодического издания от поставщика и списание его стоимости в расходы;
Д-т 60 субсчет «Расчеты с издательством» К-т 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
Данный порядок определен в Инструкции к плану счетов (счета 60, 44, 26), и пунктов 3, 18 и 19 ПБУ 10/99.
Рассмотрим второй вариант.
Если вы заключаете лицензионный договор, вы приобретаете периодические издания в виде нематериальных активов.
НМА учитываются на забалансовом счете в оценке, указанной в договоре (п. 39 ПБУ 14/2007). Поскольку планом счетов е предусмотрен отдельный забалансовый счет для учета НМА, полученных в пользование, компания может самостоятельно открыть этот счет и указать его в учетной политике компании. Для примера можно открыть счет 013 «Электронные подписные издания».
Проводки по периодическим изданиям по лицензионному договору:
1. С расчетного счета перечислен поставщику аванс за право пользования электронным изданием.
Д-т 60 К-т 51
2. После того, как вам пришел доступ к электронному изданию, в бухучете делается запись:
Дебет 012 «Электронные подписные издания»
– отражена стоимость права доступа к периодическому изданию;
3. При покупке лицензионных электронных изданий единовременный платеж за право пользования этим изданием отражается на счете 97 «Расходы будущих периодов» , который закрывается путем ежемесячного списания расходов на журнал в расходы по обычным видам деятельности. Срок списания расходов – срок действия лицензионного договора (абз. 2 п. 39 ПБУ 14/2007).
После того, как вы получили код доступа к электронному изданию, делайте проводку
Д-т 97 К- 60- стоимость периодического издания относится на расходы будущих периодов
Как списываются расходы на электронный журнал в себестоимость? Вы можете определить это самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 4, 8 ПБУ 1/2008, письмо Минфина России № 07-02-06/5 от 12 января 2012 г.). Списывать расходы на подписку в затраты компании можно следующими способами:
– равномерно;
– пропорционально доходам, полученным от реализации. Этот метод чаще всего используется при одновременном использовании нескольких режимов налогообложения;
– другими способами.
Как списывать расходы? В какие сроки? Расходы на периодические издания списываются в течение того периода, за который это издание было предоставлено (период предоставления доступа). Если вы заключили договор на полгода, то за эти полгода вам нужно списать затраты по приобретению НМА.
Началом срока использования подписного издания можно считать моментом активации кода доступа, либо другим форматом подписного издания, обусловленным в договоре. Срок использования подписки должен быть указан в договоре.
При списании затрат на электронный журнал ежемесячно делаем проводку:
Д-т 26 (44) К-т 97
– в себестоимость списана часть платежа за пользование периодическим изданием.
Данный порядок списания определен положениями Инструкции к плану счетов (счета 97, 60, 44, 26), пунктов 18 и 19 ПБУ 10/99.
Рассмотрим третий случай.
Поскольку третий случай представляет собой коктейль из лицензионного договора и договора на возмездное оказание услуг, то полученный электронный журнал учитывается на забалансовом счете в оценке, определенной в договоре (п. 39 ПБУ 14/2007). Списание затрат происходит в таком же порядке, как и при подписке по лицензионному договору.
Рассмотрим варианты, когда подписка необходима для производственной деятельности компании, и не связанная непосредственно с деятельностью.
Для отражения затрат на подписку в налоговом учете, необходимо их экономически обосновать, т.е. доказать, что данные затраты считаются оправданными и необходимы для производственной деятельности компании.
Так, не вызовет сомнения у налоговиков, например, подписка на журнал «Главная книга», «Российскую газету» и прочую юридическую или бухгалтерскую литературу, т.к. это связано с правильным ведением учета в компании.
Также правомерна подписка на издания, где публикуются нормы и нормативы, которые использует компания в своей деятельности, а также журналы по менеджменту и пр.
Сложно будет доказать обоснованность подписки, например, если вы оформили подписку на журнал по интерьеру, объясняя это тем, что данный журнал необходим в кабинете руководителя для создания имиджа компании.
Если же вы выписываете спортивный журнал, в то время, как ваша деятельность связана с оптовой торговлей косметикой, то доказать экономическую обоснованность таких расходов вам не удастся никак.
Если вы все-таки учли данные затраты в себестоимости и приняли НДС к вычету, то налоговики при проверке, снимут эти расходы, и доначислят вам налог на прибыль и НДС, и соответственно, пени и штрафы.
Если вы оформили подписку на газету или журнал, которые никак не связаны с деятельностью фирмы, лучше учитывать за счет чистой прибыли.
В бухгалтерском учете расходы на подписку электронного журнала отражаются на счете 91 субсчете 91-2 "Прочие расходы" и в расчете налога на прибыль не участвуют (п. 1 ст. 252, п. 29 ст. 270 НК РФ).
НДС к вычету по данным изданиям тоже нельзя будет принять, поскольку это не связано с производственной необходимостью (п. 2 ст. 171 НК РФ).
Если ваши затраты спорные, и их нельзя четко отнести к оправданным и обоснованным, лучше все-таки отнести их за счет прибыли. В противном случае, данные расходы нужно будет отстаивать в суде.
Теперь рассмотрим подписку на периодические издания, в которых возникает необходимость в процессе производственной деятельности.
Подписка на периодические издания для расчета налога на прибыль включается в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), мы ее учитываем в налогооблагаемой базе по прибыли.
Как отразить НДС для подписки на периодические издания?
НДС отражаем следующим образом:
При получении от издателя счет-фактуры на аванс, НДС принимаем к вычету (если он есть, конечно) (п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ).
После получения номера и выставленного счета-фактуры
Ставим НДС к вычету только по тому номеру, который уже поставлен;
- одновременно с этим восстанавливаем сумму НДС в этом же объеме, принятую к вычету в качестве аванса (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).
Если ваши издания ежедневные, то счет-фактура по таким изданиям чаще всего выставляется за месяц или квартал.
Что касается налогоплательщиков на УСН, то подписка на периодические издания, в перечне затрат на «упрощенку» не значится (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Минфин в своих письмах (Письмо N 03-11-06/2/151 от 10.08.2009, N 03-11-04/2/12 от 17.01.2007) и некоторые суды также не считают данные затраты правомерными (Постановление ФАС УО N Ф09-11283/06-С3 от 11.01.2007).
Налоговики относятся к подписке по-разному. Если вы на все 100% сможете доказать свою обоснованность в затратах, то, возможно, они встанут на вашу сторону. Здесь нужно руководствоваться пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, где указано, что если вам для работы необходима специальная литература, сведения из которой необходимы вам для производства товаров, оказания услуг,выполнения работ, такие расходы нужно отнести к материальным и можно учесть при расчете УСН.
Чаще всего суды придерживаются именно этого мнения (Постановление ФАС ПО N А65-1419/2008 от 30.10.2008; ФАС ЗСО N Ф04-8976/2006(29957-А67-40) от 22.01.2007).
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Деловые приемы, встречи, ужины с целью установления взаимовыгодного сотрудничества – все это часто проводится с представительскими целями, т. е. для развития бизнеса, расширения круга покупателей и заказчиков.
Рассмотрим бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов, осуществленных организацией, применяющей УСН.
Что можно отнести к представительским расходам
Это могут быть расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, в общем, любое мероприятие, которое помогает установить и (или) поддержать взаимное сотрудничество.
Таким образом, представительскими считаются затраты на прием и обслуживание не только уже действующих партнеров, но и потенциальных. При этом в качестве партнеров рассматриваются как организации, так и физические лица (см., напр., письма Минфина России от 15.03.17 № 03-03-06/1/14731, от 05.06.15 № 03-03-06/2/32859).
К представительским расходам относятся также и расходы на прием участников, прибывших на заседания совета директоров (наблюдательного совета, правления) или иного руководящего органа компании (п. 2 ст. 264 НК РФ). Место проведения подобных встреч значения не имеет.
В состав представительских расходов включаются:
Надо сказать, что конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован.
Однако следует учитывать, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным статьей 252 НК РФ, а именно должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (см., напр., письмо Минфина от 21.10.14 № 03-03-06/1/53004).
Обратите внимание, что в любом случае к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (на что прямо указано опять же в п. 2 ст. 264 НК РФ).
В частности, нельзя учесть для целей налогообложения расходы (Письмо Минфина от 01.12.11 № 03-03-06/1/796):
Документальное оформление представительских расходов
Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.
В таком отчете должны быть указаны:
Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.
Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия (см. письма Минфина от 10.04.14 № 03-03-РЗ/16288, ФНС от 08.05.14 № ГД-4-3/8852).
Помимо отчета лучше иметь еще два документа (см. письма Минфина России от 01.11.10 № 03-03-06/1/675, от 22.03.10 № 03-03-06/4/26):
Бухгалтерский учет
«Упрощенцы» не освобождены от ведения бухучета (ст. 6 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Таким образом, представительские расходы компания на УСН должна отразить в бухучете.
Напомним, что расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, с приобретением и продажей товаров в бухучете относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина от 06.05.99 № 33н). Очевидно, что к таким расходам в полной мере можно отнести и затраты на проведение представительских мероприятий.
Согласно пункту 16 ПБУ 10/99 в бухучете расходы признаются при наличии следующих условий:
Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухучете организации признается дебиторская задолженность.
Пример 1 Организация на УСН провела деловой ужин, целью которого было наладить взаимовыгодное сотрудничество с потенциальными партнерами, связанное с поставками крупных партий товаров.
В бухучете будут сделаны следующие проводки:
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
- отражены расходы на деловой ужин;
Дебет 60 Кредит 51 «Расчетные счета»
- деловой ужин фактически оплачен.
Налоговый учет: НДС
Организация, применяющая УСН, в соответствии с требованием рациональности ведения бухгалтерского учета вправе не отражать предъявленный исполнителем НДС предварительно на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», а сразу включать его в стоимость услуг, если такой порядок закреплен в ее учетной политике (п. п. 6, 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.08 № 106н).
Налог, уплачиваемый при применении УСН
Законодательством четко определен исчерпывающий перечень расходов, признаваемых на УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
В данном перечне не поименованы представительские расходы.
Потому-то «упрощенцы» и не вправе включить такие затраты в расходы, учитываемые при исчислении единого налога (на что, в частности, указано в Письме Минфина от 11.10.04 № 03-03-02-04/1/22).
В самом деле, данное письмо достаточно древнее, но его актуальность по сей день оно не утратило - за это время в перечень «упрощенных» расходов так и не были включены представительские расходы.
Таким образом, так как представительские расходы не поименованы в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы (установленном п. 1 ст. 346.16 НК РФ), то при УСН представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя (см. письмо Минфина от 11.10.04 № 03-03-02-04/1/22).
Также необходимо отметить, что и «входной» НДС по представительским расходам нельзя учесть в целях налогообложения.
Дело в том, что «упрощенцам» с объектом налогообложения «доходы минус расходы» при определении базы по единому налогу можно учитывать суммы НДС по оплаченным товарам (работам, услугам), приобретенным налогоплательщиком и подлежащим включению в состав расходов в соответствии с указанной статьей и статьей 346.17 НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации, учитываются при налогообложении по мере реализации указанных товаров (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Так как представительские расходы при определении «упрощенной» налоговой базы не учитываются, то соответственно «входной» НДС на УСН в части, относящийся к представительским расходам в расходах не учитывается.
Таким образом, НДС, предъявленный контрагентом, поскольку не выполняются требования подпункта 8 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, не может быть учтен в целях налогообложения.
Пример 2 Стоимость официального приема, проведенного привлеченной организацией общественного питания, составила 40 000 руб. (в т. ч. НДС). Оказание услуг подтверждено актом приемки-сдачи оказанных услуг.
Переговоры проведены с целью заключения договоров на поставку товаров.
В учете организации, применяющей УСН (объект «доходы минус расходы»), представительские расходы в виде затрат на организацию официального приема для проведения переговоров с представителями контрагентов организации следует отразить следующими записями:
Дебет 44 Кредит 60
- 40 000 руб. - отражены затраты на проведение официального приема (представительские расходы) (основание: акт приемки-сдачи оказанных услуг);
Дебет 60 Кредит 51
- 40 000 руб. – перечислены денежные средства организации общественного питания (выписка банка по расчетному счету).
В налоговом учете представительские расходы на сумму 40 000 руб. для целей налогообложения не учитываются.
Отдел Аудита ООО «РАЙТ ВЭЙС»
Что предпринять? Издайте приказ о необходимости покупки подписки на журнал и пропишите в должностных инструкциях работников их обязанность знакомиться с профессиональными изданиями. Тогда затраты можно учесть как материальные расходы. Списывайте суммы по мере получения очередного номера издания.
Если вы - предприниматель. Данный материал будет полезен для вас. Вы узнаете, как правильно списать затраты на печатные и электронные издания.
Как списать затраты на подписку в налоговом учете
Чиновники считают, что, если вы применяете упрощенную систему с объектом налогообложения "доходы минус расходы", учесть затраты на подписку изданий нельзя. Ведь перечень признаваемых при УСН расходов носит закрытый характер, расширенному толкованию не подлежит. И про периодические издания в нем ничего не сказано (п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.10.2013 N 03-11-11/45487).
Однако, на наш взгляд, затраты на подписку можно учесть по такому основанию, как материальные расходы (пп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Это подтверждает арбитражная практика (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 22.01.2007 N Ф04-8976/2006(29957-А67-40) и ФАС Поволжского округа от 30.10.2008 N А65-1419/2008). Судьи аргументируют свое решение тем, что периодические издания необходимы для осуществления производственной деятельности, направленной на получение дохода.
Чтобы не доводить дело до суда и у налоговиков не возникало вопросов об обоснованности приобретения периодических изданий, сделайте следующее:
1. Подготовьте приказ о приобретении подписки на печатные (электронные) издания. Укажите в нем, что подписка нужна для повышения качества работы. Перечислите конкретных сотрудников или отделы, для которых подписка приобретается.
2. Отметьте в должностных инструкциях работников обязанность знакомиться с профессиональными изданиями.
3. Предусмотрите в трудовых и (или) коллективном договорах обязанность работодателя обеспечивать сотрудников профессиональными изданиями. Например, можно использовать такую формулировку: "Работодатель обязуется обеспечивать работников профессиональной литературой и периодическими печатными (электронными) изданиями, в том числе следующими журналами..."
Теперь непосредственно о порядке списания стоимости изданий. Чтобы учесть затраты при УСН, их нужно произвести. То есть издание должно быть оплачено (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А еще в пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ сказано, что имущество, не являющееся амортизируемым, включают в состав материальных расходов в полной сумме по мере его ввода в эксплуатацию. Соответственно, при упрощенной системе стоимость любого издания можно списать на расходы только после того, как получен конкретный номер, несмотря на то что оплата произведена сразу за несколько номеров вперед.
Таким образом, очень важно определиться, в какой конкретно момент считать издание полученным. В отношении электронного издания в этих целях целесообразно издать приказ, указав в нем, что затраты на электронное издание учитываются ежемесячно в последнее число месяца. Ведь, как правило, в течение месяца точно выходит в свет один электронный номер. Что касается печатного издания, то логично составлять акт на оприходование каждого номера. За образец можно взять бланк формы N М-4 или N М-7. Тогда датой такого документа списывайте расходы на полученный номер в налоговом учете при упрощенной системе.
Какие проводки нужно сделать в бухгалтерском учете
Теперь расскажем, как отразить материальные расходы на подписку в бухгалтерском учете.
Оплата подписки - это авансовый платеж. То есть проводка будет следующей (п. 3 ПБУ 10/99 "Расходы организации"):
- перечислен аванс за подписку на печатное (электронное) издание.
При получении очередного печатного номера сделайте запись:
Дебет 10, субсчет "Материалы", Кредит 60, субсчет "Расчеты с издательством",
- принят к учету в составе материалов очередной номер печатного издания.
Далее - в момент начала использования печатного экземпляра - спишите его стоимость на расходы (п. 5 ПБУ 10/99):
Дебет 26 (44) Кредит 10, субсчет "Материалы",
- списана на расходы стоимость печатного издания.
Памятка. ПБУ 10/99 "Расходы организации" утверждены Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
Как правило, эта проводка делается одновременно с предыдущей.
В случае с электронной подпиской дело обстоит чуть иначе. Приходовать на счет 10 в данной ситуации вроде бы нечего. Ведь продукт - электронный, материальной ценности как таковой нет. Поэтому сразу списывайте стоимость очередного номера на расходы. То есть после получения очередного номера журнала (газеты) в электронном виде - это можно установить как последний день месяца - делайте запись:
Дебет 26 (44) Кредит 60, субсчет "Расчеты с издательством",
- списана на расходы стоимость электронного издания.
Далее в обоих случаях понадобится проводка:
Дебет 60, субсчет "Расчеты с издательством", Кредит 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным",
- зачтена сумма аванса в счет погашения кредиторской задолженности.
Пример. Учет расходов на подписку
ООО "Парус", применяющее УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы", 12 января 2015 г. оформило и оплатило в издательстве подписку на ежемесячный печатный журнал "БухучетПлюс".
Согласно приказу руководителя общества данный журнал выписывается для использования бухгалтерией компании. И сразу после получения передается в отдел бухгалтерии. Стоимость полугодовой подписки - 3000 руб. (без НДС), цена за номер - 500 руб. (3000 руб. : 6). Первый номер журнала компания получила 15 января 2015 г., о чем был составлен соответствующий акт.
Бухгалтер сделал следующие проводки:
12 января 2015 г.
Дебет 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным", Кредит 51
- 3000 руб. - перечислены денежные средства за подписку на журнал;
15 января 2015 г.
Дебет 10 Кредит 60, субсчет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками",
- 500 руб. - учтен в составе материально-производственных запасов полученный журнал;
Дебет 26 Кредит 10
- 500 руб. - списана на расходы стоимость полученного журнала;
Дебет 60, субсчет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", Кредит 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным",
- 500 руб. - зачтен ранее выданный аванс в части стоимости полученного печатного экземпляра журнала "БухучетПлюс".
Далее ежемесячно при получении очередного номера журнала бухгалтер компании будет делать аналогичный блок проводок.
В налоговом учете при упрощенной системе налогообложения бухгалтер ООО "Парус" отразил расходы также 15 января 2015 г. в сумме 500 руб.
Затраты на покупку остальных номеров издания будут включаться в налоговую базу при упрощенной системе и отражаться в налоговом учете ежемесячно по мере получения журнала.
На заметку. Как быть, если подписка оформлена на сотрудника
Подписка на издание может быть оформлена на одного из сотрудников фирмы (например, директора или бухгалтера). В этом случае компании зачастую компенсируют стоимость подписки работнику. Такая компенсация должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором. Тогда ее не нужно облагать зарплатными налогами - НДФЛ и страховыми взносами (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Вместе с тем имейте в виду, что основания учесть такую компенсацию в расходах при УСН отсутствуют (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Еще один вариант возместить расходы сотрудника на профессиональную литературу - предусмотреть в трудовом (коллективном) договоре доплату к зарплате на соответствующую сумму. Тогда, в отличие от компенсации, такую доплату вы сможете учесть при УСН (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК РФ). Но возникнут и зарплатные налоги, что, очевидно, совсем невыгодно.
Учитывая указанные минусы, при возможности лучше оформляйте подписку на саму компанию. Тогда вы сможете учесть затраты как материальные расходы.
Постоянные изменения в законодательстве заставляют и бухгалтера, и директора знакомиться с периодическими изданиями, публикующими различные нормативные акты и комментарии по порядку их применения. Можно ли учесть затраты на периодику при применении упрощенной системы налогообложения?
Если "упрощенец" применяет объект налогообложения "доходы минус расходы", то он вправе учитывать расходы по перечню п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Перечень этот является закрытым, и расходы на подписку в нем не названы. Тем не менее, на наш взгляд, расходы на подписку учесть все же можно. Рассмотрим имеющиеся возможности.
И. ПЕРЕЛЕТОВА, генеральный директор
ЗАО "Консалтинговая группа "Зеркало"
КОМПЕНСАЦИЯ ЗАТРАТ РАБОТНИКА
По нашему мнению, самым оптимальным на сегодняшний день является следующий вариант.
Работник организации (например, бухгалтер) оформляет подписку на свое имя. Организация же компенсирует ему эти затраты, таким образом, для целей исчисления единого налога такие расходы учитываются в составе расходов на оплату труда на основании подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ.
Следует иметь в виду, что для того, чтобы организация могла компенсировать расходы сотрудника, следует предусмотреть такую компенсацию в его трудовом договоре, подробно расписав при этом, расходы на какую литературу ему компенсируются. Руководителю нужно утвердить своим приказом перечень литературы, стоимость которой организация будет компенсировать работнику. Основание для этого - ст. 188 Трудового кодекса РФ, устанавливающая обязанность работодателя выплачивать работнику компенсацию в случаях использования личного имущества работника в интересах работодателя.
Иногда налоговые органы настаивают на уплате с таких компенсаций НДФЛ и ЕСН (для лиц, применяющих упрощенную систему налогообложения, - отчислений в Пенсионный фонд РФ на обязательное пенсионное страхование).
Свою позицию налоговики аргументируют тем, что в подп. 3 п. 1 ст. 217 НК РФ, освобождающем от обложения НДФЛ компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, речь идет о компенсациях, установленных законодательством, а компенсация за подписку ни в одном нормативном акте прямо не установлена.
Но в данном случае действует общая норма, установленная в ст. 163 ТК РФ: работодатель должен обеспечить сотруднику необходимые условия труда. А из статьи 164 ТК РФ вытекает, что денежные выплаты в счет возмещения работнику затрат по выполнению им своих служебных обязанностей - это компенсация.
Поэтому если, к примеру, бухгалтерская литература выписана на бухгалтера, то оплата за нее как раз подпадает под компенсацию работнику в связи с его трудовой деятельностью. Конечно же, размер такой компенсации не может превышать стоимости подписки. Кроме того, работодателю понадобятся доказательства, подтверждающие компенсационный характер оплаты стоимости подписки (соответствующие положения коллективных и трудовых договоров, приказы, оплаченные сотрудником квитанции на подписку и т.д.).
Что же касается уплаты отчислений в Пенсионный фонд РФ, то указанные выплаты работнику освобождаются от обложения ЕСН на основании подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ и, следовательно, пенсионными взносами они также не облагаются - поскольку у ЕСН и пенсионных взносов совпадают как объект обложения, так и база для начисления (см. п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").
Кроме того, на эту тему есть ряд разъясняющих писем Минфина и ФНС. В частности, в письме Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43 сказано, что денежная компенсация за использование имущества, принадлежащего работнику, освобождается от обложения НДФЛ и ЕСН в пределах установленных организацией размеров. Аналогичная позиция высказывалась и раньше, в письме УМНС России по Москве от 05.05.2004 N 28-11/30684.
"...компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного имущества... в служебных целях в пределах установленных норм, относятся на основании подп. 2 п. 1 ст. 238 Кодекса к суммам, не подлежащим обложению ЕСН, и соответственно не облагаются страховыми взносами" (см. письмо Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43).
То есть те компенсации, которые выплачиваются сотруднику на основании ст. 188 ТК РФ (связанные с выполнением им своих трудовых обязанностей), признаны не облагаемыми ни НДФЛ, ни ЕСН (для "упрощенцев" - отчислениями в ПФР). РАСХОДЫ ПО ПОКУПКЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
Некоторые специалисты в периодической печати рекомендуют и иные пути учета расходов на подписку при использовании УСН. Предлагается, в частности, рассматривать такие затраты как расходы по покупке основных средств.
В соответствии с подп. 1 п. 1 и п. 4 ст. 346.16 НК РФ в расходах можно учесть затраты на приобретение основных средств, признаваемых амортизируемым имуществом в соответствии с главой 25 НК РФ.
На тему учета затрат на подписку в качестве основных средств есть письмо Минфина России от 14.02.2005 N 03-03-02-04/1/40. В этом письме заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ г-н Иванеев А.И. заявил, что поскольку Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, бухгалтерские журналы к основным средствам не отнесены, учесть стоимость подписки в расходах, уменьшающих единый налог, нельзя.
Мы позволим себе не согласиться с г-ном Иванеевым.
В пункте 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" сказано, что "упрощенцы" ведут учет основных средств по правилам бухгалтерского учета, т.е. по требованиям ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н.
Как следует из п. 18 этого ПБУ, книги и журналы относятся к основным средствам.
Кроме того, согласно Общероссийскому классификатору основных фондов ОК 013-94 периодические издания входят в состав основных фондов организаций и имеют следующие коды:
19 0001112 - Издания периодические;
19 0001118 - Виды специальные научно-технической литературы и документации.
Кстати, указанный Классификатор лег в основу той самой Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, на которую ссылается г-н Иванеев.
Периодические издания не вошли в Классификацию, поскольку их стоимость за единицу, как правило, менее 10 000 руб. и по ним в соответствии с подп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ не начисляется амортизация (вне зависимости от стоимости). Они сразу списываются на затраты в целях налогообложения прибыли.
Но при этом при обычной системе налогообложения стоимость периодики включается в состав основных средств (амортизируемого имущества), что следует из подп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ (это амортизируемое имущество, по которому амортизация не начисляется).
Нам не очень нравится этот способ, поскольку он сопряжен с серьезной бумажной волокитой.
На каждое полученное издание налогоплательщику придется составить акт о приеме-передаче основного средства по форме N ОС-1, а также оформлять инвентарные карточки по форме N ОС-6 или по форме N ОС-6а (на группу объектов).
Кроме того, соглашаемся мы с г-ном Иванеевым или нет, а письмо Минфина России от 14.02.2005 N 03-03-02-04/1/40 существует, и не принимать его во внимание, - себе дороже. РАСХОДЫ ПО ОПЛАТЕ УСЛУГ СВЯЗИ
Как вариант, иногда предлагается учитывать расходы на подписку в качестве расходов на почтовые услуги (по подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) это сделать, в принципе, позволяет, поскольку он относит подписку на периодические издания к услугам связи (код 64.11.14 ОКВЭД).
Никаких разъяснений от уполномоченных органов на эту тему нет.
Вопрос о правомерности учета стоимости подписки в качестве расходов при определении налогооблагаемой базы по единому налогу постоянно муссируется в средствах массовой информации, и налоговые органы вкупе с Минфином определенно высказались на этот счет. Поэтому налоговые риски при отнесении расходов на подписку в качестве услуг связи кажутся нам более значительными, чем при учете этих же расходов в качестве компенсационных выплат сотруднику.
